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27.05.1994

Bildschirmarbeitsplaetze auf dem Pruefstand Die Arbeitsplatzanalyse: Wie aus der Pflicht eine Kuer wird

Die EU-Richtlinie zur Bildschirmarbeit (90/270/EWG) schreibt unter anderem die Durchfuehrung von Arbeitsplatzanalysen vor. Darin sollen die Sicherheits- und Gesundheitsbedingungen beurteilt werden, die fuer die Arbeitnehmer an Bildschirmarbeitsplaetzen vorliegen. Ein Team der Technologieberatungsstelle beim DGB- Landesbezirk NRW e. V. (TBS) in Oberhausen hat hierzu ein Verfahren entwickelt.

Bei einer Arbeitsplatzanalyse geht es darum, moeglichen Gefaehrdungen des Sehvermoegens, koerperlichen Problemen und psychischen Belastungen vorzubeugen. Pflicht des Arbeitgebers ist es hierbei, Massnahmen zu treffen, mit denen sich die festgestellten Gefahren beseitigen lassen.

Zu den Anforderungen, die aus betriebspraktischen Erwaegungen an Verfahren zur Arbeitsplatzanalyse zu stellen sind, zaehlen:

- Praktikabilitaet: Ein kontinuierlicher Prozess der Optimierung bei vertretbarem Aufwand ist anzustreben.

- Flexibilitaet: Die Analyse-Instrumente sollten sich flexibel auf die betrieblich vorliegenden Sicherheits- und Gesundheitsbedingungen einstellen lassen. Wo schon hohe ergonomische Standards realisiert wurden, muss die Analyse weniger intensiv durchfuehrbar sein als an gesundheitsgefaehrdenden Brennpunkten.

- Transparenz: Das Verfahren muss von den Beschaeftigten und allen am Verfahren Beteiligten beurteilt werden koennen.

- Kooperation: Alle am innerbetrieblichen Arbeitsschutzsystem Beteiligten sollen bei der Durchfuehrung der Analyse zusammenarbeiten.

1. Einrichten der Projektgruppe

Um diesen Forderungen gerecht zu werden, haben wir ein Verfahren erarbeitet, das sich aus vier Teilschritten zusammensetzt. Am Anfang steht die Gruendung einer Projektgruppe, die den gesamten Prozess steuern und durchfuehren soll. Ihre Aufgabe ist es, die Auswahl von Bildschirmarbeitsplaetzen zu treffen sowie die Analyse und Massnahmenentwicklung entsprechend den betrieblichen Erfordernissen zu konkretisieren und auszufuehren.

Als Mitglieder der Projektgruppe kommen etwa Benutzer, zustaendige Fuehrungskraefte, Vertreter der DV- beziehungsweise Organisationsabteilung, Mitglieder des Betriebs- oder Personalrats, die Sicherheitsfachkraft, der Betriebsarzt oder ein externer Technologie- oder Unternehmensberater etc. in Frage.

Die Projektgruppe ist notwendig, weil die Durchfuehrung der Arbeitsplatzanalyse eine interdisziplinaere Aufgabe darstellt. Sie laesst sich nur in Zusammenarbeit mit den verschiedenen im Betrieb vertretenen Fachrichtungen durchfuehren. Das Projektverfahren sichert eine effektive Nutzung aller zur Verfuegung stehenden betrieblichen Ressourcen. Es ist eine Form der qualifizierten Beteiligung der Beschaeftigten (vgl. Artikel 6 und 8 der EU- Richtlinie). Die Projektgruppe sollte durch einen externen Mitarbeiter fachlich unterstuetzt und moderiert werden.

2. Auswaehlen der Arbeitsplaetze

Im zweiten Schritt erfolgt die Auswahl von Bildschirmarbeitsplaetzen. Ist die Anzahl gross, koennen in der Regel nicht alle mit der gleichen Gruendlichkeit untersucht werden. Pro Arbeitsplatz ist zirka ein Personentag an Arbeitsaufwand erforderlich; die Projektgruppe hat also eine Auswahl zu treffen.

Dies kann auf verschiedenen Wegen geschehen, die auch miteinander kombinierbar sind:

- Beschaeftigtenbefragung: Hier haben sich sogenannte "Mich-stoert- Listen" bewaehrt, die anonym, aber abteilungsbezogen von den Benutzern ausgefuellt werden. Auf diese Weise lassen sich die Abteilungen bestimmen, in denen problematische Arbeitsbedingungen herrschen.

- Gruppenbildung: Arbeitsplaetze mit identischen Merkmalen werden zusammengefasst. So laesst sich jeweils ein Arbeitsplatz pro Gruppe stellvertretend detailliert untersuchen.

- Kurzpruefung: Mit einfachen Checklisten fuehren die Beschaeftigten oder Mitglieder der Projektgruppe Kurzpruefungen durch. Die Arbeitsplaetze, bei denen auf diese Weise gravierende Maengel sichtbar werden, sind genauer zu untersuchen.

Wird eine Auswahl getroffen, so bedeutet das nicht, dass die verbleibenden Bildschirmarbeitsplaetze vom Verfahren ausgenommen werden. Erstens bezieht das Auswahlverfahren zum Beispiel durch die Befragung der Beschaeftigten alle Arbeitsplaetze mit ein, und zweitens werden zum Abschluss der Analyse Massnahmen fuer alle Bildschirmarbeitsplaetze entwickelt.

3. Die Analysephase

In der nun folgenden Analysephase werden die ausgewaehlten Bildschirmarbeitsplaetze detailliert untersucht. Dies geschieht durch entsprechend qualifizierte Mitglieder der Projektgruppe. Gegebenenfalls muessen, beispielsweise zu Messungen, externe Experten der Berufsgenossenschaften oder der Gewerbeaufsichtsaemter hinzugezogen werden. Untersuchungsgegenstand sind die Arbeitsbedingungen - in der arbeitswissenschaftlichen Terminologie "Belastungen" - und ihr Abweichen von diesbezueglichen Orientierungsmassstaeben. Diese sind zum grossen Teil in deutschen oder internationalen Normen festgelegt. Ein Abweichen davon fuehrt zu Maengeln, zu deren Beseitigung im letzten Schritt Massnahmen entwickelt werden. Das Analysekonzept geht davon aus, dass hohe Beanspruchungen bei der Bildschirmarbeit in drei Bereichen entstehen koennen. Genauer zu analysieren sind in diesem Sinne die Ausfuehrungsbedingungen, die Software und die zu erfuellenden Arbeitsaufgaben.

Unter Ausfuehrungsbedingungen verstehen wir die klassischen Felder der DV-Ergonomie, also die Hardware, den Arbeitsplatz an sich (Moebel, Tisch, Stuhl etc.) und die Arbeitsumgebung (wie Laerm, Klima, Licht etc.). Diese werden mit Hilfe von Prueflisten analysiert, in denen alle geltenden Vorschriften und Normen sowie darueber hinausgehende Erkenntnisse beruecksichtigt sind, die dem "Stand der Technik etc." entsprechen. Letztere wurden in den Prueflisten gekennzeichnet (vgl. Abbildung).

Die in Phase zwei der Analyse anfallende Bewertung der Software vollzieht sich anhand der ISO-Norm 9241, Teil 10, in der die Grundsaetze der Dialoggestaltung formuliert sind. Die Ergonomiespezialisten Pruemper und Anft haben hierzu einen Fragebogen entwickelt (1993), mit dessen Hilfe Beschaeftigte die von ihnen benutzte Software selbst bewerten koennen.

Neue Verfahren fuer die Software-Analyse

Dazu wurden die ISO-Kriterien Aufgabenangemessenheit, Selbstbeschreibungsfaehigkeit, Steuerbarkeit, Erwartungskonformitaet, Fehlerrobustheit, Individualisierbarkeit und Erlernbarkeit in jeweils fuenf taetigkeitsnahe Items gefasst, zu denen die Beschaeftigten eine siebenstufige bipolare Bewertung abgeben (siehe auch diese Ausgabe, Seite 47). Durch diese Operationalisierung von Teil 10 der ISO-Norm 9241 entsteht ein effizient einsetzbares, robustes Verfahren, das wichtige Hinweise auf Schwachstellen bezueglich der Benutzerfreundlichkeit von Software gibt. Es zielt auch auf das Erkennen von psychischen Belastungen, die allerdings nur teilweise erfasst werden: nur insoweit, als sie direkt von den Programmen herruehren.

Sind an einem Arbeitsplatz mehrere Anwendungen im Einsatz, sollte die meistverwendete bewertet werden. Denkbar ist aber auch, dass verschiedene Anwender den Fragebogen nach Absprache in der Projektgruppe zu jeweils anderen Programmen beantworten.

Der dritte Bereich der Analyse besteht in der Untersuchung der Arbeitsaufgabe. Darunter verstehen wir die Anforderungen, denen sich der Beschaeftigte konkret stellen und die er bewaeltigen muss (siehe Dunckel). Wir gehen also von einem psychologischen Begriff der Arbeitsaufgabe aus, der sich auf das vom Menschen geforderte Handeln, also auf die arbeitende Person, bezieht. Beispiele sind etwa "die Bestellung von Maschinenersatzteilen" im Einkauf, "die Buchung von Rechnungen und Zahlungsbelegen" in der Buchhaltung oder "die Wareneingangskontrolle" in der Lagerverwaltung.

Die Analyse zielt hauptsaechlich auf die Forderung der EU- Richtlinie, wonach auch psychische Belastungen zu ermitteln sind. Hierunter verstehen wir Bedingungen, die den Arbeitenden bei der Erledigung seiner Aufgaben behindern und ihm ueberfluessigen Handlungsaufwand abfordern. In der Arbeitspsychologie wird dies unter dem Begriff der Regulationsbehinderungen zusammengefasst (vgl. Hacker/ Volpert und Ulich).

Die Analyse psychischer Belastungen erfolgt innerhalb unseres Konzepts im Beobachtungsinterview mit einem Teilverfahren der kontrastiven Aufgabenanalyse bei Buero- und Verwaltungstaetigkeiten (KABA, Teilverfahren G, vgl. Dunckel u. a.). Die Beobachtungsinterviews fuehren geschulte Mitglieder der Projektgruppe oder externe Personen. Dies ist mit relativ geringem Schulungsaufwand moeglich. Die Autoren des KABA-Verfahrens geben als moegliche Nutzer zum Beispiel Organisatoren, Systemgestalter, Betriebspsychologen, Sozialwissenschaftler, arbeitswissenschaftlich vorgebildete Betriebs- oder Personalraete und Arbeitsplaner an.

Zunaechst werden die relevanten Arbeitsaufgaben am Bildschirmarbeitsplatz und dann die Regulationsbehinderungen gemaess KABA-Teilverfahren ermittelt. Dies bedeutet: Der Untersucher eroertert im freien Gespraech mit dem Beschaeftigten anhand einer Checkliste folgende Fragen und haelt die Ergebnisse in Arbeitsblaettern fest:

1. Welche Arbeitsaufgaben sind zu erfuellen? Welches Ergebnis wird dabei in welchen Teilschritten angestrebt?

2. Welche Hindernisse zur sachgerechten Erfuellung der Arbeitsaufgaben sind festzustellen? Hindernisse koennen durch

- fehlende oder fehlerhafte Informationen (informatorische Erschwerungen),

- fehlende oder nicht funktionierende Arbeitsmittel (motorische Erschwerungen) sowie

- Unterbrechungen der Taetigkeit durch Personen oder Arbeitsmittel entstanden sein.

3. Wie oft kommen Rueckstaende vor, worauf sind sie zurueckzufuehren, und wie werden sie abgearbeitet?

4. Liegen monotone Arbeitsbedingungen vor? Nach Dunckel sind "monotone Arbeitsbedingungen" dadurch gekennzeichnet, dass trotz geringer Denkanforderungen und Gleichfoermigkeit der Arbeitsaufgaben (...) die Aufgabenausfuehrung (...) nicht automatisiert werden kann. Dies wird verhindert, wenn die Arbeitsaufgabe eine staendige Aufmerksamkeitsbindung erfordert."

Zu allen Fragen wird vermerkt, ob die auftretenden Behinderungen auf das eingesetzte DV-System zurueckzufuehren sind.

Grundlage fuer die Bewertung der psychischen Belastungen ist die DIN-EN-Norm 29241, Teil 2. Sie formuliert Ziele der Aufgabengestaltung (DIN 1993, Seite 3). Folgendes sollte soweit wie moeglich vermieden werden:

- Ueberforderung oder Unterforderung,

-unangemessener Wiederholungsgrad,

-unangemessener Zeitdruck und

- Einzelarbeit ohne Gelegenheit zu sozialem Kontakt.

Insbesondere "sollte eine angemessene und effiziente Gestaltung von Arbeitsaufgaben fuer Buerotaetigkeiten

- die Erfahrungen und Faehigkeiten der Benutzergruppen beruecksichtigen,

- vorsehen, dass eine angemessene Vielfalt von Fertigkeiten, Faehigkeiten und Aktivitaeten angewandt wird,

- sicherstellen, dass die zu erledigenden Aufgaben als ganzheitliche Arbeitseinheiten statt als Bruchstuecke davon erkennbar sind,

- sicherstellen, dass die zu erledigenden Aufgaben einen bedeutsamen, dem Benutzer verstaendlichen Beitrag zur Gesamtfunktion des Systems leisten,

- Handlungsspielraum hinsichtlich Reihenfolge, Arbeitstempo und Vorgehensweise fuer den Benutzer vorsehen,

- ausreichende Rueckmeldung ueber die Aufgabenerfuellung in fuer den Benutzer bedeutsamer Weise vorsehen,

- Gelegenheiten zur Weiterentwicklung bestehender und die Aneignung neuer Fertigkeiten im Rahmen der Aufgabenstellung vorsehen".

Die Kriterien der DIN-EN 29241, Teil 2, zeigen, dass die Analyse der Arbeitsaufgaben im Hinblick auf psychische Belastungen allein zu kurz greifen wuerde. Zur vollstaendigen Ermittlung der Gesundheitsbedingungen gehoeren weitere Faktoren wie zum Beispiel der Handlungsspielraum oder die Moeglichkeit zu sozialem Kontakt.

Im Sinne des eingangs genannten Kriteriums der Praktikabilitaet ist also nach wenigen, aber dennoch aussagekraeftigen Faktoren zu suchen, die die Gesundheitsbedingungen moeglichst vollstaendig beschreiben. Unserer Ansicht nach ist dies der Fall, wenn die beiden folgenden Dimensionen der Arbeitsbedingungen zu den genannten vier Aspekten hinzugefuegt werden (vgl. auch Dunckel u. a. 1993, Seite 23, wo von "Hauptdimensionen" der Analyse die Rede ist):

5. Welcher Entscheidungsspielraum besteht bei der Erfuellung der Arbeitsaufgaben?

6. Inwieweit erfordern diese die Kommunikation mit Personen innerhalb und ausserhalb des Unternehmens?

Frage 5 wird wieder mit einem Teilverfahren von KABA ("E") bearbeitet. Aus Zeitgruenden soll dagegen die Analyse und Bewertung der Kommunikationserfordernisse (Frage 6) nicht mit Hilfe des entsprechenden KABA-Teilverfahrens vorgenommen werden.

Statt dessen schlagen wir vor, die Beschaeftigten am Ende des Beobachtungsinterviews um die Beantwortung folgender Frage zu bitten: "Sind Ihrer Ansicht nach andere Formen der Zusammenarbeit denkbar? Wenn ja, welche?

Insgesamt ergibt sich fuer die eigentliche Analyse ein Untersuchungsaufwand einschliesslich Ergebnisdokumentation von zirka einem Tag pro Bildschirmarbeitsplatz.

Statt des Beobachtungsinterviews ist es unserer Meinung nach ebenso sinnvoll, abteilungsbezogene, extern moderierte, eintaegige Workshops zu veranstalten, die die Fragen 1 bis 6 behandeln. Sie muessen dann allerdings mit geeigneten Moderationsmethoden aufgearbeitet werden.

Ergebnis der Analysephase ist ein Maengelbericht. Als Maengel gelten Abweichungen von den eingangs genannten Orientierungen fuer gute Arbeitsbedingungen, die durch Normen und andere "wissenschaftliche Erkenntnisse auf dem Gebiet der Gestaltung der Arbeitsplaetze" (EU- Richtlinie) beschrieben werden.

Fuer den Bereich der klassischen Ergonomie lassen sich Maengel relativ einfach erkennen, da die einschlaegigen DIN-Normen, Sicherheitsregeln etc. im allgemeinen sehr konkret formuliert wurden. Der Maengelbericht koennte hier Aussagen enthalten wie: "Im Grossraumbuero stehen weniger als 12 bis 15 Quadratmeter pro Beschaeftigtem zur Verfuegung" oder "Die relative Luftfeuchtigkeit liegt unterhalb der geforderten 50 bis 65 Prozent."

Bezueglich der eingesetzten Software ergibt die Maengelformulierung aufgrund der gewaehlten Methode "Beschaeftigtenbefragung" ein Mittelwertprofil, das sich ueber die einzelnen Items innerhalb jedes ISO-Kriteriums erstreckt.

Bei der Bewertung der Arbeitsaufgaben legen wir drei der Humankriterien nach Volpert (vgl. Dunckel) zugrunde. Arbeitsaufgaben muessen demnach

1. frei von organisatorisch oder technisch bedingten Behinderungen (Belastungen) sein (vgl. Fragen 1 bis 4),

2. einen grossen Entscheidungsspielraum beinhalten (vgl. Frage 5) und

3. Moeglichkeiten arbeitsbezogener Kommunikation und unmittelbarer zwischenmenschlicher Kontakte bieten (vgl. Frage 6).

Die Notwendigkeit, diesen Kriterien zu entsprechen, ergibt sich mindestens aus der ISO-Norm 9241, Teil 2.

Bezueglich der Bewertung von Arbeitsaufgaben enthaelt der Maengelbericht etwa folgende Aussagen: "Die Anzahl und Haeufigkeit der Unterbrechungen durch Personen ist zu gross. Im einzelnen treten folgende Unterbrechungen auf: ..." Fuer den Faktor "Entscheidungsspielraum" laesst sich eine Kennzahl ermitteln, die die Hoehe des Entscheidungsspielraums auf einer Skala von 1 bis 7 angibt (vgl. Dunckel).

4. Entwicklung konkreter Massnahmen

Im letzten Schritt sollen Massnahmen zur Beseitigung der festgestellten Maengel entwickelt werden. Fuer den Bereich der Ausfuehrungsbedingungen ist das relativ einfach. Schwieriger gestaltet sich diese Aufgabe hinsichtlich der Software. Hier reicht das Spektrum von der Programmierung zusaetzlicher Routinen, Makros etc. ueber die Anschaffung neuer Standardapplikationen bis hin zur vollstaendigen Neuprogrammierung bei einer grossen Zahl von schwerwiegenden Maengeln.

Falls Verbesserungsvorschlaege entwickelt werden muessen, empfiehlt es sich, die Anwender des Systems zu beteiligen. Unsere Benutzerbefragung zur Software bietet, wie wir meinen, einen guten Ansatzpunkt fuer eine derartige Mitwirkung. So lassen sich zum Beispiel mittels der Technik der Kartenfrage in Benutzergruppen zu jedem Item Maengelbeispiele ermitteln, die dann zusammengefasst und geordnet werden und somit auf ihre Beseitigung hin ueberpruefbar sind.

Zur Neugestaltung der Arbeitsaufgaben koennte eine neue Arbeitsorganisation erforderlich werden. Oft lassen sich jedoch, ausgehend von den Ergebnissen der Analyse im dritten Schritt, Massnahmen fuer die Umgestaltung der Arbeitsaufgaben ableiten.

Literatur:

Deutsches Institut fuer Normung e. V. (DIN): DIN-EN 29241-2 - Ergonomische Anforderungen fuer Buerotaetigkeit mit Bildschirmgeraeten, Teil 2 (Anforderungen an die Arbeitsaufgaben - Leitsaetze) 1993.

Dunckel, H./Volpert, W./Zoelch, M./Kreutner, U./Pleiss, C./Hennes, K.: Kontrastive Aufgabenanalyse im Buero. Band 5a und 5b der Reihe "MTO", Zuerich/Stuttgart 1993.

Pruemper, J./Anft, M.: Die Evaluation von Software auf Grundlage des Entwurfs zur internationalen Ergonomie-Norm ISO 9241, Teil 10 als Beitrag zur partizipativen Systemgestaltung - ein Fallbeispiel. In: Roediger, K. H. (Hrsg.): Software-Ergonomie 1993, Stuttgart 1993.

Richenhagen, G.: Wie ergonomisch sind Bildschirmarbeitsplaetze? - Ein neues Verfahren zur Qualitaetsueberpruefung. In: Office- Management 10/1993, S. 84 bis 88.

Technologieberatungsstelle beim DGB Landesbezirk NRW e. V. (TBS, hrsg. v. Claudia Doebele-Martin und Peter Martin): Ergonomie-Pruefer - Handlungshilfe zur ergonomischen Arbeits- und Technikgestaltung, Oberhausen 1993.

Ulich, E.: Arbeitspsychologie, Zuerich/Stuttgart 1992 (2. Auflage).