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22.01.1999 - 

Bis in Details alles überprüft - auch das Umstellungsprojekt selbst

Bis in Details alles überprüft - auch das Umstellungsprojekt selbst Beim "Datum 2000" hat Wüstenrot nicht gekleckert

Von Jasmin Grahl und Andreas Senzenberger Schon Seit 1995 beschäftigt sich die Wüstenrot Bausparkasse AG, Ludwigsburg, mit dem Problem 2000. Inzwischen ist eines der aufwendigsten DV-Projekte in der Geschichte des Unternehmens fast abgeschlossen.

Ein traditionsreiches Finanzinstitut wie die Bausparkasse Wüstenrot verfügt über neueste DV-Technik, aber auch über eine DV- Geschichte. In Anbetracht des Bestands von drei Millionen Bausparverträgen war ein gehöriges Jahr-2000-Problem zu erwarten. Die vor rund vier Jahren begonnenen Umstellungsarbeiten sind inzwischen sehr weit gediehen. Eine Besonderheit dieses Großprojekts bestand darin, daß die Verantwortlichen von Anfang an starkes Gewicht auf das Testen gelegt haben. Die ständigen Überprüfungen schließen hier auch die Projekt- organisation und darüber hinaus die Qualitätssicherungsmaßnahmen selbst mit ein.

Als potentielle Gefahrenherde in Sachen Problem 2000 kam bei Wüstenrot einiges in Frage: alle selbsterstellten Anwendungssysteme auf dem zentralen Host und auf PCs, außerdem zentrale und dezentrale Hardware einschließlich Netzwerken, zudem Betriebssysteme, systemnahe Software, Datenbanksysteme sowie Standardsoftware auf dem Host, auf Anwendungs-Servern und auf PCs, darüber hinaus Netzwerksoftware, Anwendungen der Individuellen Datenverarbeitung und haustechnische Steuerungssysteme. All dies mußte analysiert und bei Bedarf angepaßt werden.

Bei der Überprüfung stellte sich heraus, daß eine durchgängige Erweiterung der Jahreszahlen auf vier Stellen wegen der Vielzahl von Abhängigkeiten nicht möglich war. Deshalb kam für Wüstenrot nur die Interpretationsmethode, auch als "Windowing-Technik" bekannt, in Frage. Eine Umstellung von zwei- auf vierstellige Datumsfelder in Datenbanken und Dateien war fortan nur noch dann ein Thema, wenn ein Datumsfeld als Schlüssel oder Sortierbegriff dient oder wenn sich keine eindeutige Interpretationslogik fand.

Die Randbedingungen stimmten von Anfang an: Das Projekt erhielt eine sehr hohe Priorität. Es existierte ein eindeutiger, knapp gefaßter Auftrag, und alles, was nicht zu dessen eigentlichem Inhalt gehörte, wurde beiseite geschoben.

Das Projekt Datum 2000 ist in vier Hauptarbeitsbereiche untergliedert. Der erste Teil - das ist der mit dem größten Aufwand - umfaßt die Eigenentwicklungen. Der zweite bezieht sich auf die "Individuelle Datenverarbeitung" (IDV), also auf Anwendungen, die von den Fachabteilungen selbst erstellt wurden. Ein dritter befaßt sich mit Hardware und Standardsoftware. Der vierte konzentriert sich auf die haustechnischen Steuerungsanlagen (zu den Teilprojekten zwei und vier siehe Kästen auf der folgenden Seite).

Ferner gliederte sich jedes Teilprojekt in die Phasen Vorbereitung, Umsetzung und Test. In der Vorbereitungsphase wurden auch das teilprojektübergreifende Controlling und das Qualitäts- Management initiiert.

Bei den Eigenentwicklungen brachte gleich die erste Phase einige bemerkenswerte Ergebnisse: Knapp ein Drittel der Programme befand sich nicht mehr im Einsatz und konnte folglich gelöscht werden. Außerdem gab es einige Geschäftsprozesse, die bis zum 31. Dezember 1999 durch Neuentwicklungen abgelöst werden sollten und damit vorerst nur in die Überwachung aufzunehmen waren. Lediglich 15 Prozent der Datenbanken galt es zu erweitern. Und das wichtigste: Nicht mehr als ein Drittel der Programme bedurfte einer Anpassung.

Ziel in der Umstellungsphase war es, die Programme einzeln anzupassen, ohne sich über Schnittstellen und Interdependenzen in anderen Applikationen zu verlieren. Jedes umgestellte Programm sollte so rasch wie möglich mit dem Label "D2000-fit" zur Anwendung freigegeben werden. Dabei unterlagen alle Modifikationen einer gründlichen Qualitätssicherung.

Das mit Hardware und Standardsoftware befaßte Teilprojekt verfolgt im wesentlichen drei Aufgaben: Überprüfung zentraler und dezentraler Hardware sowie aller Standardsoftware, die im Großrechner- und PC-Bereich eingesetzt wird. Etliche Produkte waren hochzurüsten oder auszutauschen. Auch hier verließ sich Wüstenrot nicht gänzlich auf die Bestätigungen der Hersteller, sondern führte eigene Tests auf einer separaten DV-Umgebung mit einer echten Systemzeit im Jahr 2000 durch.

Projektplanung ist essentiell

Das Arbeitsvolumen des Gesamtprojekts hat eine schwer zu überschauende Größenordnung. So ergab die Planung der Analyse und Umstellung allein bei den Eigenentwicklungen insgesamt etwa 250 Arbeitspakete mit 1600 Aktivitäten.

Unter diesen Umständen liegt die Bedeutung der Projektplanung auf der Hand. Sie umfaßte eine detaillierte Meilensteinplanung sowie eine Aufwandschätzung und Erfassung aller Ist-Aufwände durch die Projektmitarbeiter. So war und ist das Projekt-Management in der Lage, jederzeit zu erkennen, ob die Aktivitäten im Zeitplan liegen oder ob sich durch Umverteilung oder erhöhten Personaleinsatz bestimmte Arbeitspakete beschleunigt abwickeln lassen.

Ein erfolgreiches Jahr-2000-Projekt ist von existentieller Wichtigkeit für das Unternehmen. Außerdem verlangen externe Stellen wie Kunden, Geschäftspartner, Aufsichtsbehörden und Landeszentralbanken mittlerweile einen Nachweis der Datum-2000- Aktivitäten.

Vorgehensweise auf dem Prüfstand

Aus diesen Gründen findet bis Ende Januar 1999 ein Review des Projekts statt. Dabei stehen sowohl die Vorgehensweise als auch die bereits abgeschlossenen Arbeiten - zumindest stichprobenhaft - noch einmal auf dem Prüfstand. Diese Überprüfung dient auch dazu, Risiken einzuschätzen, die durch Störungen der öffentlichen Infrastruktur, beispielsweise durch den Ausfall der Stromversorgung oder der Telekommunikation, entstehen können. Verantwortlich dafür zeichnen die Wirtschaftsprüfer der Wüstenrot AG sowie das Münchner Unternehmen Feilmeier & Junker (FJA), das eine eigene Review-Methode entwickelt hat. Dieses Projekt-Audit sollte dem Wüstenrot-Management und den Projektverantwortlichen die Sicherheit geben, daß sie alles zur Risikominimierung getan haben.

Trotz der prinzipiell recht hohen Wahrscheinlichkeit von Verzögerungen im Projektverlauf - insbesondere durch Nacharbeiten - ist der Zeitplan bislang nicht in Gefahr. Die Umstellung der selbstentwickelten Anwendungssysteme war beispielsweise schon im August des vergangenen Jahres abgeschlossen.

Allerdings darf die Wachsamkeit auch nach Abschluß des Projekts nicht nachlassen. Im Rahmen der System- und Softwarewartung oder durch andere Projekte werden ständig Programme geändert; neue, beispielsweise Standardsoftware, kommen hinzu; weitere Hardware wird bestellt.

Um diesen Risikofaktoren zu begegnen, hat Wüstenrot eine Reihe von Maßnahmen ergriffen. Für die Eigenentwicklungen exisitiert eine Checkliste, mit deren Hilfe alle Änderungen oder Neuerstellungen zu überprüfen sind. Die Akten der umgestellten Programme erhalten den Aufkleber "Fit für Jahr 2000" - nicht zuletzt, um die Aufmerksamkeit für das Problem aufrecht zu erhalten. Außerdem fordert die Bausparkasse bei der Beschaffung von Standardsoftware, Hardware und haustechnischen Steuerungsanlagen jetzt vom jeweiligen Hersteller oder Lieferanten eine explizite Bestätigung der Jahr-2000-Festigkeit.

Im Rahmen eines großangelegten Gesamtfunktionstests wird Wüstenrot im April dieses Jahres noch einmal das Zusammenspiel von Hardware, Standardsoftware und Eigenentwicklungen testen. Zusammen mit den Fachabteilungen soll der komplette Jahresabschluß 1999/2000 simuliert und genauestens überprüft werden. Das schafft zusätzliche Sicherheit für den ersten - zeitkritischen - Ablauf im Jahr 2000.

Ab Oktober 1999 wird eine Task Force aufgebaut. Die Aufgabe dieser Arbeitsgruppe besteht darin, die Produktionsüberwachung in den ersten Wochen zu planen und bei eventuell auftretenden Problemen koordinierend einzugreifen.

Trotz gründlicher und sorgfältiger Vorbereitung auf den Jahrtausendwechsel bleiben einige Risikofaktoren. Sie betreffen im wesentlichen die Hersteller und Lieferanten von Hard- und Standardsoftware sowie haustechnischen Steuerungsanlagen, aber auch die öffentliche Infrastruktur. Insbesondere zum letzten Punkt ist zu bemängeln, daß es kaum Erklärungen seitens der verantwortlichen Stellen gibt.

Problembereich Haustechnik

Ein eigenes Projekt gilt den haustechnischen Steuerungsanlagen. Grundsätzlich unterscheidet sich das Vorgehen dabei nicht von den anderen Teilprojekten; am Anfang stand die Bestandsaufnahme. Die Anzahl dieser Systeme war überschaubar, ein großer Teil davon neueren Datums. Von einigen der Hersteller gab es die mündliche Aussage, daß es eigentlich keine Probleme geben dürfte. Doch "eigentlich" ist zu wenig, um sich darauf verlassen zu können. Daher hat Wüstenrot auch hier alle Hersteller aufgefordert, eine verbindliche schriftliche Erklärung über die Tauglichkeit ihres Systems abzugeben. Bisher waren die Reaktionen enttäuschend. Ein Hersteller bot zum Beispiel statt der verbindlichen Erklärung nur die Durchführung eines Untersuchungsprojekts an. Es war geplant, nach Vorliegen der Erklärungen stichprobenartig die haustechnischen Steuerungssysteme zu testen - in der Reihenfolge ihrer Bedeutung für den Geschäftsbetrieb. Nach heutiger Einschätzung wird Wüstenrot jedoch sehr viel mehr als geplant selbst in die Prüfung der Systeme investieren müssen.

PC-Umgebungen

Ein Bereich der Umstellungsarbeiten bei Wüstenrot betrifft die "Individuelle Datenverarbeitung" (IDV). Auch die Unternehmensleitung hat großes Interesse an einem Erfolg dieser Umstellungen. Handelt es sich doch um Anwendungen mit direkter Außenwirkung. Sie betreffen individuelle Kontoauszüge im Mahnverfahren, Kundenkorrespondenz, Pressemitteilungen etc. Im Gegensatz zu anderen Teilprojekten gibt es im IDV-Bereich keine Trennung zwischen dem Datum-2000- und dem Euro-Projekt. Allerdings sind die Umstellungen für das Jahr 2000 im wesentlichen 1998 gelaufen, während die Euro-Anpassungen teilweise bis ins Jahr 2001 reichen können. Zur Unterstützung der betroffenen Fachabteilungen wurde ein IDV-Leitfaden erstellt, der die Regeln für Prüfung, Analyse und Umstellung der Anwendungen enthält. Anläßlich der Einführung dieses Leitfadens fand eine Motivationskampagne statt, die die Mitarbeiter für die Themen Euro und Datum 2000 sensibilisieren sollte.

Jasim Grahl ist Projektleiterin bei der Wüstenrot Bausparkasse AG, Ludwigsburg, Andreas Senzenberger Partner bei der Feilmeier & Junker GmbH in München. Gemeinsam leiten sie das Wüstenrot-Projekt "Datum 2000".