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11.09.1987 - 

Ökonomisches Kriterien-"Unterfutter" als Bewertungshilfe (Serie, Teil 2):

BK-Systeme und Wirtschaftlichkeitsanalyse

Das Thema "Wirtschaftlichkeitsbewertung" wird beim Einsatz von Bürokommunikations- oder Office-Automation-Systemen gerne links liegen gelassen oder allenfalls flüchtig gestreift. Rolf Lauser, Mitarbeiter der Fraunhofer Gesellschaft in München, geht in einer dreiteiligen Serie der Frage nach den Ursachen dafür nach und stellt ein mögliches Entscheidungsmodell vor. Im Mittelpunkt des zweiten Teils steht der Versuch, einen Wirtschaftlichkeitsbegriff für den praktischen Einsatz entsprechender Systeme zu definieren.

Das Wirtschaftlichkeits- oder Rationalprinzip, das eigentlich jeglichem wirtschaftlichen Handeln zugrunde liegen sollte, läßt sich in zwei Versionen formulieren. 1)

- Setze gegebene Mittel so ein, daß der maximale Ertrag erreicht wird (Maximierungs-Version); oder

- ein angestrebter Ertrag ist mit minimalem Aufwand zu erreichen (Minimierungs-Version).

Daraus wird das Kalkül Wirtschaftlichkeitsfaktor ist gleich Ertrag durch Aufwand beziehungsweise Leistung durch Kosten abgeleitet, wobei eine Maßnahme um so wirtschaftlicher ist, je größer die Differenz zwischen dem errechneten Faktor und dem Wert 1 ist. Ist der Faktor kleiner als der Wert 1, so ist die Maßnahme unwirtschaftlich.

Sowohl in der Minimierungs- als auch in der Maximierungs-Version ist allerdings noch jeweils ein Ziel enthalten. Bei der Minimierungs-Version beispielsweise der angestrebte Ertrag. Dieses Ziel ist jedoch im Kalkül des Wirtschaftlichkeitsfaktors nicht enthalten. Der Wirtschaftlichkeitsfaktor einer Maßnahme sagt als solcher nichts darüber aus, ob damit das angestrebte Ziel auch tatsächlich erreicht wird. Deshalb muß die Zielerreichung als Nebenbedingung in das Wirtschaftlichkeitskalkül einfließen.

Aber nicht nur der Faktor der Wirtschaftlichkeit, der auch als Effizienz einer Maßnahme bezeichnet werden kann, und das direkte Ziel oder die direkten Ziele, von denen die Relevanz der Effizienz abhängt, müssen in eine wirtschaftliche Entscheidung einfließen. Auch Kriterien, die eher qualitativer Natur sind - wie Ansehen und technologische Stellung der Organisation oder Auswirkungen auf die Mitarbeiter -, sind für die Feststellung der Wirtschaftlichkeit einer Maßnahme relevant. 2)

Aus diesen Punkten kann abgeleitet werden, daß die Effizienz oder der Wirtschaftlichkeitsfaktor nur ein Kriterium von dreien ist, die die Wirtschaftlichkeit einer Maßnahme beschreiben. Die Wirtschaftlichkeit einer Maßnahme setzt sich demnach aus drei Punkten zusammen:

- der Effektivität = der Grad der Zielerreichung;

- der Effizienz = das Verhältnis von Ertrag zu Aufwand oder von Leistung zu Kosten;

- der sozialen Rationalität = Einklang mit qualitativen Kriterien aus der sozialen Umwelt der Organisation.

Die Probleme beginnen bei der Effektivität

Die Probleme der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung für Office-Automation- oder Bürokommunikations-Systeme beginnen bereits beim ersten der drei obengenannten Punkte, nämlich bei der Feststellung der Effektivität. Denn der Grad der Zielerreichung kann nur dann gemessen werden, wenn zuvor die Ziele festgelegt wurden, und zwar - soweit dies möglich ist - quantitativ.

In der Literatur finden sich aber kaum quantitative Ziele. Meist ist als Ziel nur die Verbesserung des Informationsflusses oder ganz allgemein die Steigerung der Produktivität angegeben. Diese Ziele sind aber nur qualitativ. Beim Ziel "Verbesserung des Informationsflusses" ist dies verständlich, es dürfte wohl nur sehr schwer quantifizierbar sein. Aber zumindest bei der Steigerung der Produktivität sollte eine angestrebte Quantifizierung möglich sein.

Was aber ist eine Steigerung der Produktivität im Bürobereich? Wie soll sie gemessen werden? Ist zum Beispiel ein erhöhter Output an Berichten, schriftlichen Mitteilungen oder die vermehrte grafische Aufbereitung von Zahlenmaterial eine Erhöhung der Produktivität? Das ist es wohl nur, wenn dadurch die Organisation irgendwie geartete meßbare wirtschaftliche Vorteile ziehen kann. Sonst ist das Mehr an Papier keine Produktivitätssteigerung, sondern lediglich eine Vergeudung von Ressourcen.

Auch die These, daß die gleiche Arbeitsmenge von weniger Personen oder eine Ausweitung der Arbeitsmenge ohne Personalvermehrung durchgeführt werden kann, und die daraus abgeleitete Produktivitätssteigerung ist anzuzweifeln. Dies kann nämlich genauso bedeuten, daß einerseits vorher zu viele Leute sich die Arbeit geteilt haben, wodurch keine Produktivitätssteigerung zustande kam, sondern lediglich ein Abbau von Überkapazitäten, und andererseits, daß den Bürobeschäftigten wirtschaftlich sinnlose Zusatzaufgaben zugeteilt wurden, die zwar den Output erhöhten, aber keinen wirtschaftlichen Vorteil für die Organisation brachten.

Wie man trotz dieser Operationalisierungsschwierigkeiten zu der quantitativen Aussage kommen kann, daß sich die Produktivität im Büro in den letzten 20 Jahren um knapp zehn Prozent erhöht habe 3), ist nicht einsichtig.

Ebenfalls problematisch ist die Messung des Kriteriums "Effizienz". Zwar ist das Wirtschaftlichkeitskalkül als solches, mit einer der Methoden der dynamischen Wirtschaftlichkeitsrechnung, unproblematisch. Die Schwierigkeiten liegen hier vielmehr bei der Feststellung und der Bewertung der Erträge und des Aufwandes.

Folgekosten werden meistens ignoriert

Im allgemeinen ist es zwar unproblematisch, den Aufwand der Einführung einer Maßnahme festzustellen. Aber schon wenn es um die Folgekosten geht, die natürlich auch zum Aufwand gehören, sieht die Sache anders aus. Dieses Problem allerdings wird in den meisten Veröffentlichungen zum Thema entweder ignoriert oder ohne weitere Erläuterungen lediglich erwähnt. 4)

Völlig undurchsichtig wird es dann aber, wenn es an die Nutzen- oder Ertragsseite geht. Zwar werden in der Regel noch einzelne Punkte aufgeführt, die der Nutzenseite zuzurechnen sein könnten, aber wie man diese messen oder sogar bewerten soll, darüber wird geschwiegen, oft ergänzt durch den Hinweis, daß die Festlegung der Nutzen problematisch und nicht exakt durchführbar sei. 5)

Aber gerade das Messen und Bewerten der Nutzen ist Grundvoraussetzung für die Anwendbarkeit einer der Techniken der dynamischen Wirtschaftlichkeitsrechnung. Was nützt es, wenn ich den Wert der Kosten einer Investition in abgezinster Form errechne und die abgesicherten Nutzen oder Erträge in abgezinster Form nicht dagegenstellen kann?

Bleiben als oft angebotene Auswege die heuristischen Techniken, wie die Nutzwertanalyse oder auch die Kosten/Nutzen-Analyse (KNA).

Die Nutzwertanalyse 6) ist eine heuristische Satisfierungstechnik, die dem Abbau der Bewertungsproblematik bei der Feststellung der Vorteilhaftigkeit einer Entscheidungsalternative gegenüber anderen dient. Sie wird dabei nicht auf monetärer Basis, sondern anhand qualitativer Entscheidungskriterien durchgeführt. Aus dem geht eindeutig hervor, daß die Nutzwertanalyse nicht geeignet ist, die Wirtschaftlichkeit einer Maßnahme zu analysieren. Ihr Ziel ist es lediglich, erwartete qualitative Vorteilhaftigkeit einer Alternative gegenüber anderen herauszuarbeiten.

Daß der Begriff "Kosten/Nutzen-Analyse" bei Wirtschaftlichkeitsfeststellungen zur Office-Automation oft ins Spiel gebracht wird, zeugt meiner Meinung nach eher davon, daß sich derjenige, der den Begriff ins Spiel bringt, nicht darüber im klaren ist, was eine KNA 7) eigentlich ist, als von einer wirklichen Beschäftigung mit den Problemen.

Kosten/Nutzen-Analyse setzt Kostenmessung voraus

Erstens kommt die KNA aus einem ganz anderen Bereich der Ökonomie, nämlich der außermarktlichen Ökonomik, und zweitens setzt auch sie ein exaktes Messen der Kosten und Nutzen der Maßnahme voraus. Lediglich in der Bewertung werden volkswirtschaftliche Hilfskonstruktionen, wie beispielsweise Schattenpreise, verwendet. Diese Schattenpreise, die nach unterschiedlichen Methoden gebildet werden, sind aber auch in der volkswirtschaftlichen Literatur sehr umstritten. Die eigentliche Rechentechnik entspricht dann wieder den Methoden der dynamischen Wirtschaftlichkeitsrechnung. Aus diesen Gründen kann gesagt werden, daß auch die Kosten/Nutzen-Analyse kein geeignetes Mittel zur Feststellung der Effizienz von Office-Automation-Systemen ist, da hier prinzipiell gleichartig vorgegangen wird.

Ob das dritte Kriterium für die Wirtschaftlichkeit, nämlich die soziale Rationalität, für Office-Automation- oder Bürokommunikations-Systeme eindeutig behandelbar ist, ist ebenfalls fraglich. Als sozial rational wird zum Beispiel oft die Humanisierung der Arbeit im Büro durch Entlastung von Routinearbeiten erklärt. Aber schon da erhebt sich die Frage, ob ein Wegfall von Routinearbeiten die Arbeit humaner macht?

Natürlich klingt es bestechend, daß mit dem Wegfall der Routineaufgaben die Angestellten für die wirklich interessanten Arbeitsgebiete mehr Zeit hätten. Interessante Arbeiten sind attraktiv, und durch attraktive Arbeiten steigt das Selbstwertgefühl der Angestellten - so könnte der Schluß heißen. Aber: Interessante Arbeit ist meist auch anstrengender, und wer entspannt sich nicht zwischendurch einmal gerne bei einer "mechanischen" Routinearbeit? Keiner kann acht Stunden konzentriert geistig arbeiten. Es soll hier nicht der Routine das Wort geredet oder jegliche Rationalisierung abgelehnt werden, sondern nur gezeigt werden, daß auch die Frage nach der sozialen Rationalität nicht leicht zu beantworten ist.

1) Vgl. dazu: Gäfgen, Theorie der wirtschaftlichen Entscheidung (Tübingen 1963),S. 102 ff oder Löffelholz a.a. O.S. 217

2) Vgl. dazu: Gäfgen a.a. O.S. 110 ff

3) Vgl. Büch a.a. O.S. 44

4) Z. B. bei Hillemann a.a. O.S. 98

5) So bei Hillemann a.a. O.S. 99 und auch bei Buch a.a. O.S. 53

6) Zur Nutzwertanalyse vgl.: Zangemeister: Nutzwertanalyse in: Tumm (Hrsg.) Die neuen Methoden der Entscheidungsfindung (München 1972)

7) Denjenigen sei zur Lektüre E. J. Mishan: Elements of Cost-Benefit-Analyses empfohlen (London 1972)