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03.09.2004 - 

Middleware verbindet Außendienst der Völker AG mit Navision-ERP

Blackberry ersetzt unterwegs das Notebook

Die Blackberry-Handhelds von Research in Motion (RIM) entpuppen sich immer mehr als die Macs der mobilen Welt: Einerseits kämpfen sie im Vergleich zum Pocket PC mit dem Image einer eher proprietären Plattform, anderseits loben IT-Verantwortliche gerade diese Geschlossenheit. Sie gewährleistet nämlich, dass Geräte und Applikationen im Alltag zuverlässig funktionieren und nicht von übereifrigen Anwendern, die mal wieder die neusten Tweak-Tools testen müssen, lahm gelegt werden. Zudem verringert die Plattform aus einer Hand den Supportaufwand.

So benötigt ein IT-Administrator laut einer Studie von Ipsos-Reid durchschnittlich 23 Minuten pro Monat für den Support des Blackberry eines Mitarbeiters. Für die Administration der dahinter liegenden Blackberry Enterprise Server wenden die 491 in den USA und Europa befragten IT-Manager im Monatsdurchschnitt acht Stunden auf. Die Enduser selbst, so die Studie, die Ipsos-Reid im Auftrag von RIM durchführte, konnten ihre tägliche Produktivität durch die Handheld-Nutzung um 54 Minuten steigern.

Geringer Supportaufwand

Den geringen Supportaufwand in Sachen Blackberry lobt auch Frank Ulrich, EDV-Leiter bei der Völker AG in Witten (Westfalen), einem Hersteller von Pflege- und Krankenmöbeln. Durchschnittlich benötigt Ulrich im Monat etwa fünf Minuten pro Mitarbeiter für die Pflege der Geräte. Dabei gefällt dem IT-Verantwortlichen besonders, dass er die Endgeräte als auch seine Server unterwegs mit Hilfe der Software "Mobile Admin for Blackberry" warten und so beispielsweise dem Außendienstmitarbeiter in Spanien ein neues Passwort per Fernwartung zuteilen kann. Neben den klassischen Blackberry-Funktionen wie Telefon, SMS und E-Mail begeisterte Ulrich die Möglichkeit, den Außendienst per Blackberry an das auf Navision laufende Warenwirtschaftssystem anzubinden. Ein Projekt, das sich in der Praxis so gut bewährt hat, dass Ulrich ab Herbst auch die Servicetechniker via Blackberry in den Workflow einbinden will.

Zurückblickend sieht sich der IT-Leiter, der anfangs auch eine Pocket-PC-gestützte Lösung in seine Überlegungen mit einbezog, in seiner Entscheidung zugunsten des Blackberry voll bestätigt, "denn meine Erwartungen in Sachen TCO und Administrationsaufwand wurden voll erfüllt". Ulrich entschied sich damals gegen eine Lösung auf Pocket-PC-Basis, da diese Plattform in seinen Augen mehrere Schwachstellen hat. So gab es für den "MDA I", der zum Zeitpunkt der Entscheidungsfindung das aktuelle Pocket-PC-Telefon war, keine vernünftige Lösung, um einen Datenverlust zu vermeiden, wenn der Geräteakku vollständig entladen wurde. Ferner war die Akku-Laufzeit im Vergleich zum Blackberry, der auf eine Standby-Zeit von rund zehn Tagen kommt, zu gering. Zudem sieht Ulrich in der Offenheit der Pocket-PC-Plattform eher einen Nachteil. "Sie bekommen zwar fast alle erdenklichen Applikationen, doch niemand garantiert Ihnen, dass diese auch wirklich zusammen funktionieren", kritisiert der IT-Leiter.

Für den Blackberry sprachen laut Ulrich neben den Integrationsaspekten auch die zu erwartenden Folgekosten. Dank der Push-basierten E-Mail-Verteilung und der Umwandlung der Mail-Anhänge im Blackberry-Server (siehe Kasten "Das Blackberry-Prinzip") reicht seinen Mitarbeitern ein monatliches Datenübertragungsvolumen von rund 2 MB. In Verbindung mit einer entsprechenden Flatrate kostet so die mobile Nutzung pro Mitarbeiter monatlich rund 25 Euro. In Sachen Übertragungsvolumen entpuppt sich auch der Outlook-Client des Pocket PCs eher als Nachteil, da er jedes Mal eine komplette Kontoabfrage durchführt und somit mehr Daten überträgt. Zudem ist die Mail-Abfrage beim Pocket PC nicht so komfortabel wie beim Blackberry, ergänzt IT-Leiter Ulrich, "denn der Pocket PC muss sich bei jeder E-Mail-Abfrage komplett neu am System authentifizieren, während der Blackberry seine Mails automatisch im Push-Verfahren erhält.

Die Push-Funktion des Blackberry kann auch bei der Navision-Integration genutzt werden, indem etwa Daten aktiv zum mobilen Mitarbeiter übertragen werden. Bei der Anbindung des Blackberry an Navision, setzt IT-Leiter Ulrich auf die Middleware "Flowfinity" des gleichnamigen Herstellers. Das Flowfinity-System basiert auf plattformunabhängigen Web-Services und ist von Microsoft als ".NET Connected"-Applikation zertifiziert. Mit Hilfe der vorkonfigurierten Konnektoren der Middleware lassen sich die Java-basierenden Blackberry-Systeme in die IT-Infrastruktur integrieren und an ERP-Lösungen wie etwa Navision anbinden.

Navision per Blackberry

Bei der Völker AG können die Mitarbeiter so über den Blackberry etwa Projekte anhand von Eingabefeldern suchen sowie andere Suchanfragen von unterwegs an Navision weiterleiten. Die Ergebnisse dieser Suche bekommen sie dann vom ERP-System als Projektliste auf den Blackberry übermittelt. Dort können die Mitarbeiter dann die Projektdaten und -notizen ansehen und gegebenenfalls Neuerungen erfassen. Diese Veränderungen lassen sich wiederum an das Navision-System übertragen und dort speichern. Häufig benötigte Daten kann der Mitarbeiter zudem lokal auf dem Blackberry speichern.

Besserer Workflow

Bei der Völker AG hat sich diese Arbeitsweise so bewährt, dass Ulrich in der Folge die Notebooks der Aussendienstmitarbeiter abschaffte, da sie im Vergleich zur Blackberry-Lösung unter TCO-Aspekten zu teuer waren. Im nächsten Schritt stattet der IT-Leiter ab Herbst auch die Service-Techniker mit den Handhelds aus, um so durch einen verbesserten Workflow zwischen Vetriebsbeauftragten und Technikern den Service für die Endkunden zu erhöhen. (hi)

Das Blackberry-Prinzip

Der Clou, der den Blackberry auch für viele Unternehmen so interessant macht, ist die Auslieferung von E-Mails im Push-Verfahren. In Kombination mit der Always-on-Funktion der GPRS-Netze ist der Blackberry-Benutzer damit quasi immer online und so per E-Mail erreichbar. Im Gegensatz zu einer klassischen E-Mail-Lösung, bei der sich der Client in bestimmten Zeitabständen am Mail-Server anmelden muss, um die elektronische Post abzuholen, bekommt der Blackberry die Mails automatisch zugestellt.

Damit dies funktioniert, prüft auf der Gegenseite ein "Blackberry Enterprise Server" im Unternehmen ständig die Postfächer eines Benutzers auf den Exchange- oder Domino-Servern auf eingehende Mails. Trifft eine neue Mail ein, sendet er diese im Push-Verfahren an den Handheld. Mail-Anhänge bleiben dabei vorerst auf dem Server. Erst wenn der User die Attachments anfordert, konvertiert der Blackberry-Server sie in das proprietäre Universal-Content-Stream-Format (UCS). RIM verwendet dieses Format, um das zu übertragende Datenvolumen in Grenzen zu halten. Der Attachment-Dienst unterstützt dabei gängige Dateiformate wie Word, Excel, PDF oder Html.

Für kleinere Unternehmen, die keinen Blackberry-Server betreiben wollen, offerieren die Mobilfunkanbieter die Anbindung an das Mailsystem sowie die Umwandlung und Überprüfung der Postfächer als Dienstleistung.