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16.05.2007

Blogs helfen beim Projekt-Management

Andrea Back , Irene Häntschel, Tim Ziekursch  und Philipp Baumann 
Die Projektkommunikation ist ein Beispiel, wie sich Web-2.0-Techniken im Unternehmen nutzen lassen.

Das Thema Enterprise 2.0 gehört derzeit zu den von Fachkreisen am heftigsten diskutierten Themen. Im Vordergrund steht dabei die Frage, welchen Nutzen die unter dem Schlagwort Web 2.0 zusammengefassten Techniken in der Praxis entfalten können. Vor allem Instrumente, die unter den Begriff "Social Software" fallen, scheinen für den Einsatz in Unternehmen prädestiniert zu sein, weil sie kommunikative Prozesse auf vielfache Art und Weise unterstützen können.

Hier lesen Sie ...

warum es immer häufiger verteilte Projektteams gibt;

woran die Projektkommunikation meist krankt;

wie Weblogs hier Abhilfe schaffen können;

was die Unternehmen dabei beachten sollten.

Mehr zum Thema

www.computerwoche.de

592019: Unternehmen profi-tieren von Web 2.0;

591442: Web 2.0: Soziale Prozesse bringen Geld;

579970: Komplexe Projekte weltweit steuern;

1218010: Projektleiter Wadenbeißer vom Dienst.

Dafür eignen sich vor allem komplexe Aufgaben, die von mehreren Personen an unterschiedlichen Standorten gemeinsam bearbeitet werden müssen. Genau dieser Bereich wird für die meisten Unternehmen in Zukunft immer wichtiger. Gleichzeitig besteht hier häufig der größte Handlungsbedarf im Hinblick auf bessere organisatorische Rahmenbedingungen. Ob und wie Social Software dieses Problem entschärfen kann, ist also eine Erörterung wert.

Kommunikation als Erfolgsfaktor

Projektteams sind aus keinem Unternehmen mehr wegzudenken, denn nur mit Hilfe dieser Organisationsform lässt sich die Zusammenarbeit an komplexen Aufgaben meistern. Doch diese Arbeitsmethode bietet nicht nur Vorteile: Trotz moderner Projekt-Management-Software stellt die Kommunikation sowohl innerhalb eines Teams als auch zwischen den Arbeitsgruppen meist einen Schwachpunkt dar.

Der Trend geht dahin, künftig eher noch mehr Aufgaben in Projekten zusammenzuschnüren, also auch noch mehr Projektteams zu bilden. Folglich wird eine exzellente Projektkommunikation immer häufiger und in immer höherem Maße zum kritischen Erfolgsfaktor.

Gegen die ständigen Störungen

Es ist das Los der Tüchtigen: Je besser sie sind, je mehr Wissen sie ansammeln, desto weniger Zeit können sie auf ihre eigentliche Tätigkeit verwenden. Stattdessen sind sie eine beliebte Anlaufstation für alle bisher ungelösten Probleme. In vielen Fällen spielen die Know-how-Träger dabei nur eine Vermittlerrolle: Bevor jemand lange nach alten Projektdokumenten oder einer bestimmten Person sucht, schickt er schnell eine E-Mail an den Kollegen nach dem Motto: "Der weiß das doch bestimmt noch."

Wissenstransfer ist zweifelsohne sinnvoll. Doch wie lässt er sich erreichen, ohne dass die wichtigsten Leute ständig von ihren Aufgaben abgehalten werden? Es geht hier nicht darum, weniger zu kommunizieren, sondern die Kommunikation effizienter und effektiver zu machen. Social-Software-Anwendungen können dabei helfen.

Der Blog als Projektjournal

Zur Unterstützung der Projektkommunikation bieten sich aus dem Bündel der heute verfügbaren Social-Software-Anwendungen besonders die Weblogs oder kurz: Blogs an. Sie werden hier vor allem als Projektjournale eingesetzt, in denen die Teammitglieder oder der Projektleiter regelmäßig den Verlauf des Vorhabens festhalten.

Das eigentliche Projekt-Management bleibt meist einer speziellen Software überlassen. Damit kommt dem Blog zunächst nur eine ergänzende Rolle zu. Allenfalls in kleineren Vorhaben taugt er als alleiniges Projekt-Management-Tool.

Wissen überschaubar speichern

Die Einführung von Projekt-Blogs bedeutet zumindest kurzfris-tig und abhängig vom Einsatzhintergrund einen Mehraufwand für alle Beteiligten. Er hält sich jedoch üblicherweise in Gren-zen, vor allem im Vergleich zur Implementierung anderer IT-Tools.

Trotzdem ist es nicht zuletzt aus Motivationsgründen nötig, von Anfang an einen echten Mehrwert zu schaffen. Der besteht vor allem in zwei Schlüsselfunktionen: in der Speicherung von echtem "Wissen", also Projekterfahrungen, und der Möglichkeit, auf einer zentralen Seite die meist komplexen Projektinhalte klar und übersichtlich struk-turiert darzustellen.

Wissensspeicherung bedeutet in diesem Zusammenhang auch die "Lessons Learned" festzuhalten. Mit welchen besonderen Herausforderungen war das Team im Rahmen des Projekts konfrontiert? Wie wurden sie gelöst? Von welchen Informationen könnten nachfolgende Projekte profitieren? Es geht dabei nicht in erster Linie darum, die Lösung eines Problems vollständig im Blog zu beschreiben. Vielmehr soll der Wissensträger, also in diesem Fall der Autor, leicht identifizierbar werden.

Das übersichtliche Strukturieren des Projekts ist der andere große Vorteil des Projekt-Blogs. Dokumente lassen sich über deren Dateipfad beliebig als Link einbinden. Darüber hinaus sind Verbindungen zu anderen Projekt-Blogs nicht nur möglich, sondern explizit gewollt. So werden ineinander greifende Projektstrukturen abbildbar.

Vor allem in Kombination mit Wikis oder Dokumenten-Management-Systemen können Blogs die Projektteams in ihren Management-Aufgaben sinnvoll unterstützen. Sie lassen sich flexibel einsetzen sowie mit wenig Aufwand und Kosten realisieren, was sie vor allem für kleinere und mittlere Unternehmen interessant macht. Ist ein eigener Web-Server vorhanden, lohnt es sich meist, die Blog-Software gleich dort zu installieren. Dazu ist häufig nur geringes technisches Wissen notwendig.

Die Software wird zumeist als Open Source angeboten. Sie verursacht also höchstens geringe bis gar keine Lizenzgebühren. Einen ersten guten Überblick über die verfügbaren Lösungen liefert www.weblogmatrix.org.

Wenn das Unternehmen keinen eigenen Web-Server hat, kann der Blog auch bei einem Serviceanbieter gehostet werden. Das hat jedoch einen Nachteil: Der Blog befindet sich nicht hinter der firmeneigenen Firewall.

Collaborative Tagging

Häufig verschwinden wertvolle Dokumente nach einmaligem Gebrauch irgendwo in den Tiefen von Verzeichnisstrukturen; Monate später weiß niemand mehr, wo ein Dokument gespeichert ist und wie es benannt wurde. Gruppenlaufwerke und Intranets werden so zu Informationsfriedhöfen. Die Unternehmen müssen deshalb auf eine interne Suchfunktion zurückgreifen können, die neben Dokumenten auch Blog-Einträge als Volltext erfasst. Ein innovatives Konzept ist das "Collaborative Tagging". Dabei kann jeder Nutzer einem Blog-Eintrag Schlagworte zuordnen, die dann als Basis für die Kategorisierung dienen. So bildet sich mit der Zeit ein Netz gleichartiger Inhalte. (qua)