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Anforderungskatalog für Rechneranschaffung:


24.10.1986 - 

BMI erarbeitet Kosten-Charakteristick

MÜNCHEN- Mit dem Einsatz von Arbeitsplatzrechnern (APCs) befaßt sich eine vor kurzem vom Bundesinnenministerium (BMI)

herausgegebene Studie. Neben schon bekannten Implementierungskriterien, die vor Anschaffung solcher Rechnersysteme festgelegt werden müssen, erhalten auch jene Überlegungen Gewicht, die Lösungsalternativen sowie Betrachtungen der Wirtschaftlichkeit einschließen. Insbesondere Behörden nutzen verstärkt diese Methodik, um vor unliebsamen Überraschungen - und Kosten - der neuen Technik gefeit zu sein.

Auf dem Markt der Bundesrepublik Deutschland werden derzeit 200 verschiedene APCs mit unterschiedlicher Leistung angeboten. Eine Vorqualifizierung nach professionellen Einsatzkriterien, wie beispielsweise Prozessortyp, Hauptspeicher-Kapazität, etc. reduziert dieses Angebot jedoch bereits auf rund 40 Systeme. Die Anwendung eines stringenteren Kriterienkatalogs wie Berücksichtigung von Marktanteilen, Anbieter-kontinuität, Marktstellung, Einhaltung von internationalen Normen und von Industrie-Standards verkürzt dieses Angebot nochmals mindestens um die Hälfte. Werden zusätzlich noch verwaltungsinterne Auswahlkriterien wie die Kompatibilität mit vorhandenen Universalrechnern und Softwareprodukten sowie Programmiersprachen berücksichtigt, dann verbleibt heute eine Auswahlpalette von zehn bis 15 Systemen.

Bei diesen Überlegungen ist zusätzlich zu berücksichtigen, daß der gesamte APC-Markt derzeit durch ein eklatantes Überangebot (viele Hersteller, viele verschiedene Geräte, viele praktisch baugleiche Geräte, jedoch mit unterschiedlichen Angebotspreisen) bestimmt wird. Marktbereinigungen sind schon aus wirtschaftlichen Gründen kurz- und mittelfristig unvermeidlich. Aus Gründen der Verfahrenssicherheit und um ungeplante Investitionen zu vermeiden, empfiehlt es sich in dieser Marktsituation, bei der APC-Auswahl auch die Herstellerfirma selbst in die Evaluation mit einzubeziehen.

Jede sachgereche Automation von Arbeitsabläufen setzt eine Selektion und Definition der zugehörigen Aufgabenfelder voraus. Auf dieser Basis ist ein Grobentwurf zu erarbeiten, der im nächsten Schritt zu verfeinern und dann in ein Pflichtenheft als Leitlinie für die Systemauswahl und -entwicklung umzusetzen ist.

Da das Pflichtenheft die zentrale Stellgröße für die APC-Auswahl darstellt, muß die Erarbeitung möglichst fachlich exakt und vollständig erfolgen. Das Pflichtenheft muß damit zwingend mindestens eine genaue Darstellung der APC-relevanten Aufgabenstellungen inklusive Mengengerüste sowie der daraus - aus Anwendersicht - abgeleiteten anwendungsspezifischen Anforderungen an die APC-Lösung beinhalten.

Die Erarbeitung des Grobentwurfs beginnt mit einer allgemeinen Aufgabenbeschreibung der jeweiligen Organisation durch Kennzeichnen und Abgrenzen der Grundaufgaben und Benennung der Art der Aufgabenerledigung. Die Grundaufgaben werden im nächsten Schritt in detailliert zu untersuchende Teilaufgaben zerlegt. Als Kriterien kämen folgende Punkte zum Tragen:

- auszuführende Tätigkeiten,

- Periodizität der Ausführung der Tätigkeiten,

- Ort der Ausführung der Tätigkeiten, und anderes mehr.

Die Teilaufgabeng werden im nächsten Schrittum zugehörige Mengengerüste ergänzt. Bei der Erhebung beziehungsweise Beschreibung der Datenmengen sind nicht nur die extern in Erscheinung tretenden Ein-/ Ausgabedaten zu beschreiben sondern auch die Daten, die während der Verarbeitung als Zwischenergebnisse von einem Aufgabenfeld zu einem anderen weitergegeben werden.

Die Summe aus Ein-/Ausgabedaten, Zwischenergebnissen und Konfigurationsvorschlägen stellt für den Bieter die Basis für die Leistung und die Kapazität des APC-Systems dar. Der Bieter soll demnach das APC-System berechnen und konfigurieren, damit es für die entsprechende Lösung ausreichend ist.

Lösungsalternativen der Bieter sind gefragt

Mit der Quantitativen und qualitativen Definition der Arbeitsfelder ist noch keine Aussage über die adäquate Einsatzform von APCs in einer konkreten Arbeitssituation getroffen. Im nächsten Schritt ist daher zu klären, ob die definierten Aufgabenfelder arbeitsplatzbezogen oder arbeitsplatzübergreifend zu lösen sind.

Sind Aufgaben ausschließlich auf einen einzelnen Arbeitsplatz bezogen und werden die zugehörigen Informationen damit nicht auch an anderer Stelle der Organisation benötigt, so sollten Einplatzsysteme als autonome Lösung zum Einsatz kommen. Betreffen Aufgabenfelder jedoch in unterschiedlicher oder gleicher Form mehrere Arbeitsplätze, so empfiehlt sich entsprechend der Einsatz von Mehrplatzsystemen oder vernetzten Einplatzsystemen.

Werden dagegen Daten vom Zentralrechner benötigt oder vom Zenralrechner weiter genutzt, so ist es erforderlich, den APC so zu konfigurieren, daß eine gleichzeitige Terminalnutzung möglich ist. Ist außerdem die Kommunikation mehrerer Anwender mit oder ohne gemeinsamer Betriebsmittelnutzung erforderlich, so ist ein APC-Netz aufzubauen.

In der Praxis lassen sich dabei zur Lösung einer Aufgabensituation oft mehrere, prinzipiell unterschiedliche Lösungsalternativen ableiten, die sich nicht nur unter wirtschaftlichen Aspekten (Investitions- und Betriebskosten), sondern in aller Regel auch unter Leistungs- und Komfortaspekten unterscheiden. In diesem Fall können Alternativangebote der Anbieter erwartet werden. Im Zuge der Angebotsauswertung ist dann gleichzeitig unter den gegebenen Umständen eine optimale Lösung auszuwählen. Das Angebotsbewertungsverfahren stellt sich in dieser Situation dann als relativ komplex dar.

Die Betrachtung der Wirtschaftlichkeit

Die Einführung von APCs soll in erster Linie zu einer Erhöhung der Wirtschaftlichkeit bei Gleichzeitiger Erhöhung der Organisationsflexibilität und der Eliminierung von arbeitsorganisatorischen Schwachstellen wie Aufgabenstau, lange Bearbeitungsdauern, Bearbeitungsfehler, uneinheitliche Arbeitsabläufe bei identischen Aufgaben und ähnliches sowie gleichzeitig zu einer Arbeitserleichterung führen.

Der Vergleich alternativen IT-Konzepte oder Automationslösungen mit herkömmlichen, stark manuell orientierten Aufgabenerledigungen hat neben wirtschaftlichen Aspekten immer auch arbeitsplatzbezogen qualitative Aspekte mit zu berücksichtigen. Teilweise können die in jedem Fall im Rahmen der Entscheidungsfindung notwendigen Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen um Tätigkeitsanalysen an den einzelnen Arbeitsplätzen ergänzt werden. Oftmals wird dabei in der Praxis so vorgegangen, daß die Tätigkeiten nach den Kategorien "geistig-kreativ" und "routinemäßig" unterschieden werden. Die etwa über APC-Lösungen erzielten Effektivitätssteigerungen können so besser beurteilt werden.

Bei Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen sind in jedem Fall auch die integrierten Maßnahmekosten wie

- Einführung und Schulung,

- Koordinationsaufwand sowie

- Organisationsmaßnahmen mit zu berücksichtigen. Der Einsatz von APCs entlastet den Anwender in aller Regel bei dem heute gegebenen Technologiestand erstrangig von Routinetätigkeiten, führt zur Beschleunigung des Informationsflusses und erhöht die Informationsqualität signifikant.

APC-Ausschreibungen der Bundesverwaltung müssen den allgemeinen Ausschreibungsbestimmungen für die Vergabe von Leistungen der VOL/A entsprechen. Hierbei ist im einzelnen grundsätzlich nach den Unterlagen für Ausschreibung und Bewertung von DV-Leistungen (UFAB) vorzugehen; dabei hat der Umfang der Ausschreibung dem Beschaffungswert angemessen zu sein.

Um der allgemeinen Forderung nach Angemessenheit besser Rechnung tragen zu können, bereitet der Bundesminister des Innern zur Zeit auf der Grundlage der UFAB spezielle Ausschreibungsunterlagen für Bürocomputer und APC vor. Nachfolgend werden die wesentlichen Inhalte eines APC-Pflichtenheftes, also der Leistungsbeschreibung, dargestellt:

Da aus dem Pflichtenheft die Anforderungen abgeleitet werden können, sollte es auf jeden Fall Bestandteil der Ausschreibungsunterlagen sein. Es dient dem Anbieter zur Abgabe eines möglichst präzisen Angebotes und erleichtert den Vergleich mit anderen Angeboten und Lösungsalternativen.

Eine Ausschreibung im Zuge der Beschaffung von APCs ist in erster Linie anwendungsbezogen aufzubauen. Die durch die APCs zu erfüllenden Aufgaben sind einschließlich der geplanten und gegebenen Einsatzrandbedingungen darzustellen. Es können hierbei je nach Anwendersituation Maximal- und Minimalforderungen angegeben werden.

Mit Pflichtenheft die Aufgaben konkretisieren

Das Pflichtenheft sollte folgende Punkte beinhalten:

- Allgemeine Charakterisierung der Einsatzorganisation,

- Beschreibung der mit dem APC-Einsatz verfolgten Ziele,

- Beschreibung des Verwaltungsbereichs und der durch APC zu erledigenden Aufgaben,

- Darstellung der Aufgaben und er wichtigsten aufgabenbezogenen Anforderungen des Bedarfsträgers,

- Nennung der Ausschlußkriterien und schließlich

- sonstige Informationen wie zum Beispiel Installationstermine.

Eine präzise Beschreibung der Aufgaben soll insbesondere dazu dienen, die Hauptaufgabengebiete für den APC und die Anforderungen im einzelnen ableiten zu können. Aus diesen Informationen muß sich für die Anbieter die Einsatzform der APCs ableiten lassen.

Als nächster Schritt müssen die Aufgaben konkretisiert werden. Zusätzlich sind aufgaben- und systembezogene sowie qualitative Anforderungen an Hard- und Software zu benennen, außerdem sind hier die einzuhaltenden Normen und Standards zu erwähnen. Folgende Punkte sind dabei anwenderspezifisch auszuformulieren:

- allgemeine Systembeschreibung, wie beispielsweise die Auswahl eines

Einplatz-/Mehrplatzsystems, oder der Grad der Kompatibilität,

- Systemeinheit mit entsprechenden Schnittstellen,

- Tastatur, ob nach DIN-Normung und frei beweglich,

- Bildschirm, nach Kriterien wie Farbe, Grafikfähigkeit, Auflösungsvermögen, Monitorgröße, ob frei beweglich, schwenkbar, höhenverstellbar, reflexions- und flimmerfrei,

- externe Speicher, also Diskettenlaufwerke und Festplattenlaufwerke, jeweils nach Größe und Kapazität,

- Drucker; Art des Druckers, geforderte Schriftart und -breite sowie Zeichen-/Zeilendichte, Geschwindigkeit und Papiereinzug (Einzelblatt, Endlos),

- Kommunikation im Sinne "Offener Systeme" gegliedert nach Übertragungsprozeduren und Schnittstellen (Vorschriften gemäß ISO, DIN, CCIT, EG; Datenübermittlungsgrundsätze),

- Umgebung, womit Wärmeabgabe und die Höhe des Geräuschpegels gemeint sind, und letzten Endes

- Software, gegliedert nach Betriebssystem, Datensicherungs- und Dienstprogrammen sowie nach Standardsoftware und Branchensoftware.

Zur Präzisierung der Anforderungen an die Anwendersoftware ist zusätzlich eine detaillierte Beschreibung der zur Automation anstehenden Aufgabenfelder mit entsprechenden Funktionsbeschreibungen beizufügen.

Folgende Informationen helfen, das Angebot möglichst wirtschaftlich zu erstellen:

- zuständiger Entscheidungsträger für eventuelle Rückfragen,

- Hinweis auf die Vertraulichkeit der Unterlagen,

- Termine für Angebotsabgabe, Zuschlagsfrist, Lieferung,

- Vorgabe der Angebotsform,

- Aufforderung zur detaillierten Angebotsabgabe hinsichtlich der im Pflichtenheft aufgeführten Anforderungen,

- Angaben über Einweisung und Schulung,

- Wartung sowie die

- Beschaffungsart, also Kauf, Miete oder Leasing.

In bezug auf entsprechende Datenschutz- und Datensicherungsmaßnahmen sollen nach dem von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. herausgegebenen Leitfaden "Datenschutz und Datensicherung bei dezentraler IDV" getroffen werden.

Kontrolle der Wirtschaftlichkeit ist unerläßlich

Im Hinblick auf eine unumgängliche Wirtschaftlichkeitskontrolle auch bei APC-Lösungen besteht die Notwendigkeit, nicht nur die erstmaligen Kosten der Lösung zu berücksichtigen, sondern auch die im Zeitablauf entstehenden Aufwendungen mit zu berücksichtigen, selbst wenn sie nur einen mittelbaren Bezug zur APC-Beschaffung haben. Allerdings kann eine möglichst vollständige Nutzen- und Kostenerfassung einer APC-Installation oftmals erst nach der Lösungseinführung eingeleitet werden. Es sollte aus diesen Gründen möglichst immer eine begleitende Wirtschaftlichkeitskontrolle-auch in der Nutzungsphase im Sinne einer Planungs-Nachkalkulation-durch-geführt werden.

Es bietet sich an, die anfallenden Kosten in einmalige und laufende Kosten zu unterteilen. Die wesentlichen einmaligen Kosten sind:

- Kosten der Organisationsanalyse,

- Gerätebeschaffungskosten,

- Umstellungskosten,

- Ausbildungskosten,

- eventuelle Installationskosten und Kosten für Parallelläufe sowie

- Kosten für Zubehör.

Die laufenden Kosten entstehen im Regelfall in Abhängigkeit von der Nutzung selbst und sind somit variabel. Diese setzen sich unter anderem zusammen aus:

- Personalkosten,

- Wartungskosten,

- Raumkosten,

- Materialkosten,

- Energiekosten und sonstigen Kosten.

Eine quantifizierte Betrachtung der Nutzenaspekte ist schwieriger. Der wesentliche meßbare Nutzeffekt des APC-Einsatzes ist in der Einsparung bestehender oder zukünftig erwarteter Kosten bei steigender Leistung zu sehen. Die Wirtschaftlichkeitskontrolle muß so ausgelegt sein, Aussagen darüber zu liefern, ob im Einzelfall die Zielsetzung, die mit dem APC-Einsatz ursprünglich angestrebt wurde, erreicht wurde oder nicht. Demnach muß gezeigt werden, daß die entstandenen Kosten gegenüber dem erbrachten Nutzen in einer sinnvollen Relation stehen.