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Geschlossene Benutzergruppen, Beispiel 2:

BMW nutzt Btx für die Informationen der Händler

18.09.1987

Im Mai 1983 startete die Bayerische Motoren Werke AG in München das Projekt VHV (Vernetzung Handels- und Vertriebsorganisation Inland). Ziel dieses Projektes ist die Ausstattung der mehrstufig strukturierten inländischen Handelsorganisation mit Kommunikationstechnologien, die den unterschiedlichen Kommunikationsbedürfnissen der Verkaufsdirektionen, der Niederlassungen sowie der Händlerbetriebe entsprechen.

Das Projekt VHV läßt sich durch folgendes Säulenmodell charakterisieren: Der Einsatz von Dialogsystemen wie CSA (Computersprachausgabe) und insbesondere Btx ist vorgesehen bei kurzen Abfragen aus den Datenbanken des zentralen Rechenzentrums in München, für Meldungen an die BMW AG, für bestimmte Bestellformen sowie (bei Btx) für die Kommunikation der Händlerbetriebe untereinander, während DV-Systeme der Händler mittels File-Transfer mit der Münchener Zentrale komplexere Datenvolumina austauschen. Darüber hinaus wird der Telex-Verkehr insbesondere für unformatierten Datenaustausch unterstützt (siehe Abbildung 1).

Der konventionelle Informationsaustausch zwischen der BMW AG und ihrer Handelsorganisation war dadurch gekennzeichnet, daß täglich zahllose Formulare und Listen an die Handelsorganisation versandt wurden und umgekehrt eine große Vielzahl von Formularen die BMW AG erreichten. Darüber hinaus spielte die telefonische Kommunikation insbesondere im Bereich von Teile-Eilbestellungen und Fahrzeugorderänderungen eine bedeutende Rolle. Diese Art der Kommunikation wies eine Reihe von Schwachstellen auf: Die mehrfache Erfassung der Daten

- in vielen Händlerbetrieben zunächst auf Formularen, später in der BMW AG in den zentralen Systemen

- oder die Dateneingabe in der BMW AG aufgrund telefonischer Meldungen der Händler birgt zahlreiche Fehlerquellen. Außerdem hat der Versand von Listen und anderen schriftlichen Dokumenten den Nachteil, daß die Informationen bereits nicht mehr aktuell sind, wenn sie die Händlerbetriebe erreichen. Dies trifft insbesondere auf Statusmeldungen bestellter Kundenfahrzeuge zu, der Fertigungsstatus eines Fahrzeugs kann sehr schnell voranschreiten.

Schwachstellen der konventionellen Information

Das Vertriebspersonal in der BMW AG muß ständig telefonisch verfügbar sein, um die zahlreichen telefonischen Bestellungen und Anfragen entgegenzunehmen. Die zahlreichen Telefonate sind für die Händler einerseits mit hohen Telefonkosten verbunden; außerdem sind die Telefonanschlüsse der Mitarbeiter der BMW AG oftmals besetzt.

Die Schwachstellen sollen durch den Einsatz des BMW-Handlerinformationssystems reduziert beziehungsweise ganz beseitigt werden.

Der Einsatz des Systems soll sich quantitativ und qualitativ positiv auf die Informationsversorgung der Handelsorganisation auswirken (siehe Abbildung 2).

Phasen der Systementwicklung

Die erste Phase der Systementwicklung bestand in der Durchführung detaillierter Informationsfluß-/ Kommunikationsanalysen sowohl innerhalb der BMW AG als auch in der Handelsorganisation, wobei die Analysen in der Handelsorganisation alle Händlertypen und Betriebsgrößenklassen abdecken sollten. Auf der Basis der gewonnenen Mengengerüste wurden geeignete Anwendungen für die Realisierung über den Btx-Rechnerverbund definiert.

Parallel dazu wurde die Btx-Rechnerverbundsoftware auf dem Host in München implementiert und mit einer Testanwendung für die Abnahme durch die Deutsche Bundespost vorbereitet. Nach der Abnahme des Petrus-Testes wurden die ersten Fachkonzepte für Btx-Anwendungen erstellt. Hierbei handelte es sich zunächst um Anwendungen, die unter den gegebenen Umständen relativ leicht und schnell zu realisieren waren (IMS-Datenbankabfragen). Nach intensiven internen Tests wurden die ersten Anwendungen im Rahmen eines Pilotbetriebs für eine begrenzte Zahl von Händlern freigegeben. Während des Pilotbetriebs erfolgte ein ständiger Erfahrungsaustausch mit den Probanden, die auch eine erste positive Akzeptanz signalisierten. Der Pilotbetrieb endete im Dezember 1984; dieser Termin war gleichzeitig der Stichtag für die Umstellung auf den CEPT-Standard.

Fast alle Händler setzen Btx zur Kommunikation ein

Anfang 1985 wurde der Produktionsbetrieb aufgenommen. In bundesweit durchgeführten Informationsveranstaltungen wurde die Handelsorganisation über die Einsatzmöglichkeiten der neuen Technologie informiert; alle Benutzer erhielten ein detailliertes, leicht zu handhabendes Benutzerhandbuch zur Arbeit mit dem neuen System. Im Herbst 1985 entschloß sich die BMW AG, die Anschaffung der Btx-Teilnehmerstationen für die Händler zu subventionieren; dies führte dazu daß binnen kurzer Zeit fast alle Händler Btx in der Kommunikation zur BMW AG einsetzten.

Laufend wurden neue Applikationen realisiert und für die Handelsorganisation freigegeben; heute umfaßt das Anwendungsspektrum bereits über 30 Anwendungsfunktionen. Im Sommer 1987 startete "Cognit" im Auftrag der BMW AG eine umfangreiche Akzeptanzanalyse auf der Basis eines Fragebogens, der an alle BMW-Händler verschickt wurde die Btx für die Kommunikation mit der BMW AG einsetzen. Diese Akzeptanzanalyse soll Aufschluß darüber geben, ob die erwarteten qualitativen und quantitativen Effekte tatsächlich eingetreten sind.

Auf den Host-Systemen (IBM 308X) des zentralen Rechenzentrums der BMW AG ist die IBM-Rechnerverbundsoftware VCSIP, ergänzt um eine BMW-Eigenentwicklung (virtueller Terminal-Handler), implementiert. Die BMW-Eigenentwicklung gestattet allen dialogfähigen Endgeräten den Zugang zu den IMS-Datenbanken (siehe Abbildung 3).

Die Übergabeseite zum Externen Rechner der BMW AG ist als Seite einer geschlossenen Benutzergruppe definiert. Darüber hinaus erfolgt die Identifizierung der einzelnen Teilnehmer dreistufig: zunächst ist die Händlernummer einzugeben, danach eine Sachbearbeiternummer sowie ein benutzerspezifisches Kennwort. Dadurch ist eine Identifizierung bis auf die Sachbearbeiter ebene gegeben; gleichzeitig ist eine individuelle Berechtigungsordnung möglich, so daß zum Beispiel ein Fahrzeugdisponent eines Händlerbetriebes keinen Zugriff auf die Teileinformationen oder Teilebestellung hat.

Anwendungsspektrum des Händlerinformationssystems

Das Anwendungsspektrum des Btx-gestützten BMW-Händlerinformationssystems umfaßt zahlreiche Anwendungsbereiche, die wiederum in einzelne - über memotechnische Codes aufrufbare - Anwendungsfunktionen aufgeteilt sind. Einige Anwendungsbereiche sollen beispielhaft erläutert werden:

- Teilevertrieb,

- Fahrzeuge,

- Informationssystem,

- Gebrauchtwagensystem,

- Gewährleistung.

Weitere Anwendungsbereiche, insbesondere der gesamte Leasing-Bereich, werden in Kürze ebenfalls Btx-gestützt angeboten.

Die wichtigsten Anwendungsfunktionen des Teilevertriebs sind:

- Preisinformation,

- Lieferbereitschaft,

- Überbestandsreichweiten,

- Eilbestellung.

Mit der Funktion "Preisinformation" können anhand einer Teilenummer aktuelle oder frühere Preise von Teilen abgerufen werden. Die Btx-Nutzdatenseite gibt zusätzlich die Rabattstufe des abfragenden Händlers an sowie Staffelpreise. Bei geänderten Teilenummern wird dem Teilnehmer ein Hinweis auf die neue Teilenummer gegeben, die automatisch vom System für die nächste Abfrage in das entsprechende Dialogfeld eingefügt wird. Darüber hinaus weist das System auch auf zu erwartende Preisänderungen abgefragter Teile hin. Die Abfrage der "Lieferbereitschaft" gestattet den BMW-Händlern, bereits im Vorfeld einer Bestellung den für ihn zugänglichen Lagerbestand des Teilelagers in Dingolfing abzufragen und die Informationen bei der Disposition entsprechend zu berücksichtigen .

Nicht lieferbare Teile bei Händlerkollegen gesucht

Teile, die die BMW AG nicht in gewünschter Menge liefert, können dann zum Beispiel über die Funktion "Überbestandsreichweiten" bei anderen Händlerkollegen "gesucht" werden. Nach Eingabe der Teilenummer meldet das System nämlich alle Händler, die dieses Teil als Überbestand gemeldet haben, mit ihrer Adresse, Telefonnummer (demnächst auch Btx-Teilnehmernummer) und dem Namen des zuständigen Teiledisponenten, so daß eine direkte Kontaktaufnahme per Telefon oder Btx-Mitteilungsdienst möglich ist.

Mit Hilfe der Anwendungsfunktion "Neuanlage Eilauftrag" können Eilaufträge mit bis zu zehn Bestellpositionen pro Auftrag angelegt werden. Der Händler erhält sofort eine Auskunft über die Lieferfähigkeit. Überschreitet die Bestellmenge die Lieferkapazität, die diesem Händler zugeordnet ist, oder ist ein Teil aus anderen Gründen zur Zeit nicht verfügbar, so wird diese Bestellposition beziehungsweise die die Liefermöglichkeit überschreitende Teileanzahl automatisch als Rückstand angezeigt und bei nächster Gelegenheit nachgeliefert. Eilbestellungen, die über Btx an die BMW AG in München geschickt werden, werden entweder noch am gleichen Tag oder am nächsten Tag ausgeliefert.

Im Bereich "Fahrzeuge" sind besonders vier Anwendungsfunktionen erwähnenswert:

- Fahrzeugorder,

- Orderänderung,

- Orderinformation,

- Dispositionsabfrage Lagerbestand.

Mit der "Fahrzeugorder" können Fahrzeugbestellungen direkt in die zentralen Systeme in München eingegeben werden. Der Händler ordnet jedem bestellten Fahrzeug eine Ordernummer zu, die er einem ihm zugeordneten Ordernummernkreis entnimmt und beschreibt das Fahrzeug anhand zahlreicher Schlüsselnummern mit der Modellnummer dem Farbkennzeichen, Polsterschlüssel, geplantem Produktionstermin sowie den (über 300 möglichen) Sonderausstattungsmerkmalen. Das System prüft alle Eingaben auf Plausibilitäten, zum Beispiel: Ist die Kombination von Farbe und Polster zulässig? Widersprechen sich Sonderausstattungsmerkmale (Cabriolet und Schiebedach)? Plausibilitätsfehler werden dem Händler sofort mitgeteilt; er kann sie sogleich korrigieren und spart sich auf diese Weise gegenüber der früheren Abwicklung die Zurücksendung fehlerhaft ausgefüllter Bestellbelege.

Orderänderungen werden beim Händler durchgeführt

Jedes BMW-Kundenfahrzeug wird im Durchschnitt bis zur endgültigen Fertigstellung 1,5mal auf den Wunsch des Kunden geändert. Die Änderungen - insbesondere sind dies Änderungen der Sonderausstattungen - können über die Anwendung "Orderänderung" bis zu einem bestimmten Fertigungsstatus des Fahrzeugs direkt vom Händler (im Beisein des Kunden) durchgeführt werden.

Ist ein Fahrzeug bestellt, fragen die Kunden häufig in den BMW-Händlerbetrieben nach, wann das Fahrzeug geliefert werden kann. Mit der Funktion "Orderinformation" kann der Händler anhand bestimmter Statuskennzeichen, die das System ausgibt, genau erkennen, in welchem Fertigungsstatus sich das Fahrzeug befindet.

In dem Fall, daß ein Kunde ein Neufahrzeug ohne Wartezeit kaufen möchte, hilft die Anwendungsfunktion "Dispositionsabfrage Lagerbestand": Mit dieser Funktion können Neufahrzeuge bundesweit in den Lagern der Händlerkollegen gesucht und schnell beschafft werden. Ein Zugriff auf das BMW-Werkslager ist nicht möglich.

Lagerbestandsabfrage stets auf dem letzten Stand

Der Bereich Informationssystem ersetzt zahlreiche Belege, wie zum Beispiel die Abgabemeldung eines Händlers, der ein Fahrzeug an einen anderen Händler weitergibt und die Empfangsmeldung des empfangenden Kollegen, die Zulassungs- beziehungsweise Stillegungsmeldung oder Verkaufsmeldung von Vorführfahrzeugen etc. Diese Informationen erreichen über Btx viel schneller die BMW AG als über herkömmliche Briefpost und stellen auf diese Weise sicher, daß die Informationen der Anwendungsfunktion "Dispositionsabfrage Lagerbestand" im Fahrzeugbereich stets aktuell sind.

Das Gebrauchtwagensystem enthält neben der Anlage und Abfrage von Gebrauchtwagenangeboten auch die entsprechenden Meldungen über verkaufte Fahrzeuge. Zunächst bezieht sich dieses System ausschließlich auf BMW-Fahrzeuge; eine Erweiterung auf Fremdfabrikate ist geplant.

Im Bereich Gewährleistung ist die Statusabfrage von Gewährleistungsanträgen der Händler realisiert. Der Händler kann über Btx abfragen, ob ein von ihm gestellter Gewährleistungsantrag bereits bearbeitet wird oder wann bestimmte Beträge gutgeschrieben wurden.

Kosten und Nutzen

Grundsätzlich steht den BMW-Händlern das Händlerinformationssystem kostenlos zur Verfügung; Datenübertragungskosten im Datex-P-Bereich oder Software- und Bereitstellungskosten der BMW AG werden nicht an die Händler weiterbelastet, so daß die Händler lediglich die (subventionierten) Anschaffungskosten für das Btx-Gerät beziehungsweise die Kosten für die Aufrüstung von PCs zu tragen haben sowie die einmalige Btx-Anschlußgebühr von 65 Mark, monatliche Kosten für die Btx-Anschlußbox in Höhe von 8 Mark sowie die laufenden Telefongebühren im Nahbereich. Hieraus ist unmittelbar ersichtlich, daß gegenüber den konventionellen Kommunikationsmöglichkeiten die Kosten der Abwicklung in den Händlerbetrieben durch die Nutzung des Btx-Rechnerverbundes deutlich geringer sind als früher. Neben der hohen Aktualität, die das System durch den direkten Zugriff auf die Datenbanken zuläßt, können so die Kosten für den Versand von Formularen und für (Fern-)Gespräche nach München drastisch reduziert werden.

Die Gesamtkosten für die Entwicklung und den Betrieb des Btx-gestützten BMW-Händlerinformationssystems trägt die BMW AG, München. Jedoch profitiert auch sie von dem Einsatz des Systems: Die Mitarbeiter sind durch telefonische Anfragen weniger belastet und können sich so besser ihren eigentlichen Aufgaben widmen; zahlreiche Plausibilitätsprüfungen werden bereits bei der Dateneingabe durchgeführt, so daß Korrekturen durch die BMW-Sachbearbeiter reduziert werden konnten. Zahlreiche Listen und Belege werden nicht mehr gedruckt und versandt; darüber hinaus werden jetzt die Daten an der Stelle erfaßt, wo sie entstehen. Der erwartete Nutzen des Systems gleicht aus Sicht der BMW AG die Kosten für die Entwicklung und den Betrieb in etwa aus.

Zukunftsperspektiven

Neben der Realisierung weiterer Anwendungsfunktionen des Händlerinformationssystems sollen auch Rechner der BMW-Beteiligungsgesellschaften über Btx den Händlern zugänglich gemacht werden. Auch über Kombinationen zwischen Btx und Bildplatte sowie anderen Technologien wird diskutiert. In einer Zeit, in der in zunehmendem Maße aktuelle und schnelle Informationen benötigt werden, ist ein Kommunikationssystem wie das beschriebene kaum mehr wegzudenken.

*Marita Kampling ist Mitarbeiterin der Cognit GmbH, Köln. Der vorliegende Beitrag ist die leicht gekürzte Fassung eines Vortrages, der mit freundlicher Genehmigung des Verlags Reinhard Fischer, München, entnommen wurde aus: Neue Mediengesellschaft Ulm mbH und AMK Berlin (Hrsg.): Medien-Form Berlin 1987, Kongreß für wirtschaftliche und wissenschaftliche Nutzung der Kommunikationselektronik - in Verbindungen mit der internationalen Funkausstellung Berlin 1987, München 1987, Seite 436 bis 447, 68 Mark.