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24.05.2006

BMW setzt konzernweit a uf Kyocera

Geordnete Strukturen sind beim Autobauer BMW ein Muss. Nur bei Druckern und Faxgeräten ging es im Münchener Konzern bis vor kurzem drunter und drüber. Hersteller Kyocera Mita hat gemeinsam mit Servicepartner Computacenter Ordnung in die Drucklandschaft gebracht.

Von Marzena Fiok

Potenziale erkennen, Wachstum gestalten" - so lautet die Strategie der BMW Group. Der Münchener Autobauer mit rund 106.000 Mitarbeitern setzt seinen Premium-Anspruch konsequent um und sieht nach eigenem Bekunden "in Erreichtem immer nur den Ausgangspunkt zu etwas Besserem".

Kunden schätzen daher auch die sportlichen Fahrzeuge, die durch optimierte Prozesse in der Fertigung hohe Qualität garantieren. Gleichzeitig muss die Produktion flexibel gestaltet sein. Schnell auf das Marktgeschehen reagieren können heißt die Devise. Die Effektivität von Mitarbeitern und Prozessen wird dabei zum entscheidenden Erfolgsfaktor.

Durchdachtes Output-Management kann gerade in großen Unternehmen die Produktivität immens erhöhen. Häufig sind hier viele unterschiedliche Geräte von verschiedenen Herstellern über die Jahre nach und nach hinzugekommen. Sie stehen an ungünstigen Stellen, müssen unterschiedlich bedient werden und benötigen diverse Verbrauchsmaterialien. Die organisch gewachsenen Strukturen führen dann zu Reibungsverlusten, denn die tatsächlichen Anforderungen an die Output-Infrastruktur sind mit der Zeit verschwommen und Prozesse wenig durchsichtig.

Kostenreduktion - alles aus einer Hand

Denis Hocke, Projektleiter Output-Management bei der BMW Group, formulierte das Ziel: "Wir wollen in jedem Bereich unseres Unternehmens die beste Technik für unsere Mitarbeiter. Im Output-Management sahen wir ein Optimierungspotenzial und Chancen für eine Kostensenkung." Ein jährlicher Anstieg des Output-Volumens, der Verbrauchsmaterialen und der Druckeranschaffungen im gesamten Konzern waren Indiz für den Handlungsbedarf."

Die große Zahl unterschiedlicher Systeme verschiedener Hersteller schlug sich in hohen Kosten nieder. Außerdem fehlte die Transparenz bei der Beschaffung von Druckern, Kopierern und Faxgeräten. Viele Systeme wurden von den jeweiligen Abteilungen und nicht zentral geordert", so Hocke. Tatsächlich sind nur 35 bis 40 Prozent der Kosten beim Printing reine Druckkosten, 60 bis 65 Prozent entstehen unter anderem durch Installation, Administration, Treiber-Updates und Help Desk Support. Nach Schätzungen von Experten lässt sich knapp ein Drittel der bisherigen Aufwendungen mittels optimiertem Output-Management einsparen.

Der Automobilhersteller entschied sich daher für einen konsequenten Optimierungsprozess des gesamten Geräteparks von Druckern, Kopierern und Multifunktionssystemen. "Wir suchten einerseits eine Lösung für das gesamte Unternehmen aus einer Hand, also einen Partner mit hoher Beratungskompetenz. Andererseits war uns ein Druckerhersteller wichtig, der unsere individuellen Bedürfnisse berücksichtigen würde. Wir verfolgen bei der BMW Group eine On-Demand-Strategie, die auch beim Output-Management konsequent greifen sollte. Mitarbeitern bessere Druckfunktionen zur Verfügung zu stellen war unser Ziel", sagt Hocke.

Zentrale Aspekte für die Auftragsvergabe waren außerdem der Einsatz von Sicherheitsfunktionen sowie individuelle Service-Level-Vereinbarungen. Der japanische Technologiekonzern Kyocera erhielt schließlich den Zuschlag für das Projekt. Als Fachhandelspartner wurde der Kerpener Servicedienstleister ComputaCenter gewonnen.

Die Analyse - zu viele alte Geräte, zu hohe Kosten

Am Anfang des Projekts stand eine umfassende Ist-Analyse der gesamten Infrastruktur von Druckern und Kopierern bei der BMW Group: Welche Geräte werden wie genutzt, welche Verträge gibt es zu den einzelnen Systemen, welche Anforderungen bestehen? Die Analyse gab einen umfassenden Überblick zur Kostensituation innerhalb des Output-Bereichs. Das Ergebnis: Eine Vielzahl der Geräte war älter als drei Jahre und damit wartungsintensiv.

Es zeigte sich weiter, dass einige Bereiche mit Arbeitsplatz- und Netzwerkdruckern überversorgt waren. Diese häufig dezentral angeschafften Drucker verursachten überproportionale, nicht kontrollierte Ausgaben. Der Grund: "Geringwertige Wirtschaftsgüter" wie Drucker oder Faxgeräte wurden dezentral eingekauft, da es keine klare Verantwortlichkeit für Output-Prozesse gab.

"Das hat uns schon überrascht, und wir entschieden uns dafür, auch bei den Verantwortlichkeiten klare Strukturen zu schaffen", erklärt Hocke. "Die Abteilungen können seitdem nur über die IT-Abteilung Geräte ordern. Wer Bedarf anmeldet, erhält auch weiterhin das passende Gerät. Unsere IT-Profis entscheiden das heute aber zentral, gemeinsam mit dem Mitarbeiter. Dabei achten wir allerdings auf die Single-Vendor-Strategie.

Die Roadmap - Multifunk-tionsgeräte für alle Aufgaben

Als Konsequenz der Analysephase entstand eine Roadmap, um das Projekt umzusetzen. In einer ersten Phase wurden 1.470 einheitliche multifunktionale Geräte angeschafft, die scannen, kopieren, drucken und heften können. Optimal positioniert, sorgen sie für eine effiziente Auslastung. Durchschnittlich versorgt ein Multifunktionsgerät heute rund 20 bis 25 Mitarbeiter bei einer Druckleistung von 30 Seiten pro Minute.

Zugleich wurde die alte Druckerinfrastruktur behutsam abgebaut. Durch temporären Parallelbetrieb konnten sich die Mitarbeiter langsam an die neuen Multifunktionsgeräte gewöhnen. Projektleiter Hocke: "Der Gerätewechsel ist eine Sache, Akzeptanz bei den Mitarbeitern eine andere." Daher legte die BMW Group besonderen Wert auf die Kommunikation mit den Mitarbeitern. Flankierend zum Projekt wurden Artikel in internen Medien wie dem Intranet und der BMW-Group-Zeitung lanciert, aber auch Informationsbroschüren entwickelt, die jedem Gerät beiliegen.

Neben den Flyern, die die Grundfunktionen des Geräts erklären, kamen Info-Panels zum Einsatz. Sie informieren an den Eingängen über den Abbau der alten Devices und den Roll-out der neuen Multifunktionsgeräte. Dem Intranet kam dabei eine besondere Bedeutung zu: In einem eigens geschaffenen Bereich wird die Output-Strategie erläutert, und das jeweils nächstgelegene Multifunktionsgerät wird ausgewiesen. Auch Bedienungsanleitungen sind je nach Anwenderwunsch im Intranet zu finden. Über einfache Kopierfunktionen für den Normalanwender bis hin zu Leitfäden zum Ausdrucken eines kompletten Handbuchs reichen die dortigen Instruktionen.

Die Mitarbeiter konnten sich über Info-Panels kontinuierlich über den Fortschritt des Projekts informieren. "Die Reaktionen waren durchweg positiv", erläutert Hocke. "Auf jedem System ist außerdem eine bildhafte Erklärung der wichtigsten Funktionen angebracht. Damit lernen die Mitarbeiter quasi intuitiv den Umgang mit den Geräten. Zudem führen wir Schulungen durch."

Anpassung und Logistik - ein Aufwand, der sich lohnt

Für die spezifischen Anforderungen der BMW Group waren Neuentwicklungen bei der Software und Anpassungen der Hardware nötig. Vor allem für den Bereich der zentralen Administration und des Accountings mussten vorhandene Softwarelösungen angepasst und adaptiert werden. Parallel wurde auch die Bedienoberfläche der Multifunktionssysteme für den Autohersteller einheitlich neu gestaltet. Das Lösungspaket beinhal- tet außerdem eine bidirektionale serverbasierte Kommunikationsschnittstelle, mit der auch künftige Lösungen schnell und mit geringem Aufwand implementiert werden können.

Herzstück des Pakets ist eine Sicherheitslösung, mit der die Multifunktionssysteme ausgestattet wurden. Jedes Gerät ist mit einem Chipkartenleser ausgestattet, der die Mitarbeiterausweise erkennen kann. Durch das Secure-Printing können sensible Dokumente ausschließlich von jenen Mitarbeitern ausgedruckt werden, für die sie bestimmt sind. Damit wurden auch die vielen Arbeitsplatzdrucker entbehrlich.

Die integrierte Follow-Me-Funktion ist gerade für ein großes Unternehmen wie die BMW Group von zentraler Bedeutung. Hocke: "Der Druckjob folgt dem Mitarbeiter, wo immer er auch in unserem Unternehmen sein sollte. Seine Dokumente werden deutschlandweit aus der Queue auf Abruf ausgegeben - auch per Secure-Printing." Aktuell wird die Follow-Me-Funktion auch für den Standort England erweitert, die anderen Standorte folgen sukzessive.

Output-Infrastruktur - hohe Kostenersparnis

"Das Projekt ist gut angelaufen", resümiert Projektleiter Hocke. Er rechnet für Installation, Administration und Service des einheitlichen Geräteparks mit einer Ersparnis von rund 60 Prozent. Über die gesamte Nutzungsdauer der Systeme liegt das Einsparpotenzial bei rund 30 Prozent. Die hohe Kostenersparnis war neben der verbesserten Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit für die BMW Group das wichtigste Kriterium für den Erfolg des Projekts. Im Jahresvergleich sind die Einzelbestellungen für Drucker um rund 50 Prozent gesunken.

Potenziale werden jetzt voll ausgeschöpft

Phase eins des Projekts ist bereits abgeschlossen, und 300 von weiteren 1.250 Multifunktionsgeräten sind bereits innerhalb der Phase zwei installiert worden. Die restlichen kommen Schritt für Schritt hinzu und vervollständigen das Gesamtkonzept des Output-Managements des Unternehmens. Am Ende werden 2.720 Systeme von Kyocera die ursprünglich etwa 10.000 Geräte abgelöst haben.

Die Single-Vendor-Strategie geht für die BMW Group auf. "Trotz deutlich reduzierter Kosten konnten wir alle relevanten Sicherheitsaspekte berücksichtigen. Überzeugt haben auch die systematische Analyse und die darauf abgestimmte ganzheitlich konzipierte Lösung. Geräte und Infrastruktur wurden optimal an unsere spezifischen Anforderungen angepasst. Das neue Equipment passt zu unserer Strategie: ,Potenziale erkennen, Wachstum gestalten‘."