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19.09.1997 - 

IT im Handel/Warenwirtschaftssystem für mehr als hundert Niederlassungen

Bofrost macht´s vor: eiskalt deponieren, liefern und rechnen

Die Bofrost-Dienstleistungs GmbH & Co. KG mit Sitz in Straelen am Niederrhein ist das Verteilzentrum für Produkte, die von Bofrost-Produktionspartnern in 32 Ländern in den jeweiligen Anbaugegenden, Fanggebieten und Produktionsstätten hergestellt werden. Spätestens zwei Stunden nach der Ernte, der Schlachtung oder dem Fang werden - Firmenangaben zufolge - Gemüse, Obst, Fleisch, Geflügel und Fisch bei bis zu minus 700 Grad Celsius in produktangepaßten Verfahren schockgefrostet.

Diese Ware wird zentral in Straelen angeliefert. Vor der Weitergabe an die Kunden müssen sämtliche Produkte die Qualitätskontrolle des Zentrallabors in Straelen passieren. Erst dann werden sie innerhalb von zwei bis drei Tagen an die Niederlassungen geliefert. Dort landen sie in Tiefkühllagern, die die Ware für etwa fünf Tage bevorraten können. Diese Lager beschicken die Verkaufsfahrzeuge, von denen täglich mehr als 3500 unterwegs sind. Die Kunden werden mindestens einmal im Monat vom Verkaufsfahrer besucht, der mehr als 300 verschiedene Artikel in seinem Fahrzeug mit sich führt. Für den Händler ist dies ein großer logistischer Aufwand, denn die permanente Verfügbarkeit der Waren muß ohne Aufbau riesiger Lagerkapazitäten realisiert werden.

Zur Erhaltung von Frische und Qualität garantiert Bofrost die Einhaltung der lückenlosen "Tiefkühlkette", das heißt, daß die jeweiligen Lebensmittel am Ort ihrer Entstehung schockgefrostet und anschließend kontinuierlich bis zur Tiefkühltruhe des Verbrauchers bei mindestens minus 180 Grad Celsius gelagert werden müssen, kein triviales Unterfangen.

1993 machte sich das Unternehmen in Straelen daran, die komplette Organisation seiner Distribution mit einer DV-Lösung abzudecken. Während für zentrale DV-Aufgaben wie Einkauf, Zentrallager, Finanzbuchhaltung und Personalwesen eine AS/400 eingesetzt ist, hat man sich für die mehr als hundert als Profitcenter geführten Niederlassungen zu einer dezentralen Lösung entschlossen.

Alle Niederlassungen sind mit Novell-basierten PC-Netzen ausgestattet - und über ISDN mit der Zentrale verbunden. Überall wurden SQL-Base-Datenbanken und Front-ends auf Basis von SQL-Windows oder C++ installiert.

Die weitgehend selbst entwickelte Lösung verwaltet heute die komplette Warenwirtschaft und zahlreiche Marketing-Aufgaben sämtlicher Niederlassungen.

"Wir verfügen damit über einen geschlossenen Waren-Daten-Kreislauf", erklärt Wolfgang Marschmann, Abteilungsleiter Organisation/DV. Dabei werden der Niederlassung zunächst zugleich mit den Waren aus dem AS/400-System der Zentrale die dazugehörigen Daten in ihre lokale SQL-Base-Datenbank überspielt.

Tourenplanung noch in Listenform

Kernstück der Applikation ist die Tourenplanung für die Verkaufsfahrer, etwa 20 bis 30 pro Niederlassung. Diese Tourenplanung ist derzeit noch in Listenform erfaßt, da es bisher noch keine digitalisierten Stadtpläne gab, die bis auf die Ebene der Hausnummern reichen. Anhand der Tourenplanung werden die Kunden im festgelegten Rhythmus aufgesucht.

Der Verkaufsfahrer bekommt für seinen Lkw, der von der Applikation wie ein Unterlager geführt wird, jeden Tag eine elektronische Ladeliste auf ein mobiles Datenerfassungsgerät (MDE), das mit Display, Tastatur und Thermodrucker ausgestattet ist. Auf den Einsatz von Barcode muß Bofrost verzichten: Die unvermeidliche Reifbildung auf den Waren beeinträchtigt die Lesbarkeit der Codes. Neben den Informationen über die Ladung enthält das MDE die jeweilige Tagestour, also eine Liste der zu besuchenden Kunden. Beim Kunden gibt der Fahrer die verkauften Artikel in das MDE ein sowie eventuelle Vorbestellungen oder Terminwünsche für die nächste Lieferung. So kann er gleich bei der Entgegennahme der Bestellung an der Wohnungstür sehen, ob ein Artikel ausverkauft ist, und nicht erst dann, wenn er an seinem Lkw die Lieferung für den Kunden zusammenstellt. So hat er die Möglichkeit, sofort Alternativen vorzuschlagen.

Zurück in der Niederlassung, werden die erfaßten Daten wieder an die Zentrale überspielt, also alle Abverkäufe sowie die baren und unbaren Zahlungen. Aus ersteren werden die Kassenabrechnungen erstellt, letztere gelangen zur Weiterbearbeitung nach Straelen. Am nächsten Tag bekommt der Lkw eine neue Ladeliste, die die Abverkäufe des Vortags berücksichtigt, also nur noch die Differenzen zum Vortag enthält.

Informationen - heiß und ausführlich

Die Vorteile dieses Warenwirtschaftssystems betreffen das Kerngeschäft von Bofrost: "Der Niederlassungsleiter kann unmittelbar, nachdem der Verkaufsfahrer zurückgekehrt ist und sein MDE-Gerät überspielt hat, die Tagesumsätze auswerten", sagt Marschmann. "Früher war das eine Aktion, die mehrere Tage gedauert hat."

Schnelle Informationen sind für Bofrost von grundlegender Relevanz: Werden Waren schnell umgesetzt, so muß der zentrale Einkauf umgehend entsprechend disponieren, damit es nicht zu Fehlmengen kommt. Marschmann führt weiter aus: "Der Einkauf bekommt von den Niederlassungen täglich die abverkauften Mengen aller Produkte aus dem Centura-System gemeldet und kann damit viel besser reagieren, als wenn das auf Basis von Monatszahlen entschieden werden müßte."

Die zeitnahen und ausführlichen Informationen, die das System über die täglichen Verkäufe bietet, erlauben auch einen Blick in die Zukunft. Die Soll-Beladung der Lkws orientiert sich auch an saisonalen und regionalen Profilen, die in die Warenwirtschaft eingearbeitet sind. Ist der Sommer heiß, wird mehr Eis geladen, zum Jahresende mehr Gänsekeulen und Rehrücken. "Durch die neue Lösung konnten wir unser Aktionsfeld deutlich vergrößern", resümiert Marschmann den Nutzen für das Unternehmen.

Das dezentrale Konzept, auf dessen Basis die Datenbanken bei den Niederlassungen gehalten werden, hat sich seit der Einführung Ende 1996 vor allem unter dem Gesichtspunkt der Verfügbarkeit bewährt. Gewiß bildete 1993, als die Lösung konzipiert wurde, die Datenanbindung der mehr als hundert Standorte ein besonderes Problem, denn erst seit 1996 kann Bofrost vollständig ISDN einsetzen. Würde Marschmann heute, angesichts flächendeckender Verfügbarkeit von ISDN und höherer Datenbankleistung, noch einmal auf eine dezentrale Lösung setzen?

Die Antwort des DV-Mannes ist eindeutig: "Die dezentrale Datenbank ist für uns nicht in erster Linie eine Frage der DV-Technik, sondern das Resultat betriebswirtschaftlicher Überlegungen. Wenn wir die Niederlassungen als Profitcenter betrachten, dann müssen wir ihnen auch den notwendigen Spielraum geben; sie müssen Herr ihrer Daten sein. Und dieses Konzept hat sich in der Praxis voll bewährt."

Die relationale Datenbank auf der PC-Plattform, die autarke Systeme bei den Außenstellen ermöglicht - also weitgehend bedienerlose Datenbanksysteme vor Ort, die aber genügend Leistung für die Datenbestände der Niederlassungen vorhält, die jeweils noch unter 2 GB liegen -, paßte genau in dieses Szenario. Einer der wichtigsten Gründe für SQL-Base war zweifellos, daß diese Datenbank nicht aus der mittleren Datentechnik kam, sondern speziell für die PC-Plattform entwickelt worden war. Und der Einsatz der PC-Plattform stand nicht in Frage.

Bofrost kann heute bundesweit rund hundert Netze - die restlichen Installationen folgen im Laufe des Jahres - mit nur elf Support-Mitarbeitern von Straelen aus betreuen.

Bewährungsprobe BSE bestanden

Ihre Bewährungsprobe fand die neue DV-Lösung von Bofrost Anfang 1997, als die BSE-Krise auch bei Bofrost innerhalb kürzester Zeit zu einem deutlichen Nachfragerückgang bei Rindfleisch und Rindfleischprodukten führte. Aus den täglichen Verkaufsauswertungen war diese Entwicklung für die Niederlassungen sofort feststellbar, und Bofrost traf ihre Dispositionen aufgrund konkreter Zahlen anstatt auf Basis vager Einschätzungen.

Der Einkauf konnte sofort auf die neue Situation reagieren, und die Verkaufsfahrer boten ihren Kunden schon nach wenigen Tagen als Alternative Geflügelprodukte an. So mußte nur das Rindfleisch "Federn lassen" - nicht aber Bofrost.

Das Unternehmen

Mit einem Marktanteil von über 60 Prozent und mehr als drei Millionen Kunden ist Bofrost aus Straelen im Direktvertrieb von Tiefkühlkost und Eiscreme bundesweit repräsentiert. In ganz Deutschland werden die Kunden zu Hause mit 3500 Lkws von mehr als hundert Niederlassungen bedient. Das Angebot reicht von Speiseeis über tiefgefrorenes Gemüse und Obst bis zu Fertiggerichten. Das Traditionsunternehmen vom Niederrhein beschäftigt mittlerweile mehr als 5500 Mitarbeiter.

ANGEKLICKT

Bofrost nutzt neben MDT auch Client-Server-Lösungen. So zur Verwaltung der Qualitätskontrolle, die die Waren chemisch, bakteriologisch und geschmacklich durch Verkostung analysiert. Bofrost setzt Anwendungen ein für die Verkäuferabrechnung und Provisionsermittlung, die Verwaltung der Konten für Kunden, die auf Rechnung beliefert werden, und - darauf aufbauend - für die Debitorenbuch- haltung.

*Dr. Rainer Doh ist Journalist in Gräfelfing bei München.