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29.04.1988 - 

Technik, Arbeitsplatz und Qualifikation am Arbeitsplatz von morgen:

Büroaufgaben nach neuem Zuschnitt

*Professor Dr. Claus Steinle, Universität Hannover, Institut für Unternehmensplanung, Unternehmensführung und Organisation.

Mehr und mehr macht sich die Informations- und Kommunikationstechnik (IuK) im Büro breit. Um ihre "Durchschlagskraft auf dem Markt" auch nutzen zu können, sind qualifizierte Mitarbeiter gefragt. Ein neuer Zuschnitt der Aufgaben erfordert von ihnen indes weniger technisches Wissen, vielmehr das aufgabenbezogene Spezialwissen sowie soziale und personale Fähigkeiten.

Ursachen für einen verstärkten Einsatz der IuK Technik im Büro sind zunächst eine ausgeprägte innerbetriebliche Produktivitätsschere zwischen Büro- und Produktionsbereich. Gesamtwirtschaftlich gesehen wird dieser Effekt noch durch die Zunahme des Dienstleistungssektors gegenüber dem Produktionssektor verstärkt.

Zur Verdeutlichung: Nach Ermittlungen des Internationalen Arbeitsamtes stieg die Zahl der Büroangestellten zwischen 1969 und 1979 um zirka 45 Prozent, ihre Produktivität um etwa vier von Hundert; die Zahl der Industriearbeiter stieg vergleichsweise um zirka sechs Prozent, ihre Arbeitsproduktivität aber um rund 80 Prozentpunkte.

Der steigende Einsatz von luK-Techniken ist aber auch aufgrund des zunehmenden internationalen Rationalisierungs- und Innovationswettbewerbs zu erwarten. Schließlich bedingt drittens der Fortschritt im mikroelektronischen Hardware-Bereich hohe Anwendungs- und Rationalisierungspotentiale.

Durchschlagskraft am Markt

Diese Ursachenbereiche zusammengenommen zeigen: Eine intensivere Nutzung leistungsfähiger IuK-Technik scheint unausweichlich, wenn gesamtwirtschaftliche Produktivitätsverbesserung, Flexibilitätserhöhung und "Durchschlagskraft am Markt" (Konkurrenzfähigkeit) gefordert sind.

Unterscheidet man IuK-Technik in Gerätetechnik ("Hardware"), Problemlösungsweg (Programmlogik; "Software" im weitesten Sinne) sowie hinsichtlich der zu erwartenden Entwicklungstrends, dann kann folgender Überblick entwickelt werden:

Ein Entwicklungstrend läßt. sich klar feststellen: nämlich jene technischen Voraussetzungen zu schaffen beziehungsweise sicherzustellen, die eine interaktive, dialogorientierte Arbeit am Büroarbeitsplatz ermöglichen, die schließlich über den Einsatz daten- und programmorientierter Verbindungen eine lokale oder (inter-)nationale Vernetzung erfährt. Hierbei werden Optionen zur Arbeitsgestaltung sichtbar, die sich in Kurzform als "erfüllungszentrierte Integration von Arbeitstätigkeiten" kennzeichnen lassen, und die schließlich zur weitgehenden, automatisierten Aufgabenerfüllung durch das Bürosystem führen könnten.

Eine solche Büro-Infrastruktur der Zukunft erzwingt jedoch keinesfalls - im Sinne eines technologische Determinismus - bestimmte Aufgabeninhalte oder -formen. Entscheidungsträger erhalten vielmehr

gerade hierdurch vielfältige Gestaltungsspielräume für den Neuzuschnitt vor Mitarbeiteraufgaben.

Die Zurücknahme des heute vor herrschenden hohen Spezialisierungsgrades von Büroarbeit wird möglich. Dabei erfolgt die Integration bislang spezialisierter Aktivitäten in zwei Richtungen: als Erweiterung in horizontaler Blickrichtung durch Zusammenfassung ähnlich spezialisierter artverwandter Erfüllungstätigkeiten ("Bündelung"), sowie in vertikaler Blickrichtung als "Rückdelegation von Routinetätigkeiten" (zum Beispiel übernimmt der Sachbearbeiter zusätzlich die Brieferstellung; Blickrichtung: von unten) oder aber gegengerichtet durch "Delegation" (Aufnahme qualifizierterer Aktivitäten in eine Stelle; Blickrichtung: von oben).

Weitere Gestaltungsoptionen liegen in der durch die Kommunikationstechnik möglichen lokalen Dezentralisierung, wobei das Büro als Ort der Informationshandhabung räumlich dezentralisiert wird, in den Formen von Außenstelle/Zweigstelle, Nachbarschaftsbüro oder Tele-Heimarbeitsplatz - verbunden allerdings mit vielfältigen Folgeproblemen für Mitarbeiter und Unternehmung.

Integrationstendenzen im Sinne einer Gestaltung vielseitigerer und interessanterer Arbeitsplätze mit einem vergrößerten Entscheidungsspielraum, aber auch die Möglichkeit der Dezentralisierung und die aus beiden Sachverhalten resultierende Vorgangsorientierung sowie die damit verbundene, verstärkte Markt- und Kundenorientierung führen sowohl innerbetrieblich (im Mitarbeiterkontakt) als auch marktbezogen (Mitarbeiter - Kundenkontakt) zur Notwendigkeit verstärkter Kommunikation und damit zu veränderten Kooperationsanforderungen auf seiten der Mitarbeiter.

Hierbei kommt der Führungskraft im Bürobereich wegen ihrer Rolle als "Türhüter der Qualifikationsverbesserung" hohe Bedeutung zu: Schließlich liegt die Freistellung für Schulungen bei ihr. Darüber hinaus kann die Unternehmungsleitung durch technische und organisatorische Umgestaltung der Arbeitssituation Spielräume für die Entwicklung gewünschter Qualifikationen (Technische/soziale Kompetenz) vorgeben, damit der Mitarbeiter Flexibilität mit und durch die Arbeit erfährt. Von seiten der Führungskraft sowie der Unternehmung müssen die Maßnahmen auch darauf gerichtet sein, Mitarbeiter nicht nur qualifikationsgerecht einzusetzen, sondern insbesondere ihre Qualifikationswünsche zu aktivieren und zu stützen (die Rolle der Führungskraft als Dompteur in der Qualifikationsarena" und darüber hinaus künftige Qualifikationsanforderungen zu bestimmen und über die Personalentwicklung anzugehen.

Größere Handlungsfreiräume am Arbeitsplatz und die geringere Kontrolle (Spezialisierungsabbau) gebe dem sozial/personalen Feld ausschlaggebende Bedeutung. Eine dann notwendige

aufgabenerfüllungszentrierte Selbststeuerung ist vor dem Hintergrund von Kooperationsvermögen, Verhandlungsgeschick und Führungswissen am ehesten zu realisieren.

Eine weitere Ebene qualifikatorischer Beeinflussung ist die der tarifvertraglichen Vereinbarung: Da Qualifizierungsmaßnahmen Kosten verursachen, wird des Unternehmen entsprechende Entwicklungsmaßnahmen einzelnen Gruppen oder Arbeitnehmern - und zwar aufgabenerfüllungsbezogen - zukommen lassen. In Qualifizierungsmaßnahmen einbezogene beziehungsweise davon ausgeschlossene Mitarbeiter werden sich mit Blick auf ihre Qualifikationsänderung sehr unterschiedlich "getroffen" fühlen. Interessendivergenzen werden entstehen. Für die eine Gruppe geht es darum, das innovatorische Spezialwissen und die sozial-personale Qualifikation zu erhalten. Wiederum stehen Mitarbeiter andererseits in Arbeitssituationen im Bürobereich, die weiterhin hochspezialisiert zugeschnitten sind und durch technische Automatisierung wegzufallen drohen (relative Dequalifizierung der Mitarbeiter und Arbeitsplatzverlust). Grundsätzlich sollte dieser Konflikt durch Rückbesinnung auf den sozialen Basiswert angegangen werden, daß alle Mitarbeiter förderungswürdig sind. In diesem Förderungsprozeß sind zudem besonders begabte und motivierte Talente herauszufinden.

Hier sind die Tarifparteien aufgefordert, Vorbedingungen für eine qualifikatorische Flexibilität zu schaffen. In diesen Kontext gehören eine denkbare Arbeitszeitverkürzung und der tarifvertraglich gebundene Freizeitgewinn für systematische Weiterbildung. Ein entsprechendes "Weiterqualifizierungs-Training" im Bürobereich (Handhabung und Umgang mit der technischen Büroinfrastruktur; Denken in komplexen Systemstrukturen; Kooperationsvermögen und wirksame

Zusammenarbeit) muß als neues, bald jedoch "gewöhnliches" Element des betrieblichen Alltags verankert werden. Gerade diese Integration der Weiterbildung und Schulung in das normale Arbeitsfeld dürfte von wesentlich höherer Bedeutung für die Qualifikationsverbesserung sein, als alle staatlichen "Qualifizierungsoffensiven", die stets auf "Ausnahmesituationen (vor Eintritt in das Berufsleben; während einer Arbeitslosigkeit) gerichtet sind und letztlich nur generalisierende Grundbildung vermitteln können.

Das Zusammenwachsen der informationstechnischen Grundstruktur sowie die Neugestaltung und Vorgangszentrierung der Aufgaben(-erfüllung) bedingen eine relativ starke Veränderung der Arbeitsinhalte im Bürobereich. Eine entsprechende Qualifikationswirksamkeit ist zwingend anzunehmen: Aus veränderten Inhalten ergeben sich neue Anforderungen an die Qualifikation der Mitarbeiter im Büro. Die alten - meist zu Beginn der Berufslaufbahn erworbenen - Büro-Spezialqualifikationen werden überfällig. Viele hochspezialisierte Routineaufgaben wie etwa Routinebriefe zu erstellen oder aber einzelfallbezogene Kundenberatung durch den Einsatz entsprechender Software wie komfortable Textverarbeitung oder auch entsprechende Expertensysteme können gewissermaßen "in das System verlagert werden".

Diese Entwicklung einmal zu Ende gedacht: Resultiert hieraus die Notwendigkeit eines entsprechenden ingenieurwissenschaftlichen oder informationstechnischen Studiums für jeden Büromitarbeiter von der Schreibkraft über Sachbearbeiter bis hin zur Führungskraft.

Wenn nicht alle Prognosen trügen, werden im Bürobereich Arbeitspätze dominieren, die vom Benutzer entsprechend entwickelter Bürosysteme eher geringe DV-Kenntnisse verlangen. Dies erreicht eine benutzerfreundliche Oberfläche und eine aufgabenzentrierte Führung durch das System. Hierbei werden einerseits Grundkenntnisse über die entsprechenden Geräte verlangt, andererseits ein grober Überblick über die eingesetzten Methoden des Informations-Handling.

Charakteristisch dürfte weiter sein, daß automatisierbare Routinetätigkeiten in das Bürosystem verlagert werden, wobei es dann für den Mitarbeiter darum geht, insbesondere die durch Bündelung von Aufgaben neu entstehenden Anforderungen, die nicht in die Programmlogik verlagert wurden, anzugehen und hierbei stützend entsprechende luK-Technik als Instrument einzusetzen. Durch die neugeschaffenen Aufgabeninhalte und die neuen Problemlösungswege wird eine stärkere Fähigkeit zur Zusammenarbeit und Kommunikation erforderlich: Daraus resultiert eine höhere Bedeutung des zwischenmenschlichen und sozialpersonalen Bereichs.

Für den Mitarbeiter, der mit der neuen Büroarbeit konfrontiert wird, sind vor diesem Hintergrund drei Qualifikationsbereiche wichtig Sie sind im Rahmen der Personalentwicklung zu beeinflussen.

Qualifikations-Barometer

Berufsbezogene Grundqualifikation/Fachausbildung

- Logisches Denken

- Erkennen von Grundzusammenhängen

- Prioritätensetzung

- Anwendung von Bürogrundtechnologien

- Problemlösungsheuristiken ("Kniffe; Faustregeln")

- Umstellungsbereitschaft und Kreativität

Tendenz: eher gleichbleibend.

Aufgabenbezogen-sachliche Spezialqualifikation

- Verstehen, Darstellen und Verändern von aufgabenzentrierten

Informationen

- Kenntnis/Beherrschung von arbeitsplatzbezogenen IuK-Techniken

- Kombinationsfähigkeit

Tendenz: tritt in ihrer Bedeutung als Einmal- und Erstausbildung eher

zurück; vielmehr laufbahnbegleitende Vermittlung von wechselndem

Spezialwissen.

Soziale-/personale Qualifikation

- Fachliches Interesse, Leistungsmotivation

-- Organisationsspezifische Normen und Werte

-- Kooperationsvermögen

-- Kollegialität /Verantwortung für andere

-- Verhandlungsgeschick

- Beherrschung von Sozialtechnologien

- Führungswissen

Tendenz: Bedeutungserhöhung für den Mitarbeiter; Notwendigkeit für Führungskräfte, selbst Weiterbildungsqualifikation zu erwerben (auch durch Freistellung), um die sozial personale Qualifikation vermitteln zu können.

Diese Qualifizierungsausgaben weisen, wie die Tendenzen skizzieren, eine unterschiedliche Bedeutung auf, wobei die Wertigkeit des

Qualifikationssegments "soziale-/personale Fähigkeiten" künftig an relativer Bedeutung gewinnen wird.

Hierbei ist der Mitarbeiter selbst nicht völlig von der Verantwortung für seine Qualifikationsveränderung freizustellen: Eigene Qualifikationsanstrengungen sollten durchaus spürbar sein.

Für die betrieblich-unternehmensbezogene Ebene liegt die Aufgabe in der direkten qualifikatorischen Änderung des Mitarbeiters einerseits im Feld der aufgabenbezogenen sachlichen IuK-Kenntnisse (wechselnde Spezialkenntnisse), andererseits - und mit deutlich zunehmendem Gewicht - im Bereich der sozial/personalen Qualifikation durch Aus-/Weiterbildung und Umschulung "on the job" und "off the job".

Sechs Thesen zur Büroarbeit der Zukunft

These 1: Im Rahmen des sich verstärkenden internationalen Innovation- und Rationalisierungswettbewerbs ist ein erhöhter Einsatz von IuK-Technik, insbesondere im Bürobereich ein wirkmächtiges Mittel, um Produktivitätsverbesserung, Flexibilitätserhöhung und Durchschlagskraft am Markt zu erzielen.

These 2: IuK-Technik im Büro von morgen erreicht Produktivitätsverbesserungen durch Multifunktionalität, methodische Unterstützung und Vernetzung. Der Mitarbeiter sieht sich einerseits verbessertem Komfort, andererseits aber auch einer möglichen Arbeitsintensivierung (Parallelprozesse; höhere kognitive Anforderungen) gegenüber.

These 3. Die Wirkmächtigkeit neuer IuK-Techniken im Bürobereich eröffnet grundsätzlich zwei Optionen: Eine tayloristische Automatisierung des Bereichs Informationshandhabung (automatisiertes, papierloses, mitarbeiterleeres Büro) einerseits oder aber andererseits eine humane Neugestaltung der Büroarbeit. Hierbei liegt der Schwerpunkt auf einer zielerfüllungszentrierten Integration von Arbeitstätigkeiten im Sinne herausfordernder Mischarbeit. Die IuK-Technik zeigt einen schillernden Charakter insoweit, als beide Varianten durchaus gleich möglich, wenn auch nicht gleich wünschenswert erscheinen.

These 4. Integrations- und Dezentralisationstendenzen der Büroarbeit, Vorgangsorientierung und verstärkte Markt-/Kundenorientierung bedingen veränderte Qualifikationsanforderungen. Das Bild des statischen Spezialisten wird vom flexiblen, höher und anders qualifizierten Generalisten abgelöst.

These 5. Aufgabenbezogen-sachliche Qualifikation und die berufsbezogene Fachausbildung werden hinter sozial-personaler Weiterqualifikation (Kooperationsvermögen, Führungswissen und -geschick, Verantwortung für andere) eher in ihrer Bedeutung zurücktreten. Wichtig bleibt, beziehungsweise wird, die laufbahnbegleitende Vermittlung von wechselndem Spezialwissen.

These 6. Mitarbeiter, Unternehmung und Tarifparteien sind aufgerufen, die Vision des "Büros von morgen" so zu konkretisieren, daß der mögliche Produktivitätsschub nicht allein genutzt wird, um die ökonomische Effizienz zu verbessern. Auch im Sinn der Mitarbeiter im Büro- /Dienstleistungsbereich und ihrer Vorstellungen soll dieser Produktivitätsschub eingesetzt werden.