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04.04.1976

Büroautomation als Herausforderung an die Organisation

Dipl.-Kfm. Helmut Weber, Projekleiter, am Betriebswirtschaftlichen Institut für Organisation und Automation (BIF0A) an der Universität Zu Köln.

Die Veränderungen der Unternehmungsumwelt, insbesondere aber die Entwicklung auf produktions- und informationstechnologischem Gebiet, haben dazu geführt, daß - die "klassische" Vorstellung vom Büro einer starken Wandlung unterworfen wurde.

Galt das Büro ursprünglich als Stätte geistiger Arbeit, die größtenteils keinen strengen Rationalisierungsüberlegungen zugänglich war, so ist mit dem wachsenden Vordringen automatisiertet, Informationstechnologien eine deutliche Objektivierung bei der Behandlung dieses Problemkreises festzustellen. Das bereits weitgehend automatisierte und auch aber die Automatisierung hinaus zunehmend versachlichte Büro wird so als

Produktionszentrum für Informationen aufgefaßt. Somit stellt das Büro eine Art Schaltstelle der Rezeption von Umweltveränderungen und Initiieren entsprechender Anpassungsprozesse dar. Diese Sicht erleichtert die Analyse des Bürobereichs der Unternehmung.

Heute kann man das Büro praktisch als die zentrale Komponente des Informationssystems der Unternehmung ansehen, denn eine wachsende Zahl auch solcher Informationsverarbeitungsprozesse, die ursprünglich unmittelbar an die leistungserstellenden Basisprozesse angelagert waren und früher von den Aktionsträgern des Basissystems vollzogen wurden, ist in den Bürobereich integriert worden. Haupteinflußgröße dieser Entwicklung ist das Vordringen der Automation in den Büro- und Verwaltungsbereich in Form der modernen Informationstechnologie "ADV".

Das Phänomen der "Büroautomation" umfaßt demnach auf der einen Seite jene technologischen Veränderungen, die auf die Informationsverarbeitungsprozesse des Büro- und Verwaltungsbereichs abzielen und deren selbsttätige maschinelle Erfüllung erreichen wollen. Auf der anderen Seite beinhaltet die Büroautomation auch die organisatorischen Aspekte, genauer: Die organisatorischen Implikationen dieser technologischen Veränderungen. Diese organisatorischen Implikationen treten als Gestaltungs- oder Anpassungsprobleme bei der Anwendung jeder technologischen Neuerung in Erscheinung.

Wenn man also von Büroautomation spricht, meint man damit stets zweierlei: Die Maschinen, Programme, Verfahren und Methoden - die Informationstechnologie - und die organisatorischen Aspekte ihrer Anwendung, das heißt die Gesamtheit automationsspezifischer Gestaltungsprobleme, die überwiegend als Anpassungsprobleme angesehen werden, denn unter ökonomischen Aspekten ist eine Informationstechnologie von ihrer effizienten Anwendung nicht trennbar.

Es läßt sich im Laufe der Entwicklung der Informationstechnologie zeigen, daß ein Teil der für eine Sachmittelgeneration typischen Gestaltungsprobleme in der nächsten Generation der

Technologie einbezogen und ihre Lösung somit in der Technologie selbst vorweggenommen wurde.

Keinesfalls darf hieraus aber der Schluß gezogen werden, die Informationstechnologie allein leiste schon weitgehend organisatorische Problemlösung: Erstens bewegen sich die meisten der genannten Gestaltungsfortschritte auf Prozeßdimensionsebene, das heißt aufgabenträgerspezifische oder aufbauorganisatorische Veränderungen bleiben meist unumgänglich, zum anderen - und das erscheint ebenso wichtig - ist der Einzugsbereich Organisatorischen Auswirkungen einer Technologie um so größer je zahlreicher und verschiedenartiger die vor- und nachgelagerten Prozesse sind, die von ihr berührt werden, und je zahlreicher und verschiedenartiger die zum Einsatz gelangenden Aktionsträgereinheiten sind.

Bei der langen Diskussion um sogenannte MIS ist dieses Dilemma sehr deutlich in Erscheinung getreten in dem Augenblick, in dem man mit der ADV-Technologie plötzlich in der Lage war, in völlig neue Aufgabenbereiche vorzustoßen, deren Aufgabenstellungen man aber noch nicht exakt, definieren konnte. Ein wesentlicher Grund hierfür ist darin i zu sehen, daß erst Prozesse im Informationsverhalten der Manager aufgedeckt und sichtbar gemacht werden mußten, bevor man wissen, konnte, welche Aufgaben in welcher Weise für ein kooperatives MIS neu formuliert. werden mußten.

Der Ausgangspunkt der organisatorischen Gestaltungshandlung im Büro hat sich nun in der bisher letzten Generation der Informationstechnologien dahingehend verschoben, daß sie bei der Analyse der Anforderungen beginnt. welche eine Einbindung der Informationstechnologie auf prozessualer Ebene erfordert und zwar unter der Voraussetzung eines umfassenden konzeptionellen Schemas.

Dann erst kann entschieden werden, welche Problemklassen entstehen und welche Gestaltungshandlungen erforderlich werden.