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17.12.1982

Bürokommunikation verwirrt die Gemüter

Klaus-Joachim Thomas

Unternehmensberater

Für die Betroffenen ist die augenblickliche Diskussion zum Thema Büroautomation oder Bürokommunikation - die Begriffe werden synonym gebraucht - eher irritierend und frustrierend. Manager und Spezies der Informationsverarbeitung haben vor allem auf der Orgatechnik erfahren müssen, daß keines, der bisher angebotenen Systeme ein wirklich überzeugendes Konzept darstellt. Hinzu kommt ein ausgeprägtes Gefühl der Unsicherheit darüber, daß die Entscheidung für eines dieser Systeme in eine technologische Sackgasse führen könnte.

Und darüber hinaus erwecken die prätentiösen Sprüche der Marketingexperten der einzelnen Hersteller oft den Eindruck, als habe man die Zielsetzung einer zukunftsorientierten Büroorganisation an den Problemen der Benutzer vorbeiformuliert.

Richtig ist, daß ohne die Schaffung der technologischen Voraussetzungen Bürokommunikation in wegweisender Manier nicht möglich sein wird.

Nach dem letzten Stand der Diskussion werden im Büro der Zukunft als Kommunikationsmittel neben Schreibmaschinen und Telefonen, Bildschirme und Telekopierer stehen. So, wie es heute schon zum Teil der Fall ist. Die wesentliche Neuerung wird die elektronische Verbindung der Komponenten untereinander darstellen. Über sogenannte "Inhouse Netze" oder "Local Area Network" sollen Schreibmaschine, Telefon und Bildschirm die Voraussetzungen für betriebsinternen Informationsaustausch schaffen und durch sich selbst regelnde Steuerung die Kommunikation untereinander, mit der zentralen Datenverarbeitung des Unternehmens und über "gateways" - Schnittstellen zum öffentlichen Kommunikationsnetz - sogar mit den Kommunikationsmitteln anderer Unternehmen ermöglichen.

Da über diese Netze in Sprache, Schrift und Bild kommuniziert werden soll, bedürfen sie sogenannter breitbandiger

Verbindungen. Das werden Koaxial- oder Glasfaserkabel sein, die über jeweils getrennte Kanäle Datenübertragung, Telefongespräche und Bildübertragung realisieren können. Ziel dieses technologischen Konzeptes aber sollte es sein - und das ist legitime Absicht der Marketingstrategen - , die Kassen der Hersteller zum Klingeln zu bringen, vor allem aber die kommunikativen Aktivitäten des Managers entscheidend zu optimieren. Quasi nebenbei wird der Bürobetrieb mit rationalisiert.

Die Organisations- und Kommunikationsforschung (Young und Pye) hat herausgefunden, daß zwischen 60 und 90 Prozent der Managerarbeitszeit von kommunikativen Aktivitäten besetzt ist. Hier ist wohl der entscheidende Ansatz für ein zukunftsträchtiges Konzept moderner Bürokommunikation zu sehen. Kommunikationstechniken wie Bildschirmtext, Electronic Mail, Teletex, Computerkonferenz- und Videokonferenz-Systeme sind Bausteine, die den Arbeitsplatz des Managers und vor allem sein administratives Umfeld rationeller gestalten helfen können.

Manager heute als Einzelkämpfer zu betrachten und nicht zu sehen, daß ein leider noch viel zu wenig untersuchtes Feld von Abhängigkeiten zu Mitarbeitern, Informationen und Vorzimmern besteht, hieße ihre funktionale Einbindung in den Unternehmensprozeß fehldeuten.

Deshalb muß Bürokommunikation genau hier ansetzen und die informellen, personellen und entscheidungsrelevanten Voraussetzungen prüfen. Im Einzelfall sollten Systementwickler die individuellen Entscheidungsphilosophien von Managern genau unter die Lupe nehmen.

Unabhängig von individuellen Stilelementen können für den Manager Strukturen von Aufgabentypen festgehalten werden:

- Termine, die außer Haus wahrgenommen werden müssen und ihn in aller Regel vom Kommunikationsprozeß im Büro abschneiden.

- Aufgaben, die Ruhe und Konzentration erfordern, wie die Vorbereitung von Vorträgen oder Veröffentlichungen oder das Erstellen von Planungsunterlagen und so weiter.

- Normale Tagesaufgaben die Ad-hoc-Entscheidungen verlangen und für die in der Regel der direkte Zugriff auf aktuelles Informationsmaterial von großem Wert sein kann.

In diesem Szenario bewegt sich ein Manager, und hier sollte er auf optimale Weise durch neue Formen der Bürokommunikation unterstützt werden.

Untersuchungen haben gezeigt, daß die Akzeptanz der in Rede stehenden Medien bei Managern erheblich abnimmt, sobald sie unmittelbaren Kontakt mit ihnen aufnehmen sollen. Arbeitsformen, die den Manager zu direkter Kontaktaufnahme mit neuer Bürotechnik zwingen, werden häufig abgelehnt. Es scheint hier eine Akzeptanzbarriere zu geben.

Solange das so ist, muß das Sekretariat den Umgang mit den Medien in vollem Umfang wahrnehmen und eine Effektivierung der Managementarbeit an den "Schwachstellen der kooperativen Verflechtung zwischen Managerarbeitsplatz und seinem unmittelbaren Umfeld" realisieren helfen.

Klaus-Joachim Thomas ist Diplom-Volkswirt und als solcher Unternehmensberater in Osnabrück.