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Was wurde eigentlich aus...?

Bundesverwaltungsamt: Je weniger Papier, desto besser

15.10.1999
MÜNCHEN (uo) - 1995 startete die Bafög-Abteilung des Bundesverwaltungsamts (BVA), Köln, ein Projekt zur elektronischen Vorgangsverarbeitung (siehe CW-Focus 4/97). Seit rund zwei Jahren ist das dafür entwickelte System "Favorit-Office Flow" nun im Einsatz und wird bereits an andere Behörden weitergegeben.

"Obwohl wir viel mehr Arbeit zu bewältigen haben, brauchen wir nicht mehr Leute", sagt Johannes Keusekotten, BVA-Referatsleiter für Koordinierung und Einsatz der Informationstechnik. Das liege einerseits daran, daß die 30 Mitarbeiter, die zuvor in der Registratur der Bafög-Abteilung gearbeitet haben, nun andere Aufgaben wahrnehmen könnten, zum anderen daran, daß zugleich die Produktivität jedes einzelnen Mitarbeiters um zirka 30 Prozent gestiegen sei.

Zwar betrug 1998 die Ausbildungsförderung für Schüler und Studenten insgesamt nur 2,3 Milliarden Mark (618 Mark pro Student und Monat), während es 1991 noch 3,9 Milliarden waren, doch trifft die BVA-Abteilung nun erst die Rückzahlungswelle, die durch die 91er Gesetzesänderung losgetreten wurde. Damals änderte sich der Darlehensanteil am ausgezahlten Betrag. Zuvor mußte die gesamte Summe von den Bafög-Empfängern an den Staat zurückgezahlt werden, seit 1991 nur noch bis zur Hälfte.

Bei der Workflow-Einführung gab es zwei Testgruppen; sie sollten die papierlose Bearbeitung ausprobieren. Die Testphase war auf ein Jahr angelegt. Die eine Gruppe sollte nach wie vor papiergestützt arbeiten, die andere ausschließlich elektronisch, nach sechs Monaten war der Wechsel geplant. Doch schon nach wenigen Wochen wollten die elektronisch Arbeitenden nicht mehr zum Papier zurückkehren, und die andere Gruppe sehnte das papierlose Büro herbei. In Abstimmung mit dem Personalrat endete die Testphase deshalb vorzeitig.

Favorit, der Name des Systems, steht für "Flexible Archivierungs- und Vorgangsbearbeitungssystem im IT-gestützten Geschäftsgang". Es ist eine Erweiterung des Produkts "Business Flow" der COI GmbH, Herzogenaurach. Die Anforderungen des BVA hat das Debis Systemhaus, Leinfelden-Echterdingen, umgesetzt. Außerdem bezog das Amt bereits in der Designphase den TÜV Rheinland in die Entwicklung ein, um die Software-Ergonomie zu überwachen.

Für jedes Dokument ein eigener Laufweg

Im Gegensatz zu den vergleichsweise starren regelbasierten Vorgangangsbearbeitungen ermöglicht das BVA-System jedem Bürosachbearbeiter, einen eigenen Laufweg für ein Dokument einzurichten. Auch eine sternförmige Verschickung ist möglich.

Rund eine Million Postein- und ausgänge zählt allein die Bafög-Abteilung pro Jahr. Beim Scannen erhält die Eingangspost ein neues Aktenzeichen, oder sie wird einem existenten Vorgang beigefügt. Anschließend geht die Post an das zuständige Sachgebiet. Die Dokumenten-Indices verwaltet eine relationale Oracle-Datenbank, derzeit noch Version 7.3.4. Die Umstellung auf die Version 8 ist jedoch bereits geplant. Die ge-scannte Post, auch Images genannt, wird gesammelt und auf CDs gebrannt. Dem BVA stehen dafür zehn Jukeboxen mit je 150 Fächern zur Verfügung. Diese können auch benutzt werden, wenn die bereits vorbereitete Umstellung auf Digital Versatile Disks (DVDs) erfolgt ist. DVDs haben mehr Speicherplatz als CDs.

Das Workflow-System ist so erfolgreich, daß in der BVA-Zentralabteilung die Referate Organisation, Haushalt und Informationstechnik damit arbeiten. Für das System spielt dabei die räumliche Aufteilung des Amts auf die Städte Köln und Nürnberg keine Rolle. Darüber hinaus hat sich die Landesverwaltung Nordrhein-Westfalens entschieden, die Lösung in allen Behörden einzuführen; beim bayerischen Finanzministerium sowie beim Bundesinnenministerium in Berlin und Bonn befindet sich das System im Test. Die BVA als Eigentümerin gibt die Software kostenlos an andere Behörden weiter.