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07.03.1975

Checkliste für Neueintritte "So, Herr Meier, dann hätten wir ja wohl alles wesentliche besprochen, ich zeige ihnen dann schnell noch ihren Arbeitsplatz und anschließend kann es dann gleich mit der Arbeit losgehen." EDV-Organisator Meier und ORG-Chef Ober

Checkliste für Neueintritte

"So, Herr Meier, dann hätten wir ja wohl alles wesentliche besprochen, ich zeige ihnen dann schnell noch ihren Arbeitsplatz und anschließend kann es dann gleich mit der Arbeit losgehen." EDV-Organisator Meier und ORG-Chef Oberklug gehen gemeinsam zum Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters Meier.

"Meier und Schulze" kann man an der Eingangstüre des Zimmers lesen, in das man gemeinsam hereingeht. Herr Schulze und Herr Meier werden miteinander bekannt gemacht. Anschließend deutet Oberklug auf den noch freien Schreibtisch und bietet Meier, doch Platz zu nehmen. Meier ist verblüfft als er den Schreibtisch öffnet. Er ist nämlich bereits mit Büromaterial vollständig ausgestattet. Vom Kugelschreiber, Bleistift, Spitzer bis hin zu Hängeregistraturmappen ist alles vorhanden, was ein Organisator zur Erfüllung seiner Arbeit braucht. Meier stöbert weiter in den Unterlagen herum und findet ein Telefonverzeichnis, in dem er sogar seinen Namen entdeckt.

Dabei ist dies nur der Schlußpunkt einer ganzen Kette von Aktivitäten, die

man bei der Einstellung von Herrn Meier unternommen hatte. Kaum hatte Meier den Anstellungsvertrag unterschrieben, erhielt er von Oberklug ein freundliches Schreiben, in dem es ganz Iapidar hieß: "Schicken wir Ihnen anbei schon einmal alle wesentlichen Anweisungen, Richtlinien und Verfahren der gesamten Organisation und EDV mit der Bitte, diese Unterlagen sorgfältig durchzulesen, damit Sie bei Arbeitsbeginn schon über alle internen Dinge voll informiert sind." Meier hatte diese ganzen Unterlagen durchgearbeitet und dabei Interessante Dinge gefunden, mit denen er sich schon vor seinem Dienstantritt beschäftigen konnte.

Jede Einstellung gründlich vorbereiten

Meier wunderte sich nun gar nicht mehr, daß auf seinem Schreibtisch ein dicker Ordner lag, in dem er unter anderem die ausführliche Beschreibung seiner ersten Aufgabe entdeckte. "Donnerwetter" dachte Meier bei sich, "so etwas habe ich doch noch nie erlebt. Immer, wenn ich bisher zu einer neuen Firma kam, mußte ich doch erst einmal einige Tage in der Gegend rumirren, um mir Büromaterial oder die wesentlichsten Informationen zu besorgen."

Eine Checkliste für Neueintritte sollte geschaffen werden

Das Geheimnis aller derartiger Aktionen ist eigentlich nur eine Checkliste für Neueintritte, die von einer gewissenhaften Sekretärin abgearbeitet wird, bevor der neue Mitarbeiter seinen Dienst antritt.

Was sollte so eine Checkliste für Neueintritte alles enthalten? Grob gesagt, eigentlich all das, was man sinnvollerweise vor Eintritt eines neuen Mitarbeiters schon vorbereiten kann. Hierzu zählen folgende Maßnahmen:

1. Besorgen eines Handbuches, in dem alle Anweisungen und Verfahren der ORG/EDV enthalten sind (auf dem neuesten Stand natürlich).

2. Organisationsplan des Unternehmens und der Abteilung.

3. Beschaffung von Büromaterial (alles was dazu gehört, sollte man auf einem Blatt zusammen haben).

4. Disponieren Schreibtisch, Stuhl, Telefon etc.

5. Anlegen einer ORG-internen Personalakte, falls eine solche geführt wird.

6. Aufnahme in die Systematik der Projektverfolgung (besonders wichtig bei maschinellen Systemen)

7. Klären der Raumfrage incl. Türschild.

8. Obergabe der Spesenregelung.

9. Erklären der Vorschriften hinsichtlich Überstunden.

10. Dokumentation über die Vorschriften der gleitenden Arbeitszeit.

11. Erläuterung der Vorschritten des Personalkaufs.

12. Kantinenregelung.

13. Erklären der Ablageorganisation, der Systematik des Postein- und -ausgangs

14. Unterschriftsregelung.

15. Aufnahme in den entsprechenden Zeitschriftenverteiler.

16. Haustelefonanmeldung.

17. Generelle Bekanntmachung innerhalb des eigenen Bereichs und auch bei den wesentlichen Fachbereichen.

18. Erklären des grundsätzlichen Verkehrs mit Bereichen wie Verwaltung, Kopieren, Drucken, Textverarbeitung, Hauspost, Rohrpost, Aktenaufzüge etc.

19. Vorbereitung der ersten zu bewältigenden Aufgabe.

Wenn alle derartigen Aktivitäten vor Eintritt des Mitarbeiters vorgenommen werden, wird es vielen Neuankömmlingen so gehen, wie es in unserem Beispiel dem Herrn Meier widerfuhr. Die optimale Einarbeitung neuer Mitarbeiter beginnt schon mit der Unterschrift unter den Anstellungsvertrag. Zu einer modernen Führungskonzeption im ORG EDV-Bereich gehört es, daß man sich um die Mitarbeiter entsprechend kümmert.

Diplomkaufmann Einar Scholz