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27.10.1995

Client-Server/SAPs R/3 ist fuer den europaeischen Einsatz praepariert Vielfalt der Funktionen macht Schwaechen im Detail vergessen

Mit der R/3-Software von SAP steht nach Ansicht von Siegbert Kern* ein Informationssystem zur Verfuegung, das den Anforderungen von Unternehmen mit paneuropaeischer Ausrichtung in Funktionen wie Vertrieb, Produktion, Einkauf und Lagerwirtschaft im wesentlichen gerecht wird. Abstriche macht der Autor, wenn es um Details bei Software-Architektur, Datenstrukturen und Funktionalitaet geht.

Das Zusammenwachsen des europaeischen Wirtschaftsraums fuehrt auch zu einer Europaeisierung der Unternehmen. Dies gilt fuer grosse Betriebe ebenso wie fuer mittlere. Dabei sind es nicht nur die europaeischen, sondern auch amerikanische und asiatische Gesellschaften, die den Prozess der Europaeisierung vorantreiben.

Der neu entstehende Wirtschaftsraum wird von modernen Unternehmen als Ganzes betrachtet, ohne Ruecksicht auf Landesgrenzen. Sie stimmen deshalb ihre Verkaufs-, Distributions-, Einkaufs- und Produktionsaktivitaeten innerhalb der alten Welt neu ab. Unternehmensstrukturen sind an veraenderten Bedingungen ausgerichtet, die durch zollfreien Waren- und Dienstleistungsverkehr, Angleichung der Qualitaetsstandards oder ueberregionale Partnerschaften etc. entstehen. Entscheidungen ueber die Standortwahl und die Verteilung der Unternehmensfunktionen, die sich bisher auf einzelne Laender oder Maerkte konzentrierten, fallen jetzt unter Einbezug aller Laender.

Die Produktionsstaetten eines Unternehmens werden nun ueber ganz Europa verteilt. Auch der Einkauf von Rohstoffen, Rohlingen oder Einbauteilen beziehungsweise -systemen erfolgt europaweit. Neben zentralen Laegern werden kleinere Satellitenlaeger eingerichtet, aus denen sich wachstumsstarke Regionen versorgen lassen. Kunden koennen somit direkt von den Produktionsstaetten, vom zentralen Lager oder von den Satellitenlaegern aus beliefert werden.

Die Auftragsabwicklung laesst sich fuer wachstumsstarke Regionen dezentralisieren und fuer wachstumsschwache Gebiete zentralisieren. Ausserdem werden Firmen dazu uebergehen, Unternehmensfunktionen raeumlich voneinander zu trennen und in unterschiedlichen Laendern anzusiedeln. Dabei ist es aber wichtig, die Verkaufs-, Einkaufs-, Bestands-, Produktions-, Ertrags- und Kosteninformationen ueber eine oder mehrere Organisationseinheiten wieder zusammenzufuehren, um das Unternehmen paneuropaeisch steuern zu koennen. Eine weitere Entwicklung, die es zu beachten gilt, ist die Konzentration der Unternehmen auf ihre Kernbereiche. Aktivitaeten, die nichts mit dem Kerngeschaeft zu tun haben, werden veraeussert oder eingestellt. Andererseits bemuehen sich die Firmen darum, die Fertigungstiefe zu reduzieren, indem sie ausschliesslich Schluesselprodukte oder - dienstleistungen selbst herstellen und die restlichen Einzelteile oder Baugruppen und Dienstleistungen von Zulieferern zukaufen. Hieraus ergeben sich engere und weitreichendere Zulieferbeziehungen als bisher. Es entsteht also ein gewaltiger paneuropaeischer Kommunikations- und Informationsbedarf, der neue Anforderungen an die Integrationsfaehigkeit, Flexibilitaet und Leistungsfaehigkeit der Informationssysteme stellt.

Laenderspezifische Maerkte gehen verstaerkt in Wirtschaftsraeumen auf - man denke nicht nur an die Europaeische Union, sondern auch an die nordamerikanische oder die asiatische Handelszone. Ein freier Handel von Waren und Dienstleistungen ohne Zollschranken wird hier ebenso angestrebt wie die Vereinheitlichung der Rahmenbedingungen und Standards (Gesetze, Qualitaetsstandards, Produktbemassungen etc.). Unternehmen sind somit gezwungen, eine globale Marktbetrachtung vorzunehmen. Hieraus erwachsen veraenderte Geschaeftsprozesse und Fuehrungsstrukturen, die alle Unternehmensfunktionen betreffen. Bezogen auf den europaeischen Wirtschaftsraum moechte ich dies an einigen Beispielen erlaeutern.

Eine Vermarktung von Produkten innerhalb der Europaeischen Union macht es notwendig, auch die Preispolitik europaweit abzustimmen und den jeweiligen wirtschaftlichen Rahmenbedingungen staendig anzupassen. Kauft ein Kunde groessere Mengen eines Produktes von einem Hersteller ein, wird er europaweit die Preise vergleichen, denn es wird innerhalb der EU zunehmend gleichgueltig, ob die Ware aus Deutschland, Frankreich oder Italien bezogen wird.

Die Vertriebskanaele und -aktivitaeten sind an die veraenderten Bedingungen anzupassen. So wird es immer haeufiger vorkommen, dass ein Kunde seine Ware aus verschiedenen europaeischen Laendern bezieht. Hieraus ergibt sich die Notwendigkeit, dass der Lieferant seine Vertriebsaktivitaeten jeweils abstimmen muss. Dies kann neben Preisen auch Rabatte, Lieferbedingungen, Werbung, Promotion- Aktionen etc. betreffen. Kundeninformationen sind kuenftig europaweit bereitzustellen.

Vor allem in groesseren Unternehmen findet darueber hinaus eine Divisionalisierung statt: Die Vertriebsaktivitaeten, nicht selten sogar die gesamten Unternehmensaktivitaeten werden nach Produktgruppen orientiert, gebuendelt und zusammengefasst. Gleichzeitig muessen die Verkaufsstatistiken in ihrer Gesamtheit sowie aufgegliedert nach Divisionen und Produktgruppen bis hin zum einzelnen Produkt moeglichst online vorliegen.

Auch in der Logistik ergeben sich veraenderte Geschaeftsprozesse und Fuehrungsstrukturen, was sich beispielsweise bei der Organisation der Auftragsabwicklung und Lagerhaltung in paneuropaeischen Unternehmen zeigt. Abhaengig von den Umsaetzen einzelner Laenderorganisationen kann die Auftragsabwicklung zentral oder dezentral abgewickelt werden. Sie kann entweder in verschiedenen Laendern oder zentral in einem Land angesiedelt sein. Gleichzeitig existieren aber in diesen Laendern rechtlich selbstaendige Unternehmen.

Neue Formen der Lagerhaltung entstehen

Ebenfalls stellt sich fuer Unternehmen die Frage, ob ein zentrales, mehrere dezentrale Lager oder Mischformen sinnvoll sind. Je nach den gesetzlichen und steuerlichen Rahmenbedingungen ist zu beachten, welche Gesellschaften Eigentuemer der Ware sind und wie der Warenverkauf intern zwischen den Landesgesellschaften verrechnet wird. Ein paneuropaeisches Informationssystem muss in der Lage sein, verschiedene Organisationen der Auftragsabwicklung und der Lagerhaltung wirtschaftlich zu unterstuetzen. Interner Informationsaustausch und Verrechnungen sollten weitestgehend automatisiert ablaufen.

Auch der Einkauf wird seine Rohstoffe, Rohlinge, Einzelteile, Systeme und Handelsware nicht mehr nur im eigenen Land, sondern europaweit beschaffen. Er benoetigt Produkt- und Lieferanteninformationen in verschiedenen Sprachen, Waehrungen und Masseinheiten, um seine Lieferantenauswahl ueber Laendergrenzen hinweg treffen zu koennen.

Fuer Verkauf und Einkauf gleichermassen gewinnt die automatische Uebermittlung von Auftraegen, Auftragsbestaetigungen, Rechnungen, Gutschriften, Lastschriften, Versandinformationen etc. zu Kunden, Lieferanten und anderen Standorten wesentlich an Bedeutung. Ein paneuropaeisches Informationssystem muss in der Lage sein, auf Basis von Standards sowohl innerbetrieblich als auch mit Kunden und Lieferanten Geschaeftsbelege automatisch auszutauschen.

Mit dem Electronic Data Interchange (EDI) steht eine internationale Standard-Schnittstelle fuer den automatischen Datenaustausch von Geschaeftbelegen zur Verfuegung und mit Edifact ein international vorgegebener Standard fuer die Formate der EDI- Nachrichten.

Im Produktionsbereich ist Europaeisierung dann relevant, wenn mehrere Produktionsstandorte unterhalten werden. Stehen redundante Produktionsmittel an verschiedenen Lokalitaeten zur Verfuegung, lassen sich Produktionsauftraege generell oder zumindest bei Engpaessen europaweit einplanen. Aehnliches gilt fuer Werkzeuge und Vorrichtungen insbesondere in der Kunststoffindustrie: Ein paneuropaeisches Informationssystem muss in der Lage sein, eine Produktions- und Werkzeugplanung standort- und unternehmensuebergreifend vorzunehmen.

Europaweit agierende Unternehmen setzen sich meistens aus einer Reihe rechtlich selbstaendiger Firmen mit eigenem buchhalterischen Abschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung) nach laenderspezifischen Gesetzen zusammen. Nicht selten kommt es vor, dass innerhalb rechtlich selbstaendiger Gesellschaften buchhalterisch getrennte Divisionen existieren. Hieraus ergibt sich die Anforderung, einerseits laenderspezifische Abschluesse zu erstellen, andererseits fuer eine Division einen europaweiten Abschluss anzufertigen und daraus den europaeischen Gesamtabschluss abzuleiten. Dies stellt hohe Anforderungen an die Konsolidierungsfunktionen eines Informationssystems, das auch lokale rechtliche Aspekte beruecksichtigt.

Fuer Management und Controlling ist nicht nur aus finanzbuchhalterischer Sicht die europaweite Konsolidierung von Bedeutung. Ebenso wichtig ist es, alle anderen Informationen nach unterschiedlichen Kriterien lokal und europaweit in einem System moeglichst aktuell und automatisch zusammenzufassen. Dazu zaehlen Verkaufszahlen sowie Verbrauchs-, Bestands-, Finanz- und Kostendaten. An jedem Standort muessen sich die gewuenschten Informationen in beliebigem Detaillierungsgrad abrufen lassen. Eine wesentliche Voraussetzung dafuer ist, dass alle Unternehmensteile mit einheitlichen Stammdaten wie Organisationsdaten (Laenderschluessel, Verkaufsgebiete etc.), Artikel- und Lieferantenstamm, Konten- und Kostenstellenplan etc. arbeiten.

Nachdem die Geschaeftsprozesse und Fuehrungsstrukturen, wie sie in einem europaweit agierenden Unternehmen vorkommen koennen, aufgezeigt wurden, soll nun beschrieben werden, welche Loesungsmoeglichkeiten es fuer eine europaweite DV-Unterstuetzung gibt.

Dabei geht es vor allem um die Frage, ob die marktfuehrende Standardsoftware R/3 von der SAP AG, Walldorf, die generellen und speziellen Anforderungen in bezug auf ein paneuropaeisches Informationssystem erfuellt.

Zur Implementierung eines solchen Systems kann ein zentraler oder ein dezentraler Ansatz verfolgt werden. Entweder wird das DV- System an einem Standort installiert und alle anderen Lokalitaeten eines Unternehmens sind mit ihm ueber Kommunikationsleitungen verbunden, oder es wird an verschiedenen Standorten implementiert, die per Kommunikationstechnik miteinander verknuepft werden. Beide Ansaetze haben Vor- und Nachteile.

Die Vorteile des erstgenannten Ansatzes liegen in der redundanzfreien und zentralen Datenhaltung (Stamm- und Bewegungsdaten) sowie in den ebenfalls redundanzfreien Softwarefunktionen. Ausserdem muss nur ein DV-System gewartet werden. In diesen Punkten zeigen dezentrale Systeme klare Nachteile. Allerdings haben auch die zentralen Verfahren ihre Schwaechen. Sie liegen in den hohen Kommunikationskosten, dem Einsatz einer sehr leistungsfaehigen und damit teuren Hardware sowie dem schlechten Anwortzeitverhalten bei Online-Auswertungen. Zudem ist die Ausfallsicherheit geringer als bei einem dezentralen System.

Mix aus zentraler und dezentraler DV

Eine Mischung ist denkbar, in der moeglichst die Vorteile beider Basisansaetze verbunden werden. Ergebnisse sollten eine redundanzfreie Datenhaltung - vor allem der Stammdaten - sein sowie geringere Anforderungen an die Kommunikationsleistungen. Ein Mischansatz koennte ein zentrales DV-System beinhalten, das die fuer alle Standorte bedeutsamen Stammdaten und Bewegungsdaten verwaltet.

Auch die Softwarefunktionen, die fuer alle Standorte von Bedeutung oder zur Konsolidierung von Daten notwendig sind, sollten auf dem zentralen DV-System gehalten werden. Darueber hinaus erhaelt jedoch jeder Standort ein eigenes DV-System, auf dem standortspezifische Stamm- und Bewegungsdaten verwaltet werden. Auf diesem dezentralen System lassen sich standorttypisch angepasste oder rechenintensive Funktionen vorhalten.

Die dreistufige Client-Server-Architektur des R/3-Systems hat als Basis einen zentralen Datenbank-Server, auf den alle Applikations- Server der Anwendungsebene zugreifen. Die Softwarefunktionen lassen sich auf verschiedene Applikations-Server verteilen. Das System erlaubt es, die gleiche Anwendungssoftware auf mehreren Applikations-Servern zu installieren. Auf dem Arbeitsplatzrechner befindet sich nur die Praesentationsebene mit der grafischen Benutzeroberflaeche.

Damit laesst sich mit dem System problemlos ein zentraler Ansatz verfolgen, da die Grundstruktur der Software eine zentrale Datenhaltung vorsieht. Ein rein dezentraler Ansatz ist mit dem R/3-System ebenfalls denkbar, zumal das gleiche System an verschiedenen Standorten eines Unternehmens implementiert werden kann. Mit dem neuen Release 3.0 bietet die Software neben verschiedenen Schnittstellen fuer den maschinellen Datenaustausch (Batch-Input, EDI oder CPI-C, ALE-Technologie) auch Programmpakete an, die es erlauben, Stamm- und Bewegungsdaten der einzelnen Systeme automatisch auf den neuesten Stand zu bringen.

Fuer einen gemischten Ansatz fehlen dem R/3-System allerdings noch einige wichtige Voraussetzungen. Dies gilt vor allem fuer die Verteilung des Datenbestands auf verschiedene Standorte beziehungsweise Rechner. In diesem Fall kommt es wesentlich auf das verwendete Datenbanksystem an, das eine solche Verteilung ermoeglichen muss.

Neben diesen strukturellen gibt es noch weitere allgemeine Anforderungen an ein paneuropaeisches Informationssystem. Mandantenfaehigkeit, Mehrsprachigkeit, die Verarbeitung verschiedener Waehrungen, Verwaltung und Verarbeitung mehrerer Laeger und die Beruecksichtigung landesspezifischer Gesetzgebungen werden von der Software beruecksichtigt.

Die mit dem R/3-System moegliche Unterteilung in Mandant und Buchungskreis erlaubt es, innerhalb eines Mandanten rechtlich selbstaendige Unternehmen mit eigener Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung (G+V) in einem Buchungskreis zu fuehren.

Konsolidierung nach verschiedenen Kriterien

In gleicher Form koennen auch Firmenbereiche, die zwar nicht rechtlich selbstaendig sind, aber als eigenstaendige Sparte in einem Unternehmen gelten, in einem Buchungskreis gefuehrt werden.

Die Funktionen und Datenstrukturen des Systems ermoeglichen eine buchhalterische Konsolidierung ueber mehrere Stufen. Hierdurch lassen sich Sparten beziehungsweise Divisionen getrennt in verschiedenen Buchungskreisen fuehren. Die Konsolidierung kann ebenso nach gleichen Sparten/Divisionen wie auch nach rechtlich selbstaendigen Unternehmen durchgefuehrt werden. Ueberdies lassen sich nach weiteren Gesichtspunkten konsolidierte Bilanzen sowie G+Vs erstellen (etwa nach regionalen Kriterien).

Eine zentrale Rolle fuer ein paneuropaeisches Informationssystem spielen Organisation und Verwaltung der Stammdaten. Eine Zuordnung von Unternehmen, Sparten und Divisionen in Buchungskreisen zum Zwecke der Konsolidierung bedingt, dass diese Buchungskreise auch mit den gleichen Stammdaten und Stammdatenstrukturen arbeiten. Dies gilt vor allem fuer die Artikel-, Kunden- und Lieferantenstammdaten sowie fuer die Produktgruppenstruktur und die der Vertriebs- und Einkaufsorganisation.

Erst wenn gewaehrleistet ist, dass alle Unternehmen und Unternehmensteile mit der gleichen Codierung der Produktgruppen-, Kundengruppen-, Verkaeufer- und Lieferantengruppen-Hierarchie sowie der Vertriebswege, Laender- und Waehrungsschluessel etc. arbeiten, lassen sich Bewegungsdaten divisions- und unternehmensuebergreifend automatisiert zusammenzufassen.

Einheitliche Stammdaten fuer saemtliche Unternehmensteile schaffen eine wesentliche organisatorische Voraussetzung, um eine europaweite Preis- und Einkaufspolitik durchzusetzen. Die Preise koennen von allen Standorten fuer jeden Kunden in den lokalen Waehrungen abgerufen werden. Preisaenderungen lassen sich abgestimmt vollziehen und stehen allen Unternehmensteilen sofort zur Verfuegung. Der Vertrieb kann schneller auf Marktveraenderungen reagieren und effizienter arbeiten. Die gleichen Vorteile erwachsen dem Einkauf, wenn alle damit Befassten mit der gleichen Artikelcodierung arbeiten und die Lieferanteninformationen transparent sind.

Die Datenstrukturen des R/3-Systems erlauben es, die gleichen Stammdaten und Stammdatenstrukturen innerhalb eines Mandanten fuer verschiedene Buchungskreise (gleich Unternehmen beziehungsweise Unternehmensteile) zu nutzen. Die standardisierten Auswertungsfunktionen des R/3-Systems beinhalten eine flexible Zusammenfuehrung und Verdichtung der Bewegungsdaten innerhalb eines Buchungskreises sowie ueber mehrere Buchungskreise hinweg.

Das bedeutet, innerhalb der vom R/3-System vorgegebenen Organisationstrukturen wie Vertriebs-, Einkauf-, Produkt- und Werks- beziehungsweise Lagerorganisation bestehen viele Moeglichkeiten fuer die Abbildung eines paneuropaeischen Unternehmens. Jedoch sind diese Organisationsstrukturen weitestgehend im R/3-System fixiert und koennen angewandt, aber nicht veraendert werden. Daher ist die Flexibilitaet eingeschraenkt.

Die Zusammenfuehrung der geschaeftspolitisch relevanten Bewegungsdaten verschiedener R/3-Systeme ist mit Hilfe des Moduls EIS (Executive Information System) moeglich. Es bietet die Moeglichkeit, zur Konsolidierung und Auswertung wichtige Daten verschiedener R/3-Systeme in eine zentrale Datenbank zu ueberfuehren und mit einem umfangreichen Toolset auszuwerten.

Die Kunden- und Lieferantenbeziehungen koennen innerhalb eines europaweit agierenden Unternehmens sehr komplex sein. Die Abbildung auf Seite 58 zeigt das Beispiel eines zentralen Lagers, von dem aus der europaeische Markt beliefert wird. Der Vertrieb sowie die Produktion sind dezentral organisiert, das heisst, es gibt in verschiedenen europaeischen Laendern Vertriebs- und Produktionsstandorte.

Die Kunden der einzelnen Laender ordern ihre Ware bei den dezentralen Vertriebsstellen. Von hier aus wird der Kundenauftrag als Bestellung an die Landesgesellschaft weitergeleitet, die Eigentuemerin des Lagers ist. Sie bestellt wiederum die Ware bei der Produktionstelle oder von externen Lieferanten. Vom zentralen Lager wird die Ware direkt zum Kunden geliefert. Die Produktionsstandorte liefern teilweise direkt an den Kunden oder zum zentralen Lager. Um eine solche Organisation moeglichst effizient zu unterstuetzen, sind die beiden Funktionsbausteine interne und externe Auftragsabwicklung sowie unternehmensuebergreifende Material- und Kapazitaetsplanung wichtig.

Keine Materialplanung auf Mandantenebene

Die externe Auftragsabwicklung zum Kunden und zum Lieferanten ist im R/3-System durch eine EDI-Schnittstelle geloest, die den internationalen Standards entspricht. Die interne Auftragsabwicklung verlangt, dass das R/3-System aus einem Kundenauftrag eine Bestellung erzeugen kann und diese automatisch zu einem zweiten Buchungskreis weitergeleitet wird. Der empfangende Buchungskreis wandelt die Bestellung wiederum in einen Kundenauftrag um. In umgekehrter Richtung muss der Belegfluss fuer Auftragsbestaetigung, Lieferscheine und Rechnungen erfolgen.

In den erweiterten Funktionen des R/3-Moduls Sales and Distribution wird der buchungskreisuebergreifende Lagerverkauf angeboten. Mit der Application-Link-Enabling-(ALE-)Technologie kann die interne Auftragsabwicklung ueber verschiedene R/3-Systeme eingestellt werden. Fuer die Materialplanung bedeutet eine solche Organisation, dass die Prognose- und Verbrauchsdaten der Vertriebs- und Produktionsstandorte zentral gesammelt werden muessen, um den Materialbedarf moeglichst exakt zu bestimmen. Dies ist eine wesentliche Voraussetzung fuer eine optimale Bestandsfuehrung und Kapazitaetsplanung. Falls die einzelnen Produktionsstandorte ganz oder in Teilen substituierbar sind, bedarf es auch einer unternehmensweiten Kapazitaetsplanung, um die Ressourcen europaweit moeglichst wirtschaftlich zu nutzen.

Die relevanten Organisationsebenen des R/3-Systems fuer die Material- und Kapazitaetsplanung sind Mandant, Buchungskreis, Bewertungsebene und Werke. Einem Buchungskreis koennen mehrere Bewertungsebenen eindeutig zugeordnet werden. Ebenso lassen sich mehrere Werke einer Bewertungsebene zuordnen. Fuer die Werke einer Bewertungsebene ist eine uebergeordnete Material- und Kapazitaetsplanung moeglich. Eine Materialplanung auf Mandanten- beziehungsweise Konzernebene erlaubt das R/3-System derzeit nicht.

* Dr. Siegbert Kern ist Leiter der Anwendungsentwicklung bei der Landeszentralbank Baden-Wuerttemberg in Stuttgart.