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13.10.2006

Content, Collaboration und Prozesse

Carsten Trapp 
Rund 9000 Mitarbeiter in über 30 Niederlassungen weltweit produzieren bei der Altana Pharma AG Tag für Tag große Mengen Content. Dieser wurde in einer gewachsenen, heterogenen IT-Infrastruktur an zahlreichen Orten abgelegt.

In der Folge entstehen Informationsinseln, die der Produktivität von Wissensarbeit schaden, wobei gerade diese Wissensarbeit die Erfolgsgrundlage eines forschenden Arzneimittelunternehmens wie die Altana Pharma AG bildet. 2004 entschied sich Altana Pharma daher, das unternehmensweite Dokumentenmanagement mit Hilfe einer ECM-Plattform für Collaboration und Workflow einzuführen. Die Wahl fiel auf die Suite von Opentext mit den Komponenten Dokumenten-Management und Collaboration, Workflow und Langzeitarchivierung.

Elektronische Einkaufsakte

Vor allem in der Verbindung von Content und Workflow sah man ein hohes Nutzenpotenzial. Entwicklungsprojekte der ersten Stunde auf der ECM Plattform waren daher eBANF, die elektronische Bestellanforderung, und eINVOICE, die elektronische Rechnungseingangsprüfung, transaktionale Workflows also im Zusammenspiel mit SAP. Beide BPM-Applikationen sind komplementäre Bestandteile der so genannten elektronischen Einkaufsakte. Dabei werden Bestellanforderungen zunächst im BPM erfasst und freigegeben. Anschließend findet die Übergabe der für den Einkauf notwendigen Daten an das SAP-System statt, um diese dort zu verbuchen. Der Anforderer, der in der Regel keinen Zugriff auf das SAP-System hat, kann nach wie vor den Status seiner Bestellanforderung im BPM verfolgen.

Eingehende Rechnungen werden eingescannt und anschließend per OCR ausgelesen. Die digitalisierte Rechnung wird ins Archiv abgelegt, die ausgelesenen Daten und der Verweis auf die archivierten Dokumente werden an das eINVOICE-Rechnungseingangsbuch (REB) im SAP übergeben. Nun startet ein SAP-Workflow zur Steuerung des Prozesses. Dieser prüft zunächst automatisch die Rechnungen, wobei all jene, für die eine Freigabe erforderlich ist, im BPM in einen Freigabeprozess gehen. Dies können zum Beispiel Rechnungen ohne Bestellbezug oder Leistungen sein, die keinen Wareneingang im SAP erfordern. Bestellbezogene Rechnungen mit Wareneingang können sofort in SAP verbucht werden, sofern keine Abweichungen vorliegen. Rechnungen mit Abweichungen zur Bestellung etwa bei einer Preis-/Mengendifferenz gehen in einen Klärungsprozess zum Einkauf. Hierzu wurde für den Einkauf ein eigenes Rechnungseingangsbuch im SAP implementiert. Zum Schluss findet entweder eine teilautomatisierte Verbuchung der Rechnung mittels SAP-Standardtechnologien statt, oder die Rechnung wird abgelehnt und an den Lieferanten zurückgeschickt. Alle Vorgänge sind auch nach Abschluss im REB recherchierbar.

Freigabe im BPM

Während die Prozesse zur Klärung der Rechnungen und Bestellungen im SAP mittels SAP Workflow abgebildet sind, finden die Freigabeprozesse im BPM statt. Beide Systeme, BPM und SAP, sind über die WFXML-Schnittstelle, einen internationalen Standard der Workflow Management Coalition (WfMC), lose gekoppelt, sodass Workflows unabhängig von der Verfügbarkeit des jeweils anderen Systems abgeschlossen werden können. Insgesamt nutzen heute bereits ca. 3500 Benutzer die BPM-Applikation eINVOICE - in Kürze steht der Go-live für eBANF an. Die Applikation eINVOICE, die Archivierung, OCR, SAP-Workflow und BPM miteinander verbindet, unterstützt durch weitgehende Automatisierung des Rechnungs-prüfungs- und -freigabeprozesses das vorhandene Financial Shared Service Center in Konstanz. Durch die Automatisierung können mit dem gleichen Headcount mehrere Standorte bedient werden. Außerdem führt eINVOICE zu einer Erhöhung der Transparenz und Qualität im Rechnungsprüfungsprozess.

Außerdem trägt die Digitalisierung dieser Teilprozesse der Einkaufsakte im Zusammenspiel von BPM und SAP nachweislich zur Wertschöpfung im Unternehmen bei. So sank beispielsweise die durchschnittliche Bearbeitungszeit für eine Bestellanforderung bereits in der ersten Ausbaustufe von 13 Tagen auf viereinhalb Tage, Ziel ist eine realisierbare Gesamtbearbeitungszeit von zwei bis drei Arbeitstagen. Bedeutsam dafür ist nicht zuletzt die Transparenz des Prozesses für den Beantragenden, der seine Bestellung jederzeit verfolgen kann.

Neben dem betriebswirtschaftlichen Nutzen kommen außerdem deutliche Vorteile hinsichtlich der Compliance-Anforderungen von GdPDU, GOB und SOX zum Tragen. Zum einen ist eine höhere Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Prozesse zu verzeichnen, zum anderen erreicht man eine schnellere, revisionssichere Archivierung der elektronischen Dokumente.

Virtuelle, internationale Projekträume

Betriebswirtschaftlicher Nutzen einerseits und die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben andererseits bestimmen auch den unternehmens- und damit weltweiten Einsatz der DMS- und Kollaborationskomponente Livelink. Automatische Versionierung und Dokumenten-Audit-Trail seien hier als zwei Basis-Funktionalitäten genannt, die ein Dokumenten-Handling unterstützen, dass Anforderungen aus SOX sowie der strengen amerikanischen Food and Drug Administration (FDA) erfüllt - Letzteres ist wesentlich für die Zulassung neuer Medikamente auf den internationalen Märkten.

Neben den klassischen DMS-Funktionen unterstützt Livelink die landes- und unternehmensübergreifende Kommunikation und Kollaboration durch so genannte Projekträume. Es handelt sich dabei um virtuelle Orte, an denen internationale Teams gemeinsam Dokumente bearbeiten, ihre Arbeit effizient organisieren und Know-how austauschen können. Diese Projekträume haben sich in einem Unternehmen wie Altana Pharma mit mehreren internationalen Produktionsstätten, einer weltweit verteilten Forschung und Entwicklung sowie regional aufgestellten, aber global geführten Sales Forces als wesentliches Merkmal und zugkräftiges internes Verkaufsargument der ECM-Plattform erwiesen. Schließlich ist auf diese Weise der weltweite Zugriff per Web deutlich einfacher als die bislang übliche Nutzung eines gemeinsam genutzten Netzwerk-Share.

Integration fehlt

Wie sieht nun das bisherige Fazit nach fast zwei Jahren Nutzung der ECM-Suite bei Altana Pharma aus? Die wohl schmerzlichste Einsicht während der Implementierung der ECM-Suite war, dass sie derzeit noch kein funktional integriertes Ganzes darstellt. Anders als es der vereinheitlichende Begriff ECM suggeriert, ist dieser Markt hochdynamisch und bietet viel heterogene Technik. Im Falle von Opentext bei Altana Pharma bilden die Elemente Livelink auf der einen und die ehemaligen IXOS-Komponenten BPM und PDMS auf der anderen Seite ein nur halbherzig integriertes Modulkonglomerat. Versprechungen des Anbieters, hier die technologische Integration deutlich voranzutreiben, wurden bislang nicht in dem erwarteten und erforderlichen Maße erfüllt. Dies trägt wesentlich dazu bei, dass das eigentlich enorme Wertschöpfungspotenzial noch längst nicht umfänglich geschöpft werden kann.

Enorm war auch die Eigenleistung, die von Seiten der Altana Pharma bei der Konzeption und Umsetzung der Lösungen erbracht werden musste. Denn die ECM-Anbieter liefern lediglich Frameworks, können aber derzeit kaum nennenswert vorkonfigurierte Lösungen anbieten. Hier wird deutlich spürbar, dass die ECM-Anbieter in den letzten Jahren den Komponentenzuwachs forciert haben, anstatt eine Lösungsentwicklung in die Tiefe zu verfolgen.

ECM erfolgreich umgesetzt

Obwohl die Produktanbieter noch nicht alle Kundenerwartungen erfüllen können, erweist sich ECM bei Altana Pharma bereits heute als nutzbringend und zukunftsweisend: Gerade weil das Wertschöpfungspotenzial in diesem Bereich, also im Zusammenspiel von Content, Kollaboration und Prozessen, so groß ist, werden ECM-Systeme in den nächsten Jahren neben den ERP-Systemen zu den zentralen Plattformen in den Unternehmen werden.

Carsten Trapp leitet die Abteilung Information Systems bei Altana Pharma und ist dort auch für das ECM-Programm verantwortlich.