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05.05.2000 - 

Inhalte für Intranets und Extranets aufbereiten

Content-Management bringt Ordnung ins Datenchaos

Neuartige Business-Modelle auf Basis des Internet gewinnen in vielen Branchen an Boden. Wer mit der Datenflut aus dem Web produktiv umgehen will, kommt an Content-Management-Systemen nicht vorbei.Von Jürgen Wasem-Gutensohn*

Wolfgang Martin, Vice President Europa der Meta Group, ist überzeugt, dass "die Umgestaltung der Firmen-Infrastrukturen zu Web-basierten IT-Umgebungen nicht aufzuhalten ist". Die entscheidenden Fortschritte sieht sein Kollege Val Sribar, Direktor für Global Networking Strategies in Stanford, bei Business-Modellen und im besser organisierten Umgang mit den Web-Techniken: "In Zukunft liegt der Schlüssel für Business-Value im Intranet und Extranet", bekräftigt Sribar.

Die Marktanalysten erwarten eine neue Welle an IT-Investitionen, die hauptsächlich den effizienten Einsatz der Internet-Technik für die Informationsversorgung der Fachabteilungen betreffen. Schon heute hat die Zahl der Web-Seiten die Milliardengrenze übersprungen. Der richtige Umgang mit der schier endlosen Infowüste entwickelt sich zum K.o.-Kriterium für einen nutzbringenden betrieblichen Informationsfluss. IT-Experten beklagen immer wieder Engpässe, die dadurch entstehen, "dass an verschiedenen Stellen Mitarbeiter Informationen horten, die eigentlich ständig dynamisiert veröffentlicht werden müssen", konstatiert Kurt Schlegel, Senior Research Analyst Web and Collaboration Strategies bei der Meta Group.

Content-Management-Systeme entschärfen diese Probleme, indem sie Ordnung auf Websites schaffen, Dokumente automatisch aktualisieren und den Zugriff auf Seiteninhalte über Benutzerprofile organisieren. Während herkömmliche Suchmaschinen das Informationsangebot lediglich nach Stichworten durchforsten, geht es beim Content-Management (CM) um den gezielten Aufbau und die Pflege der Internet-Seiten sowohl im innerbetrieblichen Informations-Management als auch bei der Web-Präsentation innerhalb einer E-Commerce-Strategie.

Auch wenn es sich, wie so häufig, um einen schillernden Begriff der IT-Branche handelt, gibt es klare Merkmale für diese Sparte von Softwareprodukten. Mit Hilfe von CM-Werkzeugen lassen sich nicht nur Seiteninhalte erstellen, speichern und beliebig strukturieren, sondern auch verschiedene Inhalte zu wiederverwendbaren Informationseinheiten per Hyperlink zusammenfügen. Der große Vorteil liegt in einer einheitlichen Plattform, die jedem Benutzer erlaubt, aktiv nach gerade benötigten Daten zu suchen und sich Inhalte nach speziellen Interessen filtern zu lassen.

Dreh- und Angelpunkt moderner CM-Software ist die Gestaltung der Online-Plattform und ihre nahtlose Einbindung in die Systemumgebung eines Unternehmens. Mit einigen solchen Tools lässt sich der gesamte Produktions- und Lebenszyklus von Web-Dokumenten verfolgen. Einmal eingerichtet, verarbeitet die Software Texte, Bilder sowie Informationen aus Datenbanken und Applikationen. Die Content-Management-Systeme unterstützten kooperatives Arbeiten im Rahmen eines unternehmensweiten Workflows und begleiten so den Aufbau einer Website von der Konzeption über das Design bis zur dynamischen Aktualisierung.

Das Herzstück eines CM-Systems bildet die zentrale Verwaltung von Daten unterschiedlicher Formate. Der Zugriff auf klassifizierte Informationen sowie die Nutzung sämtlicher Funktionen des Systems erfolgt über einen gängigen Web-Browser. Zusammengehörige Dokumente sind über Links verbunden und werden in Ordnern gesammelt. Im Gegensatz zu traditionellen Intranet-Servern ist eine CM-Lösung in der Lage, jede Änderung oder inhaltliche Anpassung von Dokumenten sofort zu übernehmen und damit einen hohen Grad an Aktualität zu gewährleisten. Querverweise, die ins Leere führen, sind damit weitgehend ausgeschlossen.

Wer aktuelle Reports, Bildarchive oder technische Dokumentationen unternehmensintern publizieren will, benötigt für den Browser-Zugriff nicht nur Scanner und einen Web-Server. Er muss auch Texte und Bilder so bereitstellen, dass die nachgefragten Inhalte zum richtigen Adressaten gelangen. Für diesen Zweck sind Funktionen hinterlegt, mit denen Systemadministratoren Zugriffsberechtigungen definieren. So lassen sich rollenspezifische Benutzergruppen einrichten, die gemeinsam am Aufbau oder der Aktualisierung von Web-Seiten partizipieren. Beispielsweise können Anwender damit einen allmorgendlichen Presse-Clipping-Service via Intranet auf die Beine stellen, der eingescannte Pressemeldungen zu einem thematisch strukturierten Report zusammenstellt und auf den Arbeitsplatzrechner der Mitarbeiter verschickt.

Viele Anbieter von Produkten zum traditionellen Dokumenten-Management haben sich Content-Management auf die Fahnen geschrieben, doch nur wenige können eine ausgereifte Plattform mit hoher Integrationsfähigkeit vorlegen. Den Ankündigungen von Herstellern betriebswirtschaftlicher Standardsoftware wie Baan, J.D. Edwards oder Peoplesoft sind bislang noch keine fertigen Produkte gefolgt. SAP hob Ende letzten Jahres das "HTTP Content-Server-Interface" aus der Taufe, das den Aufbau externer Content Server zum R/3-System unterstützt. Einen Schritt weiter geht der Mysap.com-Arbeitsplatz, der von Anfang an als Single Point of Access mittels Web-Browser konzipiert ist. Unter die vorkonfigurierte Benutzeroberfläche haben die Walldorfer Links zu unternehmensinternen Applikationen und Internet-Diensten gepackt.

Wer seinen Web-Auftritt nicht im SAP-Schlepptau organisieren möchte, wendet sich an spezialisierte Anbieter von Content-Ma-nagement-Lösungen (siehe Kasten "Anbieter"). Die Nachfrage wächst riesig, da viele Firmen erkannt haben, dass einfache Standardlösungen ihren Ansprüchen nicht genügen. Mit der weiteren Verbreitung von Intranets, Extranets und E-Commerce wächst der Bedarf an Werkzeugen für die Informationsversorgung.

* Jürgen Wasem-Gutensohn ist freier Journalist in München.

AnbieterZu den Anbietern von Content-Management-Systemen mit den hier beschriebenen Funktionen zählen unter vielen anderen:

Netobjects ("Collage"),

Open Text ("Livelink"),

Interwoven ("Teamsite"),

Vignette ("Story Server") sowie Gauss Interprise ("VIP Content Manager").

Abb: Aus einfachen Tools zur Seitengestaltung wurden komplexe Content-Management-Systeme. Quelle: Netobjects