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26.01.2001 - 

FAG Kugelfischer bringt den Informationsaustausch ins Rollen

Content-Management ersetzt den Papierumlauf

FAG Kugelfischer begreift sich als lernendes Unternehmen, in dem der Produktionsfaktor Wissen einen hohen Stellenwert genießt. Umfangreiche Weiterbildungsmaßnahmen, internationaler Personaltransfer und ein Ideen-Management-System zur kontinuierlichen Verbesserung von Geschäftsprozessen sollen dies belegen.

Doch während FAG beim Ideen-Management zu den führenden Unternehmen in Deutschland gehört, war es mit dem Informations-Management bislang noch nicht so weit her. Unstrukturierte Informationen in verschiedenen Formaten waren auf unterschiedliche Unternehmenseinheiten verteilt. Weitergegeben wurden die Informationen entweder per E-Mail oder - größtenteils - noch auf Papier, was zu erheblichen Zeitverlusten führte.

Für Chief Information Officer (CIO) Werner-Jürgen Schmitt war klar: "Wenn wir das gespeicherte Wissen standortübergreifend verbreiten und die papiergestützten Prozesse verringern wollen, gelingt dies nur durch ein netzbasiertes Content-Management-System." Ein solches System musste jedoch bestimmte Bedingungen erfüllen.

Vor etwa sieben Jahren hatte die FAG ihre Informationsverarbeitung an die Informationssysteme Beratungs- und Betriebsgesellschaft mbH (IBB), ein Tochterunternehmen der IBM Deutschland GmbH, ausgelagert. Innerhalb des Konzerns existiert also keine eigene IT-Abteilung. Deshalb sollten die Anwender in der Lage sein, ihre Inhalte selbst zu publizieren, und die Administration musste weitgehend automatisch erfolgen.

Wichtig war auch, dass die bereits vorhandenen Dokumente direkt wiederverwendbar wären - auch wenn sie nur im Word-, Excel-, Powerpoint- oder PDF-Format vorlägen. Darüber hinaus sollte die Lösung Hyperlinks automatisch pflegen, um den Administrationsaufwand so gering wie möglich zu halten. Mit der Suche nach einem geeigneten Content-Management-Produkt wurde der Systemintegrator Heid, Landmann & Partner (HLP) beauftragt, der schon die Internet-Präsenz der FAG neu aufgebaut hatte. Das Rennen machte schließlich der "Hyperwave Information Server" von der Hyperwave AG, München.

Den Auftakt für das konzernweite Intranet bildete ein sechsmonatiges Pilotprojekt. Die Pionierrolle übernahmen die FAG Personaldienste und Service GmbH sowie das Holding-Ressort für Öffentlichkeitsarbeit. "Bei denen stieß unser Konzept auf offene Ohren", berichtet Projektleiter Rainer Scherer.

Bald entdeckten auch die Mitarbeiter anderer Abteilungen die Vorzüge des zentralen Informations-Pools. Sie wollten ihre Dokumente und Informationen ebenfalls im Intranet veröffentlichen. Innerhalb kurzer Zeit stieg die Zahl der Mitarbeiter mit Publikationsrechten von 20 auf über 60, wodurch sich der ursprüngliche Content verfünffachte.

Projektleiter Scherer sieht darin einen Beweis dafür, dass der Informationsaustausch auch ohne aufwändige soziale Maßnahmen oder ein spezielles Bonussystem in Gang kommen kann. "Die Benutzer erkannten sehr schnell, dass ihnen das Intranet einen Mehrwert bietet, wenn jeder Inhalte beisteuert."

Damit diese Motivation nicht in Frustration umschlägt, ist es aber notwendig, dass die Benutzer ihre Dokumente auch ohne HTML-Kenntnisse oder die Hilfe eines Administrators im Internet veröffentlichen können. Dies geschieht bei FAG Kugelfischer auf zwei Wegen: direkt aus den entsprechenden Anwendungen heraus - der Hyperwave Information Server unterstützt mehr als 250 Dateiformate - oder über die Zusatzanwendung "Virtual Folder": Die Verzeichnisstruktur des Servers ist in den Windows-Explorer eingebunden, wodurch sich die Dateien per Drag and Drop dort ablegen lassen.

Obwohl theoretisch jeder Mitarbeiter mit wenigen Minuten Schulung zum Redakteur werden kann, hat Scherer deren Zahl über ein Rechtesystem begrenzt: "Damit gewährleisten wir eine durchgängige Struktur und ein kontrolliertes Wachstum des Systems", lautet seine Begründung. Zudem verfüge jede Business-Unit über einen Koordinator, der die Einhaltung der Richtlinien überwache und gleichzeitig Ansprechpartner für Intranet-Fragen sei.

Das Link-Management des Servers ist für die Integrität des Dokumentenbestands verantwortlich. Die bidirektionalen Verbindungen werden - getrennt von den zugehörigen Dokumenten - als eigenständige Objekte in einer Datenbank gespeichert. Der Server passt sie automatisch an, falls die Redakteure Dokumente verschieben, umbenennen oder löschen. Für den gezielten Zugriff auf Informationen sorgt eine Suchmaschine, die wahlweise im Volltext, in den Attributen oder in beiden sucht. Veraltete Inhalte entfernt der Server automatisch über das Attribut "Gültigkeit".

Das neue Intranet hat den Aktualitätsgrad der Informationen erhöht und eine Änderung der Unternehmenskultur in Gang gesetzt. Die Mitarbeiter rufen die Dokumente - beispielsweise Unternehmensleitlinien, Mitteilungen der Unternehmensführung, Arbeitsanweisungen oder Stellenausschreibungen - nun mittels Web-Browser selbst ab.

Dadurch hat sich die Zahl der papiergetriebenen Geschäftsprozesse deutlich verringert, und die Kosten für die Verteilung von Informationen sanken um 15 Prozent. Gleichzeitig wurde auch denjenigen Mitarbeitern der Zugang zu neuen Medien und Informationen ermöglicht, die bisher davon ausgeschlossen waren, beispielsweise den in der Produktion Beschäftigten.

Rund 4000 Mitarbeiter an Produktions- und Vertriebsstandorten in Europa, Amerika und Asien nutzen das Intranet bereits. Und die Standorte, die noch nicht online sind, drängen auf die Anbindung, die in der zweiten Ausbaustufe erfolgen soll. Zusätzlich zum Standort Schweinfurt werden dezentrale Intranets in Nordamerika und Asien aufgebaut und die Server zu einem Pool verbunden. Schließlich sind dann 10 000 Mitarbeiter an das unternehmensweite Informations-Management angeschlossen.

Die auf die Business-Units beschränkten Diskussionsforen sollen zu konzernweiten Communities ausgebaut werden. Parallel dazu treibt die FAG die Anbindung von Applikationen voran. Schon heute ist aus der Intranet-Benutzeroberfläche heraus der Zugriff auf die Datenbank für das innerbetriebliche Ideen-Management einschließlich des zugehörigen Workflow möglich. Auf diese Weise können die Mitarbeiter leichter Vorschläge dazu einreichen, wie sich Produktionsabläufe und Geschäftsprozesse optimieren lassen. "Die Datenbank enthält bereits zahlreiche Ideen zum Intranet - ein deutlicher Hinweis für die Akzeptanz bei den Benutzern", freut sich Projektleiter Scherer.

Interessante Möglichkeiten bietet auch die Verknüpfung mit dem SAP-System R/3. Die dort gespeicherten Personaldaten könnten dazu verwendet werden, ein Skill-Management zu etablieren, was die Suche nach Experten erheblich beschleunigen würde.

"Der eingeschlagene Weg führt in Richtung Informationsportal, das nicht nur die Papierumläufe weiter reduzieren soll, sondern auch unter einer Oberfläche die Werkzeuge für die Arbeit mit dem digitalen Content bereitstellt", fasst Scherer die Absichten des Informations-Managements zusammen. Fernziel sei es, mit dem System den gesamten Workflow der FAG abzubilden.

Die technische Umsetzung sei nicht das Problem. "Was uns noch fehlt, ist ein Rollensystem auf der Basis von Stellenbeschreibungen, das die Rechte und den Informationsbedarf der einzelnen Mitarbeiter abbildet." Das neue R/3-Release 4.6B werde die Tür dazu öffnen. Sein Einsatz markiere den Einstieg in eine unternehmensübergreifende Prozessanalyse als Teil der E-Business-Strategie.

*Dr. Hans Obermeier ist Fachjournalist in München.

DAS UNTERNEHMEN

Die FAG Kugelfischer Georg Schäfer AG mit Sitz in Schweinfurt ist weltweit der viertgrößte Anbieter von Kugel- und Wälzlagern. Hauptabnehmer sind die Automobilindustrie, der Maschinenbau sowie die Luft- und Raumfahrtindustrie. Das Unternehmen gliedert sich in eine strategische Management-Holding und die Business-Units Automobiltechnik, OEM & Handel, Precision Bearings, Komponenten sowie Näh- und Fördertechnik. Rund 17 500 Mitarbeiter erzielten 1999 einen Umsatz von knapp 3,7 Milliarden Mark; das Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit betrug 125 Millionen Mark. Seine Informationstechnik hat der Maschinenbaukonzern im Outsourcing-Betrieb an die IBM vergeben.