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04.04.2003 - 

Digitale Inhalte steuern Prozesse und repräsentieren Firmenwissen

Content-Management verlangt Strategie

MÜNCHEN (ws) - "Content is king" lautete eine Parole der Dotcom-Ära. Die angeschlagene Medienbranche dürfte daran kaum noch glauben, für die Geschäftsabläufe von Unternehmen trifft der Spruch jedoch immer mehr zu. Digitale Inhalte ersetzen nicht nur papiergestützte Abläufe, sie ermöglichen zudem neue IT-basierende Prozesse.

Die Begriffe Content und Content-Management wurden während der Dotcom-Euphorie populär. Sie bezogen sich primär auf das Erstellen, Speichern und Verwalten von Inhalten, die Firmen auf ihren Websites publizieren. Gleichzeitig entstehende Content-Management-Systeme (CMS) boten teilweise Funktionen, die schon von den etablierten Dokumenten-Management-Systemen (DMS) bekannt waren. Dazu zählen etwa die Kontrolle des Benutzerzugriffs durch Rechteverwaltung, die Suche nach Dokumenten anhand von Metadaten oder die Speicherung von verschiedenen Versionen. Die Web-CMS mussten zusätzlich den Anforderungen des neuen Mediums Rechnung tragen, etwa der Trennung von Inhalt und Layout oder den Spezifika eines Hypertextes. Nötig waren zum Beispiel Funktionen zum Link-Management.

Die enorme Zunahme digitaler Inhalte in den Unternehmen rief besonders die großen Hersteller auf den Plan, Lösungen für das Enterprise-Content-Management (ECM) zu propagieren. Die digitale Informationsflut verdankt sich mehreren Faktoren: der flächendeckenden Einführung von E-Mail, dem Erfolg des E-Business und der Entstehung von neuen Medientypen.

Besonders E-Mails schwemmen tagtäglich enorme Informationsmengen in die Firmen. Durch Unified Messaging kommen Daten aus Kanälen wie Fax oder Voice-Mail hinzu. Obwohl sich darunter viele kurzlebige oder unwichtige Informationen befinden, repräsentieren die Mail-Datenbanken doch einen enormen Wissens-Pool für Unternehmen. Diese Tatsache lässt sich regelmäßig am Verhalten vieler Benutzer verifizieren, die per Volltextsuche in einer erstaunlichen Hierarchie von Mail-Ordnern etwa Kontakte recherchieren oder zurückliegende Vorgänge aufrufen.

Trotz Krisenstimmung und Ende der Dotcom-Euphorie nimmt die Bedeutung von E-Business zu. Egal ob im Beschaffungswesen oder bei den Lieferantenbeziehungen, Unternehmen realisieren ihre Prozesse zunehmend mittels elektronischer Medien. Bestanden die klassischen Disziplinen des Dokumenten-Managements noch in der Erfassung gedruckter Belege oder in der Archivierung von Informationen, die aus papiergestützten Abläufen hervorgingen, werden Geschäfte nun zunehmend auf Basis elektronischer Dokumente abgewickelt.

Neben solchen transaktionsorientierten Anwendungen gewinnen Lösungen für die Teamarbeit an Bedeutung. Darunter fallen auch Systeme für Online-Konferenzen, Internet-Telefonie oder E-Learning. Diese produzieren oft Informationen in Form von Video- oder Audiodaten, die wie andere Inhalte gespeichert, verwaltet und gefunden werden wollen.

Die Bandbreite von Content-Formaten, Nutzungsszenarien und involvierten Anwendungen stellt erhebliche Anforderungen an das ECM. Es liegt nahe, dass sowohl die Hersteller von Web-CMS als auch DMS-Anbieter diesem übergreifenden Anspruch gerecht werden wollen und ihre Systeme entsprechend ausbauen. Zu den führenden Anbietern in diesem Bereich zählen unter anderem Day Software, Documentum, Filenet, Gauss, Imanage, Interwoven, Stellent, Tridion oder Vignette. Als deren Konkurrenten treten zunehmend die Hersteller von Infrastruktur- und ERP-Software auf.

Von allen Seiten etwas

So bieten die mächtigen objektrelationalen Datenbanken alle wesentlichen Voraussetzungen zum Speichern und Verwalten großer Mengen digitaler Inhalte. Zusätzlich weisen die Portalsoftwarepakete viele Content-bezogene Funktionen auf. Sie dienen entweder als Ergänzung für ECM-Systeme oder decken wie im Fall der SAP einen erheblichen Teil von deren Funktionalität gleich selbst ab. Applikations-Server schließlich eignen sich als idealer Unterbau für ECM-Software und bieten in vielen Fällen gleich noch Portalfunktionen zur Präsentation der Inhalte über verschiedene Kanäle.

Derzeit präsentiert sich der CMS-Markt noch stark zersplittert und umfasst weit über hundert Anbieter. Viele der Systeme beherrschen hauptsächlich das Management von Web-Seiten, andere gehen auf DMS zurück und bieten hinsichtlich Web-Inhalten noch einen eher dürftigen Funktionsumfang. Analysten sind sich darin einig, dass sich dieser Markt in den nächsten Jahren erheblich konsolidieren wird. Wie in anderen Sparten dürfte auch hier ein gutes Produktangebot allein Hersteller nicht vor dem Untergang bewahren. Dies zeigt etwa der Fall der Firma Divine, deren Portfolio die Kriterien des ECM großteils erfüllte, die aber im Januar Konkurs anmelden musste. Umgekehrt weisen die Elefanten des Softwaregeschäfts hinsichtlich ihres Portfolios gegenüber den Spezialisten teilweise noch erheblichen Rückstand auf, genießen aber bei den Anwendern meist größeres Vertrauen und reden deshalb schon heute ein gewichtiges Wörtchen mit.

Gute Chancen für Oracle, Microsoft und IBM

So verfügt Oracle in seiner Plattform, bestehend aus der Datenbank sowie dem Applikations- und integriertem Portal-Server, über fast alle Funktionen, die im Rahmen von ECM gefordert werden. Dazu zählen neben der Anbindung von Standard-Autorenwerkzeugen, Workflow- und Suchfunktionen auch die personalisierte Darstellung von Inhalten oder die Unterstützung für Collaboration. Zwar zählt die Datenbank-Company derzeit nicht zu den führenden ECM-Anbietern, soll aber laut Meta Group diese Position in den nächsten zwei Jahren erreichen.

Eine ähnliche Karriere sagen die Analysten Microsoft voraus, das mit der Übernahme des kanadischen Anbieters Ncompass vor zwei Jahren in das Content-Management-Geschäft einstieg. Das Ende 2002 angekündigte Projekt "Jupiter" soll durch Verschmelzen des "Biztalk"-, "Commerce"- und "Content-Management-Server" die Basis für ECM legen. Die aus den Einzelprodukten zusammengeführten Funktionen für Workflow, Personalisierung und Routing von Dokumenten auf Basis von Business-Process-Definitionen (BPEL4WS) genügen wichtigen Anforderungen an das ECM. Die starke Orientierung von Anwendern auf große Hersteller dürfte dabei auch Microsoft entgegenkommen. Laut Meta Group hat die Gates-Company seit der Übernahme von Ncompass in jedem Quartal mehr Verträge über Web-CMS abgeschlossen als irgendeiner der Konkurrenten.

In diesem erlauchten Zirkel der führenden Anbieter wird nach Einschätzung der Analysten auch die IBM dabei sein. Die Company verfügt mit dem Content Manager, der bald in der Version 8.2 erhältlich sein wird, schon heute über ein ECM-taugliches System. Wegen seiner Herkunft aus dem Dokumenten-Management zeigt es noch Defizite beim Verwalten von Web-Inhalten - Forrester Research legte IBM daher nahe, den "Content Server" aus der Konkursmasse von Divine zu erwerben. Big Blue hat aber für ergänzendes Knowledge-Management und für Collaboration eine Reihe von Produkten aus dem Lotus-Portfolio in petto.

Als Vorteil solcher Anbieter von Infrastruktursoftware ließe sich zusätzlich ansehen, dass sie ihre CMS-Funktionen auf hauseigene Applikations-Server aufsetzen können. Damit statten sie diese Anwendungen quasi automatisch mit Features aus, die im Enterprise-Einsatz häufig gefordert werden. Dazu zählen Skalierbarkeit und Ausfallsicherheit durch Lastenverteilung, Clustering sowie Überwachung mittels integrierter Management-Werkzeuge.

Knowledge-Management als Kür

Der wesentliche Nutzen von ECM entspringt - darin sind sich Analysten einig - nicht dem Management der Inhalte selbst, sondern Anwendungen, die das darin gespeicherte Wissen extrahieren und im Unternehmen verteilen können. Aus diesem Grund entstehen enge Beziehungen zwischen ECM und Knowledge-Management (KM) sowie Collaboration. KM-Technologien kommen ins Spiel, wenn aus großen Datenbeständen gezielt Informationen ermittelt, Inhalte automatisch kategorisiert oder Interessenprofile und Kompetenzen von Nutzern maschinell eruiert werden sollen.

Die Systeme der führenden ECM-Anbieter verfügen durch die Bank über integrierte Suchmaschinen und sind zumeist auch in der Lage, Inhalte auf Basis von automatisch erzeugten Metadaten zu kategorisieren. Zu den fortgeschrittenen Features gehört die maschinelle Erstellung von Taxonomien, also Ordnungssystemen, anhand derer Dokumente in Kategorien eingeteilt werden.

Für viele dieser Aufgaben haben sich unter den Anbietern Spezialisten herausgebildet. So hat sich Autonomy bei der automatischen Klassifizierung von Texten einen Ruf erworben, Verity kann auf viele Jahre Erfahrung mit Suchmaschinen zurückblicken. Da kaum ein Anbieter bis dato die volle Bandbreite an ECM-Funktionen anzubieten vermag, überrascht es nicht, dass die Technologien solcher Spezialisten in viele Produkte eingebettet werden. So greift etwa Vignette auf Autonomy zurück, Documentum, Filenet, Interwoven oder Stellent sind Partner von Verity. Falls CMS-Anbieter Dienste für Recherche oder Kategorisierung in ihre Software einbauen, dann erweist es sich als Vorteil, wenn diese wahlweise durch externe Produkte ergänzt beziehungsweise ersetzt werden können.

Von Nutzen wäre dies etwa, wenn ECM-Anbieter, die Content in ihren eigenen Datenbanksystemen speichern, mit den integrierten Suchmaschinen nicht ausreichend viele Datenquellen unterstützen. In ihrer jüngst erschienen Studie "Enterprise Content Management: Building a Scalable and Effective Content Infrastructure" nennt die Butler Group dies als ein wesentliches Kriterium für ECM. Mittels Abfragen sollten mithin nicht nur Dokumente durchsucht werden können, die in einem zentralen Repository hinterlegt sind, sondern idealerweise unterschiedlichste Datenbank- und Messaging-Systeme sowie externe Websites.

Auf Kooperationen greifen nicht nur etablierte CMS-Companies wie Interwoven, Vignette oder Stellent zurück. Aufgrund der vielfältigen Anforderungen bei der Verwaltung und Nutzung von unternehmensweit anfallenden digitalen Inhalten bildet sich ein regelrechtes Netzwerk an Zusammenarbeit. So erkennen die DMS-Anbieter eine Chance darin, E-Mail-Systeme um ihre Archivierungslösungen zu erweitern. Wegen der zunehmenden Bedeutung der Kommunikation mittels digitaler Dokumente sehen gesetzliche Regelungen in vielen Ländern vor, dass E-Mails über längere Zeiträume hinweg vorgehalten werden müssen. Etwa in den USA spielt bei Ermittlungen gegen Wirtschaftskriminalität die Auswertung von elektronischer Post eine immer stärkere Rolle. Hierzulande gaben vor zwei Jahren die vom Finanzministerium veröffentlichten "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GdPdU) den DMS-Firmen Auftrieb.

Workflow-Engines sind ein Muss

Zusammenarbeit kombiniert nicht nur die Fähigkeiten von Herstellern zum ECM, sie ist auch entscheidend für die Erstellung komplexer digitaler Inhalte. Was die Kooperation von Autoren betrifft, gehören Workflow-Engines mittlerweile zur Standardausstattung von CMS. Statusinformationen steuern in Kombination mit Rollen- und Berechtigungskonzepten den Durchlauf von Dokumenten durch vordefinierte Prozesse. Solcherart geregelte Kooperation eignet sich primär für fest gefügte Abläufe, beispielsweise die Bearbeitung von Anträgen, oder zur Kontrolle darüber, welche Texte auf einer Website freigeschaltet werden dürfen.

Wollen hingegen mehrere Autoren gemeinsam umfangreiche Dokumente verfassen, stößt ein solcher Ansatz bald an seine Grenzen. Zwar beherrschen Workflow-Engines vieler Anbieter mittlerweile Parallelverarbeitung und Verzweigen des Arbeitsflusses abhängig vom Eintreffen bestimmter Bedingungen. Erstere erlaubt das Weiterreichen eines Dokuments in die nächste Verarbeitungsstufe aber erst dann, wenn alle Beteiligten den vorher notwendigen Arbeitsschritt ausgeführt haben. Für die relativ spontane und lose Kooperation von Autoren, die beispielsweise gemeinsam an einem Handbuch oder einer Dokumentation schreiben, wäre das ein zu enges Korsett.

Groupware wird ihren Beitrag leisten

Gefragt sind in diesem Zusammenhang Funktionen, die über die Jahre in Groupware-Umgebungen entstanden sind und mittlerweile unter der Bezeichnung Collaboration firmieren. Dazu zählen unter anderem thematisch geordnete Diskussionsforen, gemeinsam genutzte Workspaces, so genannte Whiteboards für die grafische Skizzierung von Ideen und Vorschlägen oder auch Techniken zur Echtzeitkommunikation (Instant Messaging). Einige der umfangreichen CMS und Portallösungen bringen derartige Module bereits mit.

Insgesamt formuliert das Konzept des ECM eine Herkulesaufgabe, die Anwendern und Herstellern einiges abverlangen wird. Neu ist die Forderung nach einem firmenübergreifenden Informations-Management sicher nicht, das stark angestiegene Datenvolumen und die Vielzahl der Datenformate legen die Latte jedoch noch höher. Um aus der Masse digitaler Inhalte Nutzen zu ziehen und das darin enthaltene Wissen in den Unternehmen zu verbreiten, werden KM und Collaboration integrale Bestandteile des Content-Managements. Die Abwicklung von immer mehr Geschäftsprozessen über elektronische Dokumente macht zusätzlich die Integration von CMS in die operativen Systeme zum Enter-prise Resource Planning (ERP) oder Customer-Relationship-Management (CRM) erforderlich.

Welche Anbieter nach Konsolidierung des momentan noch stark fragmentierten Marktes eine führende Rolle spielen, können Analysten derzeit noch nicht verlässlich prognostizieren. Sicher aber scheint, dass angesichts der Bedeutung von ECM die Kolosse der Softwareindustrie sich ein großes Stück vom Kuchen sichern werden.

ECM-Features

Workflow

- Tools für die grafische Festlegung von Prozessen;

- freie Definition von Statusinformationen;

- Zuteilung von Aufgaben an Benutzer, Gruppen und Rollen;

- Verweis auf externe Inhalte über Links;

- für Business-Process-Management zusätzlich Resource-Management erwünscht;

- Integration mit operativen Systemen.

Suchfunktionen

- Kategorisierung auf Basis von Metadaten und zur Einschränkung der Suchdomänen;

- eigene Suchmaschine oder OEM;

- Möglichkeit zum Einklinken anderer Engines;

- Boolesche Operatoren;

- Sortierung des Ergebnisses nach Kriterien, Indizierung verschiedener Datenquellen, Suchergebnisse abhängig von den Benutzerrechten.

Content Lifecycle

- Unterstützung für Standard- Autorenwerkzeuge wie Microsofts Office;

- Import verschiedener Dateitypen inklusive E-Mail;

- Statusinformationen des Dokuments müssen in jedem Stadium aktualisiert werden.

Digital-Rights-Management

- Check-in, Check-out, Locking;

- Editieren von Dokumentabschnitten;

- Speicherung von Dokumentenversionen;

- Rollback auf ältere Versionen;

- Aufzeichnung der Veränderungen;

- automatische Zusammenfassung.

Ausgabe von Dokumenten

- Publikation über mehrere Kanäle;

- Unterstützung für viele Ein- und Ausgabeformate;

- Trennung von Inhalt und Layout;

- system- oder benutzergesteuerte Personalisierung;

- enge Integration mit Portalen.

Administration

- Zentrale Verwaltung;

- Delegierung einzelner Funktionen (Workflow-Definition, Schablonenentwurf);

- Unterscheidung zwischen Infrastruktur (Backup, Clustering, Replikation) und Anwendung (etwa Access Control Lists, Rechteverwaltung, Workflow);

- Integration mit LDAP-Verzeichnissen, Konzept von Benutzern, Gruppen und Rollen.

Collaboration

- Ergänzung zu Workflow, dient dem Austausch von Wissen;

- Instant-Messaging;

- Whiteboards;

- Kalender;

- Content-Rating;

- Anmerkungen;

- Online-Konferenzen;

- thematisch gegliederte Diskussionsforen.

Abb: Butlers ECM-Architekturmodell

Laut Butler Group sollte eine Lösung für Enterprise-Content-Management (ECM) auf einem Applikations-Server aufsetzen und über diesen Weg auf diverse Repositories zugreifen können. Quelle: Butler Group