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20.10.1995

Controlling/Controlling-Software fuer Logistik-Gruppe Wachsendem Konkurrenzdruck mit Kostenkontrolle begegnen

Von Roland Licht*

Durch Abschaffung des Tarifsystems zum 1. Januar 1994 haben die Bereiche Kostenrechnung und Controlling fuer Speditionsunternehmen eine neue Bedeutung bekommen: Der Markt diktiert die Preise. Um dem Konkurrenzdruck standhalten zu koennen, muessen Leistungen und Ausgaben jetzt noch exakter als bisher geplant, gesteuert und kontrolliert werden. Die Unternehmensgruppe Logistik Cargo International (LCI) in Essen begegnet dieser Herausforderung mit der Controlling-Software "Compass/400".

Unter dem Dach der Holding LCI vereint sind unter anderem die Westfracht, eine nationale Spedition mit eigenen Fahrzeugen auch fuer den Schwertransport, die Globe Cargo International, ein auf Luft- und Seefracht spezialisierter Spediteur, VTS, einer der groessten deutschen Exportverpacker, Complete Interline und Complete Line, auf Kommissionierung und Lagerung spezialisierte Unternehmen, sowie die Verwaltungsgesellschaft BBG (Betriebswirtschaftliche Beratungs-GmbH) mit den Aufgaben Buchhaltung, Personalwesen, DV und Controlling. Die Unternehmensgruppe mit 700 Mitarbeitern und einem Umsatz 1993 von zirka 130 Millionen Mark bietet die gesamte Leistungspalette der Logistik an, das heisst See- und Luftfracht, Verpackung, Transport, Lagereigeschaeft und Versand sowie Dokumentenabwicklung.

Da Logistik vom schnellen Informationsaustausch lebt, waren in der LCI-Gruppe bereits moderne logistische DV-Systeme vorhanden, das heisst, die Unternehmen besassen leistungsfaehige Kalkulations- und Auswertungsprogramme, benoetigten aber ein System, mit dessen Hilfe sie neue Auswertungskriterien und Kostenrechnungsmodelle fuer die gesamte Gruppe einsetzen konnten.

Da die Unternehmen ueber unterschiedliche Systeme verfuegten - IBM AS/400, Unix-Rechner und Novell-PC-Netze -, war es schwierig, Controlling-Daten fuer die gesamte LCI-Gruppe zu erhalten. Im Rahmen einer Analyse der Deutschen Gesellschaft fuer Mittelstandsberatung kam es dann zu einer Ausschreibung fuer ein Kostenrechnungssystem. Die beiden Hauptanforderungen der BBG an das System: Die Software sollte die LCI nicht an ein festes Kostenrechnungsmodell binden, sondern die Moeglichkeit eroeffnen, unterschiedliche Modelle mit verschiedenen Varianten anzuwenden, und darueber hinaus sollte sie die Vergleichbarkeit von produktiven Leistungen, wie zum Beispiel die Anfertigung passgenauer Transportkisten, und Dienstleistungen gewaehrleisten.

Die passende Loesung fand die BBG in einer flexibel ausgelegten Controlling-Software, Compass/400, die den speziellen Anforderungen von Dienstleistungsunternehmen gerecht wird. Jens Dahmer, Leiter Controlling bei der BBG: "Es ist schwierig, Dienstleistungen in der Kostenrechnung widerzuspiegeln, das heisst, Kosteneinflussfaktoren zu ermitteln, um Kosten dort, wo sie entstehen, aufzufangen und transparent zu machen."

Ab Oktober 1993 erfolgten Schulung und Implementierung, in deren Rahmen fuer das Kostenrechnungssystem sieben Schnittstellen geschrieben werden mussten. Die Vereinheitlichung der Kostenrechnung wurde inzwischen organisatorisch abgeschlossen. Dahmer: "Wir koennen jetzt in allen Unternehmen mit dem gleichen Kostenrechnungssystem arbeiten und Einzelergebnisse von Niederlassungen ebenso betrachten wie die Gesamtergebnisse eines Unternehmens oder der Gruppe."

Zur Zeit werden die Kostenstellenstrukturen mit zirka 800 Kostenstellen fuer die Unternehmensgruppe aufgebaut und die Kostenrechnung mit den bereits vorhandenen Leistungsprogrammen und jenen im Bereich Buchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Personalwesen verknuepft.

Die neuen Datenkennzahlen bilden die Basis fuer den Aufbau unterschiedlicher Kostenrechnungsmodelle. Sobald sie zur Verfuegung stehen, kann die BBG auf Belegbahnen saemtliche gewuenschten Auswertungen fahren. Das neue System schreibt im Unterschied zu vielen bestehenden Programmen keine hierarchische Form der Kostenrechnung vor, bei der sich die Anwender auf bestimmte Verdichtungen einigen muessen und die einer Verdichtung vorgelagerte Stufe nicht mehr erreichen koennen. Die Software erlaubt den Rueckgriff auf die tiefste Ebene und den Parallellauf mehrerer Auswertungen.

Positiv beurteilt Dahmer auch die Moeglichkeit der Darstellung der Transporteinheiten als langlaufende Gemeinkostenauftraege, so dass sich zeitnah am Monatsende pruefen laesst, wieviel jedes Fahrzeug kostet, das heisst, welche Fahrzeuge profitabel sind. Hieraus ergibt sich die moeglichst praezise Bildung von Kostensaetzen fuer die Transportkalkulation in Abhaengigkeit von der einzusehenden Transporteinheit. In seiner endgueltigen Form als integriertes Programmpaket fuehrt das System - auf der Hardwarebasis IBM AS/400 - Simulationsrechnungen und Spezialauswertungen durch, ohne die Abwicklung der laufenden Arbeiten zu behindern. Erfolgsanalysen und -beurteilungen koennen mit Hilfe von Plan-Ist-Vergleichen erstellt und beispielsweise nach Kunden, Vertriebswegen und Maerkten unterschieden werden. Dahmer: "Im Augenblick sind wir noch dabei, die fuer unseren Bedarf beste Loesung zu konzipieren. Unser Ziel besteht darin, Controlling-Systeme aufzubauen, in denen die Kostenrechnung nur ein einziger Baustein ist.

Controlling ist ja auch Unternehmensplanung und -steuerung, nicht nur Ueberwachung der Kosten. Das heisst, wir wollen Datenkennzahlen erarbeiten, um kurzfristig auf Probleme zu reagieren und um die Zukunft des Unternehmens besser steuern zu koennen."

Der eigentliche Grund fuer diese Massnahme: Das Tarifsystem der Speditionen wurde abgeschafft. Kostenrechnung und Controlling erhielten dadurch neue Bedeutung. Seit Aufhebung der Preisbindung verzeichnet die Branche einen wachsenden Konkurrenzdruck. Entsprechend streng muessen die Kosten der Gruppe unter Kontrolle stehen. Gleichzeitig will das Unternehmen mit der neuen Software Datenkennzahlen erarbeiten, damit sich aktuelle Probleme rascher loesen und zukuenftige Aktivitaeten exakter als bisher planen und steuern lassen.

* Roland Licht ist Geschaeftsfuehrer der Sysconsult Unternehmensberatung GmbH in Duesseldorf.