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27.06.2005

Controlling sichert Projekterfolg

Gabi Visintin
Kleinere Entwicklungen passen oft nicht in den großen Anzug der klassischen Projekt- Management-Tools. Kombinierte Excel-Tabellen leisten bessere Dienste.

Wir haben trotz ungewöhnlicher Probleme den Fertigstellungstermin gehalten", freut sich Amadeus Lopatta, Softwareprojektleiter beim Kegelzahnrad-Spezialisten Klingelnberg aus dem badischen Ettlingen. Die Software für die moderne Bedieneinheit der neuen Maschinengeneration war fristgerecht fertig geworden, obwohl sich der Entwicklung die eine oder andere Hürde in den Weg gestellt hatte. Die knapp bemessene Entwicklungszeit für die neue Software, die pünktlich zu einem Ausstellungstermin der Maschine zur Verfügung stehen musste, war eine davon.

Lopatta hatte sich der entscheidenden Ausgangsfrage zu stellen: Über welches Know-how und wie viel Entwickler konnte er für sein Projekt verfügen, und vor allen Dingen: Ließ sich mit den vorhandenen Ressourcen das Ziel in der vorgegebenen Zeit erreichen? "Rasch wurde uns klar, dass wir das Projekt nicht ohne externe Hilfe stemmen konnten", erinnert sich der Projektleiter und nennt ein wichtiges Auswahlkriterium für den Entwicklungspartner: "Er musste auf jeden Fall eine Menge Erfahrung im Projekt-Management mitbringen, um die Flexibilität zu erreichen, die in einem so eng gesteckten Zeitrahmen erforderlich ist." Schließlich stand zwar ein erster Prototyp bereit, der die neue Bedienoberfläche visualisierte, das Lastenheft war hingegen noch unvollständig.

Diese Situation ist für Werner Zipf von der Xcc Software AG aus der Nachbarstadt Karlsruhe keineswegs ungewöhnlich. Als Softwaredienstleister im Industriebereich stoßen die Karlsruher immer öfter nur auf grobe Aufgabenbeschreibungen: "Die klassische statische Vorgehensweise - Projektstart erst, wenn alle Detailspezifikationen ausformuliert sind - ist heute nicht mehr die Regel", erklärt Zipf. Das Software-Engineering hat sich inzwischen den Veränderungen der (IT-)Umwelt angepasst: So stellt der Trend zur Vernetzung und Dynamisierung sehr viel höhere Anforderungen an die Software und ihre Entwicklung als früher.

Die Ansprüche wachsen

Die störungsanfällige Autoelektronik macht etwa deutlich, dass sich auch die Tests der einzelnen Elektronikkomponenten an den Wandel anpassen müssen: Heute gilt es, nicht mehr nur isoliert die Funktion eines Programms zu testen, sondern auch das Verhalten in IT-Umgebungen zu simulieren, um spätere Überraschungen auszuschließen. Auch am Beispiel Klingelnberg kann der Wandel beobachtet werden: Zukünftig soll die neue Bedieneinheit - dank Industrie-PC im Hintergrund - auch Statuswerte der Schleifanlage auswerten können.

Mit der gewünschten Anpassungsfähigkeit der Software und den zusätzlichen Ansprüchen sind auch die Anforderungen an das Projekt-Management enorm gewachsen. Es beginnt bei der Vorweg-Analyse: "Heute ist es wichtig, sich vorausschauend zu überlegen, wie viel Schnittstellen eine Lösung zu bedienen hat, welche Standards zu berücksichtigen sind, welche Komponenten für eine weitere Produktlinie wiederverwendbar sein sollen oder wie sich leichte Wartbarkeit herstellen lässt", erläutert Zipf.

Aus diesem Grund hat der Karlsruher Softwaredienstleister bereits vor Jahren ein eigenes Vorgehensmodell "Excalibur" als Standard für seine Projekte aufgestellt, das als Richtschnur bei der Projekumsetzung fungiert. Mit der Zeit und zunehmenden Praxiserfahrungen ist inzwischen ein Werkzeugkasten entstanden, der den Projektleitern hilft, ihre Vorhaben richtig aufzusetzen und zu steuern. Seit ihren Anfangsjahren konnte die Xcc Software AG ihre Planungstreue von 40 auf mehr als 90 Prozent steigern.

Dabei weisen die Karlsruher dem Projekt-Controlling eine zentrale Rolle zu: "Wer iterativ oder agil entwickelt, ist gezwungen, sich kontinuierlich über den Projektstand zu informieren, um rechtzeitig auf Abweichungen reagieren zu können", stellt der Projekt-Management-Experte bei Xcc, Jochen Kreuzinger, fest.

Transparente Darstellung

Gleichzeitig wollten die Entwickler aber für das "begleitende Berichtswesen" eines Projekts so wenig Zeit wie möglich aufwenden: "Mit den richtigen Parametern und Methoden ohne unnötigen Aufwand das Projekt im Auge behalten", heißt einer ihrer Leitsätze. Kreuzinger: "Der Projektleiter und auch der Kunde sollen wenig schreiben und lesen müssen, sondern auf einen Blick die Ist-Situation erfassen und sie mit dem Soll vergleichen können." Basis dafür ist eine übersichtliche und transparente Darstellung des Projektstandes - mittels Projektstrukturplan, einem Ampelsystem für die wichtigsten Kennzahlen des Projekts und Meilenstein-Trend-Charts für die Übersicht über die aktuelle Zeitplanung. Eine detaillierte Stundenerfassung gepaart mit der Earned-Value-Methode - sie bringt Soll- und Ist-Kosten eines bestimmten Projektstatus mit dem inhaltlichen Projektfortschritt in Verbindung - erlaubt ein genaues internes Projekt-Controlling und bietet frühzeitig die Möglichkeit, auf Abweichungen zu reagieren. Diese "Werkzeuge", als Office-Vorlagen im Vorgehensmodell Excalibur vorhanden, werden nun durch das "PM-Smart"-Tool zusammengeführt.

Schwierige Budgetdiskussion

Bei der Wahl des Entwicklungspartners überzeugte den Ettlinger Kegelzahnradspezialisten vor allem die Vorgehensweise Xccs in der Projektdefinitionsphase und die daraus generierten Ergebnisse. Die Planzahlen - bezogen auf die Zeit und den Aufwand - entsprachen den Vorstellungen Klingelnbergs. Auch der Rat, von Visual C++ auf .NET zu wechseln, war für Lopatta ein wichtiger Punkt. Angesichts der im Detail unvollständigen Beschreibung der Aufgabe, war die Aufwandsabschätzung und die Festlegung auf einen festen Budgetrahmen allerdings keine einfache Übung für Xcc. "Ein solches Projekt birgt mehr Risiken, da sich Zeit und Kosten nicht exakt abschätzen lassen", betont Zipf. Um so wichtiger war es deshalb, das Projekt so transparent wie möglich zu halten - auch gegenüber dem Kunden. So kannte Lopatta die Risiken von Anfang an und war sich auch der gegenseitigen Abhängigkeit bewusst: Während Xcc programmierte, beschrieb Klingelnberg die nächste Detailspezifikation. Eine solche Hand-in-Hand-Arbeit setzt eine enge, in diesem Fall mindestens wöchentliche Abstimmung voraus. Ihr war es auch zu verdanken, dass in einem Fall die ungewöhnlich lang andauernde Programmierung eines Sondermoduls gestoppt wurde. (hk)