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20.10.1995

Controlling/Strategische Faktoren der kritischen Tool-Auswahl

Mit MIS-Tools verbinden sich geradezu visionaere Erwartungen, aber auch gewaltige Enttaeuschungen. Sie gelten als Wundermittel zur Loesung der Informationsprobleme im Management. Doch verbinden sich mit den drei Buchstaben MIS (Management Information System) haeufig schlechte Erinnerungen an kostspielige Projektflops und nicht eingehaltene Versprechen. Hier stellt sich die Frage, inwieweit die verschiedenen Produkte und Produktfamilien das Tool-Portfolio des Berichts- und Controlling-Prozesses abdecken und wie sie fuer das Redesign dieses Geschaeftsprozesses herangezogen werden koennen.

Von Kay Hradilak*

Eine wesentliche Ursache fuer das haeufige Scheitern mit MIS- Systemen ist die Fixierung auf einzelne Anwendungen oder Wundertechnologien wie EIS oder Data-Warehouse. Vernachlaessigt wird hierbei die Betrachtung des gesamten Geschaeftsprozesses, der hier DV-unterstuetzt werden soll - dem Berichts- und Controlling- Prozess.

In jedem Berichts- oder Controlling-Prozess lassen sich drei generische Prozessschritte unterscheiden:

- die Datenaufbereitung,

- die Datenverarbeitung sowie

- die Informationspraesentation und -verteilung.

Jeder dieser Prozessschritte stellt unterschiedliche funktionale Anforderungen an MIS-Tools:

Im Prozessschritt Datenaufbereitung sind die benoetigten Basisdaten bei Bedarf aus einer Vielzahl von vorgelagerten Systemen zu beschaffen und haeufig fuer die weitere Verarbeitung gesondert zu speichern.

In der eigentlichen Datenverarbeitung muessen die Basisdaten aggregiert und gruppiert werden; es sind Vergleichswerte zu berechnen oder komplexe Operationen wie Eliminierungen auszufuehren.

Bei der Informationspraesentation gegenueber den Prozesskunden, dem Management, werden eine Vielzahl von Anforderungen an das Medium der Praesentation gestellt. Sie reichen vom "klassischen" Papierbericht in Listen- oder Formularform ueber die interaktive Praesentation am Bildschirm bis hin zum File-Transfer.

Entscheidend fuer die Effizienz des Berichts- und Controlling- Prozesses ist, dass alle Prozessschritte integriert abgearbeitet werden koennen.

Kein MIS-Tool kann alles

Kein einzelnes MIS-Tool kann alle funktionalen Anforderungen des Berichts- und Controlling-Prozesses abdecken.

So sind SQL-Datenbanken wie zum Beispiel Informix oder DB2 hervorragend fuer die Haltung von Detaildaten bis hin zu einzelnen Buchungssaetzen sowie fuer deren Extrahierung und Verdichtung geeignet. Sie bieten sich jedoch nicht fuer die interaktive Praesentation an.

Sogenannte Online-Analytical-Processing- oder auch Datenwuerfel- Tools (Olap) wie "Essbase" eignen sich fuer eine mehrdimensionale, Controller-gerechte Datenhaltung und deren analytische Verarbeitung (zum Beispiel Umsatz nach Perioden, Kunden und Produkten). Allerdings kommen sie als Praesentations-Tools fuer das Management kaum in Frage.

Haeufig werden jedoch sowohl Detaildatenhaltungen (Data-Warehouse) als auch mehrdimensionale aggregierte Datenhaltungen (Datenwuerfel) benoetigt.

Fuer die zuverlaessige und regelmaessige Bereitstellung von Quelldaten aus den verschiedensten Systemplattformen dient Middleware wie "EDA/SQL", "Infopump" oder "Commander ADL".

Spreadsheets wie "Excel" oder "Lotus 1-2-3", sind wegen ihrer einfach zu handhabenden, zellorientierten Verknuepfung von Datenhaltung, Verarbeitungsfunktionalitaet und Praesentation zu den Standard-Tools des Controlling geworden. Eine typische Ursache fuer ein ineffizientes Controlling ist jedoch der Einsatz von Spreadsheets als Traegersystem fuer Datenhaltungen.

Die funktionale Staerke von Financial Consolidation Tools wie "Commander FDC" und "Hyperion Enterprise" ist die Konsolidierung und Eliminierung von Berichtsdaten zur Erstellung des standardisierten Management-Reporting. Die Unterstuetzung von Budgetierungsprozessen und Soll-ist-Abgleichen ist der Fokus von Tools wie "Express/FMS" und der "Professional Planer", aber auch von einer Reihe von Spreadsheet-Add-ons wie zum Beispiel "Controlleti" und "U-Plan".

Die Generierung von Papierberichten auf Basis der verfuegbaren Datenbestaende ist die Kernfunktionalitaet von Report-Writern. Zu ihnen gehoeren Tools wie "Impromptu", "Fokus Reporter" oder "Powerbuilder Infomaker".

In diesem Gesamtzusammenhang sind EIS nicht mehr als Tools zur interaktiven Praesentation (Drill-down, Traffic-lighting etc.) von Management-Informationen, die zudem am Ende einer komplexen Kette von DV-Komponenten stehen.

Die Integration der einzelnen Schritte des Berichts- und Controlling-Prozesses erfordert DV-technisch, dass verschiedene MIS-Tools zu einem Portfolio zusammengestellt werden. MIS-Tool- Portfolio bedeutet die Integration von einzelnen MIS-Tools zur Bereitstellung einer durchgaengigen funktionsgerechten DV- Unterstuetzung des Berichts- und Controlling-Prozesses.

In einer internationalen strategischen Management-Holding wurde bei einem MIS-Projekt schnell deutlich, dass bezueglich der Informationsanforderungen des Topmanagements zwischen dem Finanzberichtswesen, das die weltweiten Beteiligungen und Toechterunternehmen in einer Reihe von Branchen einschloss, und dem operativen Management-Reporting fuer das Stammhaus zu unterscheiden war - auch wenn die Informationspraesentation schliesslich in einer vereinheitlichten Form erfolgen sollte.

Somit war es notwendig, sowohl schon aufbereitete Daten aus Toechterunternehmen als auch Daten aus der operativen Datenverarbeitung des Stammhauses (Mainframe und IDV) aufzubereiten und zu verarbeiten. Das Ergebnis war ein mehrstufiges und teilweise paralleles Soll-MIS-Tool- Portfolio.

Bei der Umsetzung des MIS-Tool-Portfolios stellt sich eine grundsaetzliche strategische Frage: Sollen vorrangig vorhandene Tools durch Komponenten ergaenzt werden, oder soll ein weitgehend kompletter Zukauf erfolgen?

In vielen Unternehmen sind in den letzten Jahren erhebliche Investitionen in Datenbank- und PC-Client-Software erfolgt. Sind diese Investitionen einschliesslich des aufgebauten Know-hows obsolet, oder koennen sie genutzt werden?

Geht man vom Abdeckungsgrad des MIS-Tool-Portfolios als Ordnungskriterium fuer Anbieter aus, so lassen sich Familienanbieter, Anbieter von Entwicklungssystemen und Anbieter von Komponenten unterscheiden.

Familienanbieter beanspruchen eine vollstaendige Unterstuetzung des Berichts- und Controlling-Prozesses durch eine Familie von integrierten Standardprodukten. Zu ihren wichtigsten Vertretern gehoeren Comshare Inc., Pilot Inc. und SAP.

Dem Anwender steht eine Tool-Palette von der Datenbeschaffung bis hin zur interaktiven Management-Praesentation zur Verfuegung. In einem bestimmten Umfang koennen einzelne Tools ausserhalb ihres Familienverbunds eingesetzt werden.

Anbieter von Entwicklungssystemen halten Werkzeuge bereit, welche die vollstaendige Entwicklung von DV-gestuetzten Berichts- und Controlling-Systemen ermoeglichen sollen. Der Anwender kann sich ein weitgehend individualisiertes Tool-Portfolio erstellen. Bekannte Unternehmen in diesem Bereich sind unter anderem SAS, Information Builders, MIK und Information Resources (nun Oracle Olap Division). In dieses Segment dringen jedoch auch Anbieter von universellen Entwicklungssystemen fuer Datenbank-Clients wie zum Beispiel Powersoft vor.

Neben dieser kleinen, aber sehr einflussreichen Gruppe von Firmen, die einen moeglichst vollstaendigen Abdeckungsgrad anstreben, existiert eine Vielzahl von Komponentenanbietern. Sie verkaufen beispielsweise SQL-Datenbanken, Report-Writer und Spreadsheets, das heisst Tools, die sich fuer vielfaeltige Zwecke nutzen lassen, aber auch ausgewiesene MIS-Tools wie EIS (Trinzic, Cognos) und Planungs-Werkzeuge (Graphitti, Hyperion Pillar).

Die Integrationsfaehigkeit ihrer Tools in gemischte Portfolios ist fuer Komponentenanbieter auf dem MIS-Markt ueberlebenswichtig. Grosser Wert wird auf die Integration von Link-Komponenten in die Produkte gelegt (zum Beispiel Trinzic, Planning Sciences).

Generell sind viele Anbieter bestrebt, ihren Abdeckungsgrad des MIS-Tool-Portfolios durch Zukaeufe und Kooperationen zu erhoehen. So erwarb Hyperion Inc. die Pillar Inc., einen bisher vor allem in Nordamerika erfolgreichen Anbieter von Planungs/ Budgetierungssoftware. Derartige Marktveraenderungen betreffen auch andere Anbieter. So wurden die Powersoft Inc. von Sybase Inc. und die Pilot Inc. von Dun & Bradstreet uebernommen (siehe Beispiel MIS-Tool-Portfolio).

Aus Management-Sicht sollten bei der Anbieter- und Tool-Auswahl drei Fragen im Vordergrund stehen:

- Wie soll das MIS-Tool-Portfolio gesteuert werden?

- Wie sollen die Beziehungen zu den MIS-Anbietern gestaltet werden?

- Was darf die DV-Unterstuetzung im Berichtswesen und im Controlling kosten?

Eine unternehmensweite Steuerung des MIS-Tool-Portfolios wird durch den Bezug der benoetigten MIS-Funktionalitaeten aus einer Hand unterstuetzt. Standard-Tools und -Anwendungen koennen geschlossen fuer den gesamten Berichts- und Controlling-Prozess vorgegeben und entwickelt werden.

So kann ein Ziel der Einfuehrung von Tool-Familien oder von Entwicklungssystemen die Bereinigung beziehungsweise Straffung der IDV-Landschaft in den Fachbereichen sein.

Bei einer weitgehenden Beschraenkung der zentralen Steuerung auf die Datenaufbereitung wird haeufig eine Auswahl der jeweils besten Einzelkomponenten erfolgen.

MIS-Anbieter koennen als Zulieferer oder als langfristige Gestaltungspartner fungieren. Im ersteren Fall muss internes Know- how zur Systemweiterentwicklung aufgebaut werden. Gerade bei angestrebten Gesamtloesungen ist es jedoch moeglicherweise sinnvoll, sowohl fuer ihre Erstellung als auch fuer ihre Weiterentwicklung externes Know-how dauerhaft einzubinden.

Der Zukauf kompletter MIS-Portfolios einschliesslich umfangreicher Implementierungsleistungen ist immer dann die teurere Alternative, wenn bereits wesentliche Komponenten des MIS-Tool-Portfolios vorhanden sind.

Andererseits kann sich die individuelle respektive autonome Datenverarbeitung in den Fachbereichen zu einem immer groesseren und immer schwerer zu steuernden Kostenfaktor auswachsen. Erfolgreich eingefuehrte und betriebene Gesamtloesungen sind so unter Umstaenden durchaus kostenguenstiger fuer das Unternehmen.

Die Auswahl von geeigneten MIS-Tools fuer den Berichts- und Controlling-Prozess ist in erster Linie eine Entscheidung des Managements. Im Mittelpunkt dieser Auswahl sollten nicht einzelne Tools stehen, sondern die effiziente Gewaehrleistung einer notwendigen Gesamtfunktionalitaet im Berichtswesen und Controlling. Die hierbei getroffenen Entscheidungen haben grundsaetzliche Bedeutung.

Beispiel: "Offenes" Portfolio

Die Oracle "Olap" Division und die Pilot Inc. gehoeren zu den grossen, traditionsreichen Anbietern von MIS-Tools und -Loesungen. Sie verfuegen ueber eine breite Kundenbasis: Oracle Olap Division ueber 3.000, Pilot Inc. mehr als 60 000 Anwender.

Im Mittelpunkt des Tool-Portfolios der Oracle Olap Division steht das Datenhaltungssystem "Express", das als Olap-Server positioniert wird. Individuelle Anwendungen lassen sich mit der 4th-GL-Entwicklungsumgebung "Personal/Oracle Express" programmieren.

Flaggschiff der Pilot Inc. ist "Lightship Professional", ein EIS- beziehungsweise Visualisierungs-Tool, das als Schluesselkomponente der Lightship-Familie positioniert wird, jedoch sehr wohl auch allein und in Verbindung mit Fremdkomponenten wie SQL-Datenbanken eingesetzt werden kann. Als weiterer MIS-Client ist der "Lightship Modeller" fuer mehrdimensionale Modellierungen verfuegbar. Der "Lightship Server" laesst sich als mehrdimensionaler Dataserver, das heisst als Datenwuerfel nutzen. Unter "Lightship Link" werden eine Vielzahl von zugekauften Link-Komponenten zusammengefasst.

Neben dem hohen Abdeckungsgrad des MIS-Tool-Portfolios ist beiden Anbietern gemein, dass sie kuerzlich von fuehrenden Anbietern kaufmaennischer Standardsoftware uebernommen wurden. Die Firma Information Resources Inc., Anbieter der Express- Entwicklungsumgebung, wurde vollstaendig als Olap Division in die Oracle Inc. eingegliedert. Dun & Bradstreet Inc. uebernahm Pilot Inc. als Tochterunternehmen.

So ist zu erwarten, dass die neu entstandene Oracle Olap Division die Express-Tools in das Oracle-Produktportfolio integriert, wozu vor allem die direkte Einbindung der Datenbank gehoeren wird.

Ein Schwerpunkt der Pilot Inc. ist die funktionale Erweiterung von Lightship Professional als Visualisierungs-Tool. Dazu gehoeren sowohl eine Visual-Basic-kompatible Programmiersprache als auch neue Praesentationsobjekte (Tabellen, Landkarten).

Beachtenswert bei beiden Anbietern ist auch die derzeit vollzogene weitgehende Oeffnung fuer Fremd-Clients wie PC-Datenbanken oder bestimmte Spreadsheets. Offensichtlich erscheint die bisherige Beschraenkung auf eigene, proprietaere Clients als auf dem Markt nicht mehr durchsetzbar. So bietet die Oracle Olap Division einen ODBC-Zugriff (Open Database Connectivity) auf den Olap Express Server an. Von Pilot Inc. wird gleichfalls ein ODBC-Zugriff, auf den Lightship Server bereitgestellt. Zudem steht die Integration von Excel als Front-end fuer den Lightship Server bevor.

* Dr. Kay Hradilak ist Berater bei der Roland Berger & Partner GmbH in Frankfurt am Main.