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28.04.2006

Corporate Identity auch bei E-Mails

Edgar Gierth 
E-Mail-Signaturen und Disclaimer sind die elektronischen Visitenkarten einer Firma. Ein zentrales Signatur-Management sorgt für einen einheitlichen Unternehmensauftritt.
Da die für ein E-Mail-Signatur-Management benötigten Datenbestände ohnehin vorhanden sind, gestaltet sich die Implementierung einfach.
Da die für ein E-Mail-Signatur-Management benötigten Datenbestände ohnehin vorhanden sind, gestaltet sich die Implementierung einfach.

Die Außendarstellung eines Unternehmens durch Online-Informationsmedien prägt auch dessen Image. Deshalb sorgen in der Regel Policies für Corporate Identity (CI), Dokumentvorlagen für den externen Umgang mit Kunden sowie E-Mails dafür, dass der Unternehmensauftritt einheitlich und authentisch bleibt. Doch gerade im Bereich der E-Mail-Kommunikation klaffen Anspruch und Wirklichkeit weit auseinander. In vielen Fällen stimmt bei der Gesamtheit der ausgehenden Mails eines Unternehmens schon die Schriftart des Disclaimer oder des Mail-Textes nicht überein. Im Extremfall haben Kunden den Eindruck, mit verschiedenen Unternehmen zu kommunizieren. Der Grund: Viele Mitarbeiter setzen die CI-Policies nach eigenem Gutdünken und unkontrollierbar um. Gar mancher entwickelt dabei großes künstlerisches und kreatives Potenzial. So werden die Vorgaben nach eigener ästhetischer Befindlichkeit einfach mit Stellenbeschreibungen, Bildern, Logos oder Zertifizierungen erweitert. Zusätzlich erschwert die technische Kommunikation der E-Mail-Systeme untereinander einen einheitlichen Unternehmensauftritt.

Fazit

• Durch die Implementierung des zentralen Signatur-Managements können Unternehmen eine rollenbasierende, CI-konforme E-Mail- Signatur definieren und diese ohne Involvierung der Benutzer flächendeckend implementieren.

• Die bisher fehlerbehafteten, zeitintensiven und kostenverursachenden Prozesse der Signatur-Selbstverwaltung können abgeschafft und ein zentraler, kontrolliert automatisierter und effektiver Ablauf entwickelt werden.

• Das Ergebnis sind E-Mail- Signaturen, die so aussehen, wie es im Sinne eines sauberen Corporate-Identity-Managements wünschenswert ist.

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E-Mail-Footer, die verschiedene Schriftarten verwenden oder mit Tabulatoren erstellt sind, können beim Empfänger in einer Form erscheinen, die kaum noch das ursprüngliche Design erkennen lässt. Schuld an dieser Problematik sind die E-Mail-Formate wie HTML, Text und Plain Text, welche für sich jeweils weit verbreitet sind und das Layout einer CI-basierenden Mail-Signatur oftmals ungewollt stark modifizieren.

Diese Probleme löst ein Signatur-Management, das die Mit- arbeiter von der Umsetzung der CI-Policy entlastet, eine komfortable, differenzierte Kommunikation erlaubt und im welt- weiten Datenverkehr die Cor- porate Identity gewährleistet. Der Clou: Genutzt werden Datenbestände, die ohnehin schon vorhanden sind und damit ohne großen Aufwand eine rasche Implementierung eines zentralen Signatur-Managements ermöglichen.

Templates schaffen Ordnung

Grundstein eines zentralisierten CI-Signatur-Managements ist eine zu definierende Signatur-Schablone, ein so genanntes Template. Dieses bestimmt unternehmensweit das einheitliche Erscheinungsbild des E-Mail-Footers. Da die Daten von Per- sonen individuell verschieden sind und das Template universellen Ansprüchen genügen muss, werden in der globalen Vorlage nur Variablen für alle später benötigten User-Infor- mationen verwandt. In den Schablonen stehen beispielsweise die Normwerte wie Name, Vorname, Telefon, E-Mail, Adresse, Abteilung etc., ohne dass diese Daten für jeden Mitarbeiter einzeln eingetragen werden müssen. Weiterführend können auch grafische Anpassungen eingebettet werden, optional auch allgemeine Hinweise oder News. Die Templates werden mit der Hypertext Markup Language (HTML) umgesetzt, wobei die Hypertext-Elemente als Verweis auf andere, noch zu beschreibende Datenquellen dienen.

Konfiguration der Infrastruktur

Im nächsten Schritt werden die bestehenden E-Mail-Systeme des Unternehmens in diesen automatisierten Prozess eingebunden. Die Messaging-Infrastruktur wird so konfiguriert, dass das vorher kreierte Signatur-Template im Regelfall an die entsprechende E-Mail angehängt wird. Dies ist besonders bei der wechselseitigen Kommunikation etwas knifflig, also für den Fall, dass eine E-Mail mehrmals zwischen zwei oder mehr Adressaten versandt wurde und das elektronische Dokument somit eine chronologische Historie von E-Mails mit sich führt.

In diesem Kontext besteht die Herausforderung darin, die Endposition des aktuellen E-Mail-Inhalts zu lokalisieren und die Signatur logisch korrekt einzufügen: nicht etwa wahllos an das Ende oder sinnentstellend in der Mitte einer E-Mail. Die Lösung: Reply-Separatoren kennzeichnen in einer E-Mail die Positionen des ursprünglichen Inhalts. Nimmt der Rezipient nun Modifikationen in Form von Textgenerierung vor, wird die E-Mail-Signatur beim Versand an der untersten Stelle des geänderten Inhaltes positioniert.

User-Daten aus dem Netzwerk

Vor dem Versand der E-Mail gilt es zuletzt die bisher gesetzten Variablen durch die benutzerspezifischen Detailinformationen zu ersetzen. Als Grundlage dafür dienen die heute sehr weit verbreiteten zentralen Verzeichnisdienste. Die auf Data Repositories basierenden x.500-Directories enthalten alle netzwerk- relevanten Informationen, so auch individuelle Benutzerdaten wie zum Beispiel Namen, Standortbestimmungen oder Kontaktdaten. Um diese Informationen zu erhalten, stellt der Messaging-Server einen Request an den internen Verzeichnisdienst. Per Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) abgefragt, werden die aktuellen User-Informationen aus dem Directory-Schema ausgelesen und den zuvor im Template definierten Variablen zugeordnet. Einzige Voraussetzung hierfür ist, dass die Datenbestände des verwendeten Verzeichnisdiensts bereits im Vorfeld sauber und ausreichend gepflegt wurden oder die Datensammlung vor der produktiven Implementierung des CI-Signatur-Managements aufbereitet wird.

Die Anwendung des Modells ist vielseitig. Der Benutzer löscht zunächst alle alten Signaturen in seinen Mail-Clients. Die neuen Signaturen werden dann direkt und automatisiert vom Messaging-Server in die Mails integriert. Dabei lässt sich wählen, ob nur E-Mails an externe Empfänger oder auch an interne Empfänger mit dem Mail-Footer ausgestattet werden sollen. Dieses Procedere funktioniert nicht nur bei den Standard-E-Mail-Clients wie etwa Outlook. Es werden auch Web-basierende Dienste und die mobilen Mail-Clients (PDA, Smartphone etc.) automatisch mit Signaturen unterstützt. Die Flexibilität der Verzeichnisdienste erlaubt die Definition vieler weiterer Regularien, um für verschiedene Gruppen oder andere Objekte gezielt divergierende, aber in sich wieder einheitliche CI-Signaturen zu generieren.

Directory immer aktuell

Ein entscheidender Vorteil einer zentralen Directory-Lösung ist die hohe Aktualität der Daten. Etwaige Änderungen sind unternehmensweit sofort in allen Signaturen vorhanden und müssen nicht mehr individuell eingetragen werden. Gegenüber einer dezentralen Lösung sind zudem Rollen und Verantwortlichkeiten klar geregelt. Erfahrungsgemäß akzeptieren Mitarbeiter eine solche Lösung aufgrund der eigenen Entlastung und dem Wegfall der wiederkehrenden Signaturanpassungen an multiplen Mail-Clients recht schnell.

Keine Probleme mit Datenschutz

Bezüglich des Bedürfnisses nach Datenschutz ist noch anzumerken, dass das dem Benutzer zugesicherte Recht auf Datenautonomie in einer solch konstituierten Umgebung grundsätzlich nicht eingeschränkt wird. Die zentral verwalteten Disclaimer sollten vor diesem Hintergrund nur einen rudimentären Querschnitt des Informationsgehalts darstellen, den die Mitarbeiter zuvor selbst bereit waren, dezentral und autark mit ihren E-Mail-Signaturen preiszugeben. Die Korrektur etwaiger falscher, persönlicher Informationen kann zudem jederzeit auf "Zuruf" jedes Einzelnen erfolgen, da es auch im ureigensten Interesse des Unternehmens ist, ausschließlich qualitätsgesicherte und verwertbare Unternehmens- und Kontaktdaten zu veröffentlichen. (ue)