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28.09.1979

CW-COMM-PRIX-Gewinner präsentieren ihre Leistung

Ich bedanke mich für den Preis, den Sie mir zuerkannt haben. Es hat mir gezeigt, daß ich auf dem richtigen Weg bin. Ich habe mich bemüht, in unserem Unternehmen, dem ich seit dem 1. Januar dieses Jahres angehöre, die EDV-Anwendung über die Bildschirme einzuführen. Das Unternehmen, das ist die W. E. Saarbach GmbH in Köln, existiert seit 92 Jahren und befaßt sich im wesentlichen mit dem Zeitungs-, Zeitschriften-Im- und -Export und dort mit drei Bereichen: Einmal mit Büchern, Fachbüchern und Presseerzeugnissen, die Sie am Kiosk kaufen können, und mit der Abonnementverwaltung des In- und Auslandes. Damit Sie eine ungefähre Vorstellung über die Größenordnung unserer Daten haben: Wir verwalten etwa 65 000 Kunden im In- und Ausland, bei 40 000 Titeln und 14 000 Lieferanten im Abonementbereich. Die Datenmengen, die vor sieben Jahren noch über Karteikarten verwaltet wurden und sehr viele Mitarbeiten, wurden in ein Batch-System umgestellt und jetzt auf ein Online-System.

Nachdem ich festgestellt habe, daß die Mitarbeiter älteren Semesters sehr ängstlich vor dieser Neuerung waren, habe ich mich bemüht, in Einzelgesprächen und in dieser Dokumentation zu versuchen, diesen Mitarbeitern die EDV möglichst nahe zu bringen.

Wie habe ich das gemacht? Ich habe dieses Buch geschrieben, diese Abhandlung geschrieben, und habe in drei Tagen Seminar mit den Mitarbeitern, es waren 36 Mitarbeiter aus sechs verschiedenen Fachgebieten, eine Kurzeinführung in die EDV gegeben. Ich habe ihnen erläutert, Wie die Zusammenhänge sind, habe ihnen an Tafel und Flip-Chart gezeigt, wie die Sachen zusammenhängen, versucht, dies in allgemein verständlicher Form darzustellen, und habe die Mitarbeiter Kapitel für Kapitel durch diese Anweisung geführt und anschließend die Hälfte des Tages dann damit verbracht, diese Mitarbeiter am Bildschirm, man kann sagen händchenhaltend, zu betreuen. Ich habe festgestellt, daß das zum Erfolg geführt hat. Die Mitarbeiter verloren ihre Angst und haben, nachdem sie nach anderthalb Tagen die Angstschwelle überwunden hatten, das System so verstanden, wie es verstanden werden wollte. Sie haben gleichzeitig auch Verbesserungsvorschläge gebracht, da sie die Materie, die wir aufgrund von echten Daten einer vergangenen Periode eingespielt hatten, sofort wiedererkannten, damit spielen konnten und sofort den Effekt sahen, den das neue System bringt.

Die haben sofort gesehen, das geht ja viel besser als vorher. Das größte Problem, und das darf nicht unterschätzt werden, ist : Nachdem die Mitarbeiter seit Jahren manuell mit Belegen gearbeitet haben und anschließend kontrollieren konnten, was habe ich gemacht, da sie notfalls ein Fehlerprotokoll bekamen, dies ist beim TP etwas ganz anderes: Die Information wird direkt verarbeitet, und wenn ein Kundenstamm oder eine Adresse beispielsweise geändert ist, dann haben sie sofort die Änderung, und der Mitarbeiter ist plötzlich von verantwortlich für die Änderung, die er eingegeben hat.

Das war an sich das Hauptproblem überhaupt: dem Mitarbeiter klarzumachen, welche Verantwortung er plötzlich in diesem EDV-System hat und welche Möglichkeiten und Probleme er produzieren kann, wenn er da Fehler macht. Wir haben da versucht, diese Art des Beleges weitgehend beizubehalten, in dem Masken nach den Eingaben einer Änderung beispielsweise wieder projizierten, daß er sofort sehen konnte, die Änderung habe ich gemacht. Wir haben durch Fehlerroutinen sofort angezeigt, an dieser Stelle ist etwas falsch.

Zu meiner Erfahrung mit den Mitarbeitern möchte ich ihnen sagen, daß der Mitarbeiter, wenn er zur Eigeninitiative gefordert wird und die Sachprobleme kennt, mit denen er zu tun hat, sehr viel lernt und auch ein Erfolgserlebnis hat.

Dieses Erfolgserlebnis ist letzten Endes das, was er braucht, damit er diesen Bildschirm akzeptiert. Wir haben Mitarbeiter im Alter von 62 Jahren, die also kurz vor der Pensionierung stehen, die zuerst sehr kontra eingestellt waren. Selbst diese Mitarbeiter haben, nachdem wir sie wirklich psychologisch betreuten, ich möchte sagen, indem ich immer präsent war und immer, wenn eine Frage auftauchte, sofort eingegriffen und erklärt habe, selbst diese Mitarbeiter beherrschen das System jetzt wirklich gut.

Die Verbesserungsvorschläge haben, wenn sie von den Mitarbeitern kamen, praktisch sofort zu Programmänderungen geführt, so daß sie sofort gesehen haben, meine Idee ist in die Tat umgesetzt worden. Was also wieder eine Motivation hervorgebracht hat. Die Identifikation des Datenbestandes, beziehungsweise die Identifikation der Arbeit des Mitarbeiters mit seiner bekannten Arbeit, die er bisher gemacht hat, konnte er sofort nachvollziehen. Er konnte die Belege, die er ja kannte, sofort weiterverarbeiten. Nach diesen zwanzig Tagen des Einführens möchte ich sagen, daß die Mitarbeiter, das kann ich jetzt sagen, freudig mit diesen neuen Möglichkeiten arbeiten. Die allgemeine Ablehnung gegen Bildschirmarbeit, wie es immer wieder aus der Presse kommt und selbstverständlich auch zu akzeptieren ist, gibt es bei uns nicht. Weil unsere Mitarbeiter sehen, welche Probleme sie sofort lösen, sitzen sie also nicht permanent am Bildschirm, haben also nur sporadische Tätigkeiten dort. Sie alle beurteilen das System durchweg positiv.