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10.11.1995

CW-Studie beleuchtet Management-Kriterien in E-Mail-Systemen Unternehmen zahlen hohen Preis fuer heterogene Message-Welten

CW-Bericht, Peter Gruber

MUENCHEN - Messaging-Applikationen sind auf dem Vormarsch. In der professionellen Anwendung gewinnen sie als strategisches Mittel zur Geschaeftsprozessoptimierung zunehmend an Bedeutung, wie auch die juengste Studie der CW bestaetigt. Doch in vielen Faellen schmaelern proprietaere Strukturen der Plattformen den Nutzen. Verschiedene E-Mail-Systeme in Unternehmen unter einen Hut zu bringen ist oft nur durch hohen administrativen Aufwand und kostspieliges Equipment moeglich.

Die kuerzlich durchgefuehrte Umfrage der CW (vgl. CW Nr. 43 vom 27. Oktober 1995, Seite 7) befindet sich in prominenter Gesellschaft. Der hoechste Verband der E-Mailer, die Electronic Messaging Association (EMA), gab fuer den US-Markt eine Studie in Auftrag, um ebenfalls mehr Licht ins Dunkel der elektronischen Post zu bringen. Auch wenn der amerikanische und deutsche Markt nicht eins zu eins vergleichbar sind, laesst sich doch ein wesentlicher Schluss ziehen. Sowohl hierzulande als auch in den Vereinigten Staaten ist das Messaging ueber das Stadium der Kinderschuhe und Schnickschnack-Applikationen laengst hinaus.

Stattliche 23 Millionen US-Anwender, so das Ergebnis des EMA- Reports, wenden am Arbeitsplatz E-Mail an, 7,5 Millionen zu Hause. Im Jahr 2000 soll sich der Gesamtwert dieses Marktes in den USA auf 61 Milliarden Dollar belaufen. Jaehrlich entfallen dabei im Durchschnitt knapp 13 Milliarden Dollar auf Messaging-Services sowie Equipment im geschaeftlichen Bereich, 455 Millionen Dollar auf die private Nutzung. Statistisch gesehen kostet ein professioneller Anwender US-Companies rund 550 Dollar fuer Mailing. Dabei verschickt er pro Woche insgesamt rund 160 Nachrichten, wobei eine Botschaft in der Regel an vier Adressaten gerichtet ist.

Die Akzeptanz in Deutschland liegt mit Sicherheit noch nicht so hoch wie in den USA. Immerhin gab die Haelfte der Befragten in der CW-Umfrage an, noch keine Messaging-Systeme im Einsatz zu haben. Dort aber, wo elektronische Mail-Loesungen in der Praxis betrieben werden, drueckt Administratoren - ob in Uebersee oder deutschen Landen - der gleiche Schuh. Dies gilt insbesondere fuer Grossunternehmen, wo in der Regel mehrere Messaging-Plattformen in Einklang gebracht werden muessen.

Zwei Faktoren dominieren dabei den Alltag der Netz-Manager. Erstens hat die verstaerkte Nachfrage nach E-Mail-Anwendungen zu einer explosionsartigen Zunahme an Produkten gefuehrt. Heute sind sowohl fuer saemtliche Host-Systeme als auch fuer den Sektor der lokalen Netze zahlreiche Erzeugnisse am Markt. Waehrend die neue, ebenfalls weitgehend proprietaere Produktgeneration dem Nutzer mehr Funktionalitaet und Features bietet, erzeugt sie fuer Netz-Manager ein deutliches Mehr an Konfigurationsmoeglichkeiten. In direktem Zusammenhang damit steht der zweite Faktor, die Migration zum Client-Server-Computing. Sie erfordert auch eine entsprechende Umstellung der Message-Systeme.

In der Praxis heisst das, Mainframe-basierte Mail-Plattformen muessen mit LAN-orientierten im Enterprise Network harmonisiert werden.

Auf der Host-Seite sind dies zum Beispiel All-in-one, AS/400 Office, Dissos, HP Mail, Office Vision, Memo, Profs, Unix Mail oder VMS Mail. 93 der untersuchten Firmen - das ist ein Drittel - betreiben solche Loesungen, wobei der Loewenanteil auf Companies mit mehr als 500 Mitarbeitern entfaellt. 188 Nennungen der Studie - also zwei Drittel - verbuchten LAN-basierte Mail-Systeme wie MS- Mail, cc:Mail, Notes, Apple Quickmail, Groupwise, Pathworks Mail, Pegasus Mail, Unix Mail, Banyan Mail sowie Da Vinci.

Kummer bei der Abstimmung von LAN- und grossrechnerbasierten Systemen bereiten Administratoren dabei drei elementare Kernprobleme des Messaging - naemlich der Transport sowie die Konvertierung der Nachrichtenformate, die Umwandlung der Adressformate sowie die Synchronisation der Verzeichnisse. Obwohl mit X.400 und X.500 zwei OSI-Protokolle fuer Transport sowie Directories existieren, hilft deren Anwendung in der Regel nicht weiter. Der Grund: E-Mail-Systeme verwenden meist proprietaere Adressformate, die von allgemeinen Spezifikationen abweichen.

70 Prozent haben eigenes Verzeichnis

Belegt wird dieses Manko auch durch die CW-Studie. 70 Prozent der eingesetzten Messaging-Loesungen haben ein eigenes Verzeichnissystem. Nur ein Viertel der Anwendungen greift beim Auffinden von Benutzernamen auf einen Directory-Dienst zu. 41 Prozent der Installationen beinhalten, so die Analyse, immerhin oeffentliche Adressbuecher. Relativ zurueckhaltend geben sich die Netzwerker auch in puncto X.400, dem internationalen OSI-Standard zum Transport von elektronischen Daten. Nur 13 Prozent beabsichtigen, X.400 kuenftig als Transportmechanismus fuer das gesamte Enterprise Network zu fahren, im LAN-Bereich nutzen nur fuenf Prozent die ISO-Norm. Im lokalen Sektor dominieren als Transportprotokoll der Microsoft Mail Server (26 Prozent), Novells MHS (21 Prozent) sowie das Simple Management Transport Protocol - SMTP - (14 Prozent).

Die geringe X.400-Quote erklaert sich durch den Anteil kleinerer Firmen in der Umfrage, die kein Campus-uebergreifendes Mail-Network betreiben. Von den 546 gewerteten Companies weisen naemlich 239 nur bis zu 20 Mitarbeiter aus, waehrend 301 Firmen mehr Angestellte beschaeftigen. 89 an der Studie beteiligte Unternehmen haben immerhin ueber 500 Mitarbeiter, wobei 14 mehr als 5000 angeben. Der Spitzenreiter liegt bei 33 000 Angestellten. Immerhin besitzen 71 Firmen eine Anbindung an ein X.400-Netz.

Es ist unbestritten, dass Unternehmen aus dem Einsatz von Messaging-Systemen Vorteile hinsichtlich der Produktivitaet ziehen koennen. Kuerzere Reaktionszeiten in der Entwicklung sowie Vermarktung machen solche Plattformen zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor. Als Anwendungen auf der digitalen Nachrichteninfrastruktur werden Workflow, Terminplanung, der elektronische Austausch von Handelsdaten (EDI) sowie Real-time- Informationen aus Datenbanken bald zum Standardrepertoire gehoeren.

Der Nutzen von Message-Applikationen wird jedoch durch heterogene Mail-Umgebungen haeufig aufs Spiel gesetzt. Die Kopplung unterschiedlicher Welten geht meist zu Lasten der Funktionalitaet oder kann nur durch sehr kostspieliges Equipment und enormen administrativen Aufwand bewaeltigt werden. Da die Realisierung nur eines Mail-Systems in groesseren Unternehmen aufgrund DV- historischer Erblasten nicht in die Tat umzusetzen ist, versuchen die Strategen das Integrationsproblem entweder durch Gateway- oder neuerdings Backbone-Loesungen in den Griff zu bekommen.

Am weitesten verbreitet ist die Gateway-Methode. Dabei werden zwischen den verschiedenen E-Mail-Umgebungen Point-to-point- Gateways installiert. Dieser Ansatz ist jedoch nur praktikabel, wenn maximal zwei oder drei Messaging-Systeme unter Dach und Fach zu bringen sind. Konfigurationen, die ueber diesen Rahmen hinausgehen, koennen nicht mehr effizient verwaltet werden. Die Stabilitaet der Nachrichten ist ueber mehrere Loesungen hinweg nicht gewaehrleistet, die Koordination unterschiedlicher Produkte und Versionen nur mit aeusserster Muehe zu bewerkstelligen. Darueber hinaus ist eine automatische Synchronisation der verschiedenen Directories nicht mehr moeglich und muesste deshalb manuell erfolgen.

Diese Situation trifft auf zirka 30 Prozent der Unternehmen in der CW-Studie zu, die Host-basierte Postsysteme nutzen. Sie geben Schnittstellen zu anderen E-Mail-Welten an und muessen jeden Benutzer in Gateway-Tabellen eintragen. Aehnlich verhaelt es sich im LAN: Von 188 Auskunftgebern kreuzten 20 Prozent ein Ja bei der Frage nach einem Interface zu anderen digitalen Message- Anwendungen an, wobei auch hier die Anwenderadressen in Gateway- Tabellen notiert werden muessen.

Um ihre komplexen Mail-Landschaften besser strukturieren zu koennen, waehlen Firmen immer oefter einen Backbone-Ansatz. In einer solchen Konfiguration ist jedes Message-System mit dem Backbone verbunden, das ein einheitliches Mail-Format verwendet. Dies kann eine herstellerspezifische Spezifikation sein, aber auch Standards wie X.400 oder SMTP.

Das Plus dieser Methode liegt in erster Linie in der Reduzierung der Gateways. Pro Message-System ist nur noch ein Gateway noetig, das die proprietaeren Inhalte in das Format des Backbones uebersetzt. Dadurch wird das Management der gesamten Mail-Umgebung erleichtert und die Gestaltung flexibler. Nicht beseitigt ist mit diesem Ansatz jedoch das Problem der Verzeichnis-Synchronisation aller angewandter Loesungen. Saemtliche Directories muessen bei einem Update weiterhin haendisch modifiziert werden.

Administratoren umgehen diese Schwierigkeit zum Teil mit Hilfe von Mail-Hubs oder -Switches, die mit dem Backbone verknuepft sind. Diese Komponenten beherrschen die Konvertierung von proprietaeren Formaten. Zusaetzlich beinhaltet der Hub oder Switch einen Directory-Service, der alle eingehenden Verzeichnisdaten sammelt und umwandelt. Ein Subset dieser Hubs kann ueber das standardbasierte Backbone verbunden werden, welches sowohl E-Mail als auch Directories unterstuetzt.

Abschliessend noch ein wenig Statistik in Sachen Verwaltung. Nur ein Viertel der Unternehmen setzt, wie die CW-Studie ergab, dedizierte Mail-Server ein. Dabei muss im Regelfall genau definiert werden, welcher Mail-Server mit welchem kommuniziert.

In puncto Kommunikation nutzt knapp die Haelfte aller Message- Systeme auch die Verzeichnisse der Betriebssysteme. 56 Prozent der Administratoren legen einen Benutzer sowohl im Netzwerk- Betriebssystem als auch im Mail-Server an. Trotz der relativ aufwendigen Verwaltung sind die Verantwortlichen im grossen und ganzen mit ihren Systemen zufrieden.