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01.10.2004 - 

Collaboration-Lösung E-Docs bindet Lieferanten an

Daimler-Chrysler automatisiert Beschaffung

Daimler-Chrysler arbeitet mit mehr als 3500 Lieferanten über die elektronische Einkaufs- und Kollaborationslösung "E-Docs" zusammen. Mehr als ein Viertel des gesamten Beschaffungsvolumens wickelt der Automobilhersteller darüber ab. Von Dieter Haussmann und Tilman Knapp*

Früher mussten Beschaffungsanfragen auf Papier gestellt und per Briefpost oder Telefax an potenzielle Lieferanten geschickt werden. Deren zeitkritische Antworten gingen auf denselben konventionellen Wegen ein. Allein um hier ein lückenloses Dokumenten-Management sicherzustellen, war ein enormer administrativer Aufwand notwendig. Heute erledigt Daimler-Chrysler diese Arbeit eleganter und weit effizienter: Von Beratungsdiensten bis zu Serienteilen für die Automobilproduktion laufen Beschaffungsanfragen papierlos über E-Docs. Unter diesem Namen hat der Automobilhersteller eine Plattform für den rechtsverbindlichen Austausch elektronischer Einkaufsdokumente entwickelt.

Zulieferer via Web integriert

E-Docs ist die Collaboration-Komponente des Materialeinkaufssystems "MES" von Daimler-Chrysler. Über Letzteres wickelt der Automobilkonzern alle wesentlichen Sourcing-Aktivitäten ab - von der Anfrage über Ausschreibung, Angebot, Angebotsvergleich bis hin zur Auftragsvergabe. Bei E-Docs handelt es sich um ein Web-Instrument, das Lieferanten via Internet in die Beschaffung integriert. Sämtliche Dokumente, die im Rahmen einer Geschäftsbeziehung - einschließlich deren Anbahnung - auszutauschen sind, lassen sich auf diese Weise sicher elektronisch übermitteln. Einkäufer und Lieferanten haben damit eine übersichtliche elektronische Arbeitsumgebung. Mit neuen Zulieferern wird die Zusammenarbeit via E-Docs vertraglich vereinbart, um sicherzustellen, dass das System auch wirklich genutzt und anerkannt wird.

Automatische Erinnerung

Die Ausschreibungsinformationen werden über das zentrale Sourcing-System MES gebündelt und den in Frage kommenden Lieferanten in einer Datenbank online zur Verfügung gestellt. Individuell adressierbare Mitarbeiter der ausgewählten Geschäftspartner erhalten eine von E-Docs automatisch generierte E-Mail, die darauf hinweist, dass ein Dokument zur Bearbeitung bereitsteht. Die E-Docs-Applikation im "Daimler-Chrysler Supplier Portal" stellt im Eingangskorb ("In-Basket") die wichtigsten Informationen zur neuen Anfrage übersichtlich dar. Dort werden unter anderem der Bearbeitungsstatus der Dokumente, die Ansprechpartner auf der Kunden- und Lieferantenseite und das Abgabedatum für die Antwort des Lieferanten angezeigt. Zudem verschickt E-Docs automatische "Reminder" an die Lieferanten, wenn kurz vor Abgabetermin noch keine Antwort eingegangen ist. Weitere Masken helfen bei der Bearbeitung der Ausschreibung und der Erstellung eines Angebots.

Nach Verschicken des Angebots inklusive aller eventuell notwendigen Anhänge via E-Docs gelangt die Offerte über MES wieder an den zuständigen Einkäufer bei Daimler-Chrysler, der nun die Angebote vergleichen und Aufträge erteilen kann. Die gesamte Beschaffung - einschließlich interner Genehmigungsschritte - lässt sich damit papierlos abwickeln.

Einer der größten Vorteile für alle Beteiligten liegt in der Zeitersparnis. Geschäftsdokumente können auf beiden Seiten einfach zusammengestellt und transportiert werden. Mindestens ebenso wichtig ist der Faktor Konsolidierung: Grundlegende Sourcing-Daten müssen nicht mehrfach in unterschiedliche Systeme eingegeben werden. Der Verbund zwischen MES und E-Docs stellt sicher, dass einmal definierte Anforderungsdaten, zum Beispiel Teilenummern samt Beschreibungen oder Liefermengen, nahtlos über die Anfrage bis zur Beauftragung weitertransportiert werden. Damit entfällt eine wesentliche Fehlerquelle.

Darüber hinaus steht mit E-Docs und MES ein umfassendes Beschaffungsarchiv zur Verfügung. Es enthält sämtliche Geschäftsvorfälle mit allen zugehörigen versendeten Dokumenten und bietet eine Vielzahl von statistischen Auswertungsmöglichkeiten.

E-Docs wurde von Daimler-Chrysler und IBM Business Consulting Services gemeinsam in Java entwickelt. Die Beschaffungslösung greift auf Daten der "Daimler-Chrysler Procurement Data Base" zu. Betrieben wird sie unter "IBM Websphere Application Server" auf AIX-Maschinen. Auf der Lieferantenseite stehen eine Browser-gestützte Benutzeroberfläche zur Dokumentenbearbeitung sowie Werkzeuge zum Up- und Download von Attachments zur Verfügung. Sicherheitsfunktionen und Authentifizierung übernimmt das Daimler-Chrysler Supplier Portal. E-Docs ist mehrsprachenfähig und kann neben Deutsch auch Englisch und Portugiesisch.

Heute werden über E-Docs durchschnittlich 2300 Einkaufsdokumente pro Tag ausgetauscht. Aufgrund der positiven Erfahrungen, die der Einkauf mit E-Docs gesammelt hat, zieht der Konzern eine weitere Integration von Systemen der Produktionslogistik, des Rechnungswesens und der Entwicklung in Betracht. Erfolgreich angebunden wurden bereits die katalogbasierenden Bestellsysteme der Standorte in Deutschland und USA.

Ein Blick in die Zukunft

Seinen Einsatzschwerpunkt hatte E-Docs bisher in Europa. Aktuell wird das System im Verbund mit anderen Daimler-Chrysler-Einkaufssystemen unter anderem an den internationalen Standorten der Commercial Vehicle Division, also des Nutzfahrzeugegeschäfts, eingeführt. Der nächste Entwicklungsschwerpunkt ist die Integration der E-Docs-Dokumente in die Lieferantensysteme.

Derzeit werden die Dokumente im Portable Document Format (PDF) zur Verfügung gestellt. Dies soll aus rechtlichen Gründen so bleiben. Damit aber auch die Lieferanten die Vorteile von E-Docs vollständig ausschöpfen können, soll die unmittelbare Kommunikation mit den Lieferantensystemen zusätzlich durch XML-Strukturen unterstützt werden. Dabei gilt es, die Vorteile einer modernen, professionellen Web-Anwendung mit denen einer einfachen DFÜ-Verbindung zu kombinieren. Im ersten Schritt werden dafür in E-Docs spezielle Dokumententypen um XML-Anhänge erweitert. Im Endausbau sollen sich dann Dokumente über Web-Services austauschen lassen. (rg)

*Dieter Haussmann ist Senior Manager IT Procurement Systems bei der Daimler-Chrysler AG, Tilman Knapp ist dort Senior Manager Global Procurement Strategy.

Hier lesen Sie ...

- wie Daimler-Chrysler von der elektronischen Beschaffungsplattform profitiert;

- wie das System aufgebaut ist;

- was der Endfertiger unternimmt, damit auch die Lieferanten etwas davon haben;

- welche Pläne er für den weiteren Ausbau hegt.

Projektsteckbrief

Projektart: Entwicklung und Einführung einer elektronischen Einkaufs- und Kollaborationslösung.

Branche: Automobilkonzern.

Stand heute: läuft produktiv.

Produkte: Eigenentwicklung, IBM Websphere Application Server.

Dienstleister: IBM Business Consulting Services.

Umfang: für die europäischen Standorte.

Ergebnis: Reduzierung administrativer Routinearbeit im Einkauf und beim Lieferanten, deutliche Senkung der Prozesszeiten, einheitliche elektronische Arbeitsumgebung, in der Termine und offene Transaktionen einfach verfolgt werden können.

Nächster Schritt: Rollout an den internationalen Standorten der Commercial Vehicle Division (Nutzfahrzeuge). Im Endausbau sollen Dokumente über Web-Services mit den Geschäftspartnern ausgetauscht werden können.