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18.02.1983

Das beste Informationssystem ist immer noch das Ringbuch

Management-Informationssysteme, kurz: MIS, waren bisher ein

Mißerfolg. Denn immer noch, weiß Ernst Wellhöner von der SCS Hamburg, herrscht Ratlosigkeit bei den DV-Experten über die Anforderungen an ein derartiges System. Die Ursache hierfür kennt der Hamburger auch: Das Management weiß nicht, was es will, sein Informationsbedarf ist offensichtlich unstrukturierbar. Dazu kommt nach

Ansicht von Michael Rostaher von der Grazer Merkur-Versicherung,

daß aufgrund veralteter Systeme auf der unteren Ebene keine komprimierte Information zu gewinnen ist. Dabei gibt Hartmut Becker von der ADV/Orga, Wilhelmshaven, zu bedenken, daß die notwendigen Informationen zur Unternehmensführung sich nicht automatisch aus verdichteten Informationen der unteren Ebenen ergeben. Um effizient Führungsinformationen zu gewinnen, braucht man laut Becker heute neben einem neuen Ansatz auch neue Methoden und neue Technologien. Bis dahin wird ein MIS bleiben, was es schon ist: das manuell geführte Ringbuch des Managers.

Hartmut Becker

Bereichsleiter, ADV/Orga F. A. Meyer GmbH, Wilhelmshaven

Nach der MIS-Euphorie der frühen folgte die MIS-Ernüchterung der späten 70er Jahre. Die Abbildung des betrieblichen Geschehens auf allen Ebenen in einem umfassenden, dabei aktuellen und selektiven Organisationsmodell und DV-System war mißlungen. Das MIS war und ist weiterhin das manuell geführte Ringbuch des Managers. Die Überleitung der Daten aus den DV-Systemen in dieses Ringbuch wird durch das "menschliche Interface" sichergestellt.

Die Org./DV-Abteilungen der Unternehmen haben immer noch alle Hände von zu tun, die wichtigsten Teilsysteme der operierenden Ebene mit Datenverarbeitung zu unterstützen, damit sie funktionsfähig und fehlerfrei arbeiten können. Schon die Integration dieser Teilsysteme und die Gewinnung von Steuerungsinformationen für das operative Management bereitet oft Schwierigkeiten.

Der Mißerfolg der MIS beruhte im wesentlichen auf zwei Fehlannahmen, nämlich, daß sich die Informationen für das Führen von Unternehmen weitgehend automatisch durch Verdichten der Daten der operierenden Ebene ergeben und daß die Datenverarbeitung methodisch und technologisch in der Lage sei, ein Unternehmen in allen seinen Informationsstrukturen und -transaktionen in einem DV-System abzubilden.

Auch heute stehen die methodischen und technologischen Mittel für einen gesamtheitlichen Ansatz von operativen Systemen und Führungssystemen nicht zur Verfügung.

Um heute effizient Führungsinformationen zu gewinnen, brauchen wir dreierlei, nämlich einen neuen Ansatz neue Methoden und eine neue Technologie.

Ziel- und entscheidungsorientierte Führungsinformationen ergeben sich nicht aus den weitgehend starren Systemen der operierenden Ebene. Diese Systeme sind auf die Abwicklung von Routineaufgaben ausgerichtet und nicht auf die flexible Beantwortung sich rasch wandelnder Fragestellungen der Unternehmensführung. Der neue Ansatz bedeutet die Trennung von operativen Systemen und Führungssystemen. Führungssysteme haben andere Anforderungen. Führungsinformationen werden "von oben" und oft ad hoc definiert. Ein Führungsinformationssystem muß diese Fragestellungen formulieren können und sich die zur Beantwortung nötigen Daten aus den Systemen der operierenden Ebene und anderen Quellen besorgen

Solche Führungsinformationssysteme werden demnächst auf dem Markt als Planungs-, Analyse- und Kontrollsystem angeboten werden.

Auch bei den Teilsystemen der operierenden Ebene ist ein neuer Ansatz erforderlich. Bei diesen Systemen ist dringend ein höherer Integrationsgrad der Anwendungsbereiche anzustreben. Die mit der Neukonzeption solcher Systeme verbundenen hohen Kosten können nur durch den Einsatz universeller Software in wirtschaftlichen Grenzen gehalten werden.

Die DV-Systeme der Zukunft werden offene Systeme sein müssen. Hierfür müssen neue Methoden entwickelt werden, die weitgehend rechnergestützt einsetzbar sind. Denn nur so ist der Faktor Zeit zu überlisten, da viele komplexe DV-Systeme bei ihrer Fertigstellung bereits veraltet sind.

Die erforderlichen leistungsfähigen Entwicklungsmethoden stehen noch nicht zur Verfügung; es wird jedoch von einigen Unternehmen der Informationsindustrie intensiv daran gearbeitet. Hier ist in absehbarer Zeit mit einem Innovationsschub zu rechnen.

Auch die erforderliche Technologie für zukunftsorientierte hochintegrierte Systeme steht nur teilweise zur Verfügung. Hierunter sind leistungsfähige Datenbanksysteme mit integrierte Data-Dictionary zu verstehen sowie eine neue Hardwaregeneration, die durch fortschreitende Miniaturisierungen die bisherigen Zeit,- Längen- und Verknüpfungsrestriktionen aufhebt.

Wenn diese Voraussetzungen geschaffen sind, ist allerdings noch die Bereitschaft der Unternehmen erforderlich, ihr gesamtes Informationswesen neu zu gestalten und auf zentrale Datenbanken auszurichten. Hierzu werden in vielen Fällen Investitionen in Millionenhöhe erforderlich sein.

Bis jedoch derartige Großprojekte in einigen Jahren angegangen und in weiteren Jahren realisiert sind, bleibt der Unternehmensführung nur die auch kurzfristig zum Erfolg führende Strategie, sich ein eigenes Führungsinformationssystem zu beschaffen, das losgelöst ist von den Restriktionen der Systeme der operierenden Ebene.

Ernst-E. Wellhöner

SCS Geschäftsstelle Frankfurt Unternehmensberatung und Automation

Die von den Herstellern vor mehr als einem Jahrzehnt begonnene Kampagne zur Einführung sogenannter Datenbanksysteme wurde in erster Linie mit dem Bedarf nach Management-Information begründet. Denn was liegt näher, als die Forderung nach zeitnaher, konsistenter und umfassender Verfügbarkeit von Daten und Informationen auf eine Ebene zu heben mit den Wünschen des Managements nach entscheidungsrelevanter DV-Unterstützung. Schließlich hatte man beim Aufbau der damaligen DV-Systeme an alles gedacht, an Ausfallsicherheit, optimale Ressourcen-Nutzung Antwortzeit-Verhalten etc. nur nicht an sogenannte Management-Information.

Hat uns nun dieses Jahrzehnt, auf dem sich die DB-Systeme auf breiter Basis durchgesetzt haben, der Management-Information wirklich näher gebracht? Man müßte Ansätze schon für das Ganze halten, wenn man diese Frage ernsthaft bejahen wollte. Für diesen "Mangel" sehe ich zwei wesentliche Gründe:

Erstens: Die Einführung und konsequente Nutzung von DB-Systemen ist eine Voraussetzung für die Bereitstellung von Management-Information, nicht aber die Bereitstellung selbst. Dieser frühen Erkenntnis setzen Hersteller und SW-Häuser bald sogenannte Query-Languages entgegen, die es erlauben, die in den DB-Systemen vorgehaltenen Daten - im wesentlichen von den Anforderungen selbst - nach den unterschiedlichsten Gesichtspunkten abzufragen, zu korrelieren, zu reduzieren. Anzunehmen, daß dies nun Durchbruch gebracht hätte, würde an dem wesentlichen Grund vorbeigehen, warum es bislang nicht zu Management-Informations-Systemen gekommen ist, nämlich:

Zweitens: Befragt man "das Management" nach seinen Anforderungen hinsichtlich entscheidungsrelevanter Informationen, so sind die Anworten so unstrukturiert, auch unstrukturierbar, so individuell so wenig systematisierbar, daß sich bei den DV-Experten erhebliche Ratlosigkeit breit macht. Offenbar weiß "das Management" selbst nicht, welche Informationen es braucht - Ausnahmen bestätigen die Regel.

Die Notwendigkeit, den Entscheidungsprozeß konsequent auf seine Struktur und seine Bedingungen zu analysieren, erweist sich als schwieriger und komplexer als diesem Problem mit einer Query-Sprache, sei sie auch noch so flexibel, beizukommen wäre.

Management-Entscheidungen werden aber zu einem großen Teil durch Environment-Daten gedachte Alternativen und Szenarien bestimmt, die in der Datenbank kein Abbild haben.

Denkt man konsequent weiter, so muß man fordern, daß bereits beim Entwurf der DB-Struktur ihre Brauchbarkeit für Management-Information berücksichtigt werden muß. Denkt man nur an so relativ einfache Fragen wie kundenbezogenes Marketing bei Versicherungen, die ja im allgemeinen spartenorientierte Informations-Systeme betreiben so wird an diesem Beispiel deutlich, welche grundlegende Bedeutung die Berücksichtigung aller Anforderungen für Struktur und Aufbau der DB-Systeme hat. Ich zögere nicht zu behaupten, daß sich der Aufbau und die Nutzung der bisherigen DB-Systeme als Hemmnisse erweisen werden, will man ernsthaft an die Konzeption von Management-Informations-Systemen gehen. Größer noch dürfte die Schwelle sein, die zu überwinden ist, uns im Management das Bewußtsein für Entscheidung als eines rationalisierbaren Prozesses zu wecken.

Ob die heute verfügbaren Instrumente, die bisherigen DB-Systeme, die Query-Sprachen und auch die sogenannten "Business Graphic Tools", die Bildschirm-Graphiken, ausreichen, dieser Beschreibung zu genügen, das wird sich erweisen, wenn die ersten Management-Informationssysteme konzipiert werden, die nicht auf die bisherigen operativen Systeme aufgesetzt sind, sondern sich aus diesen ergeben werden, das heißt wenn das Management-Informationssystem als integraler Bestandteil einer Gesamtkonzeption betrachtet wird.

Michael Rostaher

Leiter EDV-Entwicklung, Merkur-Versicherung Graz

Die wirtschaftliche Lage der 80er Jahre brachte es mit sich, daß immer mehr Unternehmen die Notwendigkeit des Einsatzes eines exakten Planungsinstrumentes erkannten. Die Unternehmensführung braucht genaue und schnelle Informationen, um rechtzeitig weitreichende Entscheidungen treffen zu können.

Der Tatsache, daß die sogenannten Management-Informations-Systeme (MIS) in der Praxis oft versagen oder überhaupt nicht bestehen, liegen mehrere Gegebenheiten zugrunde:

- Die Systeme auf der unteren Ebene sind teilweise veraltet, so daß keine aussagefähigen komprimitierten Informationen gewonnen werden können.

- In den bestehenden Unternehmensstrukturen ist oft kein Platz für eine entsprechende Planungsstelle, die direkt der Unternehmensführung unterstellt ist.

- Wenn schon vernünftige Ansätze in Richtung MIS entstehen, ersticken sie meistens in der Fülle der täglichen Probleme.

- Häufig besteht Unsicherheit beim Einsatz von fertigen Softwareprodukten, weil sie erst nach längerer "Anlaufzeit" das bringen, was sie versprechen. Das aber auch nur dann, wenn die Punkte (1) bis (3) nicht zur Gänze zutreffen.

In Zukunft werden sich ganz sicher integrierte Informationssysteme durchsetzen, in denen die Informationen aufgrund von neuesten betriebswirtschaftlichen Erkenntnissen nach "oben" bis zu Unternehmensführung fließen werden. Aber nur dort, wo die Unternehmensführung erkennen wird, daß vieles, was kurzfristig in Frage gestellt wird, sich langfristig positiv auswirken kann.