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08.02.1991 - 

Software in der Personalabteilung

Das Computerprogramm hat den Bewerber sicher im Griff

KONSTANZ (CW) - Trotz der technischen Revolution im Büromaschinenbereich sind Verwaltung und Bearbeitung von Bewerbungsvorgängen heute noch ein Tätigkeitsgebiet, das vor allem "menschliche" Zeit und Arbeit kostet. Viele Arbeitsschritte können nicht mechanisiert oder standardisiert abgearbeitet werden. Mit einer computergestützten Bewerberverwaltung lassen sich Routinearbeiten reduzieren.

Die Beurteilung der Eignung und Qualifikation eines Bewerbers aus den schriftlichen Unterlagen wird nach wie vor nur von erfahrenen Mitarbeitern durchgeführt. Expertensysteme und schematisierte Bewertungsverfahren haben diesen Teil der Personalarbeit in nur sehr geringem Umfang durchdrungen. Dennoch fallen viele Arbeiten an, die durch ein geeignetes Softwarepaket bewältigt werden könnten.

Ein übersichtlicher Bildschirmaufbau, die Befehlsauswahl auf Tastendruck und der Verzicht auf vielstufige Menübäume machen zum Beispiel das Programm Selector des Konstanzer Unternehmens AC-Systeme für Mitarbeiter mit geringen PC-Kenntnissen von Beginn an bedienbar. Zur Speicherung der Bewerberdaten stehen fünf Datenbanken bereit.

Dies ermöglicht eine generelle Trennung der Bewerberdaten nach frei festlegbaren Gesichtspunkten, beispielsweise nach Betriebsstätten oder Zielpositionen.

Die Datenerfassung erfolgt in vier Bildschirmmasken. In diesen vier "Formularen" werden unter anderem die Stammdaten, organisatorische Daten, Qualifikationen und Gesprächstermine erfaßt und verwaltet. Eine zusätzliche fünfte Bildschirmmaske, die sogenannte Akte, erlaubt es, zu jedem Bewerber beliebig viel freien Text hinzuzufügen.

Dies ermöglicht es, auch "weiche Daten in der Bewerberverwaltung zu halten, beispielsweise Persönliche Eindrücke und Gesprächsnotizen. Mit Hilfe der Blitzsuchfunktion lassen sich die gespeicherten Daten über den Namen und Vornamen in der Datenbank in wenigen Sekunden aufrufen.

Ist der Bewerber gefunden, so stehen die vier obengenannten Bildschirmmasken zur Information und Bearbeitung bereit, der Anwender kann wie in einer Akte in den Bildschirmseiten blättern.

Um die Datenerfassung zu erleichtern und zu beschleunigen, bietet Selector Stichwortverzeichnisse an. Diese ermöglichen eine eindeutige und fehlerfreie Bezeichnung von Ausbildungs- und Berufsabschlüssen, Tätigkeiten, Stellenbezeichnungen und Qualifikationen.

Um in großen Datenbeständen Bewerber mit bestimmten Eignungen zu finden, lassen sich Anforderungsprofile festlegen. In diesen können Ausbildungs- und Berufsabschlüsse, Tätigkeitserfahrungen und alle denkbaren Qualifikationen festgelegt werden.

Ein Anforderungsprofil könnte beispielsweise inhaltlich lauten: Ausbildung zum Maschinenbauingenieur oder Techniker, CAD-Kenntnisse, Englisch oder Französisch fließend sowie Erfahrungen im Konstruktionsbereich.

Statistiken sind möglich

Mit Hilfe dieser Anforderungsprofile erstellt das Programm auch in sehr großen Datenbeständen automatisch eine Vorauswahl. Eine integrierte Textverarbeitung ermöglicht es, Serienbriefe zu gestalten und direkt aus dem Programm heraus für beliebig viele Bewerber zu drucken.

Weiterhin unterstützt Selector en Anwender etwa mit der Möglichkeit einer automatischen Wiedervorlage, darüber hinaus protokolliert das Programm jede Änderung im Status einer Bewerbung. Dadurch ist es dem Benutzer auf Tastendruck möglich, ein Protokoll über jede Bewerbung abzurufen. Das Protokoll zeigt in zeitlicher Reihenfolge alle organisationsrelevanten Vorgänge, beispielsweise die Versendung der Bewerbungsunterlagen in Fachabteilungen und Gesprächstermine.

Auf einen Blick kann sich der Benutzer somit ein Bild über den Fortgang der Bewerbung machen. Eine weitere Besonderheit sind die Statistiken, welche das Programm erstellen kann. Welcher Personalleiter wüßte nicht gerne genau, welche Personalmarketingmaßnahmen den größten Bewerberzulauf brachten oder welche Qualifikationen bei den Bewerbungen auf bestimmte Positionen wie oft vorhanden sind?

Als weitere Eigenschaften des Programms sei hier die flexible Benutzerverwaltung und Legitimationsregelung, die automatische Sortierung der Bewerberdaten sowie die Netzwerkfähigkeit erwähnt. Selector arbeitet auf allen zum IBM-PC oder IBM-PS/2-kompatiblen PCs unter dem Betriebssystem MS-DOS.