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15.11.1991 - 

Bildverarbeitung in der Bürokommunikation

Das Elektronik-Archiv ebnet den Weg zum papierlosen Büro

Um die Gebührenerhebung wirtschaftlicher durchzuführen, setzt die Bundesanstalt für Flugsicherung mit Hilfe der Bildverarbeitung ein neues Verfahren ein. Joachim Haessler beschreibt dieses System, das der Archivierung, Informationsgewinnung, Geldeingangskontrolle sowie Datenerfassung und -sammlung dient.

Die Bundesanstalt für Flugsicherung, Frankfurt, ist mit Erhebung und Einzug der An- und Abfluggebühren beauftragt. Dafür erforderliche Verwaltungstätigkeiten sind äußerst personal- und zeitintensiv, etwa die Archivierung und Registrierung der einzelnen Vorgänge.

Über ein elektronisches Archiv (optische Speichermedien), eine Datenbank mit Information Retrieval und integrierter Textverarbeitung ist via Bildschirm die ständige Aktenpräsenz ohne Medienwechsel möglich.

Konventionelle Verfahren (Akten und Registratur) hätten Personal- und Raumaufstockungen zur Folge gehabt, ohne jedoch bestimmte verfahrenstechnische und organisatorische Anforderungen zu erfüllen. Die Abwägung "elektronisches Archiv contra Mikrofilm" ist von Erfahrungen geprägt, die auch in anderen Gebührenbereichen mit der Mikroverfilmung gemacht wurden.

Die Dokumente kennen nicht manipuliert werden

Gegen ein Mikrofilmarchiv sprach zum Beispiel folgendes: Nachteil des exklusiven Einzelzugriffs, höhere Durchlaufzeit, geringere Integrität der Datenbestände, hohe Sicherheitsanforderungen an die Archivräume (Gasdichtigkeit etc.)

Eine Datenbank verwaltet das elektronische Archiv, und spezielle Softwarebausteine steuern sie. Das zur Bearbeitung eines Vorgangs zuzuleitende Dokument wird über einen Image. Prozessor und parallel dazu über einen OCR-Prozessor (Optical Character Recognition Processor) geführt.

Der OCR-Prozessor erzeugt den signifikanten Daten- beziehungsweise Textinhalt (strukturierte Daten), der in der Datenbank zur Verwendung als Volltext-Index abgelegt wird. Der Image-Prozessor produziert ein originalgetreues Abbild zur Abspeicherung auf einem optischen Plattenlaufwerk (CD-WORM = Write once read many). Die Datenbank verwaltet die Ablagestelle (Fundstelle) automatisch.

Dokumente sind auf der CD-WORM manipulationssicher abgelegt. Sie lassen sich jederzeit über einen dokumentenechten Drucker in hoher Auflösungsqualität als Faksimile reproduzieren.

Das Wiederauffinden der Akten geschieht entweder über den direkten Zugriff auf die Datenbank unter Kenntnis des entsprechenden Schlüssels (zum Beispiel Kunden-Nummer) oder über beliebige Suchbegriffe wie Aktenzeichen, Geschäftszeichen, Stichwörter, Namen, Namensfragmente, Verfahrensbesonderheiten etc. durch Information Retrieval als Volltext-Recherche (Volltext-Retrieval).

Bewältigt werden alle einem Vorgang oder Kunden zuzuordnende Originalkorrespondenz, sämtliche Urkunden, Verträge oder Akten über die Bildverarbeitungs-Komponente (Image Processing). Gleichzeitig müssen am hochauflösenden Bildschirm (200 dpi mit 16 Zoll Bildschirm-Diagonale) die dazugehörigen Datenbankinformationen mit allen relevanten eigenen Texten beziehungsweise Dokumenten aus der Textverarbeitung (Word Processing) eingesehen und bearbeitet werden.

Das eingesetzte Bürokommunikations-Paket erlaubt die Versendung von "Paketen", die aus Bildern (Images), Text und Daten bestehen. Damit können Vorgänge unter Einschluß der Bilder ohne Medienbruch werden.

Das eingesetzte Bürokommunikation weitergegeben werden. Auch ausgehende Korrespondenz wird archiviert, über das integrierte Mitteilungssystem hierarchisch "abgezeichnet" und an eine Drucker- und Poststraße geleitet.

Dort wird die Korrespondenz durch das Mitteilungssystem für die "elektronische Unterschrift" freigegeben, gedruckt und postfertig gemacht. Ein- und ausgehende Telefaxe sind ebenfalls in den Kreislauf "elektronisches Archiv/Bildverarbeitung" eingebunden. Da die Fax-Schnittstelle im zentralen Rechner liegt, müssen Faxe nicht gescannt werden. Theoretisch kann von ,jedem angeschlossenen Bildschirm (PC) ein Telefax versandt oder empfangen werden.

Via Bildverarbeitung läßt sich ein Fax als "Abbild" (Image) anzeigen. Der Einsatz der "Freigabe beziehungsweise Abzeichnung" und der "elektronischen Unterschrift" über das integrierte Mitteilungssystem wird auch für ausgehende Faxe angewendet.