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28.06.2007

Das Ende der Meeting-Reisen?

Mit dem TelePresence-System, das die COMPUTERWOCHE live erleben konnte, gestatten Unternehmen Videokonferenzen in einer bislang nicht erlebten Authentizität.

4.45 Uhr: Unerbittlich weckt das elektronische Gefiepe des Weckers zur morgendlichen Flughafen-Rallye. 5.50 Uhr: Nichts geht mehr, ein Lastwagen liegt quer auf der A99 und hat seine Ladung Südfrüchte verteilt. Hektische Telefonate mit dem Lufthansa-Call-Center, ob noch ein späterer Flug nach Paris möglich ist? 11.00 Uhr: Endlich, mit zwei Stunden Verspätung in Paris angekommen. Jetzt streiken auch noch die französischen Eisenbahner. Damit ist der Meeting-Plan für den heutigen Tag nur noch Makulatur. Erneutes Gefiepe reist den Schläfer aus seinem Alptraum: Es ist 8.30 Uhr, also noch genügend Zeit, um es gemütlich bis zehn Uhr zum virtuellen Meeting in den Konferenzraum der Firma zu schaffen.

Hier lesen Sie ...

wie Cisco mit TelePresence eine neue Dimension des Videoconferencing eröffnet;

welchen Eindruck das System in der Praxis hinterlässt;

wo das System Schwächen zeigt;

welche Anforderungen der Anwender bei der Einführung berücksichtigen muss.

Steckbrief

Produkt: Cisco TelePresence

Hersteller: Cisco

Varianten: TelePresence 3000 für bis zu 6 Teilnehmer, Preis 299 000 Dollar; TelePresence 1000 für 2 Teilnehmer, Preis 79 000 Dollar.

Features: Hochauflösendes Konferenzsystem (HDTV mit 1080p), das in der großen Variante aus drei 65 Zoll Plasmabildschirmen plus Beamer für Document-Sharing und den Konferenzmöbeln besteht. Im Multipoint-Betrieb können derzeit maximal 36 Tischplätze miteinander verbunden werden.

Zubehör: Call Manager, TelePresence Manager für die Outlook-Anbindung, Video-Multipoint-Switch.

Vertrieb: erfolgt über die Cisco-Partner IBM, T-Systems, British Telecom und Dimension Data.

Plus Minus

+ hochauflösendes Konferenzsystem;

+ gute, plastische Darstellung der Teilnehmer;

+ natürliches Sprechen und Bewegen möglich;

+ einfache Bedienung;

+ Document-Sharing.

- hoher Anschaffungspreis;

- hohe Anforderungen an Gestaltung des Konferenzraums;

- hohe Anforderungen an die WAN-Infrastruktur;

- Application-Sharing erfordert Software von Drittherstellern.

So oder ähnlich könnte sich unser Berufsleben ändern, wenn sich die jüngsten Konferenzsysteme, wie sie etwa Cisco mit TelePresence präsentiert, auf breiter Front durchsetzen. Denn diese Produktgeneration hat wenig gemeinsam mit den Videokonferenzanlagen der Vergangenheit, die Bewegungen teilweise nur ruckartig übertrugen und dabei die Gesichtszüge sowie die Mimik des Gesprächspartners in einem Pixelbrei vermengten.

Schonungslos detailliert

Künftig sind hochauflösende Videobilder (HDTV) Trumpf, die schonungslos jeden Bügelfehler im Hemd zeigen. Wie detailgetreu das Bild dabei ist, zeigt eine andere Beobachtung während unseres Tests: Als ein Konferenzteilnehmer auf der anderen Seite eine Flasche öffnete, war nicht nur das Gewinde am oberen Flaschenhals im Detail zu erkennen, sondern auch die feinen Grate des Flaschenverschlusses.

Doch der Reihe nach. Die erste Begegnung mit Ciscos großem Konferenzsystem "TelePresence 3000" verlief eher unspektakulär. Die Tester betraten einen fensterlosen Raum, der auf den ersten Blick tausenden von Konferenzräumen ähnelte, wie sie in deutschen Unternehmen zu finden sind. In der Mitte des Zimmers stand die heute übliche braune, ovale Tischkombination mit schwarzen Ledersesseln, an der bis zu zwölf Personen Platz finden. Doch damit hört es mit den Gemeinsamkeiten auch schon auf.

Beim TelePresence 3000 sitzen nämlich nur sechs Teilnehmer am Konferenztisch, die andere Hälfte beanspruchen drei 65 Zoll große Plasmabildschirme für sich. Über dem mittleren der drei Bildschirme befindet sich die Kamera mit ihren drei Objektiven. Weiterhin erblickt das Auge bei einer näheren Untersuchung des Raumes drei in den Tisch eingelassene Mikrofone. Weitere Technik, etwa zur Steuerung des Konferenzsystems suchte der Tester vergeblich, auf dem Tisch stand lediglich eines dieser hässlichen, eher auf den US-Geschmack zugeschnittenen Cisco-IP-Telefone. Ernst Engelmann, Business Development Manager bei Cisco, löst das Rätsel auf: "Technisch betrachtet ist das Konferenzsystem nur ein weiteres SIP-Endgerät, so dass eine Konferenz ebenso einfach wie ein Telefonat gestartet werden kann." Die Implementierung von TelePresence als SIP-Gerät hat noch einen anderen Vorteil: Über die Scheduling- und Meeting-Funktionen von Outlook können so Konferenzen zwischen den Teilnehmern nicht nur geplant, sondern zum vereinbarten Zeitpunkt automatisch initiiert werden.

Wie im richtigen Leben

Steht die Konferenzverbindung, so ist der erste Eindruck schlicht überwältigend: Dank der großen Plasmabildschirme sitzt einem der Gesprächspartner beziehungsweise die -runde virtuell in Lebensgröße gegenüber. Diesen realistischen Eindruck erreicht Cisco unter anderem dadurch, dass beim TelePresence-3000-System, wie angesprochen, drei Kameras den Raum aufnehmen.

Der nächste Aha-Effekt stellt sich dann im Gespräch selbst ein: Ein klare und deutliche Aussprache vorausgesetzt, können die Teilnehmer so miteinander kommunizieren, als ob sie im gleichen Raum wären es muss also niemand bewusst in Richtung Mikrofon sprechen. Die Sprachqualität wurde dabei von den Teilnehmern - sieht man einmal von einer Ausnahme ab, die den Klang als dumpf empfand durchweg positiv beurteilt.

Wollen die Konferenzteilnehmer gemeinsam Dokumente wie etwa die neusten Geschäftszahlen besprechen, so ist auch dies kein Problem. Unter dem Konferenztisch ist ein Beamer installiert, über den die entsprechenden Informationen ausgegeben werden. Allerdings muss der Anwender mit der Einschränkung leben, dass von Haus aus lediglich ein Document- und kein Application-Sharing möglich ist. Sollen die Teilnehmer Dokumente gemeinsam bearbeiten, dann ist laut Cisco-Manager Engelmann Software von Dritten, wie etwa Microsofts Sharepoint erforderlich.

Mehrere Standorte verteilt

Kein Problem stellt dagegen eine Konferenzschaltung mit mehreren Standorten dar. Im Test führten wir eine Konferenz mit drei Standorten durch, wobei an einem ebenfalls das TelePresence 3000 installiert war, während an den beiden andern Lokationen das kleinere TelePresence 1000 zum Einsatz kam. Dieses, bedingt mobile, System ist für eine Person konzipiert und lässt sich in vorhandene Büros integrieren. Bei dem Konferenztest mit mehreren Standorten fiel positiv auf, dass sich niemand um die Zuschaltung der verschieden Teilnehmer neudeutsch als Multipoint-Konferenz bezeichnet kümmern muss. Das TelePresence-System schaltet automatisch auf den Ort um, an dem gerade gesprochen wird. Ein Verfahren, das allerdings von den Teilnehmern ein Mindestmaß an Diskussionsdisziplin erfordert. Etwas störend war dabei jedoch, dass etwa bei der Zuschaltung eines Benutzers des kleinen TelePresence-1000-Systems nur der mittlere Bildschirm ein Bild zeigte, während die beiden anderen Monitore schwarz blieben.

Nicht alles kommt rüber

Abgesehen von diesem Manko, sorgte die erste praktische Begegnung mit dem TelePresence-System noch bei zwei anderen Punkten die dem psychologischen Bereich zuzuordnen sind für ein flaues Gefühl. So war es bei der Konferenzschaltung zwischen vier Standorten eher beunruhigend, nicht zu wissen, ob man selbst gerade auf Sendung war oder ob man offline eine entspannte Gesprächsposition einnehmen kann. Hier wäre ein zusätzlicher Kontrollmonitor hilfreich, der zur Kontrolle das gerade aus dem eigenen Raum übertragene Bild anzeigt. Der zweite Kritikpunkt betrifft die Zuschaltung der jeweiligen Standorte. Auch wenn Cisco-Manager Engelmann auf Nachfrage betonte, dass "man, um die Qualität der hochauflösenden Videoübertragung durch Komprimierung zu zerstören, nicht mehrere Standorte gleichzeitig übertragen werde", würde sich der Autor genau dieses wünschen, denn eine Konversation lebt auch von der Mimik. Was nutzt es beispielsweise, wenn bei der Präsentation eines neuen Design-Entwurfs eines Autos zwar der US-amerikanische Referent im HDTV-Großbild zusehen ist, aber das Kopfschütteln der aus Höflichkeit schweigenden Asiaten nicht zu beobachten ist?

Sieht man von diesen Einschränkungen ab, so kann man vor den Netzwerkern nur den Hut ziehen: Sie heben das alte Thema Videoconferencing wirklich auf eine neue Qualitätsstufe. Allerdings ist dieses HDTV-Konferenzerlebnis nicht zum Schnäppchenpreis zu haben. Das große 3000er System belastet das Firmenbudget mit rund 300 000 Dollar und für die kleinere 1000er Variante, an der zwei Personen Platz haben, sind immerhin noch 79 000 Dollar fällig. Die Steuerung der Konferenz selbst übernimmt der Cisco Call Manager. Sind Schaltungen zwischen mehreren Standorten geplant, benötigt der Anwender noch einen Video-Multipoint-Switch, der laut Engelmann mit 99 000 Dollar zu Buche schlägt.

Mit hohem Aufwand entwickelt

Cisco-Mann Engelmann verteidigt diese Preise mit dem technischen Aufwand, den man bei der Entwicklung des Systems betrieben habe. So würden beispielsweise nicht einfach handelsübliche Plasmabildschirme eingesetzt, sondern eigene Weiterentwicklungen, die zur ruckfreien Übertragung der Bewegungen eine schnellere Reaktionszeit als handelsübliche Plasma-TVs aufweisen. Ebenso seien die verwendeten Videocodecs, die pro Plasmabildschirm trotz HDTV-Qualität nur eine Bandbreite von rund 4 Mbit/s benötigen, eine Eigenentwicklung. Den gleichen Aufwand habe Cisco beim 3000er System mit der Entwicklung der Kamera betrieben, die erst mit drei Objektiven für plastischen Raumeindruck sorge.

Die Investition in das TelePresence-System ist dabei aber nur die halbe Miete auf dem Weg zum perfekten Konferenzerlebnis der Extraklasse. Cisco stellt nämlich auch an die Raumgestaltung besondere Anforderungen. Oder wie es John-Erik Horn, IT-Manager bei der Media-Saturn IT Services, formuliert: "An die Räume werden Anforderungen wie an ein TV-Studio gestellt." Und Horn weiß wovon er spricht, denn die Media-Saturn-Holding rüstet im Laufe des Jahres 15 Standorte in Europa, einschließlich der Zentrale in Ingoldstadt, mit TelePresence-Systemen aus.

Der leichteste Part bei der TelePresence-Einführung ist für Horn dabei noch das Netzwerk-Management, "denn diese Aufgabe haben wir an unseren Partner British Telecom delegiert". BT muss letztlich gewährleisten, dass die von Cisco geforderte Latenzzeit von 150 Millisekunden im Netz eingehalten wird und die erforderliche Bandbreite zur Verfügung steht. Hierzu hat der Carrier die einzelnen Landesgesellschaften mit 20 Mbit/s an das WAN angekoppelt.

Schwieriger war es dagegen Horn zufolge, in den Konferenzräumen die optimalen Voraussetzungen zu schaffen. So verlangt Cisco etwa für ein kontrastreiches Bild besondere Hintergrundfarben und empfiehlt Karamel-Farbtöne. Die nächste Herausforderung bei der Raumgestaltung ist das Licht setzen. Um gleichmäßige Farben auf den Monitoren zu erhalten, muss überall im Raum die gleiche Farbtemperatur herrschen. Zu guter Letzt erfordert auch noch die Raumakustik ihren Tribut: Auf dem Boden sollten Teppichböden verlegt sein und die Wände sowie Decken mit klangabsorbierenden Materialien wie beispielsweise Stoffen verkleidet sein. Zudem sollten die Umgebungs- und Hintergrundgeräusche in dem Konferenzraum möglichst niedrig sein. "Was eine besondere Herausforderung ist", wie Horn aus der Praxis erzählt, "denn jeder der Plasmabildschirme heizt mit einer Leistungsaufnahme von bis zu 2000 Watt den Raum entsprechend auf." Hier sind also eventuell Umbauarbeiten an der Klimaanlage notwendig, um für einen effizienten und geräuschlosen Luftaustausch zu sorgen.

Der Bonus-Meilen-Killer

Unter dem Strich erfordert die Einführung eines TelePresence-Systems also ein hohes Maß an Perfektion. "Doch dieser Aufwand hat sich gelohnt", zieht Horn eine erste Bilanz, "denn die Kollegen fahren beispielsweise nicht mehr anderthalb Stunden zu einem Meeting in die Filiale nach München, sondern treffen sich lieber im virtuellen Meeting-Raum." Dabei ist Akzeptanz in der Firmenzentrale so groß, dass bereits über die Anschaffung eines zweiten Systems nachgedacht wird. "Schließlich eignet die neue Technik für alle Besprechungen, die das operative Geschäft betreffen, lediglich Stratgie-Meetings würde ich damit nicht abhalten", skizziert Horn abschließend das TelePresence-Potenzial. Ein Resümee, das wohl alle Frequent-Traveller- oder Senator-Reisende mit gemischten Gefühlen aufnehmen werden, denn damit gehört der Freiflug in den Urlaub wohl der Vergangenheit an.