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16.05.1997 - 

Groupware versus Intranet/Workflow- und Groupware-Systeme profitieren von Web-Technologie

Das Intranet bringt Impulse zur Konvergenz und Integration

Das papierlose Unternehmen zählt zu den frühen Marketing-Parolen der Workflow- und Groupware-Anbieter. Ihre Versprechungen haben allerdings an Zugkraft verloren, da sich in vielen Büros die traditionelle Dokumenten- bearbeitung immer noch hält. Doch Workflow-Management und Groupware-Systeme sind dabei, der Unternehmenskommunikation in immer stärkerem Maße ihren Stempel aufzudrücken. "Gegenwärtig vollzieht sich ein tiefgreifender Umbau der Unternehmensstrukturen", analysiert Hans-Jörg Bullinger, Chef des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO), "mit starkem Trend zu kommunikationstechnischer Vernetzung aller Geschäftsbereiche."

Ausgangspunkt ist die Neugestaltung des Arbeitsprozesses auf Büroebene und im gesamten Management der Unternehmen. Elektronisches Dokumenten-Management und die darauf aufbauenden Workflow- und Groupware-Modelle verändern die Zeitstrukturen von Bürotätigkeiten, rationalisieren Abläufe und verteilen Informationen an jeder Stelle des Unternehmens. Nach einer Untersuchung der Unternehmensberatung Kampffmeyer GmbH, Hamburg, reduzieren sich Bearbeitungszeiten bei Einsatz von Workflow-Systemen um mehr als vierzig Prozent gegenüber konventionellen Verfahren. Voraussetzung dafür ist, daß der Daten- und Informationsfluß über eine Anwendungsarchitektur abgewickelt wird, die den schnellen Zugriff auf Datenbestände unterstützt und auf einer einheitlichen Infrastruktur aufbaut.

Kommunikationsbarrieren können auch in einer vernetzten Bürolandschaft auftreten und das elektronische Empfangen, Bearbeiten und Verteilen von Informationen zum Alptraum werden lassen. Dagegen wendet sich die Workflow Management Coali- tion (WfMC), eine Herstellervereinigung zur Standardisierung von Systemen zur Vorgangsbearbeitung. Ihre Aktivitäten zielen auf ein Client-Server-Referenzmodell auf Basis von Middleware mit offenen Schnittstellen, vertikal vernetzten Applikationen, Interoperabilität zwischen Software- und Hardwareprodukten verschiedener Hersteller und austauschbaren Arbeitsprozeßdefinitionen. Fehlende Standards und die proprietäre Produktstrategie der tonangebenden Hersteller IBM, Lotus, Novell, Microsoft etc. sind das Problem.

Nach Ansicht des Dachverbands International Information Management Congress (IMC) sind sie der entscheidende Hemmschuh bei der Einrichtung des "papierarmen Büros". Immer deutlicher zeichnet sich ein Kopf-an-Kopf-Rennen zwischen dem Microsoft-Kommunikations-Server "Exchange" und "Notes" von Lotus ab, dicht gefolgt von Netscapes "Communicator" und Novells "Groupwise". Keiner der Kontrahenten will Marktanteile abgeben und bringt regelmäßig mit viel Getöse neue Updates auf den Ladentisch.

Vor diesem Hintergrund ist ein nüchterner Blick auf die Kernkompetenzen von Workflow-Systemen nötig. Eine solche Lösung zeichnet sich dadurch aus, daß sie Personal- und Informationsressourcen zusammenführt, die zur Erledigung einer Aufgabe benötigt werden. Grafiken, Tabellen, Zeichnungen und Dokumente werden automatisch zwischen verschiedenen Arbeitsplätzen verteilt, bearbeitet und nachvollziehbar weitergeleitet.

Außerdem läßt sich durch eine elektronische Vorgangssteuerung jederzeit der aktuelle Status und der Aufenthaltsort eines Dokuments ermitteln. Eine Workflow-Plattform sollte sowohl Arbeitsprozesse kontrollieren, als auch das Prozeß-Management durch Änderung von Abläufen unterstützen.

Groupware dient dem Workflow-Management und bietet darüber hinaus noch besondere Funktionalitäten, die das Arbeiten in Gruppen erleichtern. Dazu gehören Terminverwaltung und Nachrichtenübermittlung einschließlich Newsgroup und Informationskiosk. Die Grenzen zwischen Dokumenten-Management, Workflow und Groupware sind nicht immer klar abgesteckt. Archivierung und Verwaltung systemfremder Dokumente ist neben der Integration von Faxgeräten, Druckern und Scannern ebenso Teil eines integrierten Ansatzes wie Messaging-Systeme und der Web-Auftritt.

Um einen beleglosen Informationsfluß auf verschiedenen Abteilungsebenen zu erreichen, stehen drei Wege offen:

-Aufbau eines völlig neuen Systems unter Verwendung von 3GL- oder 4GL-Entwicklungswerkzeugen,

-Einsatz eines Mehrzweck-Tools und seine Integration mit externen, aufgabenbezogenen Anwendungen und Daten sowie

-Implementierung einer Business-Anwendung mit integrierten Workflow-Fähigkeiten.

DB-gestützte Architektur bereitet Probleme

Einer IMC-Expertise zufolge tendieren europäische Hersteller zu autonomen Workflow-Systemen, aus denen heraus Imaging- und Dokumenten-Management-Funktionen aufgerufen werden. Sehr häufig stammen Workflow-Programme aus Projektunterstützungs-Lösungen, die als eigene Anwendungsumgebung in bestehende DV-Systeme einzubinden sind. Aus diesem Ansatz rühren Netzwerkprobleme und Performance-Defizite, die sich nur mit hohem Programmieraufwand bewältigen lassen. Hinzu kommt, daß ein Großteil der europäischen Unternehmen eine Datenbank-gestützte Hardware-Architektur verwendet. Die Kommunika- tionsinfrastruktur basiert nur in wenigen Fällen auf einfachen Formularen und elektronischen Nachrichten. Das erhöht den Komplexitätsgrad der eingesetzten Programme und verlangt nach permanenter Anpassung durch Systemadministratoren.

Das ändert sich mit netzorientiertem Computing und E-Mail-Systemen sowie Internet-Technologien. "Internet und Intranet", so ist der Münchner Consultant Heinrich Reif überzeugt, "werden entscheidende Impulse in Richtung Produktkonvergenz und Integration bringen." Kein Wunder, daß derzeit auf dem Workflow- und Groupware-Markt die Wellen um Internet-Funktionalitäten hochschlagen. Sowohl Microsoft als auch Lotus haben bereits im letzten Jahr ihre Internet-Strategie festgezurrt und mit ersten Beta-Versionen einer neuen Generation von Workflow-Plattformen den Kampf um Kunden eröffnet.

Der Groupware-Marktanteil der IBM-Tochter Lotus Development ist mit mehr als 35 Prozent groß genug, um auch in Zukunft ganz vorne mitzumischen. Dieses Ziel peilen die Groupware-Spezialisten in erster Line über den Intranet-Server-Markt an. Die Öffnung des Notes-Servers "Domino" in Richtung Internet-Technik ist in vollem Gange und adressiert nicht nur IBM-Maschinen wie S/390 oder AS/400. Erst unlängst gelang über eine Lotusscript-Extension der Zugriff auf SAP R/3-Daten. Damit ist für Außendienstmitarbeiter die Kommunikation via Web und Domino-Server mit der SAP-Umgebung möglich.

Schon die Version 4.0 von Lotus Notes räumt mit der unsäglichen Benutzerführung und der veralteten Entwicklungsumgebung der Vorgängerversionen auf. Sowohl der Datenbankzugriff wurde beschleunigt, als auch leistungsfähigere Suchfunktionen über vorprogrammierte Assistenzoptionen verbessert. Die Mail-Funktion unterstützt MAPI, VIM, X.400, SMTP und die Verbindung zu NT und OS/2. Moderner objektorientierter Programmaufbau erleichtert die Einbindung von ODBC- und OCX-Produkten anderer Hersteller.

Neben dem verbesserten User Interface ist die Integration von Web-Standards das wichtigste Entwicklungsziel der IBM-Tochter. Die Überarbeitung der Notes-Umgebung konzentriert sich ganz auf die Implementierung von Internet-Protokollen wie Network News Transport Protokol (NNTP) oder das Interactive Mail Access Protocol (Imap). Dazu kommen Browser- und Publisher-Funktionalität, so daß sich Daten aus dem Web direkt in eine Notes-Datenbank laden lassen oder Files von dort den Weg ins Netz nehmen.

Die bisherigen Marktführer haben durch Kooperationen und Aufkäufe ihre Position deutlich ausgebaut und versuchen mit Hochdruck, den Internet-Boom für ihre Plattformen zu nutzen. Die Wang-Microsoft-Allianz schart sich um Exchange 5.0. Der Exchange Server organisiert E-Mail-Funktionen, Terminplanungen für Gruppen, Groupware-Anwendungen und E-Forum-Applikationen. Die Gates-Company pocht bei jeder Gelegenheit auf ihre benutzerfreundliche Win- dows-Oberfläche und verweist auf die MS-dominierten PC-Netze. Zahlreiche andere Hersteller haben sich bereits im Windschatten von Windows NT an die neue Kommunikationsplattform herangemacht und bieten Ergänzungsprodukte für Microsoft Exchange an. Beispielsweise werden Dokumenten-Management-Funktionen in die MS-Back-OfficeSuite integriert.

Fachleute begegnen dem neuen Exchange-Server noch mit Skepsis. Obwohl der Softwaregigant mit viel Entwickler-Power und in Rekordzeiten seinen Rückstand in Sachen Internet aufholen will, ist die neue Exchange-Architektur noch nicht restlos von Kinderkrankheiten befreit. Die Bedienung ist gewöhnungsbedürftig, und die Konfiguration der Plattform ist noch nicht voll ausgereift.

Dennoch ist die Unterstützung aller wichtigen Internet-Protokolle beeindruckend. Neben den noch aus der alten Version übernommenen SMTP- und MIME- sowie MAPI- und X.400-Support werden die Internet-Standards POP3 (Post Office Protocoll) für den Zugriff einfacher Internet-Mail-Clients, HTTP und HTML für den Browser-Zugriff auf Exchange Server, das Nachrichtenprotokoll NNTP, Lightweight Directory Access Protocoll (LDAP) und der Secur Socket Layer (SSL) unterstützt.

Für Workflow- und Groupware-Funktionen haben die MS-Entwickler noch einen Desktop Information Manager draufgelegt, der als Client für den Exchange Server im Lieferumfang enthalten ist. Dieses Front-end bietet dem Anwender spezielle Funktionalitäten für die Kommunikation und Zusammenarbeit mit anderen Exchange-Nutzern. Dazu gehören die Führung von Journalen zum Dokumenten-Management, Preview-Funktionen, die verbesserte, integrierte Terminplanung, Rückruf oder Ersetzen von Nachrichten sowie die Zusammenarbeit mit Microsoft Office 97.

Als dritter Player versucht Novell, aus der Ecke des Herstellers für Netzbetriebssysteme auszubrechen und sein Standbein im Workflow-Markt auszubauen. Mit einer Erweiterung von "Groupwise", dem früheren Wordperfect Office, nimmt Novell das Management von Web-Seiten und Intranets ins Visier.

Umfangreiche Kataloge blenden nicht mehr

Die neue Technologie - Codename "Jefferson Project" - ermöglicht es, Dokumente aus Groupwise-Bibliotheken, die für das Internet oder ein Intranet bestimmt sind, automatisch im Internet zu publizieren. Mit der neuen Datenbank ergänzt der Netzwerkspezialist die bereits umfangreichen Dokumenten-Management-Funktionen von Groupwise.

Ein bißchen spät - erst im dritten Quartal 1997 - geht Jefferson Project in den Betatest. Die Implementierung in "Intranetware" und die Portierung in Windows NT-Umgebungen ist sofort nach Abschluß der Testphase geplant. Groupwise bietet eine universelle Mailbox für umfassendes Dokumenten-Management. Die Erweiterung auf der Server-Seite baut diese Funktionen konsequent aus. Dann läßt sich jedes Dokument aus einer Groupwise-Bibliothek, das zur Nutzung im Internet oder einem Intranet gekennzeichnet wurde, in HTML-Format konvertieren und erhält eine URL-Adresse. Alle Änderungen am Dokument oder seinen Zugriffsrechten werden automatisch auf der Web-Seite aktualisiert. Ob sich dann auch höhere Absatzzahlen einstellen, bleibt abzuwarten. Endanwender lassen sich immer weniger von umfangreichen Katalogen oder übereilten Ankündigungen beeindrucken. "Was zählt, ist ein abgesicherter Dokumentenaustausch, ein schnelles Prozeß-Management und hohe Integrationsfähigkeit", betont Consultant Reif.

Angeklickt

Schon lange rühren die Anbieter von Workflow- und Groupware-Lösungen die Werbetrommel für das "papierlose Büro". Trotzdem hält sich in deutschen Unternehmen die traditionelle Dokumentenbearbeitung hartnäckig am Leben. Die Wende könnten nun das netzorientierte Computing, E-Mail-Systeme und vor allem Internet-Technologien bringen. Die Branchengrößen Microsoft und Lotus reagieren jedenfalls mit einer "Webisierung" ihrer Workflow-Plattformen, und auch Novell sucht mit Groupwise ein Standbein im Workflow-Markt.

*Andreas Beuthner ist als freier Journalist in Stockdorf bei München tätig.