Melden Sie sich hier an, um auf Kommentare und die Whitepaper-Datenbank zugreifen zu können.

Kein Log-In? Dann jetzt kostenlos registrieren.

Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie es hier per E-Mail anfordern.

Der Zugang zur Reseller Only!-Community ist registrierten Fachhändlern, Systemhäusern und Dienstleistern vorbehalten.

Registrieren Sie sich hier, um Zugang zu diesem Bereich zu beantragen. Die Freigabe Ihres Zugangs erfolgt nach Prüfung Ihrer Anmeldung durch die Redaktion.

14.12.2001 - 

Wissens-Management/Heyde-Gruppe setzt auf globales Knowledge-Management (KM)

Das KM-Team ist entscheidend

Um auch Erfahrungen, Know-how und Informationen der Tochterunternehmen und Niederlassungen rund um den Globus effizient zu nutzen, hat die Heyde Gruppe, ein international tätiges IT-Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen, ein globales Knowledge-Management-System entwickelt und umgesetzt. Von Mathias Stach*

Wird ein großes IT-Projekt erfolgreich abgeschlossen, so hat das Projektteam in der Regel eine Reihe wertvoller Informationen gesammelt. Doch häufig genug verschwinden diese zusammen mit Abschlussberichten, Anforderungslisten oder Kunden-Feedbacks in irgendeiner Datei, verstauben in Aktenordnern oder bleiben in den Köpfen der Mitarbeiter. Dabei könnten sie als Erfahrungsbasis für andere Projekte genutzt werden. Aus diesen Überlegungen heraus entwickelte die Heyde-Gruppe ein Konzept für die Einführung eines globalen Wissens-Managements. Zielsetzung des langfristig angelegten Projektes ist es, unternehmensweit eine zentrale Plattform für den Wissensaustausch und mit einem komfortablen Zugriff auf die Dokumentenbestände zu schaffen. Ziel: ein reibungsloser Fluss von Informationen und Wissen innerhalb der Gruppe.

Entscheidend für Konzeption und Realisierung war der gemeinsame Ausgangspunkt aller Projektbeteiligten. Deshalb wurde bereits vor Beginn des Projektes eine Definition des Begriffs "Knowledge- Management" festgelegt. Demnach versteht die Heyde-Gruppe "KM als das Schaffen eines inspirierenden Arbeits- und Lernumfeldes, in dem das Aufbauen, Sammeln, Nutzen und Wiederverwenden von Wissen gefördert wird". Das betrifft sowohl das Wissen der Organisation als auch jedes einzelnen Mitarbeiters. Ziel ist, mit diesem Wissen sowohl den Erfolg des Unternehmens zu sichern als auch die Entwicklung der Mitarbeiter zu fördern. Damit umfasst KM viel mehr als die Bereitstellung von Datenbanken, Suchmaschinen oder eines Dokumenten-Managements; es geht darum, eine wissensgestützte Unternehmenskultur und Infrastruktur zu schaffen. Dazu bedarf es vor allem der unabdingbaren Unterstützung durch die Geschäftsleitung.

Das System der Heyde-Gruppe, die "Heyde Knowledge Sphere", besteht aus drei Komponenten: einer technischen, einer organisatorischen und einer Prozesskomponente. Kern der technischen Komponente ist ein personalisierbares Knowledge-Portal auf Basis der Software von Hyperwave. Es bietet Zugang zu virtuellen Arbeitsräumen für Communities of Practice, Yellow Pages, Diskussionsforen oder Projekt-Teamrooms für das Arbeiten mit verteilten Teams. Darüber hinaus können Anwender rollen- und rechteabhängig auch auf weitere Systeme zugreifen, etwa für das Projekt-Controlling. Das Knowledge-Portal ist damit der zentrale Zugriffspunkt für alle Systeme und Anwendungen.

Auf der organisatorischen Seite wird KM durch Knowledge-Broker und Communities of Practice umgesetzt. Im Bereich der Prozesse zeigt sich KM in einer Reihe von Maßnahmen, zum Beispiel in der Anpassung von Incentive-Systemen oder in der Aufnahme von KM-Kriterien in die Zielvorgaben der Mitarbeiter.

Zu Beginn des Projektes setzte die Heyde-Gruppe einen "Head of Knowledge- Management" ein, der mit Unterstützung seines Teams den KM-Prozess verantwortet. Das KM-Team bringt das notwendige Fachwissen mit, besitzt die Kompetenz für die Durchführung der Maßnahmen und bildet die Schnittstelle zwischen den beteiligten Unternehmensbereichen: der Unternehmensführung, der IT-Abteilung sowie den operativen Bereichen.

Ein Prototyp für 150 AnwenderDiese Bereiche entwarfen im Januar 2001 gemeinsam die Konzeption für das Gesamtsystem und das Pilotsystem. Darauf aufbauend wurde der Prototyp für eine Pilotgruppe von 150 Anwendern entwickelt. Die größte Herausforderung lag hier in der Abstimmung der komplexen Anforderungen der verschiedenen Unternehmensbereiche. Sie reichen bei der Heyde-Gruppe von der strategischen Beratung über die Prozess- und IT-Beratung bis hin zur Systemintegration. Daraus ergab sich eine Vielzahl unterschiedlicher Anforderungen, die sowohl in der Systemarchitektur wie auch in den Prozessen berücksichtigt, konsolidiert und abgestimmt werden mussten.

Eine herausragende Rolle innerhalb des Knowledge-Portals spielt die Recherche. Um sehr viele Datenquellen einbeziehen zu können und die Suche trotzdem effizient und komfortabel zu gestalten, setzte die Heyde-Gruppe den "Knowledge Miner" der USU AG aus Möglingen ein. Dieses Recherche- und Navigationssystem erschließt auch unstrukturiert vorliegendes Wissen und liefert es kontextbezogen zu. Außerdem erzeugt es dynamisch wichtige Strukturinformationen über dokumentiertes Wissen und visualisiert sie in einem Themennetz. Diese Netze zeigen Zusammenhänge zwischen Themen auf und ermöglichen so eine effizientere Suche. Tippt ein Mitarbeiter etwa den Suchbegriff "SAP" ein, erhält er eine völlig unüberschaubare Anzahl an Treffern. Um sie schnell und komfortabel einzuschränken und zu präzisieren, schlägt die Recherchefunktion auf Basis der Themennetze automatisch sinnvolle Zusammenhänge vor, etwa "SAP in Verbindung mit Internetbanking". So erhält der Anwender genau die Ergebnisse, die er braucht. Um eine Basis für die Erstellung der Themennetze zu erhalten, lud das KM-Team zu Workshops ein, mit denen es den jeweiligen Wissensbedarf der unterschiedlichen Unternehmensbereiche ermittelte.

In der Pilotversion wurde kurzfristig eine Reihe von Quick Wins realisiert. Dazu gehören Yellow Pages, Suchmasken, eine Projektdatenbank, ein Chat-Forum sowie die Anbindung an Outlook Web Access. Parallel dazu begann das KM-Team mit dem Aufbau der organisatorischen Komponenten, um das System in Unternehmensstruktur und -prozesse zu integrieren. Im Mittelpunkt standen dabei die Benennung der Knowledge-Broker sowie der Aufbau der ersten Communities of Practice.

Während der Pilotphase sind in der Heyde-Gruppe elf Knowledge-Broker im Einsatz, in der Endausbaustufe sollen es 15 bis 18 sein. Die Hauptaufgabe der Broker ist es, Projektteams und Geschäftsbereiche zu unterstützen, indem sie interne und externe Informationen sammeln und aufbereiten. Die Mitarbeiter selbst haben keine Möglichkeit, Dokumente in das Knowledge-Portal einzustellen. Sie geben ihre Informationen oder Dokumente an einen Broker weiter, der das Material sichtet, veredelt und in die zentrale Datenbank der Heyde-Gruppe eingibt. Um das Wissen gruppenweit zu vernetzen, tauschen sich die Broker regelmäßig über fachliche Themen und Projekte aus.

Bei den Communities of Practice handelt es sich um Gruppen von Fachleuten mit gemeinsamen Interessen, Fähigkeiten oder Wissen in einem bestimmten Gebiet, die das Ziel verfolgen, bereichsübergreifend Informationen auszutauschen, um daraus neue Marktchancen zu generieren. In der Heyde-Gruppe sollen in der letzten Stufe bis zu 20 Communities aktiv sein.

Recherchemöglichkeiten erweitertUm die Akzeptanz und das Interesse der Pilotanwender auf hohem Niveau zu halten, organisierte das KM-Team regelmäßig Kommunikationsveranstaltungen und Schulungen, versandte Informationsbriefe und gab Evaluationsbögen heraus. Gleichzeitig war es Aufgabe des Teams, die künftigen Anwender auf die neuen Formen der Wissensnutzung vorzubereiten.

Nach Abschluss der Pilotphase optimierte das KM-Team gemeinsam mit der IT-Abteilung die "Heyde Knowledge Sphere" entsprechend den Anforderungen der Pilotanwender. So wurden etwa der Suchpfad und der Funktionsumfang der Teamrooms angepasst und außerdem die Recherchemöglichkeiten erheblich erweitert. Mit der Realisierung des Gesamtsystems erwartet die Heyde-Gruppe eine Reihe weiterer Verbesserungen, allen voran die Steigerung der Produktivität. Durch verkürzte Antwortzeiten, eine höhere Angebotsqualität, die schnellere Etablierung neuer Produkte und die frühe Identifizierung von Trends rechnet das Unternehmen mit einer Steigerung seiner Wettbewerbsfähigkeit. (bi)

*Mathias Stach ist Leiter Knowledge-Management der Heyde-Gruppe in Bad Nauheim.

Das UnternehmenDie Heyde AG, internationale IT-Services-Gruppe mit Hauptsitz in Bad Nauheim, bietet ein ganzheitliches Leistungsangebot der technologieorientierten Beratung durch Kombination der Angebote aus strategischer Beratung und Systemintegration. Heyde konzentriert sich im Wesentlichen auf die Marktbereiche Supply Chain (Logistiklösungen, Warehouse-Management, E-Business), Financial Services (Banken, Versicherungen) sowie "Telco & Media" (Telekommunikation, Medien). Weitere Informationen gibt es unter www.heyde.de.