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28.09.1984

"Das PC-Management muß unternehmensweit gesehen werden"

Der PC ist keine neue Herausforderung, weder für das Management noch für die Organisation oder das Informationsgefüge eines Unternehmens. Diese Auffassung vertrat Günter Schorn, Geschäftsführer der Lloyd Datenverarbeitung GmbH, München, auf dem "Europäischen Kongreß über Bürosysteme und Informationsmanagement", der unter dem Motto "Der PC im Büro" von der Münchner CW-CSE Communications, Services & Education in Bad Homburg veranstaltet wurde. Vielmehr werde, so Schorn in seinem Referat, die alte Herausforderung, Anwendungen der Datenverarbeitung zentral oder dezentral zu betreiben, mit Vehemenz neu aufgelegt. Kurzfasung:

Das Neue liegt in der Leistungsfähigkeit des PC, der gegenüber früheren Geräten, wie MDT-Einheiten, intelligenten Datensichtstationen oder speziellen Bürocomputern, eine Menge von Eigenschaften in sich

vereinigt, die früher nur in Einzelkomponenten ausgeprägt waren.

Dessenungeachtet befallen aber dennoch Ängste das Management und die DV-Verantwortlichen:

- Wildwuchs in Hard- und Software könnte um sich greifen und das Unternehmen einem Schlachtfeld werden lassen;

- Entwicklungen könnten auseinanderdriften und die mühsam erarbeitete, mehr recht als schlecht funktionierende zentrale Lenkung könnte gefährdet werden;

- Standards und Normen würden von Individualisten unterlaufen werden;

- Die Kosten könnten außer Kontrolle geraten;

- Mündige Anwender könnten sich verselbständigen und den bisher Verantwortlichen zeigen, wie man es besser macht;

- Macht könnte verlorengehen und umgeschichtet werden;

- Die zentrale Datenverarbeitung könnte überflüssig werden.

Die Liste ließe sich sicher noch fortsetzen. Und ehrlich gesagt: Sind die Ängste nicht auch berechtigt? Wenn ja, darf man dann die Menschen in einem Unternehmen mit diesen Ängsten alleine lassen? Wie muß man ihnen helfen?

Technische Einsatzarten stecken den Rahmen ab

Um Einwirkungen des PC-Einsatzes auf die Organisation oder das Informationsgefüge eines Unternehmens beurteilen zu können, muß die Leistungsfähigkeit des PC aus der Sicht des Unternehmens eingeschätzt werden. Dann ist die Frage zu beantworten, wie die Leistungsfähigkeit an der richtigen Stelle des Unternehmens zur Geltung gebracht werden kann. Die technischen Einsatzarten stecken dazu den Rahmen ab. Und schließlich ist ehrlich und kritisch zu prüfen, welche Erwartungen ein Benutzer dem Einsatz eines PC an seinem Arbeitsplatz entgegenbringt, um in Sinne des Unternehmens in angemessener Weise seine Pflicht erfüllen zu können. Benutzererwartungen zum Wohle des Unternehmens (nicht aus individueller Eigensicht!) und die Kombination von Leistungsfähigkeit und Einsatzart des PC sind wertend einander gegenüberzustellen.

Es ist nicht von der Leistungsfähigkeit die Rede, die sich in technischen Einzeldaten ausdrückt, sondern davon, was der PC als Ganzes bereitzustellen vermag.

Intelligenz vor Ort

Das Schlagwort "dezentrale Intelligenz" oder "Intelligenz vor Ort" findet im PC in weitaus stärkerem Maße seine Verkörperung als bei allen Geräten bisher. Der alte und neue Gedanke der Dezentralisierung drängt sich folgerichtig in starkem Maße auf. Ein breiter Markt in Hard- und Software unterstützt diesen Gedanken. Die Entscheidung "zentral oder dezentral oder irgendwo dazwischen" ist damit allerdings keineswegs leichter geworden. Nicht Euphorie und Gefühlsduselei, sondern Wirtschaftlichkeit und Wohlbefinden am Arbeitsplatz (auch das ist ein Stück Wirtschaftlichkeit) sind nach wie vor ausschlaggebend. Über die Wirtschaftlichkeit eines dezentralen PC-Konzepts zu entscheiden, ist keine leichte Aufgabe. Allzu gerne werden Spieltrieb und Lerneffekt auf der einen, Probleme der Verfügbarkeit und Termintreue auf der anderen (zentralen) Seite unterschlagen.

Die Intelligenz vor Ort drückt sich anwendungsseitig vielgestaltet aus: Büroautomatisierung, Inhouse-Netze, MDT-Ersatz, Expertensysteme, externe Vernetzung, Btx-Anschluß etc. Alles in einem Gerät. Darin liegt der entscheidende Vorteil. Viele herkömmliche Strömungen und Überlegungen können mit dem gleichen "Apparat" eingefangen und (hoffentlich) auch verwirklicht werden. Dabei muß für Daten, Texte, Grafiken, Bilder und zugehörige Anwendungen nicht mehr zwischen verschiedenen Techniken unterschieden werden. Alles rückt näher zusammen.

Zwei entscheidende Vorteile bietet der PC-Einsatz also aus Unternehmenssicht:

- Zusammenfassung früherer Strömungen der Dezentralisierung in einem einzigen Gerät;

- Zusammenwachsen von Daten, Texten, Grafiken, Bildern und zugehörigen Anwendungen (siehe auch Kasten 1).

"Intelligenz vor Ort" heißt die Devise. Mit PC-Einsatzarten sind in diesem Bericht vereinfachend diejenigen Möglichkeiten beschrieben, "vor Ort" die Intelligenz des PC zusammen mit den benötigten Informationen nutzbar zu machen. Folgende Unterscheidungen kann man treffen, von denen jede für ein Unternehmen eine andere Dimension besitzt:

- Standalone-Einsatz des PC

Ein solcher eigenständiger Einsatz, vom PC in einem Unternehmen berührt die Organisation und das Informationsgefüge in aller Regel am wenigsten. Aber Vorsicht ! Das Auseinanderdriften unkontrollierter Anwendungen kann schlimme Folgen haben. Deshalb sind zwei Dinge anzuraten: zentrale Beschaffung von Hard- und Software und übergreifende, Koordination der Anwendungen und deren Einbettung in die Unternehmenspläne.

- "Einseitige Verbindung" zu einem Host-Rechner

Mit "einseitig" ist gemeint, daß Daten, Dateien und Programme nur vom Host-Rechner in Richtung PC transferiert werden. Dies geschieht in einem Aktualitätsrhythmus über Leitungsverbindungen oder Datenträgeraustausch. Dabei wird auf seiten des PC ein "Datentresor" gefüllt, dessen Inhalt frei verarbeitet und geändert werden darf. Eine Erweiterung bietet die Einbeziehung der Btx-Fähigkeit eines PC.

Für ein Unternehmen entstehen bei einseitigen Verbindungen zum Host-Rechner bereits erhebliche organisatorische Probleme in der Bedienung des PC aus dem Host-Rechner heraus. Transport- und Verarbeitungssoftware muß geschrieben sein. Störbehebung und Beratung ist unerläßlich. Der PC-Anwender ist in hohem Maße vom Funktionieren der zentralen Datenverarbeitung abhängig, soweit es die Aktualität der Daten und Programme angeht. Auf die zentrale Datenverarbeitung kommen erweiterte Aufgaben zu: Organisation der Datenübertragung, Störbehebung, Beratung, starke Einbeziehung des Anwenders in klassische Aufgaben der Datenverarbeitung.

-"Zweiseitige" Verbindung zu einem Host-Rechner

Im Gegensatz zur einseitigen Verbindung wird bei der zweiseitigen Verbindung auch der Weg vorn PC zum Host-Rechner im Sinne des Daten-, Dateien- und Programmtransfers zugelassen. Damit wird ein echter Online- und Realtimebetrieb und ein Entwicklungsverbund möglich. Der Einschluß von Btx in eine Anwendung kann auch hier wiederum eine Erweiterung darstellen. Der "Datentresor" ist nun zweiseitig zugänglich.

Für ein Unternehmen entsteht durch die zweiseitige Verbindung ein noch höherer Grad der Beeinflussung von Organisation und Informationsgefüge. Zusätzlich zu den Problemen des einseitigen Betriebes müssen noch erhebliche Synchronisationsprobleme technischer und Zeitlicher Art bewältigt werden, insbesondere dann, wenn das Unternehmen auf zentrale Auswertungen und Übersichten seiner Daten und Informationen angewiesen ist (Dienstleistungsbetriebe, Behörden etc.).

Zentrale Koordination aller Anwendungen, die im Verbund auf mehreren oder vielen PC betrieben werden, und einheitliche Organisation sind unabdingbar nötig. Der Anwender ist in noch höherem Maße vom Funktionieren der Zentralseite abhängig.

In der Regel empfiehlt sich eine Begrenzung der zweiseitigen Verbindung auf überschaubare und koordinierbare Teilanwendungen (Datenerfassung inklusive Erstprüfung, Adreßdatenbearbeitung). Organisation und Informationsgefüge eines Unternehmens müssen bei zweiseitigen Verbindungen zwischen einem Host-Rechner (-Verbund) und mehreren PC (PC-Netzen) in aller Regel überprüft und angepaßt werden. Klare Kompetenzverteilung und zentrale Koordination sind unerläßlich. Auf die zentrale Datenverarbeitung kommen völlig neue Aufgaben zu, etwa Rechnerverbund in offenen und geschlossenen Netzen, neue Formen des RZ-Betriebes, Benutzerservice.

-Inhouse-Vernetzung

Hiermit ist die Vernetzung von PC untereinander gemeint, etwa im Sinne einer Bürokommunikation.

Technisch und organisatorisch werden höchste Anforderungen an ein Unternehmen gestellt, weil ganze Abteilungen und Bereiche in Frage gestellt werden müssen und Inhouse-Vernetzungen sich in aller Regel herkömmlichen Organisationsstrukturen kompetenzmäßig nicht redundanzfrei überlagern lassen.

Zwischen den genannten PC-Einsatzkarten gibt es natürlich auch Mischformen.

Grundsätzlich ist jedem Unternehmen dringend zu empfehlen, ausgehend von der Unternehmensplanung, die PC-Einsatzart sorgfältig zu bestimmen und Kompetenzen und Koordinationspflicht richtig zu verteilen, bis hin zur rechtzeitigen Änderung der Organisationsstruktur des Unternehmens.

Die Lust des Anwenders am PC ist zu einem großen Teil die Folge seiner Unzufriedenheit mit der zentralen Datenverarbeitung. Die Erwartungen der Benutzer (Kasten 2) sind zweifellos berechtigt und verständlich. Nur diese Erwartungen erfüllt der PC nicht von alleine und automatisch. Wer aber biegt den PC so hin, daß er den Erwartungen des Anwenders gerecht wird? Der Anwender selbst? Die Hersteller? Die Datenverarbeiter?

Die Mündigkeit der DV-Anwender ist in den letzten Jahren ohne Zweifel erheblich gestiegen. Dennoch gehen Schätzungen dahin, daß nicht mehr als 20 Prozent der DV-Anwender wirklich DV-Kenntnisse besitzen. 80 Prozent der PC-Anwender (Experten, Sachbearbeiter, Manager, Sekretärinnen etc,) besitzen keine, oder nur geringe Kenntnisse. Ihnen

kommt es zwar sehr entgegen, daß Sprachen und Rechnerbedienung immer problembezogener und "bequemer" werden, aber zumindest bei der Einrichtung einer PC-Anwendung sind erhebliche Hilfen erforderlich.

Von den Fachleuten muß also ein erheblicher Beratungsaufwand in den verschiedensten Funktionen geleistet werden. (Tabelle 1). In einem etablierten Unternehmen bleibt nichts anderes übrig, als daß die Datenverarbeiter und eventuell noch einige mündige Anwender die Beratungspflicht übernehmen und eine entsprechende Organisation aufbauen. Hersteller und Softwarehäuser können dabei helfen. Begrenzt und vorübergehend kann man es vielleicht sogar riskieren, einen Anwender des Unternehmens mit dem Hersteller oder Softwarehaus alleine zu lassen, wenn letztere zunächst das "Doing" übernehmen.

Da der PC auch die Möglichkeit bietet, den Anwender in die Bewältigung seines Auftragsstaus einzubeziehen, Heimarbeit zu forcieren oder Arbeitsteilungen zu fördern, muß die Beratung und Hilfeleistung auch auf diese Bereiche ausgedehnt werden.

Was kommt auf die Datenverarbeitung zu?

Das PC-Management muß unternehmensweit gesehen werden. Gründe dafür sind:

- Wirtschaftlichkeit

Hardware-, Software und Personalkosten lassen sich optimieren, wenn der Einsatz von PC unternehmensweit koordiniert und gesteuert wird. Dies muß nicht zur Bevormundung führen.

- Benutzerservice

Einheitliches Know-how, Bereitstellung der Informationen, die aus Erfahrungen gewonnen werden, für alle, bewußter und gezielter Erfahrungsaustausch, zentrale Unterstützung und Störbehebung sind den Alleingängen einzelner Anwender vorzuziehen, weil Alleingänge zu teuer werden.

- Verträglichkeit

Alle PC-Anwendungen, auch eigenständige, müssen in das Gesamtgefüge aufgenommen werden. Dies setzt eine sorgfältige "Schnittstellenpolitik" voraus.

- Kosten der Wartung und Fehlerbehebung

Es ist günstiger, nur mit einem oder wenigen Herstellern und Softwarehäusern über Wartung und Fehlerbehebung an zentraler Stelle zu verhandeln. Gegebenenfalls kann auch eine eigene Truppe aufgebaut werden.

- Neuauflage oder Fehler beheben

Wenn jeder die Dinge alleine und eigenmächtig angeht, besteht die große Gefahr, daß viele Fehler, die die Groß-Datenverarbeitung schon

hinter sich hat, erneut begangen werden, was viel Geld kosten kann.

Der Einsatz von PC in einem Unternehmen setzt ein Konzept voraus. Dieses besteht nicht nur darin, daß organisatorisch die PC in das unternehmerische Umfeld einbezogen werden müssen, sondern auch darin, daß informationstechnisch die PC-Anwendungen überall da, wo nötig und sinnvoll, an die vorhandenen und geplanten Anwendungen angeknüpft werden sollten. Dies ist allerdings nicht einfach. Ein Unternehmen, das relativ junge Anwendungen betreibt, die modular aufgebaut sind, und das über ein unternehmensweites Informationsmodell verfügt, tut sich sehr viel leichter als ein Unternehmen, das unterschiedliche Insellösungen mit PC-Anwendungen verknüpfen muß.

Auf lange Sicht muß jedes Unternehmen, das größere PC-Einsätze plant, folgende Zielsetzungen verwirklichen:

- Schaffung eines unternehmensweiten Informationsmodells

Fachleute wissen diese Forderung zu würdigen. Es würde den Rahmen dieser Arbeit sprengen, wenn die Problematik des unternehmensweiten Informationsmodells tiefer behandelt werden würde (Objektbildung, Datenadministration, Zuständigkeiten, Verfahrenstechnik etc.).

- Schnittstellenbeherrschung

Bei PC-Einsatz größeren Ausmaßes im Verbund mit anderen Anwendungen ist die klare Definition von Schnittstellen unerläßlich. Unternehmen mit Informations- und Funktionenmodell tun sich wiederum

leichter, weil Modularität und Flexibilität gegeben sind.

- Passendes technisches Umfeld

In Hardware und Software, inklusive Netztechnik, müssen die Voraussetzungen für den PC-Einsatz geschaffen sein. Rechnerkopplungen sind immer noch ein schwieriges Kapitel der Datenverarbeitung, und auf manchen Gebieten, etwa Btx, ist das Erprobungsstadium noch längst nicht abgeschlossen.

Der Datenverarbeitung eines Unternehmens fällt die Aufgabe zu, die genannten Voraussetzungen zu schaffen oder im Unternehmen durchzusetzen.

Die RZ-Organisation ist zu überdenken

Die Datenverarbeitung eines Unternehmens muß den Mut aufbringen, der durch den PC-Einsatz veränderten Umwelt durch organisatorische Anpassung Rechnung zu tragen. Diese Anpassung wird sich im wesentlichen im Bereich der Rechenzentrumsorganisation und der Einrichtung eines "Benutzerservice" abspielen.

Im Rahmen der Rechenzentrumsorganisation ergeben sich neue oder erweiterte Tätigkeiten:

- "Bedienung" der PC

Sofern es sich nicht um völlig eigenständige PC-Anwendungen handelt, müssen die PC über Datenträgeraustausch oder Leistungen mit Daten und Programmen gefüttert werden. Dies geschieht im allgemeinen mit einem bestimmten Aktualitätsgrad regelmäßig.

-Verfügbarkeit garantieren

Ein PC mit Schnittstelle zur zentralen Datenverarbeitung ist nur dann im Sinne des Anwenders ausreichend verfügbar, wenn die Schnittstelle die Verfügbarkeit gewährleistet. PC-Anwender werden sehr viel unruhiger auf mangelnde Verfügbarkeit reagieren, als dies die schon leidgeprüften Sichtgerätebenutzer in der Vergangenheit getan haben.

- Effizientes Installations-Management

An das lnstallations-Management eines Rechenzentrums werden höhere Anforderungen gestellt werden. Die Intelligenz des PC und die auf ihm laufenden Anwendungen verursachen Forderungen nach mehr Flexibilität und weiser Voraussicht.

- Gerechte Kostenverteilung

Die mittels PC geschaffenen engeren Verzahnungen von Anwendungen werden größere Probleme der Kostenverrechnung auslösen, als dies schon heute der Fall ist.

Die Rechenzentrumsorganisation ist also zu überdenken. Dies muß rechtzeitig geschehen. Nichts ist schwieriger, als im nachhinein einen PC-Anwender von "lieben Gewohnheiten" abzubringen und in nachträglich ausgedachte Organisationsabläufe einzubeziehen. Also nicht reagieren, sondern agieren.

Die klare Erkenntnis, daß auch der mündige Anwender betreut und beraten werden muß, zwingt zur Einrichtung einer Organisatioseinheit "Benutzerservice", die auch von großen Herstellern propagiert und empfohlen wird. Eine solche Organisationseinheit sollte folgende Hauptfunktionen umfassen:

- Beschaffung

Hier wird der spätere PC-Anwender bei er Auswahl seines PC beraten und betreut.

- PC-Service

Hierunter wird die Störbehebung, Wartung und Anwendungs- oder Programmierberatung beheimatet sein.

- Info-Bereitstellung

Hierunter fällt die Versorgung des PC-Anwenders mit Daten, Programmen und Informationen.

- Anlaufstelle und Koordination

An diese Stelle wendet sich der Hilfesuchende. Von ihr wird er an den eigentlichen Berater weiterverwiesen, sofern nicht an Ort und Stelle geholfen werden kann.

Eigentlich ist die Stellung der Datenverarbeitung formell unerheblich. Entscheidend ist die Durchsetzungskraft. Leider ist diese oft von der Stellung abhängig.

Was muß durchgesetzt werden?

Das Unternehmen muß eine kurz-, mittel- und langfristige Unternehmensplanung einschließlich der DV-Planung besitzen oder erarbeiten. Das Wesentliche dabei sind die Ziele ! Sie werden "heruntergebrochen", um Aktivitäten zu definieren, die es erlauben, die Ziele auf wirtschaftlichem Wege in angemessener Zeit zu erreichen. Spontane Entscheidungen in Sachen PC könnten schon nach kurzer Zeit weh tun. Manches Unternehmen ist schon heute Beweis für diese Feststellung.

Unterstützung von oben

Wie kann sich die Datenverarbeitung durchsetzen?

Dies geht entweder kraft eigener Kompetenz oder mittels tatkräftiger Unterstützung von oben, durch das Management.

Der breite Einsatz von PC wird den Trend verstärken, der sich in Richtung neuer "Berufe" der Datenverarbeitung längst aufgetan hat. Tabelle 2 stellt "Berufe" gestern und morgen gegenüber.

Neue Berufe gehen meist mit der, Änderung organisatorischer Abläufe eines Unternehmens Hand in Hand oder umgekehrt. Auch aus diesem Grunde kommt die Datenverarbeitung eines Unternehmens nicht umhin, über Umstrukturierungen ernsthaft nachzudenken.

Die Datenverarbeitung stellt in einem Unternehmen einen eigenen Organisationsblock dar. Unterblöcke sind in der Regel Entwicklung, Produktion, Vertrieb, Benutzerservice und die übergreifenden Bereiche Planung und Verwaltung.

Mit den übrigen Organisationseinheiten des Unternehmens ergeben sich verschiedenartige Schnittstellen. Für die Fachressorts und Tochtergesellschaften sollte eine Betriebsorganisation mittels eines organisierten Auftrags- und Abrechnungswesens Aufträge der Anwender an die Entwicklungsabteilung der Datenverarbeitung erteilen.

Letztere entwickelt im Auftrag für die Fachabteilungen und stellt nach Abnahmetest Anwendungen zur Verfügung. Die Produktionsabteilung stellt den Anwendern routinemäßig Produkte und Ressourcen bereit, die in der Regel termingebunden sind. Der Benutzerservice stellt Beratungsleistung und Information zur Verfügung. Gegebenenfalls hilft er bei Beschaffungen und Installationen von PC. In den Benutzerservice sollten fähige Anwender einbezogen werden. Nützlich ist ferner, wenn auf seiten der Fachabteilungen generell DV-Koordinatoren als Gesprächspartner installiert sind.

Die Proceedings "Der PC im Büro" können angefordert werden

bei: CW-CSE Communications, Services & Education, Friedrichstr. 31, 8000 München 40, Tel.: 089/3 81 72-0