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11.11.1977 - 

EDV-Anwendung im Sortimentsbuchhandel:

Das unbehagliche Thema stellt Traditionen in Frage

MÜNCHEN (cw) - Die EDV ist für viele Sortimenter ein recht neues, nicht selten unbehagliches Thema. Alte, bewährte buchhändlerische Traditionen und Gepflogenheiten scheinen in Frage gestellt, vage Vorstellungen von Einsatzmöglichkeiten moderner Datentechnik, von Größenordnung und der damit angenommenen enormen Investitionen wirken als Barriere.

"Die Mengenprobleme der Kundenverwaltung, Abonnementsbetreuung, Rechnungsstellung und -verbuchung waren mit konventioneller Bearbeitung aus Gründen der Personalintensität und der damit verbundenen Kosten kaum mehr zu bewältigen und zwangen uns, nach neuen, wirtschaftlicheren Lösungen zu suchen", erläutert Klaus Sigmund, Geschäftsführer des Schweitzer Sortiment in München, einer der größten Fachbuchhandlungen für Recht, Wirtschaft und Steuern in der Bundesrepublik Deutschland.

Ein Vergleich des auf dem Markt vorhandenen, verwirrend breitgefächerten Angebotes an Möglichkeiten rationellerer Abwicklung buchhändlerischer Tätigkeiten führte zur Wahl des bildschirmorientierten Dialogsystems NCR 8200.

Die trotz sprunghafter Steigerung der Leistungsfähigkeit überraschend günstige Preisentwicklung im Hardware-Angebot der Mittleren Datentechnik in den letzten Jahren erleichterte die Entscheidung.

Es folgte der zweite problematische Schritt: die Erstellung buchhandelsspezifischer Programme in Orientierung an Sortimentsbedürfnisse, insbesondere im Bereich der Fakturierung. Systemanalyse, Programmierung und organisatorische Umstellung wurden in enger Zusammenarbeit mit NCR und dem Münchener Softwarehaus GMD - Gesellschaft für Organisation und Programmierung - innerhalb von 18 Monaten durchgeführt.

Hierbei waren bewußt Gesichtspunkte leitend, die über den Einzelanwender Schweitzer Sortiment hinaus zur Entwicklung eines allgemeinen Standardprogrammpaketes für Sortimentserfordernisse führten. Folgende Aufgabengebiete werden vom EDV-System bearbeitet:

- Finanzbuchhaltung

- Abonnementsverwaltung

- Objekt-Titelspeicherung und -verwaltung

- Fakturierung von Einzelbestellungen, Fortsetzungs- und Zeitschriftenbezüge einschließlich automatischer Versandberechnung sowie Druck der Überweisungsträger

- Ansichtsversand mit Nachweis in Listenform

- Erstellung von Monatsrechnungen

- Etikettendruck für Zeitschriften und Werbung

- Gezielte Branchenwerbung

- Statistische Auswertungen, u. a.: Objektumsätze pro Verlag Verlagsumsätze, gegliedert nach Objektgruppen Umsätze pro Objekt Kundenumsätze, gegliedert nach Objektgruppen Kundenlisten, alphabetisch und numerisch und nach Postleitzahlen.

Die moderne Technik der elektronischen Simultanverarbeitung ermöglicht hohe Flexibilität durch zeitlich parallelen Einsatz der Bildschirme für die Hauptaufgaben der Kundenverwaltung, Einzelfakturierung, Abonnementsfakturierung und Buchhaltung. Durch die Dialogtechnik ist jederzeit sofortiger Zugriff zu den gespeicherten Informationen gegeben.

Die Bedienung der Bildschirme ist leicht zu erlernen: eine Einarbeitung in den jeweiligen Programmbereich ist ohne weiteres in etwa einer Stunde möglich. Zwei Operatoren (14 Tage Einweisung durch NCR) überwachen die gesamte Anlage und sind darüber hinaus zeitlich in der Lage, noch weitgehend andere Aufgaben zu übernehmen.

Neuinvestitionen im Sortiment müssen sorgfältig geplant werden und in einem günstigen Kostenverhältnis stehen. Die von NCR angebotene Maximalkonfiguration mit 128 KB kostet etwa 200 000 Mark. Das Softwarepaket, das sofort einsatzbereit ist, erfordert eine Investition von etwa 45 000 Mark, dieser Betrag beinhaltet die Einweisung in die Programme.

Als Platzbedarf für die Hardware sind 20 Quadratmeter einzuplanen. Eine Klimatisierung ist nicht erforderlich.

Der Schritt zur eigenen EDV-Anlage, das hat sich auch bei Schweitzer Sortiment erwiesen, ist sicherlich nicht einfach. Weitgehende Veränderung der Arbeitsabläufe und damit der gesamten organisatorischen Struktur setzen Aufgeschlossenheit und Mitdenken aller Mitarbeiter voraus. Bei Schweitzer Sortiment kann man in diesem Punkt überraschenderweise fast nur von angenehmen Erfahrungen berichten.

Mit Hilfe der Mitarbeiter ist durch die Technik der elektronischen Datenverarbeitung ein hohes Maß an Leistungsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit des Sortiments erreicht worden. Die EDV-Anlage ist bereits jetzt grundlegender Bestandteil des Unternehmens.