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24.11.1978

Das Verhältnis des DV-Managen zu den Fachbereichen

Die rasche Entwicklung der Informationstechnologie wird dazu führen, daß in den meisten Unternehmungen und Verwaltungen immer wieder neuere, verbesserte technische Hilfsmittel eingesetzt werden müssen, obwohl die Erfahrungen mit der Einführung der jetzigen Technikgeneration noch nicht überall verdaut sind. Für die erfolgreiche Arbeit des DV-Managers ist es deshalb die wichtigste psychologische Voraussetzung, daß er Vertrauen in der Organisation erwirbt. Er sollte dar auf bedacht sein, daß er dafür bekannt ist, eine solide Einstellung zum technisch Machbaren zu haben und realistisch zu beraten. Das erreicht er nur, indem er sich selbst vor Überschätzungen der Technologie bewahrt und sich stets die genügende Selbstkritik erhält.

Funktionale Datenverarbeitung setzt zentrale Koordination und vielfältige Arbeitsteilung voraus. Sie dürfen nicht zur Bürokratie entarten .

So ist es nicht empfehlenswert, im Zuge einer sich funktionalisierenden Datenverarbeitung detaillierte Einzelabrechnungen für DV-Leistungen einzuführen. Solche Abrechnungssysteme haben sich in vielen Fallen als eine Quelle permanenten Streits mit den Fachabteilungen herausgestellt; der DV-Einsatz selbst wurde durch sie nicht verbessert. Am wirkungsvollsten für die pretiale DV-Steuerung sind einfache, für alle Beteiligten leicht überschaubare Jahresbudgets. Über diese muß nur einmal im Laufe der Jahresplanung oder im Laufe der mittelfristigen Mehr-Jahresplanung Einigung mit den Benutzern erzielt werden. Das vorangehende Aufstellen von Zielen und Definieren von Aufgabenstellungen wird das Ausarbeiten solcher Budgets wesentlich erleichtern .

Für neue Projekte sind klare, zuverlässige Kalkulationen erforderlich, damit die Fachbereiche, welche ein Anwendungssystem einsetzen wollen, rechtzeitig erkennen können, ob der Aufwand in Übereinstimmung ist mit ihren Nutzenvorstellungen und ihrer Ausgabebereitschaft entspricht. Auch sollten einhaltbare Einführungstermine für DV-Anwendungsprojekte angegeben werden. Je stärker in Zukunft DV-Anwendungen unmittelbar in die Unternehmensabläufe einbezogen sind, desto höher wird das Risiko, daß nicht eingehaltene Termine für DV-Projekte die gesamte Unternehmensplanung, die gesamte Zieleinhaltung gefährden. Die bislang läßliche Sünde der verspäteten DV-Termine wird zu einer massiven Bedrohung für die Organisation .

Leistungen der Informationstechnologie sollten überall als

wahre Dienstleistungen, als Service, empfunden werden. Der DV-Manager macht nicht anderer Führungskräfte Arbeit; er hilft ihnen, aber er will ihnen nicht die Verantwortung wegnehmen.

Der neue Trend der Informationstechnologie wird die Fachabteilungen immer mehr in die Anwendungsverantwortung drängen . Je früher sie sich an diese Verantwortung gewöhnen, desto besser ist es. Die Projektleitung für die Entwicklung neuer Anwendungssysteme sollte deshalb bei den Fachabteilungen liegen. Dieser Zielvorstellung stellen sich heute oft noch Hindernisse in den Weg: Die Fachabteilung hat zwar den größten Fachverstand bezüglich des Anwendungssystems und auch die Ausführungsverantwortung, aber meist fehlen ihr die notwendigen Qualitäten im Bereich des Projektmanagements und hinreichende DV-Grundlagenkenntnisse.

Bei größeren Projekten empfiehlt es sich daher, vor Projektbeginn eine Vorbereitungsphase vorzuschalten, in der alle Beteiligten die für die Projektdurchführung noch fehlende Ausbildung erhalten. Nach dieser vorbereitenden Phase muß vor Beginn der eigentlichen Projektarbeit die Rollenverteilung im Projektteam klar festgelegt werden, damit die Projektdurchführung reibungslos ablaufen kann.

Neue Projekte auf dem Sektor der Informationstechnologie können in Zukunft nur erfolgreich sein, wenn eine gute mittel- und langfristige Planung vorliegt, denn auch die Schnittstellen zu künftigen Systemen müssen bei jedem Projekt klar zu erkennen sein. Die funktionale und zeitliche Lösung auch zukünftiger Schnittstellen muß Bestandteil eines jeden einzelnen Projektes werden.

Bei jeder neuen Anforderung sollte das DV-Management gemeinsam mit der Fachabteilung stets die Einsatzmöglichkeiten fremder Software prüfen. Aufgabe der Fachabteilung ist es, festzustellen, ob ein System die funktionalen Anforderungen erfüllt, Aufgabe der DV-Spezialisten ist es, sicherzustellen, daß ein Anwendungssystem DV-technisch akzeptabel ist. Dabei sollten die Anforderungen an die DV-Technik im vernünftigen Rahmen bleiben, das gilt vor allen Dingen bei solchen Systemen, die sich an anderen Stellen bereits bewährt haben. Es hat keinen Sinn, solche Systeme durch komplizierte Bewertungsverfahren "auszupunkten ", um dann schließlich zu einer Eigenerstellung zu gelangen, die womöglich bei objektiver Prüfung dem eigenen Bewertungsschema auch nicht standhalten würde. Auf dem Sektor der Anwendungsentwicklung alles selbst zu machen, führt bei rasch wachsenden Anforderungen zu Entwicklungsstaus oder aber zu Kapazitätserweiterungen die später zu Überkapazitäten werden und damit zu unsicheren Arbeitsplätzen. Spezialitäten, einmalige Großprojekte und andere Spitzenbelastungen der laufenden Systementwicklung sollten, daher mehr als bisher an Fremdfirmen weitergegeben werden.

Fazit: Der DV-Manager der Zukunft ist nicht mehr der Medizinmann, der entweder wegen seiner Wunder geschätzt wird oder in Verruf gerät, weil er keine Wunder vollbringt. Der DV-Manager der Zukunft wird ohne Sonderstand ebenbürtig an der Seite seiner Managerkollegen stehen. Es werden für ihn die gleichen Beurteilungsmaßstäbe gelten wie auch für seine Kollegen: Gute Leistungen bei geringem Aufwand. Der DV-Manager müßte von seinem durch ständige Neuerungen geprägten Metier herkommend die Fähigkeit mitbringen, sich auf die Wandlungen der kommenden Jahre einzustellen und alle veränderten Anforderungen mit Erfolg zu bestehen.

*Auszug aus dem Referat anläßlich des CDI-Kongresses "Structo 78" .