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25.05.1979 - 

Zentrales Dokumentationssystem:

Data Dictionaries heute und morgen

Die letzten Jahre haben den Anteil der Hardwarekosten an den Gesamt-Daten-verarbeitungskosten stetig sinken lassen, jedoch sind die Kosten insbesondere für Systemanalyse und Programmierung sehr stark gestiegen. Auch sind die Wartungskosten einmal implementierter Systeme oft noch einmal mit 200 bis 400 Prozent der Entwicklungskosten anzusetzen. Wenn der Anwender versuchen will, seine Softwareentwicklungskosten in den S Griff zu bekommen, so muß er sich im Rahmen der Systemanalyse und Programmierung seines Computers bedienen und versuchen, die Dokumentation seiner Anwendungen maschinell zu erstellen und zu warten.

Der Computer als Hilfsmittel wurde bei der Softwareerstellung schon in den letzten Jahren, zum Beispiel bei Precompilern für normierte oder strukturierte Programme, eingesetzt. Diese Programmgeneratoren wurden kürzlich erweitert, sie sind jetzt teilweise in der Lage, interaktiv zu arbeiten und durch Benutzung von vordefinierten Dateibeschreibungen und Methodenbanken schon stärker von der Systemanalyse her Informationen für die Programmierung zur Verfügung zu stellen. So wurden dem Programmierer zwar eine Reihe maschineller Hilfen zur Verfügung gestellt, gerade aber im Bereich der Systemanalyse waren EDV-unterstützte Verfahren nicht vorhanden. Will der Anwender in den nächsten Jahren bei der Softwareentwicklung Kosten sparen, so muß im Bereich der Systemanalyse und Dokumentation mit neuen Verfahren gearbeitet werden, speziell ist der Einsatz eines Data Dictionary als zentrales Dokumentationssystem erforderlich.

Data Dictionaries kommen seit kurzem ins Blickfeld der Anwender. Der ISIS-Katalog verzeichnet in seiner letzten Ausgabe größere Zuwachsraten bei einigen angebotenen Data Dictionaries, zum anderen haben aber auch die Anwender erkannt, daß sie außer Programmgeneratoren insbesondere im Rahmen der Dokumentation neue Softwaretools benötigen.

Gerade die Einführung von Datenbanksystemen und die Integration der Daten haben dazu geführt, daß das Benutzen von Datenfeldern heute über manuell geführte Dokumentationssysteme nicht mehr zu kontrollieren ist. Wird heute eine neue Anwendung in ein schon laufendes System ergänzt, so treten in der Einführungsphase immer wieder Schwierigkeiten auf, weil Schnittstellenprobleme während der Systemanalysephase nicht erkannt worden sind und auch während des Testens nicht entdeckt worden sind. Systemanalytiker arbeiten meist für einen bestimmten Fachbereich, Kenntnisse über die Programmabläufe

in anderen Fachbereichen sind meist nur oberflächlich vorhanden. Muß ein System im Rahmen der Wartung vielleicht nach zwei Jahren von neuen Systemanalytikern und Programmierern übernommen werden, ist die handgeschriebene Dokumentation im allgemeinen veraltet und nicht auf dem neuesten Stand gehalten. Will der Anwender in den nächsten Jahren gravierende Einsparungen bei der Softwareerstellung erwirtschaften, so muß er an dieser Stelle Änderungen vornehmen.

Das Data Dictionary ist das Basissystem

Das Basissystem, aus dem alle anderen Systeme einschließlich des Betriebssystems in Zukunft ihre Informationen holen sollten, ist ein Data Dictionary. Das Data Dictionary ist dabei für den Anwender sein zentrales Dokumentationssystem. Es enthält sämtliche Angaben über die Datenfelder, in welchen Dateien, Programmen oder Fachbereichen diese Felder überhaupt benutzt werden, wer diese Felder nur liest, ändert oder erstellt. Das Data Dictionary muß dabei nicht nur die Informationen enthalten, daß beispielsweise die Personalnummer vier Stellen lang ist, sondern es muß darüber hinaus alle Informationen enthalten wie etwa, daß Personalnummern zwischen 1000 und 4000 in inländischen Firmen, zwischen 5001 und 9999 in ausländischen Werken vergeben werden. Damit ist auch jemand in der Lage, der ein Fachgebiet bisher nicht genau kennt, aus dem Data Dictionary ohne weitere Nachfragen im Fachbereich oder bei Kollegen sämtliche Informationen zu einem Feld zu erhalten.

Die Basis Informationen eines Data Dictionary sind die Beschreibungen der Datenelemente, der einzelnen Felder, zum Beispiel das Datenfeld Personalnummer.

Personalnummer: Eingabe numerisch 4 Inhalt von 1000 bis 4000 wenn Land = Inland

oder von 401 bis 999 wenn Land = Ausland

Speicherung gepackt 4 Ausgabe Version 1 numerisch 4 ,9.999æ Version 2 numerisch 4 ,9/999æ

alias Assembler PNUM alias Cobol Persnum Suchworte Personal, Nummer, Datenschutz Beschreibung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Die Informationen, wie hier im Beispiel zum Feld Personalnummer, werden schon während der Organisationsphase von den Systemanalytikern und dem Fachbereich entsprechend definiert und im Data Dictionary dokumentiert. Das Data Dictionary erlaubt es darüber hinaus dem Systemanalytiker, vor der Definition eines neuen Feldes abzufragen, ob es nicht vielleicht schon existiert oder ein artverwandtes Feld vorhanden ist. Hierzu ist es erforderlich, daß Abfragen unabhängig vom Namen des Feldes gestartet werden können (im Beispiel Suchbegriff gekennzeichnet). Über jeden der Descriptoren "Personal", "Nummer", "Datenschutz" entweder allein oder kombiniert wird das Data Dictionary das Datenfeld "Personalnummer" wiederfinden, gleichzeitig aber auch auf andere Felder hinweisen, die gleiche Descriptoren haben. Unter dem Suchbegriff "Umsatz" wird man sofort sämtliche Brutto/ Netto/Vorjahr/lfd. Jahr/kumuliert/geschätzten Umsatzfelder (mit und ohne Kommastellen) finden und sich vor einer Neudefinition überlegen, ob das gewünschte Feld nicht schon im Data Dictionary vorhanden ist. In diesem Falle können sofort die Verknüpfungen dieser Felder zu anderen Aufgaben/Systemen/ Programmen/Modulen/Dateien/Datenbanksystemen und Listen geprüft werden und Schnittstellenprobleme untersucht werden. Der Systemanalytiker benutzt darüber hinaus das Data Dictionary, um die Verarbeitungsprozesse, die mit den Datenfeldern durchgeführt werden sollen, zu beschreiben. Das Data Dictionary stellt für die einzelnen Aufgaben sofort die Relationen zu den Datenfeldern her. Jederzeit schon während der Analysephase kann der Systemanalytiker das Data Dictionary benutzen, um Abfragen über die bisherigen und neuen Beziehungen zwischen Datenfeldern und Programmen/Modulen etc. abzufragen.

Schnittstellenprobleme sofort analysiert

Datenfelder werden jedoch nicht nur in der Datenverarbeitung benutzt, auch die Fachabteilungen sind auf sie angewiesen, zum Beispiel auf Formularen. In den nächsten Jahren werden Data Dictionaries sicherlich nicht nur wie heute im Bereich der Datenverarbeitung, sondern zentral im Unternehmen eingesetzt, um sämtliche Verbindungen von Datenelementen zu Aufgaben, Programmen, Dateien und Formularen festzuhalten. Aus dem Data Dictionary werden Systeme wie Programmgeneratoren ihre Informationen über die zu verarbeitenden Felder holen; Compiler werden auf das Data Dictionary zugreifen, um Feldbeschreibungen abzuleiten; Prüfprogramme der Revision werden automatisch prüfen können, ob Programme nur erlaubte Felder verarbeiten; das Betriebssystem wird bei Aufruf eines Programmes im Data Dictionary abfragen, welche Dateien von diesem Programm überhaupt verarbeitet werden dürfen; Fachabteilungen werden in der Lage sein, mit Hilfe von Abfragesprachen eigene Anfragen ohne Zuhilfenahme eines Programmierers zu definieren, alle nötigen Informationen können über das Data Dictionary abgefragt werden; Testdatengeneratoren können aufgrund der Definitionen im Data Dictionary Testdateien generieren. Der Datenschutzbeauftragte kann mit einigen kurzen Befehlen alle Auswertungen und Nachweise aus dem Data Dictionary ziehen, ohne zusätzlich andere Unterlagen führen zu müssen.

Definitionen für das Datenbanksystem

Voll integrierte Systeme unter Benutzung eines Data Dictionaries werden wohl erst in zehn Jahren zur Verfügung stehen, aber die heute angebotenen Systeme im Bereich der Softwareerstellung können über Benutzerschnittstellen miteinander kombiniert werden. Eine Reihe der am Markt angebotenen Data Dictionaries geben dem Benutzer die Möglichkeit, in seinem eigenen Programm aus dem Data Dictionary

Informationen über ein Benutzerexit abzurufen, das heißt, während des Programmlaufs können die aktuellen Informationen aus dem Data Dictionary etwa für Prüfzwecke herangezogen werden. Einige Data Dictionaries sind in der Lage, für den Datenbankadministrator die notwendigen Definitionen für das jeweilige Datenbanksystem zu liefern, sämtliche Informationen, die der Datenbankadministrator zur Definition seiner Segmente benötigt, sind im Data Dictionary schon beschrieben.

Data Dictionaries bieten heute auch die Möglichkeit, neben der Produktionsversion mehrere historische und geplante Zustände von Systemen im DD zu speichern. Dadurch wird der Anwender in die Lage versetzt, Änderungen erst einmal in einem Teststatus durchzuspielen, ohne das laufende System zu verändern oder zu beeinflussen. Er erhält so alle Informationen, um genauere Auf wandschätzungen bei Änderungen vorzunehmen.

Wenn der Anwender heute an Softwaretools für Software-Engineering denkt, so sollte er ein Data Dictionary mit höchster Priorität auswählen. Das Data Dictionary gibt ihm die Möglichkeit, die Basis-Informationen für andere Tools, wie Programmgeneratoren, Compiler, Abfragesprachen, Betriebssystem und Fachabteilung zentral zu speichern. Selbst wenn das Data Dictionary, mit dem er heute beginnt, in zehn Jahren auf ein anderes Format umgestellt werden muß, so war der Einsatz für ihn sicherlich nicht verloren. Im Gegensatz zur heutigen allgemeinen Dokumentationslage (manuell, nicht up to date) hat er seine Dokumentation dann maschinell durchgeführt. Da diese Dokumentation ein festes Format hat, ist er dann in der Lage, die notwendigen Informationen in die dann sicherlich zur Grundausstattung eines Betriebssystems gehörende Basissteuerdatei zu übertragen. Wichtig bei der Auswahl des Data Dictionary ist aber, daß es unabhängig von einem Datenbanksystem ist, und daß es auf jeden Fall online am Arbeitsplatz des Programmierers und Systemanalytikers zur Verfügung steht. Wenn das Data Dictionary erfolgreich eingeführt werden soll, so müssen alle Anfragen online sofort gestartet werden können, im anderen Fall scheut der Organisator den Aufwand einer Batch-Abfrage und verläßt sich auf vielleicht falsche oder unvollständige Auskünfte.

Data Dictionary in der Stabstelle

Auch wenn schon in ziemlich kurzer Zeit die Fachabteilung mit dem Data Dictionary arbeiten wird, so dürften doch anfangs 95 Prozent der Aktivitäten bei der Benutzung des Data Dictionarices im Bereich der Datenverarbeitung selbst liegen. Es ist aber aufgrund der Benutzung der Daten im gesamten Firmenbereich abzusehen, daß in den Firmen in den nächsten fünf Jahren eine zentrale Stabstelle eingerichtet wird, die dann speziell die Datenadministration und somit die vollständige Erfassung und Verwaltung der einzelnen Datenfelder betreiben wird. Die Datenverarbeitung wird ebenso wie der Fachbereich nur ein Benutzer dieser Informationen sein.

Je länger heute die Einführung eines Data Dictionary herausgeschoben wird, desto größer wird der Einführungsaufwand in den nächsten Jahren sein.

Ernst H. Kelting ist Geschäftsführer der MSP Management Software Products GmbH, Rellingen.