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03.11.2000 - 

Application on Demand/Arbeitet mit ASP-basierender Dokumenten-Management-Lösung

Datacom spart durch Miet-Software jährlich etwa 45000 Mark ein

MÜNCHEN (CW) - Für kleine und mittelständische Unternehmen ist der Betrieb einer DMS-Lösung mit hohen Investitionen in Hardware, Implementierung und qualifiziertes Administrationspersonal verbunden. Eine Alternative stellt das Outsourcen der Dokumentenverwaltung und -archivierung an einen Application-Service-Provider dar.

Der Fachvertrieb für Telekommunikation Datacom GmbH in Siegen setzt seit Anfang dieses Jahres an drei Standorten eine auf ASP-Technologie basierende Dokumenten-Management-Lösung ein. Zuvor arbeiteten die Mitarbeiter des Unternehmens ausschließlich mit Office-Anwendungen sowie einem herkömmlichen Papierarchiv. Mit der bereits 1989 implementierten Office-Lösung war eine digitale Dokumentenarchivierung allerdings nur sehr bedingt möglich. Die notwendigen Erweiterungen am System sowie die Anbindung der beiden neuen Filialen konnten nicht vorgenommen werden, da der damalige Lösungsanbieter mittlerweile nicht mehr existierte. Ende 1999 umfasste das Belegvolumen bereits mehr als 1000 Dokumente pro Monat - und das Ende der Fahnenstange war nicht zu sehen. Somit waren auch die Platz- sowie Ordnerkapazitäten nahezu erschöpft.

Diese "End-of-Life"-Situation der alten Lösung machte eine Umstellung der IT-Umgebung unumgänglich. Diesmal sollte eine Lösung gefunden werden, die sich an spätere Marktentwicklungen und Innovationen mit geringem Aufwand auch hinsichtlich der Kosten anpassen lassen sollte. Datacom entschied sich für KHK als Standard-Office-Anwendung sowie den Betrieb eines DMS-Systems nach dem ASP-Modell. Die Lösung fand sich hier quasi direkt vor der Haustür: Mit der Datasec GmbH & Co. KG entschied man sich für einen Application-Service-Provider, der ebenfalls seinen Sitz in Siegen hat und für seine Lösung Doku@web bereits Referenzkunden vorweisen konnte.

Im Vorfeld der Implementierung der Software wurde zunächst eine umfassende Analyse des Belegflusses und der Belegtypen durch den ASP vorgenommen. Datacom archiviert vor allem Anträge zur Bereitstellung etwa von ISDN- und Mobilfunk-Anschlüssen oder Internet-Zugängen. Aber auch Kaufverträge, Kundenreklamationen, Belege über erbrachte Serviceleistungen und Rechnungen sollten nun digital in einer elektronischen Kundenakte abgelegt werden. Das Scannen der unterschiedlichen Belege übernimmt jedoch ein externer Dienstleister. Dieser erstellte auf Grundlage der vorher durchgeführten Ablage- und Belegtypenanalyse übersichtliche Indizierungsmasken, die eine benutzerfreundliche und effiziente Dokumentenrecherche ermöglichen. Anschließend werden die gescannten und indizierten Daten an das Datasec-Rechenzentrum übermittelt, mit dem die Anwender über ein Virtual Private Network verbunden sind. Die Kommunikation erfolgt mit einer Übertragungsgeschwindigkeit von 310 Mbit/s über eine von außen nicht konfigurierbare Black Box (Bridge). Dabei werden die Daten vom und an das Rechenzentrum ausschließlich verschlüsselt übertragen.

Implementierungsstart für die ASP-Lösung war im April 2000. Das System wurde zunächst in Teilschritten eingeführt, lief aber bereits nach wenigen Tagen in Echtzeit. Da die Bedienung der Lösung über den vertrauten Web-Browser erfolgt, konnten die Anwender schon nach kurzer Zeit effizient mit dem Programm arbeiten - die Akzeptanz war von Anfang an sehr hoch. Heute nutzen alle 14 Mitarbeiter des Unternehmens in drei Filialen die Applikation für den Zugriff auf archivierte Kundenunterlagen. Als Suchkriterium für einen Kundenvorgang gibt der Mitarbeiter in der Recherchemaske des Web-Browsers zum Beispiel die Telefonnummer des Kunden ein und bestätigt diese per Mausklick. Binnen fünf Sekunden zeigt das System dem User alle Vertragsdaten und Vorgänge zu diesem Kunden an. Anschließend kann sich der Mitarbeiter einzelne Dokumente sowohl ansehen als auch ausdrucken.

"Seit der Einführung der ASP-Lösung konnten wir eine wesentliche Erleichterung im Tagesgeschäft feststellen, weil die langen Wege für die Informationsrecherche entfallen", so Datacom-Geschäftsführer Michael Becker. Darüber hinaus nutzt das Unternehmen die Lösung auch für Marketing-Zwecke. Datacom wertet archivierte Kundendaten nach gekauften Produkten oder dem Kaufdatum aus und kann gezielt spezifische Angebote generieren. Zum Beispiel erhalten Kunden, die einen Mobilfunk-Vertrag abgeschlossen und ein bestimmtes Gerät erstanden haben, nach einiger Zeit ein Sonderangebot für eine Freisprechanlage.

Für Datacom bietet der nun eingeschlagene IT-Weg entscheidende Vorteile. Durch den Einsatz der ASP-Lösung werden jährlich rund 45000 Mark eingespart. Das Unternehmen profitiert von den deutlich kürzeren Recherchezeiten, denn das Personal kann so qualifizierter eingesetzt werden. Da monatlich eine vertraglich vereinbarte Nutzungsgebühr an den ASP bezahlt wird, bleiben die Investitions- sowie Betriebskosten für Dokumenten-Management und -Archivierung kalkulierbar. Hinzu kommen weitere Einsparungen, weil kein zusätzliches Fachpersonal für die Administration und Wartung des DMS-Systems eingestellt werden muss. Hinsichtlich der Sicherheit, Verfügbarkeit und Performance steht die Nutzung der ASP-Lösung einer Inhouse-DMS-Software in nichts nach, so Becker. Fehlt noch die Anbindung des DMS an das Office-Produkt, was mittelfristig geplant ist.

Die Lösung"Doku@web" ist eine modular aufgebaute DMS-Lösung mit integriertem revisionssicherem Archiv. Die Software bietet dem Anwender Funktionen zur Verwaltung und Archivierung von Dokumenten und unterstützt dabei beliebige Dateiformate. Doku@web archiviert sowohl digitale als auch eingescannte Belege und konvertiert diese automatisch in das Portable Document Format (PDF).

Das UnternehmenDie Datacom GmbH wurde 1986 in Siegen gegründet und beschäftigt heute 14 Mitarbeiter in drei Filialen (zwei in Siegen, eine in Wetzlar). Das Unternehmen versteht sich als Fachvertrieb für Telekommunikation, Navigationssysteme, Alarmanlagen sowie Zugangskontroll- und Videoüberwachungssysteme. Der regionale Anbieter ist T-Partner und erwirtschaftete 1999 rund fünf Millionen Mark.