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11.04.1980 - 

Dokumentation in allen Varianten:

Daten- und Textverarbeitung Hand in Hand

ATLANTA - DV-Manager brauchen eine klare Vorstellung von der Textverarbeitung (Wordprocessing), von ihrem Wesen und davon, was sie leistet; das meint Samuel J. Kalow von der Abteilung Bürobedarf bei IBM, denn sie müssen beurteilen können, ob ihre Einführung in eine betriebsinterne Organisation ratsam ist.

Kalows Vortrag war einer von mehr als 30 Beiträgen zum Thema Büro der Zukunft, die auf der dreitägigen "Office Automation Conferences (OAC)" kürzlich in Atlanta zu Gehör gebracht wurden. Auf dieser ersten Konferenz der "American Federation of Information Processing Societies" wurden über hundert Exponate gezeigt, die immerhin ungefähr 15 000 Besucher in das kalte und verschneite Atlanta ziehen konnten.

Kalow erklärte in seinem Vortrag: Textverarbeitung ist wirklich eine irreführende Bezeichnung. Die Systeme "verarbeiten", wörtlich genommen, den Input überhaupt nicht, ganz im Gegensatz zum Computer, sie erleichtern dem Bediener nur das Bearbeiten des Textmaterials.

Verfließende Grenzen in fünf Bereichen

Nach Ansicht von Kalow gibt es fünf Bereiche, in denen Textverarbeitungs- und DV-Technologien verschmelzen.

Als erstes führt er die qualitativen Vorteile der Texterstellung auf einem Textsystem an. Viele Softwareprodukte, die heute auf dem Markt angeboten werden, unterstützen Textverarbeitungsfunktionen auf einem Computersystem. Jedoch sind Textautomaten gekoppelt mit Zentraleinheiten ein ideales Instrument, um große Dokumentationen, wie beispielsweise Umweltschutzberichte oder Nukleargeräte- und Flugzeugdesignhandbücher, zu verwalten. Wenn man bedenkt, erklärt Kalow, wie ermüdend es ist, lange Computerberichte in der üblichen Versalienschreibung durchzuarbeiten, erkennt man die Vorteile, die aus der Kombination der beiden Systeme entspringen: vom Rechner her hohe Druckgeschwindigkeit, vom Textsystem leichte Lesbarkeit und gute Druckqualität.

Zweitens beschreibt Kalow, was er die "elektronische Dokumente Verteilung" (electronic document distribution) nennt, die oft als Teil des Electronic Mailing verstanden wird. Die Gesamtheit des Sammelns und Verarbeitens von Daten dient letzten Endes dazu, Informationen weiterzugeben, zu kommunizieren. Durch den Computereinsatz wird es möglich, führt er aus, Briefe und Berichte, die auf einem Textautomaten erstellt wurden, |aufzuzeichnen und entsprechend zu verwahren. Telefonleitungsübermittelte Daten könnten abgespeichert werden, um die Übertragung über das Fernmeldenetz in tariflich verbilligten Zeiten vorzunehmen, was zugleich den Vorteil hat, daß die Leitungen nicht so sehr überlastet sind. Dabei sei zu bedenken, daß Textverarbeitung nicht auf papierabhängige System beschränkt ist. Ein Dokument muß nicht unbedingt etwas sein, was man in die Hand nehmen kann.

Der dritte Bereich, in dem sich WP (Wordprocessing) und DP (data processing) überschneiden, stellt die Jobfernverarbeitung dar. Kalow ist nämlich der Ansicht, daß das Durchschnittsunternehmen heute viel zu viel Zeit damit vergeude, schriftlich bereits vorliegende Unterlagen wieder in den Computer einzutippen oder den Computeroutput leserlich abzuschreiben. Ein online geschaltetes Textsystem kann eine beträchtliche Anzahl an Anschlägen ersparen helfen.

Die innerbetriebliche Arbeitsdokumentation ist das vierte Beispiel, das Kalow anführt, um die Konvergenz beider Technologien zu demonstrieren. Simultanes Updaten der Akten und der Computerfiles sei verständlicherweise gewinnbringend. Darüber hinaus seien einige Projekte zu klein, um Programmierer und Operator damit zu belasten. Textsysteme können nach Meinung von Kalow dazu herangezogen werden, wohldefinierte computergespeicherte Datenmengen abzuarbeiten, was sowohl im Bürobereich als auch in der DV beträchtliche Einsparungen ermögliche.

Wirkungen auf Fehler- und Speichertasks

Schließlich ergäben sich auch Auswirkungen auf die Fehler- und Speichertasks. Durch kombinierten Einsatz von Computer und Textprozessor Mikrofilm- und Mikrofichesystemen gelang bisher noch kein wirklicher Durchbruch, behauptet Kalow, der diesen Umstand auf den notwendigen Zeit- und Energieaufwand zurückführt, den es kostet, zahlreiche Unterlagen zu fotografieren.

Universelle Anwendungen

Einen gewichtigen Vorteil weisen WP-Techniken nach den Ausführungen des IBM-Repräsentanten auf, sie sind für alle Organisationsformen gleich. Wohingehend Computer im Bankbereich völlig anders als in der Luftfahrt beispielsweise eingesetzt würden. Nahezu alle Anwendungen von Textautomaten, sei es im personellen oder kommerziellen Sektor, gleichen sich untereinander. Kalow zählt fünf prinzipiell unterschiedliche Applikationen für Textsysteme auf, einschließlich der Textbausteinfunktion, der es dem Datatypisten erspart, immer wieder dieselben Texte zu schreiben. Andere Anwendungen sind die automatische Erstellung von Standardbriefen, die Überprüfung von Originaltexten sowie die Formular- und Korrespondenzerledigung. Textverarbeitungssysteme beschleunigen die Erledigung der normalen Korrespondenz nicht, bemerkt Kalow hierzu, sie bieten nur die Möglichkeit der Speicherung oder elektronischen Übertragung von Texten, was die gewöhnliche Schreibmaschine nicht leistet.

Der Schlüssel zum Verständnis dieses WP- und DV-Technologienmixes ist, resümiert der IBMer, daß "die Datenverarbeitung nur eine wirklich kleine Untermenge der Textverarbeitung darstellt". Er ergänzt, die DV-Kosten im Unternehmen beliefen sich auf einen sehr kleinen Betrag im Vergleich zur Textverarbeitung.

Jake Kirchner ist Redakteur der COMPUTER WORLD im Büro Washington.