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27.11.2006

Datenbank als Herz des Unternehmens

Wer für die Großen der Getränkeindustrie die Grundsubstanzen ihrer Erfrischungsprodukte kreiert, muss extrem flexibel auf neue Anforderungen reagieren können. Döhler hat hierzu eine Datenbank entwickelt.

Klingt banal. Tatsächlich ist in diesem IT-Projekt alles versammelt, was die Darmstädter an technischem Wissen brauchen, um ihr Geschäft zu betreiben.

Erfolgsfaktoren

• Zeitplan eingehalten;

• Hohe sechsstellige Einsparungen;

• Amortisationszeitraum von maximal acht Monaten;

• verbesserte Prozesse;

• viele Programmier- arbeiten im Haus, dadurch geringe Kosten und kein Verlust an Know-how.

Die Döhler Gruppe entwickelt und produziert Grundstoffe und Ingredienzien für die weltweite Getränkeindustrie. Die Entwicklung einer Stoffdatenbank war ein wesentlicher Teil einer Unternehmensstrategie und die Grundlage der Optimierung der beiden Kernprozesse "Sales" und "Supply Chain". Sales beinhaltet in diesem Rahmen nicht nur den Verkauf existierender, sondern auch die Entwicklung neuer Produkte.

Und die schnelle Neuentwicklung von Produkten ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg. Viele Getränke haben nur noch einen Lebenszyklus von zirka einem Jahr. 2005 hat Döhler beispielsweise etwa 1000 neue Getränke gemeinsam mit seinen Kunden auf den Markt gebracht.

Parallel zur Verbesserung von Prozessen optimierte Döhler seine IT in drei großen Schritten: Zuerst wurden SAP-CRM, -BW und -Portal eingeführt. Dann folgte die Implementierung der zentralen Stoffdatenbank mit allen Integrationen in die anderen Module. Mit diesem Projekt hat Döhler beim Wettbewerb "Anwender des Jahres" in der Kategorie Strategie und Architektur gewonnen. Bis März 2007 folgt mit SAP Recipe Management die komplette Neugestaltung der Produktentwicklung. Anschließend ist der technologische Sprung im Hauptprozess "Supply Chain" geplant.

Um auf leichte und sichere Weise einen schnellen, weltweiten Zugriff auf alle IT-Funktionen zu gewährleisten, wurde zudem eine Metaframe-Plattform realisiert. Ergebnis: Die Daten der zentralen Stoffdatenbank lassen sich weltweit pflegen und anzeigen.

Was war die Ausgangsbasis?

Wie in vielen anderen Unternehmen auch, gab es bei Döhler eine ganze Reihe unterschiedlicher Datenbanken je nach Anwendung und Bereich. Insgesamt existierten rund 20 Datenbanken, in denen Stoffdaten gepflegt wurden.

Die Geschäftsführung der Döhler GmbH wollte den vielfältigen Problemen, die mit solch einer Diversität der Datenhaltung verbunden ist,entgegenwirken. Sie beauftragte deshalb die hauseigene IT, mit höchster Priorität eine einheitliche Datenbank zu entwickeln. Kein kleines Unterfangen, denn immerhin galt es, eine Anwendung zu entwickeln, um 30 Millionen Datenfelder in einer einzigen Datenbank zu vereinen.

Die Struktur der Datenbank sollte ausbaufähig sein, um auch in Zukunft auftretende Anforderungen abdecken zu können. Da künftig nur noch eine einzige Datenbank verwendet werden würde, müsste sich - so die Hoffnung - der Schulungsaufwand entsprechend verringern. Die Datenbank sollte ferner differenzierte Berechtigungen pro Mitarbeiter gestatten.

Die Datensicherheit, die dezentrale gruppenweite Verfügbarkeit und angemessene Antwortzeit sollten im neuen Datenbankkonzept sichergestellt sein. Projektziel war weiterhin, alle in diesem Zusammenhang stehenden Prozesse schlanker zu gestalten, zu beschleunigen, gruppenweit zu harmonisieren und die Prozessdokumentation im Qualitäts-Management-Handbuch zu aktualisieren und klare Verantwortungen zu schaffen.

Alle diese Ziele wurden erreicht. Das Projekt begann im Februar 2004, die letzten Programmarbeiten konnten im Mai 2006 abgeschlossen werden. Unterstützung kam von mehreren IT-Dienstleistern. Die SAP AG lieferte für die Standardsoftware R/3 das Modul "EHS" (Environment Health & Safety).

Das Projekt hat einen sehr hohen Nutzen für die gesamte Unternehmensgruppe gebracht, sagt Dominik Höppner, der das Stoffdatenbank-Projekt federführend betreute. So konnten Kosten gespart, die Prozessdurchlaufzeit verringert und die Qualität der Produkte erhöht werden.

Sehr wichtig sei auch der strategische Nutzen des Projekts für die Döhler-Gruppe, sagt der Projektverantwortliche. "Die zentrale Stoffdatenbank in Verbindung mit den hier geschilderten Rahmenbedingungen gestattet es uns, in allen Standorten und Tochterunternehmen auf gleiche, konsolidierte Daten zuzugreifen und diese mit genau angepassten Berechtigungsprofilen Just-in-Time an Ort und Stelle zu pflegen."

Bemerkenswert ist auch, dass Arbeitsprozesse bei Döhler mittlerweile durch Softwarekomponenten unterstützt werden. So gibt es beispielsweise in der neuen Stoffdatenbank eine Funktion, die sicherstellt, dass zu bestimmten Zeitpunkten alle Merkmale gepflegt sind, bevor weitere Prozesse gestartet werden können. So fungieren Daten quasi als Schalter für die Freigabe von Prozessen.

Die nachweisbaren Einsparungen, die mit der Nutzung der Stoffdatenbank einhergehen, sind sehr hoch. Höppner hierzu: "Wir können einen hohen sechsstelligen Wert pro Jahr belegen."

Durch die parallele Bearbeitung der beiden Schwesterprojekte "Entwicklungsauftrag" und "Recipe Management" waren beispielsweise so gut wie keine Korrekturschleifen nötig. "Obwohl viele externe Know-how-Träger an den Konzeptionen mitwirkten, wurden die meisten Programmierungen und alle Customizing-Einstellungen und Stammdatenimporte intern vorgenommen", so der Projektleiter weiter. So blieben die externen Kosten relativ gering und das Know-how im Haus. Da das SAP-System bereits im Einsatz war, musste zudem fast keine Software beschafft werden.

Kurzer Amortisationszeitraum

Rein rechnerisch, sagt Höppner, habe sich ein Amortisationszeitraum von zirka acht Monaten ergeben. Allerdings geht man bei Döhler davon aus, dass sich das Projekt sogar schon früher rechnet, "da viele Verbesserungen unserer Prozesse und Daten jetzt schon Effizienzgewinne brachten und bringen".