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05.08.1977 - 

Anwenderbericht: Wabco-Westinghouse, Hannover

Datendruck-Systeme entlasten Einkäufer

Um Angebote vergleichen zu können, müssen Einkäufer gute Marktbeobachter sein. Diese Forderung entbehrt nicht einer gewissen Ironie, wenn man bedenkt, daß heutzutage immer noch 60 bis 70 Prozent aller Tätigkeiten im Einkauf auf routinemäßige Verwaltungsvorgänge entfallen.

EDV-Einsatz auf diesem Gebiet kann bewirken, daß dem Einkäufer mehr als zwei Drittel seiner Zeit für rein dispositive Arbeiten zur Verfügung stehen. Insbesondere dann, wenn Bildschirme außer zur Erfassung von Bestelldaten auch für den Sachbearbeiter-Dialog genutzt werden. Aber auch ohne den Bildschirm sind Vereinfachungen möglich. Dazu bedarf es allerdings einer Durchforschung des Formularwesens: Datendrucke, die

genau auf das EDV-System abgestimmt sind, können zur Rationalisierung beitragen. In Zusammenarbeit mit der O. T. Drescher GmbH, Spezialist für Datendrucke, hat die Firma Wabco-Westinghouse, Hannover, ein Bestellsystem realisiert, das den Einkäufer von manueller Routinearbeit entlastet.

Der Lieferant hat normalerweise eine andere Organisation für die Auftragsbearbeitung als der Besteller.

Der Einkaufssachbearbeiter sieht sich also den individuellen Auftragsbestätigungen der Lieferanten konfrontiert.

Schreibaufwand reduziert

Bei Wabco-Westinghouse sollten diese unterschiedlichen Anforderungen auf einen gemeinsamen Nenner gebracht und auf der Basis einer im Bestellformular vorbereiteten Antwort des Lieferanten vereinfacht werden.

Ziele dabei waren: auf dem Original der Bestellung treten die für die Bearbeitung im Hause und zur Abstimmung mit dem Lieferanten erforderlichen Daten eindeutig hervor.

Die Zweitschrift der Bestellung ist eine vorbereitete Auftragsbestätigung für den Lieferanten, auf der nur Abweichungen- (Lieferdatum, Menge, Preis) und die Kommissions- oder Bearbeitungs-Nummer vom Lieferanten eingetragen werden.

Für sonstige Hinweise ist ein besonderes freies Feld vor der Unterschrift vorgesehen.

Die interne Auftragsbearbeitung der Lieferanten läuft unabhängig von den organisatorischen Anforderungen des Bestellers. Die Bestätigung auf der vorbereiteten Auftragsbestätigung ist jedoch zeitlich vorgezogen, so daß die Daten problemlos ergänzt werden können.

- Die Datenerfassung zu vereinfachen,

- den Einkaufssachbearbeiter von Routinearbeiten entlasten

- und besonders den kleineren Lieferanten ohne großen Schreibaufwand eine einfache und damit schnelle Auftragsbestätigung zu ermöglichen.

Das bei Wabco-Westinghouse erarbeitete Bestellformular (Abbildung) erfüllt diese Anforderungen für Einzel- und Abrufbestellungen sowie Änderungen (Menge und Termin) bei erteilten Bestellungen.

Durch die hervorgehobenen Identifikationsdaten (Bestell-/Lieferanten-Nummer, Datum und Teile-Nummer).

Die Rückseite der Auftragsbestätigung ist für den Versand im Fensterumschlag voradressiert.

Abrufdaten ausgespart

Die eingehende Auftragsbestätigung (Kopie der Bestellung, farblich unterschieden vom Original) dient als Erfassungsbeleg für Abweichungen. Die Abrufdaten für den Bildschirmaufruf des Vorganges sind weiß ausgespart (Bestell-/Teile-Nr., Soll-Liefertermin).

Im folgenden soll der Ablauf kurz skizziert werden:

Nach der Sichtung durch den Einkaufssachbearbeiter wird die Auftragsbestätigung ohne besondere Aufbereitung zur Datenerfassung an den Bildschirsmplatz weitergegeben. Dort erfolgt über ein Bildschirmprogramm die Erfassung der abweichenden Bestelldaten.

Der Einkaufssachbearbeiter konzentriert sich darauf, größere Abweichungen zu prüfen und zu klären, beispielsweise Mehr-/Minderlieferung, Werkzeugkosten, Termine. Die Abweichungskontrolle ist vereinfacht, weil Abweichungen in den weiß ausgesparten Feldern deutlich hervortreten.

Ablage halbiert

Die eingehende Auftragsbestätigung des Lieferanten als vorbereitete Antwort wird nach der Datenerfassung in die Ablage gegeben, so daß sich gegenüber der traditionellen Bearbeitung (gemeinsame Ablage von Bestellung und Auftragsbestätigung) das Archiv am Arbeitsplatz - des Einkaufssachbearbeiters halbiert

Die Rücklaufquote vorbereiteter Auftragsbestätigungen lag nach Einführung bei Wabco auf Anhieb bei 60 Prozent.

Diese Reaktion zeigt die positive Aufnahme dieses Organisaionsmittels bei den Lieferanten.