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05.11.1999 - 

Standardsoftware/Komplettlösung vom Outsourcer

Debis realisiert für Microsoft Personalabrechnung mit Paisy

Qualität bei geringen Kosten hieß das Ziel von Microsoft Deutschland, als es seine Personalabrechnung an einen externen Dienstleister auslagerte. Für alle etwa 1100 Microsoft-Mitarbeiter gilt dasselbe Arbeitszeitmodell. Allerdings erschwert das Aktienop- tionsmodell die Abrechnung. Das Debis Systemhaus realisierte das Projekt innerhalb von zwei Monaten. Meinolf Droege* berichtet .

"Microsoft steht dem Outsourcing in vielen Bereichen aufgeschlossen gegenüber. Alle nicht zum direkten Kerngeschäft gehörenden Aufgaben versuchen wir auszulagern", erklärt Karl Simonis, Leiter Finanzbuchhaltung und damit auch zuständig für Outsourcing-Partner bei Microsoft. Automatisch stand deshalb auch die komplette Auslagerung der Personalabrechnung zur Diskussion, als es im letzten Jahr Probleme in der Abrechnung gab.

Auslöser der Neuorientierung gab es mehrere: Zum einen stieg der Buchungsaufwand durch die wachsende Mitarbeiterzahl, so daß eine weitere Stelle in der Personalabteilung hätte eingerichtet und besetzt werden müssen. Zum anderen wollte eine besonders erfahrene Mitarbeiterin das Unternehmen verlassen.

Einen weiteren Grund lieferte die Abrechnungssoftware. "Das bis dato eingesetzte Standardsoftware-System lief einfach nicht", so Simonis. So waren beispielsweise die Entgeltmeldungen an die Sozialversicherungsträger bei Unterbrechungen des Arbeitsverhältnisses fehlerhaft. Außerdem befriedigte die Reporterstellung nicht. Microsoft wollte die Probleme mit der Personalabrechnung kurzfristig aus der Welt schaffen und zusätzlich deren Kosten deutlich und dauerhaft senken. Heute benötigt das Unternehmen nicht einmal eine Vollzeitkraft, um den gesamten Prozeß der Personalabrechnung zu bewältigen. Alle weiteren Arbeiten erledigt Debis in Zusammenarbeit mit einem Partner.

Kosten kalkulierbar machen

Es hat wenig Sinn, ein vorhandenes Abrechnungssystem und seine Organisation mit allen Mängeln einfach auszulagern. Mit der Neuorientierung sollen bisherige Probleme vermieden und möglichst keine neuen erzeugt werden. Ein wichtiges Ziel sind mittel- bis langfristig sicher kalkulierbare Kosten der Abrechnung. Selbstverständlich müssen Randbedingungen wie Vertraulichkeit der Daten und absolut zuverlässig pünktliche Überweisung der Gehälter und andere erfüllt werden.

Microsoft hat den Weg gewählt, die Abrechnung zuzukaufen. Dazu setzte die Personalabteilung ein Projekt auf, bei dem sie zunächst einen Generalunternehmer suchte. Diesen Part hat die Münchner Niederlassung von Debis übernommen. Als weiterer Dienstleister kam dessen DIB-Gesellschaft für Standortbetreiberdienste mbH, München, mit ins Boot. Für die Planung der Umstellung standen rund zwei Monate zur Verfügung. Vorgesehen war der Neustart zu Beginn des Geschäftsjahres am 1. Juli 1998.

Heute liefert Microsoft monatlich alle variablen Basisdaten. Alle Mitarbeiter beziehen feste Monatsgehälter. Variabel sind die Bonuszahlungen zweimal jährlich, der jährliche Bonus für die Mitglieder der Geschäftsführung, Umsätze aus Aktien- und aus Softwarekäufen der Mitarbeiter. Außerdem muß die Abrechnung steuerliche Verrechnungssätze für Dienstwagen und Daten über länger andauernde Krankheiten berücksichtigen.

Die variablen Informationen und Daten erfaßt eine Angestellte in einfachen Excel-Tabellen. Veränderungen von Stammdaten wie Adresse oder Bankverbindung teilen die Mitarbeiter dem Dienstleister überwiegend direkt per Telefon oder Mail mit. Kosteninformationen zu den Dienstwagen liefert Debis-Partner Sixt direkt an D.I.B., ebenfalls in Form von Excel-Tabellen. Das Bewegen von Papier beschränkt sich auf "amtliche" Dokumente wie Lohnsteuerkarten und Krankmeldungen.

Schnittstelle ist das Internet

Die Abrechnungsmodelle sind in "Paisy" hinterlegt, das der Dienstleister D.I.B. betreibt. Erstellt hat sie Debis in Zusammenarbeit mit der Microsoft-Personalabteilung. Die Schnittstelle zwischen den Partnern bildet das Internet: Einmal monatlich sendet die Personalabteilung von Microsoft die erforderlichen Informationen in verschlüsselten Excel-Tabellen. Die Experten von Debis bereiten die Daten auf, prüfen ihre Konsistenz zu bereits vorliegenden Informationen, leiten die Daten in das Abrechnungssystem und erstellen die Personalabrechnung.

Mit diesem System ist der Personalaufwand bei Microsoft für die administrativen Tätigkeiten auf weniger als eine Vollzeitstelle gesunken, wobei diese Person auch noch "Restarbeiten" erledigt, die sich aus der Ablösung der Standardsoftware ergeben. Allerdings kommt dieser Mitarbeiterin hohe Verantwortung zu: Sie allein darf die gehaltsrelevanten Daten an den Dienstleister weitergeben. Auf diese Weise soll die Konsistenz der Daten gesichert werden. Damit sind die Schnittstellen in der Verantwortung der Abrechnung eindeutig definiert.

Aus den Personalabrechnungen ergeben sich maschinelle Überweisungsaufträge, die der Hausbank von Microsoft zur weiteren Bearbeitung zugeleitet werden. Parallel bekommt Microsoft eine Statistik mit Gehaltssummen, die zur Freigabe der Überweisungen gegengezeichnet werden muß. Außerdem erhält Microsoft Auswertungen wie Gehaltssummen pro Kostenstelle und andere.

Zeitraubendes Klären von Nachfragen der Mitarbeiter und Prüfungen durch Finanzamt und Versicherer belasten Microsoft heute nicht mehr.

Nach mehr als einem Jahr Erfahrung mit der neuen Organisation prüft das Unternehmen nur noch stichprobenartig und punktuell. Beste Prüfinstanz sind erfahrungsgemäß die Mitarbeiter selbst. Treten Fehler auf, klären die Mitarbeiter die Lage üblicherweise recht schnell. Systematische Fehler, die laut Simonis bis heute nicht aufgetreten sind, würden spätestens bei Überprüfung der Gehaltssummen auftreten. "Allerdings", so Simonis, "ist die Qualität der Abrechnungen sehr hoch. Auch das war ein Ziel des Projekts."

Systemwechsel bilden immer eine Herausforderung, gerade in einem so sensiblen Bereich wie der Personalwirtschaft. Das gilt um so mehr, wenn nicht nur die Software, sondern die gesamte Abrechnungsorganisation neu gestaltet wird. Pannen bei der Gehaltsabrechnung führen auf sehr direktem Weg zum Vertrauensverlust.

In diesem Fall stand die Neuorientierung auch noch unter besonderem Zeitdruck: Nur gut zwei Monate blieb dem Generalunternehmer, die neue Struktur zu entwickeln, die Datenstrukturen und das Abrechnungsmodell in Paisy abzubilden sowie die Daten aus dem Altsystem zu extrahieren und in die neue Abrechnung einfließen zu lassen. Vor allem die steuerlichen Bewertungen von Aktienoptionsgeschäften haben durchaus ihre Tücken. Aber auch unterschiedliche Vertragsbedingungen, beispielsweise bei der Nutzung von Firmenfahrzeugen, sind für jeden Mitarbeiter separat zu berücksichtigen.

Gehalts- und Personaldaten außer Haus zu geben, damit tut sich die weit überwiegende Zahl der Personalchefs sicher schwer. Auf der anderen Seite steht ein Haus wie Microsoft, das Outsourcing generell und in allen Bereichen als probates Mittel zur Kostensenkung betrachtet. Zwischen diesen oft gefühlsmäßig besetzten Positionen müssen sich nachvollziehbare, in Zahlen auszudrückende Argumente für oder gegen Outsourcing finden lassen.

Bei Microsoft gab es eine Mischung aus Gründen und Anlässen, die Personalabrechnung "zuliefern" zu lassen. Nach mehr als einem Jahr Betriebserfahrung bestätigt Karl Simonis die Richtigkeit der Entscheidung. Er verweist auf interne Zahlen seines Zuständigkeitsbereichs.

Der Wechsel von Mitarbeitern im Personalwesen, die Notwendigkeit, aufgrund des Firmenwachstums zusätzliches Personal einzustellen, die Probleme mit der alten Software und die daraus resultierenden Qualitätsprobleme in der Abrechnung boten die Anlässe zur Neuorientierung. Hinzu kamen die Wünsche nach fest kalkulierbaren Kosten für diesen Bereich und dem Senken des Gesamtaufwands.

Die Vergütung der Abrechnung basiert auf Pauschalen pro Mitarbeiter und Monat. Diese Beträge sind über die gesamte Vertragslaufzeit fest vereinbart. Dafür übernehmen Debis und DIB die gesamte Abrechnung von der Stammdatenpflege bis zum Generieren des Datensatzes für die Gehaltsüberweisungen sowie den Betrieb und die Pflege der Hard- und Software des Abrechnungssystems. Außerdem werden Anfragen von Mitarbeitern und externen Stellen wie Finanzamt und Versicherungen im Auftrag von Microsoft beantwortet.

Einmal monatlich steht außerdem ein Mitarbeiter für persönliche Gespräche bei Microsoft zur Verfügung. Selbstverständlich hilft auch die involvierte Microsoft-Mitarbeiterin bei Fragen. Die Zahl der Rückfragen ist mittlerweile jedoch verschwindend gering. Lediglich auf die Abrechnung durchschlagende Änderungen des Steuerrechts verursachen kurzfristig ein höheres Anfragevolumen, das jedoch nichts mit der eigentlichen Abrechnung zu tun hat.

Die Abrechnungskosten pro Mitarbeiter sind abhängig von der Zahl der Mitarbeiter und weiteren Randbedingungen. Mit zunehmender Mitarbeiterzahl ist mit degressiver Kostenentwicklung zu rechnen. "Erfahrungsgemäß", so Bernhard Prinz, "lohnt das Auslagern der Gehaltsabrechnung ab einer Größenordnung von knapp 1000 Mitarbeitern."

Heute liegt der Abrechnungsaufwand deutlich unter den vor der Umstellung bei Microsoft intern angefallenen Kosten. "Mindestens ebenso wichtig aber", so Simonis, "ist die Abrechnungsqualität. Dazu gehört auch das Einhalten der Termine. Aufgrund der Engpässe in der Abrechnung liefen wir früher mehrmals Gefahr, die Gelder nicht rechtzeitig auf die Mitarbeiterkonten überweisen zu können. Die dann notwendigen Sonderaktionen sind nicht nur teuer, sie steigern auch die Anfälligkeit für Fehler". Diese Probleme bestehen heute nicht mehr. Es ist vertraglich festgelegt, daß die Mitarbeiter am 25. des Monats die Gehälter auf ihren Konten haben.

Auswertungen wie Kosten je Kostenstelle stehen automatisch zur Verfügung, weitere Statistiken können kurzfristig generiert werden.

Angeklickt

Wenn Microsoft weiter wächst, auch personell, so dürfte die Personalabrechnung doch eine konstante Größe bleiben, ohne Kapazitätsengpässe und ohne Unsicherheiten. Die Kosten sind fix, Qualität und Pünktlichkeit der Abrechnung via Paisy beim Dienstleister Debis scheinen gewährleistet. Sicherheit gibt die aktuelle Berücksichtigung aller steuerlichen Änderungen; für Fehler muß der Dienstleister gerade stehen.

*Meinolf Droege ist Mitarbeiter der Give Rhein-Main, Ingelheim.