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05.08.1994

Deka laesst Mitarbeiter anwenderspezifisch schulen Eine staendige Feinabstimmung ermoeglicht flexiblen Unterricht

05.08.1994

Von Angelika Schrader

Wordperfect-Kurs fuer die Innenrevision, Excel fuer die Fonds- Manager und E-Mail-Seminar am Wochenende fuer die Chefsekretaerinnen: Nicht wenige Unternehmen entscheiden sich fuer firmenspezifische und auf bestimmte Anwendergruppen zugeschnittene Trainings, wie das Beispiel der Deutschen Kapitalanlage GmbH (Deka) zeigt.

Heute leisten Computersysteme weit mehr, als ein Anwender an seinem Arbeitsplatz braucht. Der Benutzer kann also getrost auf das ueppige Angebot an Standardsoftware zurueckgreifen und sich darauf verlassen, dass die Programme alle Funktionen umfassen, die er je an seinem Arbeitsplatz einsetzen will.

Damit laesst sich - im Vergleich zur Entwicklung individueller Buerokommunikationssysteme - eine Menge Geld sparen. Doch optimalen Nutzen wird eine Anwendung nur dann stiften, wenn ihre Funktionalitaet genau auf die Aufgaben zugeschnitten ist, die speziell an den betreffenden Arbeitsplaetzen anfallen, und wenn die Mitarbeiter in der Lage sind, sich die vorhandene Systemumgebung als persoenliches Arbeitswerkzeug zu eigen zu machen. Zu beidem ist Schulung erforderlich - und zwar individuelle. Ihr geht eine praezise Anforderungsanalyse voraus, aus der das Optimum an zu nutzenden Funktionen der Standardsoftware abgeleitet wird.

Dieses Konzept hat auch die Deutsche Kapitalanlage GmbH

(Deka), Frankfurt am Main, schaetzen gelernt. Mit ueber 400 Mitarbeitern nutzte die Gesellschaft bis Ende 1991 ein Textverarbeitungssystem, das zum einen an seine Leistungsgrenzen gestossen war und dessen Hersteller zum anderen nicht mehr in stabilen wirtschaftlichen Verhaeltnissen operierte.

Das nahmen die Planer zum Anlass, in eine offene Systemumgebung auf Client-Server-Basis zu wechseln. Hewlett-Packard entschied die Ausschreibung fuer sich und lieferte Hardware, Software und Dienstleistung. In diesem Fall ist Dienstleistung weit mehr als Installation und Wartung, denn Deka engagierte den Hewlett- Packard-Bereich Professional Services Organization

(PSO), dessen Angebot unter anderem Beratung, Schulung und Systemintegration umfasst. Der kritische Erfolgsfaktor der gesamten Installation war die Schulung der Mitarbeiter.

Die Deka-Beschaeftigten hatten Bueroautomation bis dahin nur als Textverarbeitung kennengelernt und praktiziert. Mit dem neuen System wollten sie jedoch mehr tun: Es ging ihnen darum, ihre Effizienz zu steigern, zu diesem Zweck elektronisch kommunizieren und alle Aufgaben ihres Ressorts DV-technisch unterstuetzen zu koennen. Die PSO hat deshalb auch die Integration von Fremdprodukten unter eine einheitliche Oberflaeche uebernommen.

Mit der ueber einen dreistufigen Ansatz verfolgten Zielsetzung, die neue Hard- und Software als wertvolle Unterstuetzung bei den vielfaeltigen Aufgaben der Deka zu vermitteln, ging die PSO an die Arbeit. Von einem Arbeitstag zum anderen sollten alle Beschaeftigten mit der neuen Ausruestung arbeiten, ohne dass es zu groesseren Reibungsverlusten kam.

Installiert wurden eine HP9000 als Daten- und Mail-Server fuer die 400 Benutzer sowie 386er oder 486er PCs als individuelle Arbeitsplatzsysteme. Ueber Nacht kam auf die Manager, Sachbearbeiter und Sekretariate eine voellig neue Arbeitsumgebung zu, auf die sie vorbereitet werden mussten. Nicht einen Tag sollten die Kunden der Deka ohne den gewohnten Service sein.

In enger Zusammenarbeit mit der Deka-Projektmannschaft hat das HP- Schulungsteam zunaechst ein globales Rahmenkonzept fuer die Schulung entwickelt. Zug um Zug analysierten die PSO-Leute jeden Arbeitsgang und jede Aufgabe.

Im Detail wurde untersucht, welche Serienbriefe, welche Formulare, welche Tabellen und welche Recherchen und Abstimmungen in welchem Ressort notwendig waren. Geschaeftsfuehrung, Planung, Personal und Recht, Fonds-Management-Wertpapiere, Innenrevision, Marketing- Services und Vertrieb, Depotservices, Verwaltung, Rechnungswesen, Controlling, Sekretariate - fuer jede Abteilung wurde ein Tag in die Trainingsbedarfsanalyse investiert.

Zu den Kursvorbereitungen gehoerte uebrigens auch, die Gruppen so zusammenzustellen, dass sie etwa das gleiche Vorwissen mitbrachten. Die Homogenitaet der Arbeitsteams ist eine wesentliche Voraussetzung fuer den Schulungserfolg. Grundsaetzlich sah das Konzept fuer jeden Mitarbeiter eine dreitaegige Schulung an den Buerokommunikations-Grundkomponenten vor. Nicht nur aus raeumlichen Gruenden fand das Seminar bei Hewlett-Packard statt: "Die Arbeitsatmosphaere waehrend einer Schulung ist konzentrierter, wenn die Teilnehmer nicht in der Naehe ihrer taeglichen Arbeitslast sitzen", erklaert Ronald Glaeser, HP-Bildungsberater und Projektverantwortlicher. Waehrend der drei Kurstage wurde bei der Deka die Hardware ausgetauscht, so dass die Mitarbeiter gleich nach der ersten Schulung an den neuen Systemen weiterarbeiten mussten. Damit das reibungslos funktionierte, hat der Trainer die Mitarbeiter an den ersten beiden Arbeitstagen in der neuen Umgebung begleitet.

Das Besondere an diesem Training war, dass nach Vorbereitungsgespraechen mit den jeweiligen Fachabteilungen immer noch Feinabstimmungen vorgenommen werden konnten. Die Trainingsmannschaft passte sich flexibel an die Seminargestaltung an und war laut Deka fuer Besonderheiten der einzelnen Abteilungen aufgeschlossen.

So liegt der Aufgabenschwerpunkt der Geschaeftsfuehrungssekretariate in der Koordinierung von Terminen, schriftlicher Korrespondenz, der Betreuung von Spezialfonds und der Verwaltung von VIP-Daten. Hierfuer mussten die fuenf Mitarbeiterinnen speziell in der Textverarbeitung und fuer die Mail-Systeme ausgebildet werden. Die Geschaeftsfuehrungssekretariate konnten jedoch nicht drei Tage unbesetzt bleiben, die Schulungen fanden also abends und am Wochenende statt. Zudem waren die vor allem mit Textverarbeitung beschaeftigten Mitarbeiter weniger intensiv zu schulen als etwa die aus den anderen Sekretariaten, in denen viel mehr Schreibarbeiten anfallen.

Die Abteilung, die sich mit dem Fonds-Management im Bereich Wertpapiere befasst, musste spezielles Know-how in der Tabellenkalkulation mit Excel erwerben. Die Innenrevision konzentrierte sich fuer die Ueberwachung und Pruefung betrieblicher Ablaeufe, der Vertrags- und Anlagegrenzen besonders auf Wordperfect als Werkzeug. Die Marketing-Services mussten in Textverarbeitung und Tabellenkalkulation fit gemacht werden, wobei zwischen Standard-Excel und Excel fuer Fortgeschrittene unterschieden wurde. Die Grundlagen der PC-Oberflaeche und von HP Newwave wurden allen Teilnehmern nahegebracht.

Der Erfolg gab den Verantwortlichen recht. "Entscheidend fuer die hohe Akzeptanz des neuen Systems war neben dem dreistufigen Vorgehen - Vorgespraech, Seminar, Nachbetreuung - die zeitgenaue Abstimmung der PC-Installation am Arbeitsplatz mit der Schulung", fasst Wolfgang Rau, Abteilungsdirektor Information bei der Deka, zusammen. "Die Mitarbeiter konnten unmittelbar nach der Schulung mit dem neuen System arbeiten." So erwies sich die Zusammenarbeit mit ein und demselben Partner fuer Installation und Schulung als besonders vorteilhaft: "Von den Referenten erwarteten wir neben fachlicher Kompetenz die Bereitschaft, sich in die Gedankenwelt der Seminarteilnehmer einzufuehlen und die Flexibilitaet, Seminarinhalt und -ablauf auf deren Beduerfnisse abzustimmen", schildert Rau die Anforderungen.

Wie kann man den Erfolg eines solchen Unterfangens bewerten? In herkoemmlichen Projekten hat Schulung einen Anteil von fuenf bis zehn Prozent an den gesamten Kosten fuer Hardware und Software. Je teurer das Gesamtprojekt, desto hoeher kann auch der Aufwand fuer Schulung steigen. Bei der Deka hat sich gezeigt, dass die Mitarbeiter nach einer Schulungswoche und mit zwei weiteren Wochen Uebung mehr Dinge schneller erledigen koennen als zuvor, dadurch entlastet werden und weniger Stress am Arbeitsplatz haben.

Die Rechnung scheint aufzugehen, denn im Mai 1994 hat Hewlett- Packard damit begonnen, auch die Luxemburger Deka-Mitarbeiter zu schulen. Damit folgen beide Unternehmen dem Trend zu firmenspezifischen Schulungskonzepten (Education Solutions).

Angelika Schrader ist freie Fachjournalistin in Muenchen.