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24.06.1983 - 

Auswahlkriterien für ein Bürokommunikationssystem:

Den verbindlichen Merkmalskatalog gibt es nicht

Das wichtigste Merkmal eines Bürokommunikationssystems ist die Bereitstellung von Informationen in unterschiedlichen Formen und der Transport dieser an unterschiedliche Arbeitsplätze. Bisher wurden die verschiedenen Darstellungsarten für Informationen unabhängig von einander genutzt. Oft bedeutet dies, daß dieselben Informationen in eine andere Darstellungsart manuell transformiert werden müssen (Medienübergang). Anforderungen an ein neuzeitliches und zukunftsweisendes technisch gestütztes Kommunikationssystem bestehen In einer Integrierten Verarbeitung der Informationen, die eine automatische Medientransformation beinhaltet. Technische Basiskomponenten sind hierbei lokale Netze, Arbeitsstationen und die notwendige Software.

Bürokommunikationssysteme sollen in Zukunft schrittweise existierende Bürotechnik ergänzen oder ersetzen. In welchem Umfang und für welche Einsatzgebiete diese Technik eingesetzt wird, hängt von Kommunikationsanalysen in der Organisation ab. Die dabei zugrunde gelegte Technik stammt aus der Datenverarbeitung, Textverarbeitung und Nachrichtentechnik (kurz: Informationstechnik - IT). Die Systeme werden sich nur dann durchsetzen, wenn sie folgende Charakteristika mindestens teilweise erfüllen.

Zum Aufbau (Erstinstallation) eines flexiblen IT-gestützten Systems ist eine großzügige Verkabelung notwendig. Der damit verbundene Aufwand (bauliche Veränderungen, Verkabelungshilfen, welches Leitungsmedium) ist hoch anzusetzen, da das System auf "Vorrat" angelegt sein sollte. Da verdrillte Leitungen möglicherweise schon installiert sind, bieten sie sich a priori an. Andererseits können neu zu installierende Kabel alte ersetzen, wobei Koax- und Breitbandkabelinstallationen oft signifikante bauliche Veränderungen beinhalten. Die Installation eines Bürokommunikationssystems kann auch die Integration vorhandener Systeme bedeuten. Hier treten Kompatibilitätsprobleme in den Vordergrund. Bei einer Erweiterung einer sternförmigen Struktur muß für jede Arbeitsstation eine eigene Leitung, die sehr lang sein kann (Übertragungskapazität), zur Zentrale existieren. Wird durch eine Erweiterung eine vorher definierte maximale Teilnehmerzahl überschritten, so kann dies eine Neuinstallation einer leistungsfähigeren Zentralen oder die Neuinstallation von Zentralen für Untersterne beinhalten. Bei Bus-/Ring-Systemen können Kabellänge oder die Einhaltung von Mindestabständen kritisch sein. Konfigurierbarkeitsfragen hängen aber auch von der vorliegenden Software ab

(teil-)automatische Rekonfigurierbarkeit, Adreßvielfalt, Übertragungsprotokolle).

Funktionalität und Brauchbarkeit

Ein IT-gestütztes Bürokommunikationssystem soll nicht nur zur Kommunikation, sondern auch zur Durchführung allgemeiner Büroarbeiten dienen. Hierzu müssen neben den Kommunikationskomponenten weitere Funktionen, durch Software oder Hardware realisiert, im System vorhanden sein. Diese Funktionen sollten möglichst wie in einem Werkzeugkasten mit gleicher Benutzerschnittstelle modular zur Verfügung stehen. Je nach Verwendungsbereich der Software unterscheidet man gruppen- oder personänspezifische Bausteine.

Folgende arbeitsplatzbezogene isolierbare Aufgaben sollten unterstützt werden:

- Erstellen, Verändern, Vergleichen, Bearbeiten, Verarbeiten von Briefen, Nachrichten, Berichten, Formularen, Tabellen, Bildern, Grafiken Sprachnachrichten oder Sprachanmerkungen, etc.

- Management von Informationen, das heißt, Aktenverwaltung, Wiederauffinden, Speichern, Archivieren, Wiedervorlage etc.

- Management der Arbeitsplanung: Kalender, Terminerinnerung, Terminvereinbarung

- Individuelle Gestaltung der Benutzerschnittstelle: häufig wiederkehrende Aktivitäten zu Sequenzen zusammenfassen, leichte Erlernbarkeit, leichte Bedienbarkeit

- Auskunfts-, Schulungs- und, Hilfsdienste

Für gruppenspezifische Aufgaber müssen folgende Funktionen im System vorhanden sein:

- Elektronische Post: Nachrichter erzeugen, ergänzen, kopieren, selektieren, darstellen, verteilen, speichern, wiedergewinnen, vermitteln

- Computerkonferenz: Dialogmöglichkeiten zwischen mehr als zwei Partnern

- Gestaltung und Abwicklung von Kooperationsprozessen: Bildung und Informationen über Gruppenstrucktur, gemeinsames Bearbeiten von Informationen, Planen der Zusammenarbeit, Abstimmungsprozesse - Zugang zu extern angebotenen Informations- und Kommunikationsdiensten ("Gateways" zu Datenbanken und Postdiensten).

Die zur Verfügung zu stellenden Werkzeuge können entweder lokal an den Netzstationen angeführten oder aber zentral im Gesamtsystem zur Verfügung gestellt werden. Aus den Forderungen lassen sich Leistungen eines Kommunikationsnetzes ableiten, wie zum Beispiel:

- Volumen einer Informationsmenge, die gesendet werden soll

- Anzahl und Verteilung der Sendeaktivitäten

- Bildung von Netzunterstrukturen

- Definition von funktionsspezifischen Netzkomponenten

Multimedialität

Über ein Kommunikationssystem müssen die verschiedenen Medien Text, Daten, Bild und Sprache übertragen werden können. Notwendige Endgeräte für diese unterschiedlichen Informationsformen sind deshalb ebenso erforderlich wie ein Netz, das diese unterschiedlichen Formen einheitlich integriert mit adäquaten Geschwindigkeiten transportiert. Bisher werden im Büro die verschiedenen Medien getrennt von einander genutzt, so daß innerhalb eines Büroablaufs häufig Medienbrüche entstehen. Medienintegration beinhaltet im wesentlichen Integration von Datenverarbeitung und Textverarbeitung derart, daß der Benutzer mit den gleichen Werkzeugen auf unterschiedliche Informationsarten zugreifen kann.

Die ideale Integration besteht dann, wenn keine Informationstransformation eingeführt werden muß und der Benutzer eine integrierte Verarbeitung mit gleicher Benutzeroberfläche zur Verfügung hat. Die Einbeziehung der natürlichen Sprache in ein Bürokommunikationssystem beinhaltet die Frage, ob man die gesamte Kommunikation über ein oder mehrere Netze abwickeln möchte.

Nutzt man ein gemeinsames Netz für Telefonverkehr und Daten/ Text/Bild-Kommunikation, so sind Regelungen der Deutschen Bundespost auch im firmeninternen Bereich zu berücksichtigen. Andernfalls kann man über das getrennte Bürokommunikationsnetz auch Sprachanwendungen abwickeln (Sprachspeicherung, Sprachanmerkung). In beiden Fällen muß berücksichtigt werden, daß eine kontinuierliche Sprachübermittlung eine gleichmäßige Übertragungsrate von 64 KB pro Sekunde erfordert. Die Einbeziehung von Stand-/Bewegtbildern und Grafikinformationen, insbesondere Faksimile, wirkt sich auf Mindestgeschwindigkeit und Speicherkapazität aus (DIN-A4-Seite: 20 KB pro 1 MB).

Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit

Für den Nutzer zeigt sich die Leistung eines Bürokommunikationssystems in der Reaktionsgeschwindigkeit bei der Interaktion und in dem ihm zur Verfügung stehenden Archivierungsmöglichkeiten. Die Antwortzeiten hängen von der Art der Interaktion, den Leistungsmerkmalen des Netzwerkes und den Arbeitsstationen ab. Antwortzeiten entstehen beim Dialog mit der eigenen Station, beim direkten Zugriff auf zentrale Leistungen und bei Quittungen zu abgesandten Informationen. Im einfachen Dialog sollten die Zeiten kleiner als ein bis zwei Sekunden sein, bei komplizierten Operationen sind Antwortzeiten bis zu zehn Sekunden vertretbar. Die von einem Benutzer benötigte Speicherkapazität hängt im wesentlichen von seinem Bedarf nach Archivierung ab. Die Archivierung kann zentral und dezentral am Arbeitsplatz oder in Mischform vorgenommen werden. Bei nicht dezentraler Archivierung wird eine adäquate Transportleistung des Netzes für einen Filetransfer vorausgesetzt.

Vom Benutzer wird eine hohe Zuverlässigkeit eines Kommunikationssystems gefordert, weil ein nicht funktionierendes technisches System die gesamte Organisation lahmlegen kann. Ein kompletter Ausfall des Systems kann deshalb nicht in Kauf genommen werden, wohingegen eine zeitlich begrenzte Leistungsverschlechterung, wie längere Antwortzeit, noch akzeptiert werden kann. Zuverlässigkeit kann zum Beispiel durch automatische Stromausfallroutinen, periodisches Retten des Datenbestandes auf zuverlässige Hintergrundspeicher, Verwendung passiver Netze zur Datenübertragung (direkte Übermittlung), Schutz vor Fehlbedienungen, etc. erhöht werden. Treten dennoch Fehler auf, so sind Fehler- und Rekonfigurationsverhalten des Systems von Bedeutung.

Ganze Aktenvorgänge, die über ein Bürokommunikationssystem abgewickelt werden, müssen bei auftretenden Fehlern oder auch aus organisatorischen Gründen rekonstruierbar sein. So werden oftmals bei der Erstellung eines Dokumentes, insbesondere wenn mehrere Autoren mitgewirkt haben, die Veränderungen festzuhalten sein.

Technische Lösungen hierfür müssen im Netz und in den Arbeitsstationen Software- oder Hardware-mäßig realisiert sein. So können Versionsgen von Dokumenten unter Protokollierung der Bearbeiter Lösungsansätze sein. Basis hierfür sind gesicherte Abläufe innerhalb eines Kommunikationsnetzes, die durch "Protokolle " garantiert werden müssen.

Datenschutz

Vertrauliche und personenbezogene Daten müssen ebenso wie private Informationen vor unbefugtem Zugriff geschätzt werden. Auch die am einzelnen Arbeitsplatz anfallenden Informationen, die nur im Einzugsbereich eines Bearbeiters liegen, fallen in diese Kategorie. Letztere zu schützenden Informationen können durch lokale Datenhaltung und damit verbundener Datensicherung (Paßwortvergabe, Zugriffsrechte etc.) vor unbefugtem Zugriff geschätzt werden,

Außerdem muß auch ein sicherer Datentransport über das Netz gewährleistet werden. Hierzu ist sicherzustellen, daß nur der bestimmte Addressat seine Informationen erhält (Zugriffsrecht, Empfänger abhängige Codierung etc.) und daß ein technischer Eingriff am Netz für ein unerlaubtes "Abhören" sofort festgestellt werden kann.

Externe Kommunikation

Ein Bürokommunikationssystem muß auch für die externe Kommunikation den Zugang zu weiteren Netzen zulassen. Um diesen Umfang in fremde Netze zu erleichtern, müsse die netzspezifischen Charakteristika dem Benutzer transparent gemacht werden. Im allgemeinen besitzen Netze zweier Hersteller unterschiedliche Netzsoftware, so daß schon eine Koppelung dieser Netze nur durch geeignete Transformationen vorgenommen werden kann. Erleichtert wird ein solcher Übergang, falls die Netzsoftware nach gewissen Standards schichtenartig aufgebaut würde. Hierzu können die bisherigen Ergebnisse der internationalen Normungsgremien (ISO), die eine Norm für offene Systeme (OSI) erarbeiten, genutzt werden.

Bisher haben sich nur einige Hersteller für lokale Netze auf einen Industriestandard in den unteren Schichten geeinigt (ECMA-Standard). Es bleibt zu hoffen, daß sich weitere Hersteller anschließen, denn eine Kopplung zweier Netze erfordert die Umsetzung und Anpassung der Software auf der Ebene, auf der sich die Architekturkonzepte unterscheiden.

Einen verbindlichen Merkmalskatalog für die Auswahl und die Installation eines Bürokommunikationssystems kann generell nicht gegeben werden, so daß die oben aufgeführten Kriterien nur Entscheidungshilfen sein können. Die Auswahl eines Systems muß in Abhängigkeit der zu bewältigenden Aufgaben mit unterschiedlichen Informationsarten, wie Sprache oder Textinformation in codierter Form oder als Bildinformation (Faksimile), und unterschiedlichen Prioritäten vom Anwender erfolgen, der dabei auch einen stufenweisen Ausbau berücksichtigen sollte. Außerdem müssen firmeninterne Randbedingungen bei der Auswahl eines Bürokommunikationssystemes mitberücksichtigt werden.

*Dr. Ronald Tost ist Mitarbeiter des Instituts für grafische Datenverarbeitung und Informationssysteme der Gesellschaft für Mathematik und Datenverarbeitung (GMD), Sankt Augustin.