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22.01.1999 - 

Der Blätterwald lichtet sich

Der Blätterwald lichtet sich Private Rentenkasse führt ihre Dokumente künftig auf Worm- Medien

HAMBURG (CW) - Das Versorgungswerk der Architektenkammer Sachsen in Dresden löst sein Papierarchiv auf. Mit dem Dokumenten- Management-System "MI3MS 3000 Plus" von Minolta werden die Akten der Architekten nur noch elektronisch geführt.

Die private Rentenkasse betreut fast 4000 Architekten aus Sachsen, Sachsen-Anhalt und Thüringen. Zu jedem führt das Versorgungswerk eine persönliche Akte, unabhängig davon, ob der Architekt Beiträge einzahlt, sich befreien ließ oder bereits Rente bezieht. Zu den fast 2000 zahlenden Mitgliedern müssen Dokumente wie Gehaltsmeldungen oder Einzugsermächtigungen archiviert werden. Hinzu kommt der allgemeiner Schriftverkehr, beispielsweise regelmäßige Rundschreiben.

Bis vor kurzem mußten die Angestellten des Versorgungswerks diese Massenbriefe doppelt ausdrucken; ein Exemplar wurde verschickt, das zweite kam in die persönliche Akte jedes Architekten. Allein der letzte Druckvorgang kostete fast einen Tag Zeit.

Seit der Einführung von MI3MS 3000 Plus sind die letzten beiden Arbeitsschritte hinfällig geworden: Die Dokumente werden eingescannt und auf Worms (Write once read multiple), also optischen Massenspeichermedien, gesichert. Eine Schrifterkennungssoftware versieht die Unterlagen mit Schlagworten und archiviert sie. Zusätzlich wurden die Stammdaten aller Mitglieder, die bereits in einer Spezialsoftware vorhanden waren, in eine SQL-basierte relationale Datenbank von MI3MS übertragen.