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31.05.2002 - 

Erste Eindrücke von der dritten Betaversion

Der gelungene Sprung in die Enterprise-Klasse

Mit der neuen Version "MS Project 2002" unternimmt Microsoft einen Vorstoß in die Kategorie der Lösungen für Enterprise-Project-Management (EPM). Gleichzeitig ist der Softwarehersteller bemüht, das angestammte Feld der Desktop-Anwender nicht aus dem Auge zu verlieren. Von Stavros Georgantzis und Johann Strasser*

Bereits in der noch aktuellen Version 2000 hatte Microsoft mit dem "Project Central Server" einen Schritt weg vom reinen Desktop-System hin zu einer zentralen Projekt-Management-Lösung eingeleitet. Allerdings diente Project Central vornehmlich als Projektkommunikationslösung. Demgegenüber wurde in Release 2002 der Project Server um etliche Enterprise-Funktionen erweitert und ermöglicht die Online- und Offline-Bearbeitung von zentral abgelegten Projekten.

Der Project 2002 Server basiert auf dem "SQL Server" und ist über den "Internet Information Server" (IIS) erreichbar. Darüber hinaus wurde der Project Server mit Microsofts Dokumenten-Management-Software "Sharepoint Team Services" sowie den "SQL Server Analysis Services" integriert.

Auf Client-Seite wird Project 2000 durch zwei Varianten abgelöst: die Standard- und die Professional-Edition. Während die einfache Ausführung den Project Server ähnlich wie heute als Kommunikations-Server nutzen kann, ist es in der Professional-Variante möglich, Projekte zentral abzulegen und die EPM-Funktionen für Ressourcen- und Dokumenten-Management sowie Portfolioanalysen zu nutzen.

Allerdings bleibt Microsoft auch in der neuen Version dem dateibasierenden Konzept treu. Das heißt, Server-Projekte können nur als Ganzes geladen und gespeichert werden. Die gleichzeitige Bearbeitung von Teilen desselben Projekts durch unterschiedliche Benutzer ist damit nicht möglich. Andererseits lassen sich dadurch Projekte auf einfache Weise auschecken und unabhängig vom Server offline bearbeiten.

Wesentliche Merkmale von EPM-Lösungen sind der rollenbasierende Ansatz und zentrale Ressourcen-Management-Funktionen. Project 2002 hat in diesen Bereichen deutliche Fortschritte gemacht. In der neuen Version werden nicht nur Projektleiter und Mitarbeiter berücksichtigt, sondern auch die Informationsbedürfnisse weiterer am Projekt beteiligter Personengruppen. So sind Rollen für Projektleiter, Ressourcen, Teamleiter, Ressourcen-Manager, Portfolio-Manager und Führungskraft sowie für die Administratoren zur Verwaltung der Server-Einstellungen und Berechtigungen bereits vordefiniert.

Zur effektiveren Planung und Koordination ist die Verwendung von Enterprise-Ressourcen vorgesehen, die zu diesem Zweck in einem zentralen Pool zusammengefasst werden. Abteilungs- oder Gruppenleiter mit entsprechender Berechtigung können diesen Pool aus dem Server auschecken, um die Projektressourcen zu verwalten. Die darin angelegten Mitarbeiter erhalten automatisch ein Project-Server-Benutzerkonto, das ihnen in der Rolle der Teammitglieder, ähnlich wie heute in Project Central, eine Übersicht ihres Einsatzes in Projekten und die Rückmeldung von Arbeitszeiten ermöglicht.

Für Projektleiter ist der zentrale Enterprise-Pool die Basis für die Einsatzplanung von Firmenressourcen in Projekten. Dabei müssen sie nicht automatisch den gesamten Pool laden. Mit Hilfe des Team Builders können sie die gewünschten Ressourcen nach beliebigen, vordefinierten Kriterien zusammenstellen. Die Verfügbarkeit lässt sich sowohl grafisch als auch tabellarisch überprüfen. Bei der Zusammenstellung des Projektteams müssen die Teilnehmer nicht namentlich bekannt sein. Das neue Release erlaubt die Planung mit so genannten generischen Ressourcen. Projektleiter haben dadurch die Möglichkeit, zuerst eine Skill-basierende Zuordnung der Projektaufgaben vorzunehmen. Mit dem Team Builder können sie, wenn die Projektplanung abgeschlossen ist, die virtuellen Skill-Ressourcen durch konkrete Personen ersetzen. Eine weitere Unterstützung erhalten Projektleiter bei der Einsatzplanung durch den Substitutionsassistenten. Abhängig von den Projektprioritäten können sie Skill-Ressourcen unter Berücksichtigung ihrer Verfügbarkeit über mehrere Projekte ersetzen.

Neben der unternehmensweiten Ressourcen-Einsatzplanung bietet die Integration der Sharepoint Team Services die Möglichkeit, Projektdokumente in projektübergreifenden Libraries zu verwalten. Die Dokumente lassen sich mit Vorgängen aus einem Projekt verknüpfen. Zudem können Listen von Problemen erzeugt und mit Projektaktivitäten verbunden werden. Deren Status lässt sich jederzeit über den Web-Client überwachen.

Erweiterte Portfolioanalyse

Über die Integration von Project 2002 mit den SQL Analysis Services erhalten Ressourcen- und Portfolio-Manager sowie Führungskräfte Portfolioansichten zu Projektdaten. Eine wichtige Basis für Auswertungen sind dabei die unternehmensweiten Gliederungscodes. Zu den aus Project 2000 bekannten Gliederungscodes wie auch zu den übrigen Benutzerfeldern existieren nun unternehmensweite Felder, die im "Enterprise Global" gespeichert werden. Dieses wird mit jedem vom Server geöffneten Projekt geladen und legt unternehmensweit gültige Elemente und Inhalte fest. Die Gliederungscodes sind dabei von besonderer Bedeutung, da sie Strukturen vorgeben, die je nach Einstellung eine Basis für projektübergreifende, verdichtete Auswertungen bieten. Die Auswertungen in den Portfolio-Ansichten finden nach dem Prinzip von Web-fähigen Pivot-Tabellen statt.

Task Center zur Navigation

Die an Sharepoint angepasste Schnittstelle zum Project Server wirkt im Vergleich zu Project Central deutlich aufgeräumter und strukturierter. Ein eigener Bereich namens "Task Center" erleichtert das Navigieren und Auffinden von Informationen. Der Administrator und Projektleiter können die Art der Rückmeldung ("x Prozent abgeschlossen", "aktuelle und verbleibende Arbeit" sowie "Ist-Arbeit pro Zeiteinheit"), die maximalen Ist-Stunden pro Tag sowie den Rückmeldezeitraum vordefinieren. Neben den Projektmitarbeitern aus dem Unternehmens-Pool können auch weitere, etwa externe Mitarbeiter für die Einplanung und Rückmeldung festlegt werden.

Für unabhängige Desktop-Anwender sowie für kleinere Gruppen ist die Standard Edition von Project 2002 vorgesehen. Wesentliche Neuerungen sind hier allerdings kaum enthalten. Project-2000-Anwender werden aber einige seit langem vermisste Funktionen vorfinden. So hat sich das Verhalten der "Entfernen-Taste" geändert, die jetzt nicht die ganze, sondern nur die markierte Zelle löscht und per Smart Tag weitere Optionen anbietet. Ebenfalls neu sind eine Zeitskala mit drei Abschnitten, Zeilenumbrüche in Spaltentiteln sowie die Gruppierung von Zeitphasenfeldern, was endlich eine kriteriengestützte Verdichtung von zeitbezogenen Daten ermöglicht. Lange vermisst waren mehrere Basispläne, in denen nicht nur Termine, sondern auch Aufwands- und Kostendaten hinterlegt werden können.

Überarbeitet wurde auch die "Earned Value Analyse" mit zusätzlichen Auswertungen wie einem "Cost Performance Index" und einem "Schedule Performance Index" sowie der Möglichkeit der alternativen Berechnung auf Basis manuell erfasster Werte im neuen Feld "physisch x Prozent abgeschlossen". Schließlich wurden bekannte Office-XP-Funktionen integriert, wie die Smart Tags und die Office-Aufgaben-Listen. Diese werden als "Project Guide" bezeichnet und bieten situationsspezifische Handlungsvorschläge. Eine besondere Bedeutung erlangt dieses Feature im unternehmensweiten Einsatz, da es firmenspezifische Inhalte aus Projekt-Management-Handbüchern enthalten kann. (ue)

*Die Autoren sind Geschäftsführer der The Project Group GmbH in Unterhaching bei München.

Fazit

Dem ab Juli verfügbaren MS Project 2002 ist der Sprung in die Königsklasse des Enterprise-Projekt-Managements gelungen, obwohl einige Funktionen noch ungenügend oder gar nicht vorhanden sind. So fehlt auch in dieser Version die Möglichkeit, statt einzelner Mitarbeiter komplette Gruppen von Ressourcen Vorgängen zuzuordnen, was aber zumindest durch das Konzept der generischen Ressourcen etwas entschärft wird. Zudem werden klare Genehmigungsverfahren bei der Rückmeldung von Arbeitszeiten vermisst. Die Strategie von Microsoft, das Produkt mit anderen Lösungen aus dem eigenen Haus zu verknüpfen, ist auch bei Project 2002 klar erkennbar. Dies führt zwar einerseits zu Integrationsvorteilen, bindet aber andererseits die Anwender an weitere Produkte des Herstellers, insbesondere aus dem Server-Umfeld. Obwohl die hier betrachtete Beta 3 noch an einigen Stellen instabil ist, bleibt dennoch ein insgesamt positiver Gesamteindruck übrig. Auch der Umstieg gestaltet sich durch die kompatiblen Dateiformate zu Project 2000 und 98 und das wenig veränderte Projektleiter-Interface einfach.