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17.04.1987

Der Informationsstratege löst den DV-Spezialisten ab

Professor Dr. Hellmuth Fischer,Geschäftsführer der UDF Unternehmensberatung GmbH, Stuttgart

Die Einführung der neuen Kommunikationstechniken führt in unseren Unternehmen zu organisatorischen Veränderungen, die in ihrer Tragweite und im Hinblick auf Projektumfang und -risiko durchaus mit denen der ersten EDV-Umstellung vor zirka 25 Jahren verglichen werden können. Sollen die schmerzlichen und teuren Fehler von damals nicht wiederholt werden, so muß der Einstieg in die moderne Bürowelt einer umfassenden Strategieplanung folgen. Abteilungs- und Personenegoismen müssen in den Hintergrund treten. Sie führen zu vermeidbaren Verzögerungen und Mehrkosten, die sich kein Unternehmen mehr leisten kann.

Widerstände gegen die Innovationsbemühungen zeigen sich in der Praxis keineswegs nur bei denen, die durch die Umstellungen primär betroffen sind, nämlich Sekretärinnen und Sachbearbeiter. Vielmehr fürchten einige Manager, daß durch die aktuelle Entwicklung ihre in vielen Jahren erarbeiteten Privilegien plötzlich bedroht sein könnten.

So gibt es zum Beispiel den etablierten, hochgedienten "Abteilungsleiter Datenverarbeitung", der sich entweder mit der neuen Bürokommunikationstechnik nicht ernsthaft auseinandersetzt oder in ihr gar eine Konkurrenz zur zentralen Groß-DV sieht. Beides ist gleichermaßen für ein Unternehmen schlimm und erschwert die nicht mehr aufzuhaltende and notwendige Integration der traditionellen DV-Techniken mit der Büro- und Telekommunikation.

Ebenfalls ungeeignet ist eine "Führungskraft'', die kein Verständnis für einen Mitarbeiter zeigt, der Probleme mit dem Computer am Arbeitsplatz hat selbst aber nicht bereit ist, einen Bildschirm auf dem Schreibtisch zu akzeptieren und ihn dann auch zu benutzen, weil dies "unter seinem Niveau" sein könnte. Die Entwicklung in den USA, die uns noch immer drei bis fünf Jahre vorauseilt, zeigt, daß auch in Deutschland kurzfristig vernetzte PCs in die Chefetagen einziehen und zu unentbehrlichen Instrumentarien werden.

Auch hier gilt: Ein Arbeitsplatz ist nicht mehr sicher durch ein Statussymbol wie Diplom und Doktorat sondern nur der ständige Wille zur persönlichen Weiterbildung und Anpassung an neue Techniken wird entscheiden.

So fordert auch die Erweiterung der klassischen DV durch die Büro- und Telekommunikation einen Umdenkprozeß in den bewährten Organisationsstrukturen.

Die Konsequenz muß lauten: Die Einführung der Bürokommunikation darf weder einseitigen DV-Spezialisten noch "DV-Managern von gestern" überlassen werden, sondern erfordert den Informationsstrategen, der abteilungsübergreifende Lösungen plant und diese aufgrund eigener praktischer Erfahrungen auch gemeinsam mit den jeweils betroffenen Mitarbeitern aus den Fachabteilungen realisieren kann. Der DV-Spezialist wird offensichtlich durch den Daten- und Informationsspezialisten abgelöst.

So können Ziele für eine erfolgreiche Einführungsstrategie Bürokommunikation in einem Unternehmen mit und ohne Groß-DV breit gestreut sein.

Die Strategieplanung wird im Team durchgeführt und den späteren Anwendern bekanntgemacht - so wird das daraus zu entwickelnde Realisierungskonzept von den Beteiligten getragen.

Jeder betroffene Mitarbeiter wird auf die Bürokommunikation vorbereitet und geschult.

Jeder zur Vernetzung vorgesehene Büro-Arbeitsplatz ist, abgestimmt auf die jeweiligen Erfordernisse, mit einem multifunktionalen Terminal auszustatten. Dies gilt auch für die mittlere und obere Führungsebene.

Jeder Teilnehmer am Kommunikationssystem kann über ein lokales oder überregionales Netz beliebige Arten von Informationen abrufen oder Austauschen und ist im System gleichberechtigt.

Die Bürokommunikations-Planung sieht grundsätzlich alle Artbeitsplätze mit anwenderfreundlicher Bedienung (einfache Oberfläche, einfache Menü-Führung) vor.

Für die Realisierung derartiger Strategie-Projekte, die sich meist über mehrere Jahre erstrecken, sind sinnvolle Teilschritte zu definieren:

- interne Kommunikation in Form von Textbe- und -verarbeitung, Electronic Mail, Terminverwaltung, definierte Abfragen, Dokumentation etc.;

- Grafik und Tabellen;

- Zugriff auf interne und externe Datenbanken, externe Komunikation;

- Individuelle Datenverarbeitung mit Ad-hoc Abfragen.

Ist das Know-how für Bürokommunikation und Verknüpfung mit der klassischen Datenverarbeitung im Haus nicht ausreichend oder sollen Projekte schneller als mit vorhandenen "Bordmitteln" realisiert werden, so bietet sich der Zugriff externes Bürokommunikations-Know-how sowohl in strategischen als auch Realisierungsfragen an.