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19.04.1991 - 

ELECTRONIC MAIL

Der Markt ist da - doch fehlt es an der Akzeptanz

Der Sprung von der Spiel- und Testanwendung im Forschungsbereich will dem eher informellen Medium E-Mail hierzulande bisher noch nicht so recht gelingen. Mentalität, aber auch mangelnde Benutzerfreundlichkeit stehen noch vor dem Erfolg, den die papierlose Post weltweit in zahlreichen, straff organisierten Großunternehmen schon hat.

Zweifelsohne gibt es Anwender wie den Verein zur Förderung eines Deutschen

Forschungsnetzes (DFN), bei denen Electronic Mail bereits breite Akzeptanz findet und auch auf der Basis eines gemischte Rechner-Equipments wie am Schnürchen läuft. Hört man sich aber bei kommerziellen DVlern um, löst dieses Thema keine Begeisterungsstürme aus. Elektronische Post, das ist in diesen Fällen eher eine Anwendung, die mitläuft und der man sich nicht ganz verschließen möchte.

Bei der auf die Herstellung von Tiefkühlkost und Eiscreme spezialisierten Hamburger Firma Langnese wird MHS gerade auf der Basis von DECs All-in-One getestet, wobei die Digital-Lösung bereits eingesetzte Softwarepakete wie Wordperfect unterstützt. Auf die Dauer sollen neben der hanseatischen Zentrale sämtliche Firmenstandorte in den Verbund integriert werden. Ob man hier bei All-in-One bleibt, steht jedoch aufgrund der nicht gegebenen Unix-Berücksichtigung noch nicht fest. Für Ulrich Koppelmeyer, Leiter Rechenzentrum bei Langnese, liegen die Vorteile des neuen Systems auf der Hand: Der Anwender braucht Dokumente nicht immer wieder neu einzugeben und kann Mitteilungen in Fächer schicken. Dementsprechend gut seien die ersten im Rahmen der Testphase gemachten Erfahrungen. Allerdings zögerten die Mitarbeiter bei der E-Mail-Nutzung noch, bisher machten erst vier bis fünf der zirka 20 geschulten Benutzer bei dem Projekt mit. Koppelmeyer gibt zu bedenken, daß der Griff zum Telefon doch noch weitaus einfacher sei als die E-Mail-Tastenbedienung.

BK-Integration läßt noch auf sich warten

Günther Schorn, zuständig für Strategie, Planung und Controlling bei den Münchner Lloyd-Versicherungen winkt zwar nicht ganz ab, doch ergeben sich aus seiner Sicht für die eigene ebenso wie für andere Unternehmen oft dringendere Probleme als E-Mail und die Bürokommunikation - so zum Beispiel im Bereich der jeweiligen branchenspezifischen Software. Sein Urteil: "Es gibt nun schon seit zehn Jahren Office-Automation-Systeme, in der Praxis ist die Integration jedoch noch nicht weit fortgeschritten." Bestehende oder geplante Anwendungen wie zum Beispiel die Archivierung ließen sich derzeit nicht ohne weiteres in die Sachbearbeiter-Oberfläche einbinden. Im Falle einer Umstellung nämlich müßten mit einem sehr hohen Kostenaufwand Hunderte von Mitarbeiter mit PCs und Windows-orientierten Benutzeroberflächen ausgestattet werden. Schorn gibt allerdings auch zu bedenken, daß Versicherungsunternehmen mit ihren meist sternförmig ausgelegten Netzen im Rahmen der dort häufig eingesetzten vorfallsgesteuerter Datenaustausch-Verfahren zumindestens einen Teil ihrer BK-Belange abdecken können.

Da die Wirtschaftlichkeit dieser Informations-Weitergabe nur schwer nachweisbar sei, läßt sich aus seiner Sicht eine Entscheidung zugunsten von Electronic Mail oft nur schwer fällen.

Daher habe Lloyd selbst auch kein MHS-Projekt initiiert; E-Mail würde jedoch bei der Generali-Gruppe, der das Unternehmen angehört, partiell auf der Basis von Memo und Screenmail genutzt.

Bei der Bizerba-Gruppe aus Balingen, die unter anderem Industrie-Waagen produziert, rechnet man nicht vor 1992 oder '93 mit einer Entscheidung zugunsten von Electronic Mail. Bisher-so die BK-Verantwortlichen-wurde man bei der Suche nach einer einschlägigen Lösung, mit der man die im Hause befindlichen Rechner von DEC, Wang, Unisys und IBM unter einen Hut bringen kann, noch nicht fündig.

Deutschland hinkt bei E-Mail-Nutzung hinterher

Nach Meinung von Gerhard Karck, Vorsitzender des Bundesverbandes vom Kieler Anwenderverband Deutscher Informationsverarbeiter (ADI), sind selbst Firmen, die sich immerhin an das Thema Electronic-Mail herantasten, die Seltenheit. Der ADI-Spezialist kommt - das Desinteresse der Anwender auf Veranstaltungen der Landesverbände und das wenig geschickte Lavieren der im E-Mail-Bereich in den roten ZahIen befindlichen Hersteller vor Augen - zu einem sehr krassen Urteil: " Mir drängt sich in erster Linie auf, daß es in Deutschland nicht funktioniert, E-Mail im Ausland jedoch intensiv genutzt wird. Pilotprojekte gibt es zwar schon seit vier bis fünf Jahren, nur sind wir in der Bundesrepublik nicht darüber hinaus gekommen." An den deutschen Universitäten gebe es im Gegensatz zu den Kollegen aus Nachbarländern oder aus Übersse kaum Professoren, die ein E-Mail -Fach angeben könnten.

Den Anbietern wirft Karck, der selbst höchstens vier oder fünf Nutzer einer Box kennt, vor, daß sie im Rahmen ihrer bisherigen Marketing-Strategien daran scheiterten, dem Benutzer E-Mail schmackhaft zu machen. Zudem hadert der ADI-Vorsitzende auch mit der Telekom-Politik - sowohl in Sachen Gebühren als auch im Hinblick auf das Equipment: "Bei uns kosten Modems immer noch viel Geld, obgleich Nixdorf diese Komponenten schon vor zehn Jahren für 15 Mark hätte produzieren können."

Ein weiterer Blick in die Realität zeigt, wie schwer es ist, auf diesem Gebiet zu einheitlichen Trends oder allgemeinverbindlichen Aussagen zu kommen, zumal - wie die Cognit-Geschäftsführerin Christa Spengler-Rast betont, Wirkungsforschung im Bereich E-Mail in der Bundesrepublik weitgehend fehlt.

Entgegen sicher berechtigter Unkenrufe gibt es - wie eingangs schon erwähnt - im Endeffekt doch schon eine ganze Reihe versierter E-Mail-Anwender. Zu nennen sind hier neben dem DFN Unternehmen wie Hoechst, BASF und Kodak. Diesen Firmen ist gemein, daß sie sich bei Electronic Mail bereits auf X.400 verstehen - während Otto Normalverbraucher in der DV-Branche, und hier insbesondere die Mittelständer mit dieser 1988 zum ISO-Standard erhobenen Spezifikation oft noch so gut wie gar nichts anzufangen wissen. Einer Meldung von IDG zufolge tragen eine mit Acronymen überladene Fachsprache und von den Herstellern verbreitete Mißverständnisse mit dazu bei, daß sich der User ein falsches Bild macht. Die dort angeführte amerikanische Electronic Mail Association verwies jedoch mit Nachdruck darauf, daß in den Staaten de facto sämtliche heimische Mail-Carrier und ihre Benutzer via X.400 kommunizieren können oder kurz davor stehen.

Bei dem im Bereich der Wissenschaft international wohl führenden X.400 -Anwender DFN klappt die herstellerübergreifende E-Mail-Kommunikation nach eigenem Bekunden problemlos und mit mehr als einem Dutzend Produkten. Die hier schon verwirklichte Abbildung realer E-Mail-Relationen, die sich jetzt auch das in der Anfangsphase von Ositop gesponserte Business Communications Project zum Ziel gesetzt hat, geschieht unter anderem mit folgenden Software-Programmen: EAN unter VMS von der University of British Columbia in Kanada, Ositel 400 von Danet für die vier Unix-Derivate von HP PCS, Digital Equipment und Sun, Mail + unter Suns Unix von der französischen Institution Inria, MRX 400 von DEC unter VMS, UCLA-Mail 400 unter MVS als Gemeinschaftsentwicklung von Softlab und dem DFN, Mail-VE unter NOS-VE von Control Data, Akom-Mail 200 unter BS2000 von Siemens, EMS unter VMS von DEC, PP vom University College London unter DECs und Suns Unix, QK-MHS unter VM von der Queens University in Kingston und Sun-Link MHS unter Suns Unix von Sun Microsystems selbst.

Nach Angaben von Gabriele von Siebert, die beim DFN mit 15 000 Nutzern sowie 150 Installationen im Bereich Electronic Mail das Aufgabengebiet X.400 betreut, wurden die genannten Basiskomponenten bezüglich ihrer Interoperabilität weitgehend ausgetestet; bei Bedarf nehmen die beteiligten Hersteller und Universitäten Software-Änderungen beziehungsweise Programm-Anpassungen vor.

MH-Systeme können Postdienste integrieren

Mit Ausnahme von PP, das auch der 88er Version entspricht, setzt der DFN bisher Produkte gemäß dem 84er Standard ein. Nach Einschätzung der Berliner haben mittlerweile vier Hersteller, die außer DEC jedoch noch nicht benannt werden könnten, Produkte für die überholte ISO-Norm mit mittlerweile integrierten ODA / ODIF-Spezifikationen angekündigt.

Wie von Siebert erklärt, läßt der Standard selbst aber noch einige Wünsche offen. So mangele es an konkreten Richtlinien für eine elektronische Archivierung nach bestimmten Begriffen, Namen beziehungsweise Kriterien sowie an der Möglichkeit, Mitteilungen auf der Absenderseite in einem Message-Store abzuspeichern.

Außerdem fehlten Definitionen für ein standardisiertes Routing und ein verteiltes Management nach CMIS und CMIP.

Für die Kodak AG, Anwender eines proprietären Systems mit X.400-Schnittstelle, ist E-Mail aus der BK-Szene gar nicht mehr wegzudenken. So erklärt Dietrich Manz, Leiter Kommunikationstechnologie bei dem Stuttgarter Unternehmen, wo derzeit 1000 der insgesamt 4000 Mitarbeiter über MHS kommunizieren: "E-Mail wird immer stärker genutzt. Ohne diese Form des Austausches, die asynchron vonstatten geht, können wir praktisch gar nicht mehr existieren. Aufgrund der Arbeitszeit-Bündelung, Gleitzeit, kürzer werdender Arbeitszeiten und der Vielfalt von Besprechungen wird ja die Wahrscheinlichkeit, daß sich zwei Angestellte treffen, immer geringer." Das MH-System habe die Kodak-Welt sehr viel kleiner gemacht und sei überhaupt Voraussetzung dafür, daß man international kooperieren könne.

Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst

Der im Fotogeschäft großgewordene Konzern bindet auch die Postdienste mit ein. Manz: "Wir integrieren Telex und Teletex. Die E-Mail-Systeme sind zu den Postdiensten hin geöffnet; Nachrichten und Adressen werden einmal eingegeben, den Rest macht das System."

Bei der Einführung des Dienstes gilt es nach Ansicht des BK-Spezialisten von Kodak zu beachten, das der Erfolg eines Konzepts von der Anzahl der Teilnehmer, der einfachen Adressierung und der Beschränkung auf eine durchgängige Lösung abhängt. Allerdings: Das Nebeneinander verschiedener Pakete läßt sich oft nicht ganz vermeiden. So hat bei Kodak, um eine bessere Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst zu gewährleisten, neben IBMs Profs ein weiteres E-Mail-System Fuß gefaßt. Da Profs nicht interaktiv arbeitet, eignet es sich nicht für eine Einbeziehung von extern tätigen Mitarbeitern. Manz zufolge ist es ratsam und daher bei Kodak auch schon üblich, die jeweiligen Nachrichten offline zu erfassen, dann ein LAN anzuwählen und die gesamte Last zur Weiterverarbeitung an dieses lokale Netz abzugeben. Langfristig ist geplant, zwischen dem selbstgestrickten LAN-Mail-System und Profs eine Verbindung auf der Basis von X.400 herzustellen.

Respektable Erfolge im Behördenbereich

Ein weiteres Anwendungsbeispiel, nämlich das des Landtags Baden-Württemberg zeigt, daß mittlerweile auch Behörden gut mit MH-Systemen fahren. Dieter Heske, der hier für die Bürokommunikation zuständig ist, betont, daß die heutige Nutzung die ursprünglich angenommene Anwendungshäufigkeit bei weitem übertrifft. E-Mail wird von diesem Landtag als Informations- sowie Transportmedium eingestuft, integriert fünf Rechner und zirka 230 Terminals und stellt zusätzlich eine Verbindung sowohl zu den Fraktionen als auch zur Landesregierung her. Nachdem sich bereits die Einführung des Disketten -Austausches gut gewährt hat, erhofft man sich hier auf die Dauer erhebliche Kostensenkungen. Heske, der Ó la longue auch von einer X.400-Ausrichtung ausgeht: "Wir konnten im Rahmen der E-Mail-Vorstufe innerhalb einer Wahlperiode bei der Erstellung von Plenarprotokollen rund 600 000 Mark einsparen."

Bei der vom Landtag eingesetzten Software mit speziellen Modulen auch für die Hausinformation (Infos zum Beispiel über die Tagesordnung, Sitzungspläne oder die Zusammensetzung der Ausschüsse) handelt es sich um Adlandis, ein System, das auf DECs All-in-One aufsetzt.

Auch Christa Spengler-Rast hebt die über das baden-württembergische Verwaltungsnetz betriebene E-Mail-Kommunikation hervor, wenngleich man insgesamt-so ihre Einschätzung-beim Einsatz von Electronic Mail in der Verwaltung zurückhaltend ist. Der Grund: Dienstwege und organisatorische Strukturen sind hier weniger flexibel als bei Unternehmen, die regelmäßig Reorganisationen vornehmen. Die Cognit-Chefin nennt als für MH-Systeme prädestinierte Anwender-Unternehmen mit einer heterogenen Verkaufsorganisation und mit vielen Standorten wie zum Beispiel Markenartikelhersteller, Versicherungen, die Automobilbranche mit ihren Händlern und Luftfahrtgesellschaften. Spengler-Rast: "In diesen Branchen denkt man früh und schnell an E-Mail. Wenn man dort Bürokommunikation einführt, wird dieser Service gleich mitberücksichtigt".

E-Mail greift stark in die Organisation ein

Bedenken müsse der Benutzer jedoch, daß die elektronische Post stark in das organisatorische Verhalten eingreift und es nicht damit getan sei, "diese Funktion wie die Rufumleitung beim Telefon einfach dazu zu nehmen." Die jeweiligen E-Mail-Systeme müßten ja auch in Einklang mit den organisatorischen Regelungen und sicheren Zugriffsverfahren gebracht werden. Außerdem zahle es sich nicht aus, den Anwender mit Message Handling zu konfrontieren und zu überfordern, wenn ihm ganz generell noch die Erfahrungen im Umgang mit elektronischen Systemen fehlten. Der Einsatz von Electronic Mail erfordere zudem Spontanität und Formulierkunst - Eigenschaften, die man nicht ohne weiteres voraussetzen könne.

Zusätzliche Schwierigkeiten lassen sich nicht ausschließen wenn Firmen sich für den Einsatz von offenen Systemen auf der Basis von X.400 und X.500 entschließen, da laut Spengler-Rast "die Standardisierung dem Verbreitungsgrad hinterherhinkt". Bei den Directory-Diensten warte man nach wie vor auf Detailnormierungen und auch die 88er- Version des X.400-Standards weise Lücken auf.

Das Kölner Beratungsunternehmen Cognit mit Tätigkeitsschwerpunkten in den Bereichen Organisations- und Kommunikationsanalyse hat kürzlich für das Wissenschaftliche Institut für Kommunikationsdienste - kurz WIK - in Bad Honnef eine Studie mit dem Titel "Technikfolgenabschätzung -Elektronische Post" erarbeitet, deren Ergebnissen Spengler-Rast an dieser Stelle allerdings noch nicht vorgreifen möchte (siehe Gastkommentar). So beläßt sie es bei der folgenden Prognose für diesen Dienst: "Electronic Mail wird langsam wachsen, die Zeit für den Boom ist noch nicht ganz da." Peter Simonis, Berater und Projektleiter beim Münchner Institut für Organisationsforschung + Technologieanwendung (IOT) läßt ebenfalls in bestimmten Punkten Skepsis anklingen: "Electronic Mail stößt auf unterschiedliche Akzeptanz. Ich kenne Kunden, die E-Mail eingeführt haben, aber ein Teil der Mitarbeiter ist nicht bereit, diese Form der Unterstützung zu nutzen. Bei den Anwendern herrscht auch die Angst, jetzt mit Informationen überladen werden zu können."

Der IOT-Fachmann, nach dessen Erfahrung sich auch Anwendungsübergänge von und zu Electronic Mail oft noch als äußerst problematisch sind, sieht jedoch Möglichkeiten, einige Hemmschwellen abzubauen. Sobald nämlich Führungskräfte mit von der Partie sind, ergebe sich ein wesentlich größerer Anreiz, in ein entsprechendes System hineinzuschauen. Simonis verweist auf die eigene Situation: "Wir haben ein Apple-Netz und setzen da auch Electronic Mail ein. Das System wurde jedoch nicht in der Weise genutzt, wie man es sich bei innovativen Leuten hätte vorstellen können. Erst nach Einbindung der Geschäftsführung ist der Stellenwert des E-Mail-Systems gestiegen."

Beim IOT, wo dem Anwender gleich von Anfang an die Möglichkeiten von X.400, X.500, ODA / ODIF und EDI mit aufgezeigt werden, sind die BK-Verantwortlichen auch zu dem Ergebnis gekommen, daß E-Mail nie als eigenständige Anwendung, sondern immer im Rahmen von BK-Vorhaben eingeführt wird. Eine herausragende Rolle spielt dieses Thema in den Projekten nicht; auch besteht meistens kein Wunsch nach Realisierung ausgefallener Funktionen wie zum Beispiel der Verschickung von Expreßsendungen.

Nochmals Simonis: "Kürzlich habe ich im Rahmen eines Projekts ein Pflichtenheft für BK-Anwendungen erstellt. Für die Textverarbeitung wurden zehn bis 20 Anforderungen, bei Electronic Mail jedoch nur zwei bis vier Kriterien genannt."

_AU:Stefanie Schopenhauer