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18.09.1981 - 

Bremer Hotelbetrieb scheint mit DV zufrieden zu sein:

Der Rechner macht allen Gästen das Bett

BREMEN/AUGSBURG (pi) - "Die Auslastung des Hotels hat sich seit Einführung der eigenen Datenverarbeitung erhöht", sagt Fritz Rößler jun., geschäftsführender Gesellschafter des Bremer Familienunternehmens "Hotel zur Post". Das bildschirmorientierte EDV-System, bestehend aus einer NCR I-8250 mit den NCR-Lizenz-Softwarepaketen Iris - Integriertes Reservierungs-Informations-System, sowie Irma - Integriertes Restaurant-Abrechnungs-System, ist im Hotel zur Post zu einem täglichen Arbeitsmittel geworden. Die EDV wird im Bremer Hotel mit 45 Pfennig pro Tag und pro Zimmer kalkuliert. Im folgenden berichtet NCR über den Bremer DV-Einsatz.

In der Hotellerie wird manchmal eine hinauszögernde Haltung spürbar, wenn das Thema "Integration der Datenverarbeitung'- auf den Tisch kommt. Scheinbar gibt es dafür "handfeste" Gründe. Einer davon mag die Sorge sein, der Service für den Gast könnte zu kurz kommen, wenn der Computer an der Rezeption steht und dort "Herr aller Daten" sein soll. "Mein Vater, der vor mehr als 40 Jahren das Hotel zur Post erwarb dachte auch in dieser Richtung" meint der Junior. Heute, nach gut einjähriger EDV-Praxis, hat Fritz Rößler sen. seine Meinunq revidiert. Die wesentlich schnellere Detailinformation sowie der am zweiten Tag des Nachfolgemonats vorliegende Monatsabschluß machen den Nutzen der eigenen Datenverarbeitung faßbar.

Mit persönlicher Note

Das Hotel zur Post, in den Jahren nach dem Krieg mehrmals umgebaut, erweitert und modernisiert, beschäftigt heute mehr als 100 Mitarbeiter. Fritz Rößler jun., seit 1969 geschäftsführender Gesellschafter im Familienunternehmen, setzt überlieferte Tradition fort.

Der Weg zur Integration der Datenverarbeitung im Hotel zur Post in Bremen war, nachdem die Entscheidung gefallen und der Rechner, eine NCR I-8250 mit 128 KB Speicherkapazität, 20 Mio Plattenspeicher, vier Bildschirme, System- und Receptionsdrucker "angefaßt" werden konnte, sehr kurz. "Nach zwei Monaten war alles gelaufen", sagt Fritz Rößler jun. Phasenweise wurden die Programmteile des NCR-Lizenzprogrammpaketes Iris installiert.

Manuelle Arbeitsweise

Den Einstieg brachte die Übernahme des Personalbereiches mit Lohn und Gehalt, gefolgt von der Finanzbuchhaltung. "Die Reservierung mit Gästebuch und Fakturierung schafften wir in einer 24-Stunden-Schicht", erinnert sich Rößler. Es gäbe viele Gründe, die für die DV-Integration im Hotel sprächen, meint Rößler weiter, einer der wichtigsten sei jedoch die Ausschaltung des Risikos bei der Zimmerreservierung.

Vor vier oder fünf Jahren lag im Hotel zur Post das Verhältnis Reservierung zu freier Vergabe bei 70:30.Das hat sich wesentlich verändert. Heute wird mit gut 90 Prozent Reservierungen gearbeitet. Bei einem Drittel der Reservierungen ergeben sich Änderungen. Verschiedene Einflüsse lassen bei der manuellen Arbeitsweise im Reservierungs- und Änderungsbereich Fehlerquellen entstehen, die auch bei größter Sorgfalt immer wieder auftauchen. Verständlicher Wunsch eines jeden Hotelunternehmens ist eine möglichst hohe Auslastung der Zimmerkapazität.

Genauso problemlos wie die organisatorische Eingliederung in den Hotelbetrieb war auch die Lösung des Handlings an der Rezeption und im Büro. Die Bedienerführung am Bildschirm ist vorgegeben. Welche Daten an der Rezeption in welcher Reihenfolge einzugeben sind, ist nach kurzer Gewöhnung Routine.

Angelika Strauß, in der Buchhaltung verantwortlich für die EDV im Hotel zur Post, absolvierte in der NCR-Schulung in Augsburg, zusammen mit Fritz Rößler, einen einwöchigen IMOS-Betriebssystem-Kursus - im Hotel zur Post arbeitet der Rechner jetzt im 24-Stunden-Takt. Der Zeitaufwand in der Lohnbuchhaltung ist von sechs auf zwei Tage reduziert worden. Die Arbeitsbereiche Finanz- und Lohnbuchhaltung sowie Irma (Restaurant) werden von nur einer Person betreut.

Neben der Bearbeitung von Lohn/ Gehalt sowie der Finanzbuchhaltung sind Reservierung, Gästebuch, Fakturierung und Statistiken der Hauptaufgabenbereich von Iris.

Kommt eine Reservierung zustande, wird sie unter dem Anreisedatum mit dem Namen des Bedieners gespeichert. Änderungen werden ebenfalls über den Bildschirm eingegeben und der entsprechenden Reservierung zugeordnet.

Für den Gast und in Kopie fürs Haus druckt das System eine individuelle Reservierungsbestätigung als versandfertigen Brief aus . Aus den Reservierungsdaten optimiert der Rechner die Belegung und stellt zu Tagesbeginn den Tagesspiegel mit Ausweis der nächsten Planbelegung zur Verfügung

Die mit dem Gast vereinbarten Fixleistungen werden der Gastrechnung automatisch zugeordnet. Die Gastrechnungen werden nachts ausgedruckt, noch dazugekommene Leistungen können vor Abreise dazugebucht werden.

Zum Rechnungsausgleich stehen zehn Finanzwege zur Verfügung (Bar, Scheck, Debitor).Für zehn Fremdwährungen kann der aktuelle Wechselkurs vorgegeben werden. Bei Zahlung wird der DM-Wert der Rechnung zum richtigen Kurs in Fremdwährung quittiert.Selbstverständlich sind auch detaillierte Sammelrechnungen möglich.

Aussagefähige Statistiken.

Jederzeit können über den Bildschirm beziehungsweise Matrixdrukker statistische Werte abgefragt oder ausgedruckt werden. Sie geben Auskunft über Tages-, Monats-, Jahresumsatz oder Belegung. Vielseitig nutzbar sind die Monatsstatistiken unter anderem mit: Kassenbericht, Gästeanalysen nach Herkunftsländern (für Fremdenverkehrsstatistik), Reservierungsart, Reisezweck oder nach selbst bestimmten Kriterien.

Eine Gästekartei kann angelegt werden. In dieser Datei können Daten von Gästen gespeichert werden und dann nach vierschiedenen Gesichtspunken aussagefähige Informationen liefern. Dies sind nur einige der Möglichkeiten, die der Hotelier so nutzen kann, daß sie sein Bestreben, mehr Service für den Gast, unterstützt, zum anderen detaillierte Aussagen über den gesamten betriebsablauf liefert.