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01.04.2005

Der richtige Umgang mit Personalberatern

"Können Sie gerade frei sprechen?" Wer diese Frage hört, hat in der Regel einen Personalberater am anderen Ende der Leitung. Die Frage ist nur, wie seriös der Gesprächspartner ist.

Das Berufsbild ist nicht geschützt. Allein in Deutschland tummeln sich laut BDU (Bund Deutscher Unternehmensberater) bis zu 3000 Personalberater, die meisten agieren als Einzelkämpfer. Ein gepflegtes Äußeres, eine beeindruckende Visitenkarte und das Büro in bester City-Lage gehören für viele zur Grundausstattung. Schließlich wollen sie ihre Kunden in einer exklusiven Angelegenheit unterstützen: in der Besetzung von Schlüsselpositionen in Management und Fachabteilungen.

Aber ein Maßanzug ist keine Garantie für ein faires Verhalten gegenüber den Bewerbern. Cornelia Haupt (Name von der Redaktion geändert) hatte in den vergangenen fünf Jahren mit etwa 30 Personalberatern zu tun. Dabei machte die IT-Beraterin zwar überwiegend positive, aber auch einige negative Erfahrungen. Ihr wurden fachlich unpassende Positionen angeboten oder kurz vor der Insolvenz stehende Firmen als tolle Arbeitgeber angepriesen. Auch ihren Bitten nach Vertraulichkeit - einer der wichtigsten Grundsätze in der Branche - kam so mancher Personalberater nicht nach: Der eine gab ihr aktuelles Gehalt an den Kunden weiter, obwohl Haupt die Summe nicht nennen wollte, weil sie zu diesem Zeitpunkt deutlich unter Marktwert verdiente. Der andere schickte ihren Lebenslauf an eine Firma, obgleich er diese auf keinen Fall ansprechen sollte. In einem weiteren Fall weckte eine Headhunterin erst große Hoffnungen, ohne sich dann je wieder zu melden. Erst nach mehrmaligem Nachfragen erfuhr Haupt, dass die angebotene Stelle inzwischen besetzt sei.

Auch die Münchner Karriereberaterin Madeleine Leitner hat schon die Unzuverlässigkeit einiger Personalberater am eigenen Leib erlebt. Gesprächstermine wurden aus fadenscheinigen Gründen abgesagt oder so gelegt, dass diese nicht einzuhalten waren. Sie weiß von Headhuntern, die Kandidaten ohne ernste Vermittlungsabsichten dem Kunden präsentieren: "Die Dramaturgie heißt: Stelle dem Kunden ständig Bewerber vor, auch wenn diese nicht so geeignet sind, bis er zermürbt ist und irgendeinen nimmt." Ein Vorgehen, das viele Bewerber frustriert und ratlos zurücklässt, da sie immer wieder abgelehnt werden.

Nicht geeignete Kandidaten, die aus taktischen Gründen zum Vorstellungsgespräch gebeten werden, erkennt Dieter Schoon auf den ersten Blick. Als Personalleiter des IT-Beratungshauses Itelligence sitzt er auf der anderen Seite des Schreibtisches und arbeitet regelmäßig mit Personalberatern zusammen, wenn er Führungskräfte oder Consultants mit besonderen Skills braucht. Neben absoluter Diskretion erwartet er von den Personalberatern, dass sie nicht nur die Anforderungen an die Stelle, sondern auch die Marktlage verstehen. Auch der zeitliche Rahmen ist für Schoon wichtig: "Die Personalberater sollen binnen zehn Wochen mindestens drei geeignete Kandidaten präsentieren." Zudem setzt er ein strukturiertes und teamorientiertes Vorgehen voraus: "Personalberater sollen uns zu den Lebensläufen Zusatzinformationen über die Kandidaten liefern, etwa zu deren Gehalts- und Arbeitsvorstellungen. Auf dieser Basis können wir dann zielsichere Interviews führen."

Der Umgang des Personalberaters mit seinen Kunden und den Kandidaten verrät vieles über seine Seriösität. "Die Bedingungen für die geschäftliche Zusammenarbeit mit einem Unternehmen sollte der Personalberater deutlich herausstellen, am besten in einem schriftlichen Angebot nach einem ersten Gespräch", nennt BDU-Vizepräsident Joachim Staude einen Qualitätsstandard, den der Verband für seine Mitglieder ausgegeben hat. Zur Transparenz gehöre auch, Informationen des Auftraggebers vertraulich zu behandeln und andere Mitarbeiter des Kunden für einen gewissen Zeitraum nicht abzuwerben. Verpflichtet sei der Personalberater auch gegenüber dem Jobinteressanten, so Staude: "Die Unterlagen des Kandidaten dürfen nur mit dessen Einverständnis weitergegeben werden." Dasselbe gelte für Referenzen, die Personalberater gern bei früheren Chefs einholen, um die Aussagekraft der Arbeitszeugnisse zu überprüfen.

Fragwürdiges Vorgehen

Auch wenn sich zu diesen Grundsätzen die meisten Personalberatungen bekennen, bleibt ein gewisses Risiko, wie selbst Personalberaterin Dagmar Schimansky-Geier einräumt: "Sobald man als Bewerber seine Unterlagen herausgibt, hat man wenig Kontrolle darüber, was letztlich damit passiert. Darum sollte man sich zusichern lassen, dass die Unterlagen nur nach Absprache weitergeleitet werden." Die Geschäftsführerin der Beratung 1a Zukunft in Köln weiß von vielen englischen Agenturen, die Lebensläufe sammeln und sie an unterschiedlichste Firmen schicken, ohne einen konkreten Suchauftrag zu haben. Ein Vorgehen, das in ihren Augen fragwürdig ist: "Die Unternehmen haben genaue Vorstellungen von der zu besetzenden Position und sind wählerischer geworden. Im Zweifelsfall entscheiden sie sich gegen den Kandidaten." Schimansky-Geier, die vor allem SAP- und andere IT-Spezialisten vermittelt, kann nur in drei bis fünf Prozent der Bewerber, die auf sie zukommen, zu einem Job verhelfen.

Mitarbeiter abwerben

"Es hat keinen Sinn, sich als Bewerber mit einem konkreten Vermittlungswunsch an uns zu wenden", warnt Thomas Heyn. Der frühere Oracle-Personalchef hat sich mit seiner Beratung Jack Russell Consulting in München ausschließlich auf die Suche von Führungskräften (Executive Search) spezialisiert. Die klassischen Headhunter suchen nur, wenn sie den festen Auftrag eines Unternehmens haben. Sie finden die geeigneten Kandidaten oft in Konkurrenzfirmen des Auftraggebers, nachdem sie ihre Datenbanken befragt haben. Kandidaten, die sie selbst vermittelt haben, werben Berater wie Jack Russell Consulting nicht wieder ab: "Auch das Unternehmen ist für uns dann tabu."

Einen guten Personalberater kann man laut Heyn nicht an Äußerlichkeiten erkennen: "Es ist immer eine Sache des persönlichen Wohlbefindens und Vertrauens. Letzteres kann man durch absolute Offenheit gegenüber dem Kandidaten schaffen." So klärt Heyn schon im ersten Gespräch ab, ob die Position zu dem Kandidaten Sinn passt.

Der Name des Auftraggebers ist geheim

Substanzielle Informationen über die ausgeschriebene Stelle sind ein weiteres Indiz für eine seriöse Arbeitsweise von Personalberatern. Cornelia Haupt kennt die vagen Angaben mancher Berater. Bei genauem Nachfragen entpuppte sich eine "sehr interessante Position in einem führenden Unternehmen" als nicht existent. "In dem Fall wollte der Personalberater nur seine Datenbank mit einem weiteren Lebenslauf füllen." Den Namen des Auftraggebers dürfen viele Personalberater in einem ersten Gespräch tatsächlich noch nicht nennen, da sich sonst zu schnell herumsprechen würde, dass das Unternehmen eine Schlüsselposition zu besetzen hat. "Je höher die Position, desto später fällt der Name des Kunden", sagt Susanne Liebscher. Für die Personalberaterin der PSD Group ist es aber dennoch wichtig, die Kandidaten der engeren Wahl in persönlichen Gesprächen möglichst umfassend zu informieren - angefangen von der Größe des Unternehmens und des betreffenden Teams bis hin zu den Berichtswegen. Entscheidend sei, dass diese Auskünfte in enger aktueller Abstimmung mit den Kunden erteilt würden.

Enge Abstimmung mit Kunden

Auch Uwe Kloos legt Wert darauf, dass er als Auftraggeber regelmässig über den Stand der Suche unterrichtet wird. "Wichtig ist auch eine realistische Einschätzung, ab wann wir mit den ersten qualifizierten Lebensläufen rechnen können", sagt der Personalleiter der Münchner Softlab GmbH. Er hat die Erfahrung gemacht, dass Berater grundsätzlich immer behaupten, sie könnten alle Stellen besetzen. Bespricht man die gewünschten Profile, stellt sich aber schnell heraus, ob der Berater in einem bestimmten Segment der Branche zu Hause ist.

"Personalberater sollten keine falschen Hoffnungen wecken, wenn der Markt wie etwa bei Siebel-Consultants sehr eng ist." Eine lange erfolglose Suche frustriere den Kunden mehr, als wenn der Berater eingesteht, dass die ausgeschriebene Position so nicht zu besetzen ist, und zu Abstrichen vom Wunschprofil rät.

Zum Branchenwissen gehört auch die Kenntnis der aktuellen Vergütungsstrukturen. "Gute Personalberater stehen dem Kandidaten auch in Sachen Gehaltsverhandlung zur Seite und versuchen aufgrund ihrer Marktkenntnis, zu hohe Erwartungen zu korrigieren", beschreibt Staude. Eine Gehaltssteigerung von 50 Prozent bei einem Wechsel sei laut Staude, der selbst Vorstand der Personalberatung PMC International AG in Neu-Isenburg ist, heute nicht mehr zu erzielen. In der Regel bewegen sich die Spannen bei zehn bis 20 Prozent.

Beratung beim Gehaltspoker

Dem Kandidaten muss jedoch klar sein, dass der Personalberater in der Gehaltsfrage immer auch die Interessen seines Auftraggebers im Blick hat. Vielfach erwarten Firmen wie Itelligence sogar, dass der Headhunter noch einmal mit dem Wunschkandidaten diplomatisch verhandelt, wenn man sich nicht über die Höhe der Vergütung einigen konnte. Auch bei der Frage, wie solide der potenzielle Arbeitgeber ist, können Berater schnell in eine Zwickmühle geraten. Einerseits haben sie eine Verantwortung gegenüber dem Kandidaten und sollten diesen über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens aufklären. Andererseits haben sie die Stelle zu besetzen. "Man sollte diesbezüglich schon die Wahrheit sagen, muss aber immer auch positive Aspekte aufzeigen", umschreibt Personalberaterin Liebscher ihren Mittelweg.