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11.05.1990 - 

Nutzungskonzept externer Datenbanken

Der Rohstoff "Information" muß heute gemanagt werden

Die Nutzung externer Datenbanken wird angesichts der Änderungen der Weltwirtschaft immer dringlicher: EG 1993, die Öffnung des Ostens, Global Resourcing und Global Marketing bedingen, daß auch Global Information für die Unternehmen zum Muß wird. Grundgedanke ist, daß externe Datenbanken zwar ein bedeutendes Instrument im Orchester der Informationslieferanten spielen können, daß aber auch ein solches Orchester der leitenden Hand eines Dirigenten bedarf, damit wirklich Musik entsteht.

Externe Datenbanken sind große elektronische Speicher, die von Rechenzentren, den Hosts, zur kommerziellen Nutzung angeboten werden. Zu unterscheiden ist zwischen

- numerischen Datenbanken, wie zum Beispiel den Daten des Statistischen Bundesamtes Wiesbaden, des IFO Instituts für Wirtschaftsforschung, der Weltbank und ähnlicher Institutionen und

- Textdatenbanken, wie zum Beispiel Handelsblatt, Financial Times, Byte, Data Communications, der Datenbank des Turing-Institutes und ähnliches mehr.

Während bei numerischen Datenbanken keine Recherche im eigentlichen Sinne möglich ist - die gewünschte Zeitreihe, wie zum Beispiel Nettoproduktionsindex der Automobilindustrie in der Bundesrepublik Deutschland, gibt es oder gibt es nicht, sie kann maximal abgerufen und weiterverarbeitet werden - , kann man bei einer Recherche in Textdatenbanken Kriterien angeben, die die auszugebenden Dokumente erfüllen: "Gib mir alle Dokumente in denen das Wort ,IBM' und das Wort ,USA' vorkommen, um zum Beispiel Informationen über die Tätigkeit der Firma IBM in den USA zu erhalten. Das Ganze funktioniert meist ähnlich den bekannten Text-Retrieval-Programmen und ist - je nach Host - mehr oder weniger komfortabel beziehungsweise gewöhnungsbedürftig.

Heute existieren mehr als 4400 Datenbanken

Vor allem der Anfänger sieht sich aber bei externen Datenbanken fast unüberwindlichen Hindernissen gegenüber. Angeboten werden zur Zeit mehr als 4400 Datenbanken auf über 600 verschiedenen Hosts (Abbildung 1), die zum Teil sehr unterschiedliche Abfragesprachen haben. Die Fülle dieses Materials wie auch die Fülle der formalen Abfragekriterien, etwa verschiedene Dokumentstrukturen, unterschiedlichste Codierungen, verhindern oft, daß derjenige, der dieses Potential für sich beziehungsweise sein Unternehmen nutzen möchte, schnelle und vorzeigbare Anfangserfolge erzielen kann.

Was aber beinhalten nun externe Datenbanken? Vereinfacht gesagt, das, was täglich in der Zeitung beziehungsweise in Fachzeitschriften steht. Textdatenbanken, und nur mit diesen möchte ich mich hier beschäftigen, bieten zuallererst meist nur veröffentlichte Informationen an, also keine Geheimnisse und der Öffentlichkeit vorenthaltene Informationen. Der Vorteil der Nutzung von externen Datenbanken liegt deshalb vor allem darin, daß man auf bereits gelesene Informationen sehr komfortabel zugreifen kann - externe Datenbanken präsentieren sich also als externes Archiv, das jeder gegen Entgelt nutzen kann.

Gerade dieser Aspekt der Nutzung externer Datenbanken wird oft vernachlässigt. Verge- genwärtigt man sich aber, daß durch Öffnung der Märkte wie auch durch zunehmende Integration nationaler Wirtschaften in die Weltwirtschaft die Unternehmen immer mehr und vor allem immer breitere globale Information brauchen, so wird deutlich, wo der Einsatzschwerpunkt externer Datenbanken bei professioneller Nutzung sein kann: Externe Datenbanken können vor allem dazu dienen, die eigenen, unternehmensinternen Materialsammlungen zu unterstützen beziehungsweise zu erweitern. Dies vor allem in zweierlei Hinsicht:

Externe Datenbanken versorgen die eigenen Informationssysteme mit Material. Sie können sich Informationen aus externen Datenbanken selektieren, abziehen, aufarbeiten lassen und dann in eigenen Systemen abspeichern.

Externe Datenbanken dienen vor allem als Ergänzungsspeicher zu eigenen Informations- sammlungen. Kein Unternehmen, auch die ganz großen nicht, kann heute noch alle Informationen sammeln und archivieren, die irgendwann einmal gebraucht werden. Solche nicht bevorratete Informationen können dann von externen Datenbanken abgerufen werden.

Hier deutet sich ein - für Informations-Manager im weitesten Sinne - äußerst interessanter Aspekt an: Externe Datenbanken eignen sich dazu, die unternehmenseigene Informations- bevorratung zu beschränken und so Kosten zu sparen. Wenn man bedenkt, daß ein Papierartikel aus einer Zeitschrift etwa zehn bis 20 Mark kostet, bis er ausgezeichnet, ausgeschnitten, kopiert, aufgeklebt und ins Archiv eingeordnet wird, ist leicht erkennbar, welches Rationalisierungspotential sich hier bietet.

Informationskonzept ist mit viel Arbeit verbunden

Um auf der einen Seite eine Verbreiterung der Informationsbasis des Unternehmens zu schaffen, auf der anderen Seite aber die internen Rationalisierungspotentiale durch externe Datenbanken zu nutzen, ist ein inhaltliches Informations-Beschaffungskonzept unabdingbar. Ein solches Konzept muß definieren, welche Informationen laufend oder ad hoc benötigt werden und wer diese dann vorher beschafft. Dies hört sich trivial an - ist aber nur individuell für jedes Unternehmen beziehungsweise jede Abteilung erstellbar und meist mit viel Arbeit verbunden.

Folgende umfassenden Informationsfelder können vorgegeben werden:

- Kerninformationen: Jedes Unternehmen benötigt zum Beispiel Strategiepapiere und Marktforschungs- berichte, also Informationen, die hochverdichtet und die auch genau auf das Unternehmen zugeschnitten und aufgearbeitet sind. Es interessiert nicht der Markt für Blumenerde an und für sich, sondern es interessieren Chancen für den Markt XY in einem bestimmten Segment, etwa unter Berücksichtigung der Produktionskapazitäten. Kerninformation ist meist hochverdichtet, auf die eigenen Unternehmensziele ausgerichtet und von internen Spezialisten erstellt - vor allem aber immens teuer! Nur mengenmäßig relativ wenig, aber wichtige Information kann so aufgearbeitet werden.

- Andere interne Information: Jede Abteilung, jedes Archiv und jede Gruppe sammelt Informationen und legt sie ab: zum Beispiel über Kunden, Wettbewerber, Patente und Verfahren. Diese Informationen werden entweder auf Papier oder auf EDV-lesbaren Trägern gesammelt (Datenbanksysteme, Textretrieval etc.) Oft ist der Umfang und die Zuständigkeit der sammelnden Einheit(en) "historisch gewachsen"; sehr oft werden dieselben Informationen von mehreren Einheiten parallel gesammelt und vielleicht sogar mehrmals aufbereitet. In diesen Bereichen steckt oft ein großes Rationalisierungspotential - entweder durch organisatorische Maßnahmen zur Vermeidung von Doppelsammlung derselben Informationen oder durch Substitution von Papiersammlungen durch externe Datenbanken beziehungsweise interne elektronische Archive, die unternehmensweit zentral gepflegt und manchmal aus externen Datenbanken gespeist werden.

- Sonstige Informationen: Diese Restkategorie umfaßt eigentlich alles an Information, was nicht in die beiden anderen Kategorien fällt: ad-hoc-Informationen ("Morgen kommen zwei Herren der Firma XYZ; was hat diese Firma eigentlich in den letzten beiden Jahren auf dem Gebiet ABC gemacht?"), Informationen über neue Gebiete, die bislang nicht beobachtet wurden, Informationen für einmalige Untersuchungen und Studien, Brancheninformationen, Länderinformationen etc. Bislang existiert diese Restkategorie in Unternehmen meist so, daß von externen Institutionen (IHK, Kollegen, Instituten) solche meist ad hoc benötigten Informationen besorgt werden. Auch hier ist der Aufwand oft beträchtlich!

Informationen erst durch Aufarbeitung wertvoll

Während Kerninformationen hoch verdichtet, aber sehr wenig breit von der Menge der Informationen sind, ist der Bereich "sonstige Informationen" überhaupt nicht verdichtet. So bieten Datenbanken meist die Originaltexte von Zeitungen und Zeitschriften beziehungsweise Abstracts, dafür aber sehr breit, nämlich bei den Hosts große Mengen von Massenspeichern. Abbildung 2 zeigt aber auch klar, daß externe Datenbanken meist als Lieferanten für die interne Selektion, Aufbereitung und/oder Speicherung dienen: Information wird erst durch Aufarbeitung, also Selektion und Verdichtung , "wertvoll". Dies kann aber meist nur unternehmensintern beziehungsweise von Spezialisten geleistet werden, die das Unternehmen kennen, etwa Unternehmensberater und Informationsberater oder -broker.

Um ein solches Konzept in Angriff zu nehmen, empfiehlt sich ein stufenweises Vorgehen:

Die Inhalte von Datenbanken müssen auf ihre Eignung für Ihr Unternehmen geprüft werden: Es nützt Ihnen nichts, wenn Sie die Abfragesprache eines Hosts lernen, sich die ganze Ausrüstung anschaffen (PC, Modem, Handbücher etc.), sich das Wissen dazu aneignen, um dann festzustellen, daß doch andere oder gar keine Datenbanken Ihre Informationswünsche befriedigen können! Insofern muß am Anfang des Konzeptes die Prüfung stehen, ob Ihnen das Instrument externe Datenbanken überhaupt was bringt beziehungsweise, was es bringt.

Erstellung eines Konzeptes für das gesamte Unternehmen: Wer braucht welche Information (laufend, manchmal, nach Bedarf)? Welche Abteilung sammelt heute bereits welche Information? Welche dieser Informationen gehören zu welchen Segmenten (Kerninformation, sonstige Information, externe Information)? Aus der Beantwortung dieser Fragen läßt sich dann ein Informationsbedarfskonzept ableiten.

Der Raster muß individuell angepaßt werden

Erstellung des Informationsbeschaffungskonzeptes: Umbruch des Bedarfskonzeptes danach, wer (Person, Abteilung) was (Informationen) woher (Quelle der Information: externe Datenbank, Institut, Bank, IHK, Verband . . .) beschafft und wie (und von wem!) die Information dann im Unternehmen abgelegt und wem zur Verfügung gestellt wird.

Das Konzept läßt sich leider nur so allgemein angeben, weil dies hier vorgegebene Raster an jedes Unternehmen individuell angepaßt werden muß. Dies gilt auch für die Nutzung von externen Datenbanken in diesem Konzept: Unternehmen, die sehr stark spezialisiert sind und/oder in peripheren Märkten aktiv sind, werden Datenbanken weniger hilfreich finden als Unternehmen, deren Arbeitsgebiet recht breit ist und die hauptsächlich in den großen Industrieländern agieren. Insofern - und dies kann nicht oft genug betont werden - muß am Anfang eines solchen Nutzungskonzeptes immer die Prüfung stehen, welche Informationen man benötigt und woher man diese erhalten kann - erst dann sollte über die Nutzung der Instrumente, und dazu zählen externe Datenbanken, entschieden werden.

Man kann sich also nie entschließen, ab sofort externe Datenbanken zu nutzen, sondern muß dies immer an der Frage der Inhalte entscheiden - erhält man die Inhalte, die man braucht, von externen Datenbankanbietern geliefert, so sollte man natürlich die Nutzung organisieren!

Externe Datenbanken bieten sich damit als hervorragendes Instrument an, mit dem Unternehmen aller Größenordnungen und Branchen sich auf kommende wirtschaftliche Änderungen einstellen und ihre Informationsbasis diesen Änderungen anpassen können. EG 1993 ist dazu ein Meilenstein; die Öffnung des Ostens ein anderer. Sicher aber ist, daß auch der Rohstoff "Information" gemanagt werden muß - in einem formalen wie auch inhaltlichen Sinne.

Denn Informationen zu haben, ist teuer - oft aber ist es noch teurer, Informationen nicht zu haben. Unternehmen, die dieses Gebiet auf allen Ebenen konzeptionell angehen und in den Griff bekommen, haben Konkurrenten gegenüber klare komparative Vorteile - jetzt und in Zukunft.

Literaturhinweis: Umgang mit externen Datenbanken. Von Wolfgang Kmuche. 3. durchgesehene Auflage 1990. WRS-Verlag DM 29,80.

*Dr. Wolfgang Kmuche ist Spezialist für Wirtschaftsdatenbanken und Autor zahlreicher Veröffentlichungen zum Thema externe Datenbanken.